試論如何做好航電樞紐工程檔案管理

薛若忱

【摘要】鑒于檔案管理對于航電樞紐工程的順利建設(shè)與后續(xù)管理的重要作用，本文對現(xiàn)階段航電樞紐工程檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并針對現(xiàn)存問題提出了管理要點。

【關(guān)鍵詞】航電樞紐工程；檔案管理；要點分析

近年來，我國航電樞紐工程依托航運發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃取得了不菲的成績。航電樞紐工程的建設(shè)不僅改善了航運的條件，還促進(jìn)了工程所在區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。作為航電樞紐工程的建設(shè)記錄與審查依據(jù)，檔案管理在工程整體建設(shè)中有非常重要的作用。

一、航電樞紐工程檔案管理現(xiàn)狀

與工程建設(shè)本身相比，許多單位對于工程檔案管理的重視不足，導(dǎo)致了檔案管理工作中出現(xiàn)諸多問題。

（一）檔案管理系統(tǒng)問題。首先，缺乏科學(xué)的檔案編制系統(tǒng)。目前，由于航電樞紐的分類規(guī)范和管理受到忽視，我國航電樞紐工程檔案沒有專業(yè)、完整、全面的編制方法和規(guī)范制度。其次，缺少合理的檔案管理系統(tǒng)。在航電樞紐工程建設(shè)中需要科學(xué)的管理系統(tǒng)來指導(dǎo)工程文件的整理、分類、歸檔，以及工程監(jiān)督核查等工作，而現(xiàn)階段的檔案管理恰恰缺少了合理的管理方法，無法保證檔案管理與工程建設(shè)同步實行，沒有科學(xué)的管理系統(tǒng)易造成工程檔案使用率低，數(shù)據(jù)錯誤或丟失等問題頻發(fā)。最后，缺乏完善的檔案管理機構(gòu)。檔案管理是非常重要也是相當(dāng)瑣碎的工作，需要管理機構(gòu)人員分工協(xié)作完成。目前，檔案管理工作缺少科學(xué)的工作機制，缺乏合作精神，且自主工作積極性不高，這是我國航電樞紐工程檔案管理需要解決的問題。

（二）檔案管理隊伍問題。由于對檔案管理缺少必要的重視，一些單位對于檔案管理從業(yè)人員的素質(zhì)沒有較高的要求，并且入職前缺少相關(guān)培訓(xùn)，工作后也沒有深造學(xué)習(xí)的機會。由于素質(zhì)不高，導(dǎo)致這批缺少檔案管理經(jīng)驗的工作人員對檔案的準(zhǔn)確率、使用率以及完整性等都受到了負(fù)面影響。而航電樞紐工程建設(shè)對檔案管理的需求較為嚴(yán)格，需要管理人員具備豐富的檔案管理經(jīng)驗，否則難以形成真實有效的檔案管理和監(jiān)督機制。但現(xiàn)今企業(yè)要求過于寬松，執(zhí)行力弱，很難形成制度化、經(jīng)濟(jì)化和科學(xué)化的管理方式，令工程檔案在工程建設(shè)中難以發(fā)揮其促進(jìn)作用。

二、做好航電樞紐工程檔案管理的要點

（一）制定合理的編制方法。工程項目建設(shè)中，建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位根據(jù)實際情況以及合同要求各自承擔(dān)的工作內(nèi)容與職責(zé)，分別對文件進(jìn)行編制，做好工程文件的收集、分類、整理和組卷工作。而工程竣工檔案編制對文字材料、竣工圖等都有具體要求，以竣工圖為例，竣工圖是項目工程建設(shè)結(jié)果的真實反映，也是項目工程后期使用和維護(hù)的主要依據(jù)，其編制以工程實際情況為準(zhǔn)。所以，竣工圖不僅要求內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰，還對竣工圖章的顏色、加蓋位置以及內(nèi)容等做了詳細(xì)的要求。可見，制定合理的編制有助于提高航電樞紐工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

（二）統(tǒng)一規(guī)范的檔案收集。統(tǒng)一規(guī)范檔案的收集流程，保證檔案收集與工程建設(shè)同步進(jìn)行是做好航電樞紐工程檔案管理的要點之一。所謂同步，首先表現(xiàn)在工程申請立項和工程檔案收集、建立要同時進(jìn)行。在工程申請立項時，工程檔案必須同時開始收集，歸檔，并在編制招標(biāo)文件和簽訂合同中將竣工所需提交的資料明確列出，以保證最終工程資料齊全。其次，項目建設(shè)過程中應(yīng)建立完善的檔案管理制度，做到工程建設(shè)與檔案收集、整理和歸檔工作同步進(jìn)行；還要重視工程資料的審批會簽，確保以檔案工作人員簽字的竣工資料為工程結(jié)算的依據(jù)。此外，在嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，工程檔案管理應(yīng)自覺接受上級主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

（三）明確的立卷歸檔要求。及時、全面地將檔案歸檔是航電樞紐工程的檔案立卷基本要求。檔案管理人員要將收集、編制的工程資料按規(guī)定分類，并及時完成檔案歸檔，以確保檔案的完整。其中包括工程直接檔案，如竣工圖；工程中的輔助類資料，如會議紀(jì)要和相關(guān)單位往來信件；以及工程項目準(zhǔn)備期的文件資料等。對于符合歸檔要求的資料，檔案工作人員需要認(rèn)真審核，逐一登記歸檔。對于達(dá)不到歸檔要求的則要及時通知相關(guān)部門予以修改。

（四）加強檔案的同步管理。為了確保航電樞紐工程資料的完整與準(zhǔn)確，檔案管理人員需要將檔案的管理工作貫穿整個工程建設(shè)過程，做到檔案整理、歸檔工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。檔案管理人員應(yīng)定期對各部門進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)資料收集中出現(xiàn)的問題，并提供指導(dǎo)和解答，嚴(yán)把工程資料質(zhì)量關(guān)。此外，檔案管理人員還應(yīng)注意檔案資料的完整性，尤其是對簽字印章手續(xù)的核查。因為一旦相關(guān)單位竣工撤離，補簽補章工作將很難解決。因此，檔案管理與工程建設(shè)要同步進(jìn)行，加強對資料的審核，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。

三、結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和航運樞紐工程建設(shè)的興起，工程檔案管理的重要性日漸顯現(xiàn)。明確航電樞紐工程檔案管理現(xiàn)存的問題，并提出相應(yīng)解決方案是現(xiàn)階段檔案管理工作的重要目標(biāo)。完善工程的檔案管理有利于提高檔案準(zhǔn)確率和使用率使，創(chuàng)造出精英航運中心物流服務(wù)體系；同時有助于提高航電樞紐工程的建設(shè)質(zhì)量與效率，推進(jìn)航電樞紐建設(shè)的飛速發(fā)展。

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