論基層單位基建檔案資料的收集、整理和歸檔

高雅

【摘要】隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，基層事業(yè)單位檔案材料管理工作的主要內(nèi)容與方式也有了非常大的變化，很多檔案管理人員依舊沿用過(guò)去那種管理理念和管理方法，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前基層單位基建檔案資料管理工作的實(shí)際需要，也給基建檔案管理工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。基于此，本文結(jié)合筆者實(shí)際研究，針對(duì)基層事業(yè)單位的基建檔案資料的收集、整理與歸檔工作分別進(jìn)行了分析，希望能夠進(jìn)一步完善基層單位基建檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】基層事業(yè)單位；基建檔案；整理歸檔

基層事業(yè)單位基建檔案資料是在其基本建設(shè)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的第一手資料，對(duì)于未來(lái)的項(xiàng)目新建、改建以及維護(hù)都發(fā)揮著非常重要的作用。基層單位基建檔案材料中蘊(yùn)含了豐富的信息，其在基礎(chǔ)建設(shè)活動(dòng)中逐漸積累的文字、圖表材料等，一般包含了綜合管理、項(xiàng)目可行性報(bào)告、設(shè)計(jì)材料、管理文件、監(jiān)理文件以及施工文件等。

一、做好基建檔案資料的收集工作

基層單位基建檔案材料的收集工作是否可以持續(xù)有效進(jìn)行，主要取決于基層單位檔案管理工作人員與基建技術(shù)人員的共同配合：一是需要基層單位檔案管理部門與管理人員在基建工程建設(shè)過(guò)程中的某一環(huán)節(jié)結(jié)束之后，嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)這一過(guò)程中所形成的文件材料實(shí)施科學(xué)鑒定、篩選以及整理，同時(shí)第一時(shí)間向單位檔案管理部門上報(bào)。二是為了確?；n案材料的完整性，保證基建檔案整理歸檔工作與單位檔案管理工作要求相符合，單位檔案管理部門要采取科學(xué)手段如制定基建檔案材料整理規(guī)定和技術(shù)管理制度，幫助相關(guān)工作人員做好基建材料的形成、積累與整理工作，對(duì)基建材料文件進(jìn)行清點(diǎn)、檢查，同時(shí)對(duì)可能遺留的部分零散文件予以追補(bǔ)收集。由于基建工程項(xiàng)目的周期往往比較長(zhǎng)，實(shí)施檔案分段整理收集是非常必要的，檔案收集的前提在于文件材料的積累。因?yàn)槲募纬傻倪^(guò)程較為漫長(zhǎng)，基建工程作業(yè)地點(diǎn)環(huán)境復(fù)雜，若不能做好日常積累便很容易導(dǎo)致檔案材料的丟失，對(duì)未來(lái)基建檔案材料的開(kāi)發(fā)利用造成較大的影響。因此在進(jìn)行檔案收集時(shí)必須要第一時(shí)間了解基建工程的建設(shè)進(jìn)度，注重日常積累，保證基建材料的收集質(zhì)量。

二、做好基建檔案資料的整理工作

基層單位基建資料類型繁多、數(shù)量龐大，要把這些文件材料合理地整理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確有效的利用，唯有在科學(xué)的分類指導(dǎo)之下才能夠?qū)崿F(xiàn)。對(duì)于收集到的基建檔案材料文件應(yīng)當(dāng)逐一整理，篩選其中重復(fù)的或者沒(méi)有歸檔價(jià)值的零散文件，將缺失的文件補(bǔ)齊，讓每份文件材料都保持完整。收集完成后所有檔案資料專柜存放，專人保管，定期對(duì)其數(shù)量和保管狀況進(jìn)行全面檢查，規(guī)范使用管理程序，定期對(duì)檔案資料除塵、消毒，保持檔案的整潔性和完整性。而在簽訂基建工程合同時(shí)，明確需整理的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求等事項(xiàng)，并規(guī)定不提交齊全完整的基建檔案不予驗(yàn)收不予付款，有效地控制、監(jiān)督、規(guī)范基建檔案整理工作。另外，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確區(qū)分基建檔案材料與文書檔案，針對(duì)一文多件的文件材料，例如計(jì)劃任務(wù)書、項(xiàng)目任務(wù)書等，可以選擇把原文件進(jìn)行整理歸檔。因?yàn)閱挝换üこ探ㄔO(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案材料較多、涉及面較廣、分類交叉情況多，所產(chǎn)生的基建材料之間不僅有前后銜接的，同時(shí)還包括交叉平行的，因此我們必須要深入了解其中的有機(jī)聯(lián)系，讓基建檔案材料井井有條，滿足查閱與管理的需求。

三、做好基建檔案資料的歸檔工作

在實(shí)際工作中，我們必須要善于區(qū)分什么是文書檔案，什么是基建檔案，同時(shí)根據(jù)其所規(guī)定的管理方式來(lái)確定它們不同的歸檔范圍。基層單位文書檔案的歸檔應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限》中的相關(guān)規(guī)定來(lái)執(zhí)行；而基層單位基建檔案材料應(yīng)當(dāng)根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》中的相關(guān)規(guī)定予以執(zhí)行。為了保證基層單位基建檔案材料的全面性與完整性，應(yīng)當(dāng)將基建檔案管理和工程建設(shè)計(jì)劃、總結(jié)以及驗(yàn)收等不同階段的各項(xiàng)工作聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)同步開(kāi)展，基建工程進(jìn)度到哪里，檔案的收集、整理與歸檔工作就跟到哪里?；n案材料的立卷必須要求格式統(tǒng)一、字跡清晰、圖像清楚，同時(shí)按照基建材料的一般形成規(guī)律，對(duì)材料的主要內(nèi)容、實(shí)際價(jià)值以及載體形式予以系統(tǒng)化的梳理，根據(jù)工程項(xiàng)目組卷，讓檔案材料歸檔準(zhǔn)確、分類齊全、便于日后的利用和管理，確保其功能性。還需要把歸檔完成的基建材料第一時(shí)間移交到單位檔案庫(kù)保存，嚴(yán)格交接手續(xù)，交接前認(rèn)真審核其歸檔質(zhì)量和完整性。

另外，當(dāng)基建檔案未形成時(shí)，很多資料文件都散落于基建工程技術(shù)人員或者其他管理人員的手中，我們要結(jié)合具體情況進(jìn)行收集與整理，將基建檔案管理納入到全年工作計(jì)劃與目標(biāo)考核中來(lái)。尤其是單位檔案管理部門必須要定期抽查，堅(jiān)持做好執(zhí)法檢查與業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，促進(jìn)基層單位基建檔案管理朝著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案材料是死的，它屬于靜態(tài)的概念，而檔案管理工作卻是活的，它屬于一個(gè)動(dòng)態(tài)化系統(tǒng)化的過(guò)程。作為基層單位檔案管理人員，唯有對(duì)基建檔案材料管理工作的現(xiàn)狀有清楚的認(rèn)識(shí)，采取科學(xué)有效的檔案收集、整理以及歸檔手段，并努力完善管理方式，建立完善基建檔案材料管理制度，才能夠真正發(fā)揮出基建檔案材料在基層單位建設(shè)發(fā)展過(guò)程中的重要價(jià)值，才能夠促進(jìn)基層事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展。

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