試論中等專業(yè)學(xué)校檔案管理

樊秀義

摘 要：本文闡述了中等專業(yè)學(xué)校檔案管理。從中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的重要性入手，以基建檔案管理為例對檔案的內(nèi)容、作用及其特點進(jìn)行了分析，并提出了實施的建議。

關(guān)鍵詞：基建檔案；檔案管理；問題分析；實施對策

隨著中等專業(yè)學(xué)校教育的快速發(fā)展，招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，基本建設(shè)進(jìn)入了高速發(fā)展時期，從現(xiàn)在檔案管理工作制度還不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，尚存在一些不容忽視的問題，如：檔案移交工作被動、管理滯后、歸檔制度不夠健全、權(quán)責(zé)不明、檔案意識不強(qiáng)、檔案資料殘缺不齊等等。因此，必須加強(qiáng)建設(shè)檔案管理，建立完善的檔案管理組織體系和制度制約機(jī)制。

1 中等專業(yè)學(xué)校檔案的主要內(nèi)容和特點

檔案作為學(xué)校各項工作中形成的第一手材料。如學(xué)校基本建設(shè)圖紙、文字記錄、工程價款結(jié)算書、審計結(jié)論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等有關(guān)技術(shù)資料。尤其是基建檔案是指在基建管理和基建工程項目建設(shè)活動過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。是各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)，從立項準(zhǔn)備到工程竣工驗收全過程直接形成的文件材料。一套完整的基本建設(shè)項目檔案資料包括了工程項目每一個環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，其主要特點是：

（一）專業(yè)性是指基建檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)具有鮮明的、不同于其他行業(yè)的專業(yè)特征。

（二）成套性是指每一套完整的檔案資料是以一個獨立的工程項目為對象進(jìn)行收集和歸檔。

（三）現(xiàn)實性是指檔案有很強(qiáng)的現(xiàn)實使用價值，不同于其他檔案資料歸檔后是用來做歷史查找，而基建檔案在學(xué)校將來發(fā)展規(guī)劃中發(fā)揮著重要的使用價值。

（四）周期長主要是檔案要收集從項目的立項、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、竣工驗收、結(jié)算等多個階段形成的第一手資料。

2 中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的意義

（一）記錄學(xué)校的歷史

如基建檔案承載了基本建設(shè)大量的信息，它真實地記載了學(xué)校內(nèi)各類建筑物、構(gòu)筑物及地上、地下各種管線等基本建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計、招投標(biāo)、施工以及使用過程中的維護(hù)等實際經(jīng)過的詳細(xì)資料。它是從征地、地質(zhì)勘察、圖紙設(shè)計、施工合同、監(jiān)理合同、施工組織、竣工驗收到各類來往文件、變更簽證、圖表、數(shù)據(jù)等第一手資料。

（二）對學(xué)校的發(fā)展具有參考作用

學(xué)校完整系統(tǒng)的檔案會給后來的建設(shè)者提供翔實的基礎(chǔ)資料。如基建檔案中技術(shù)人員通過查閱歷史資料，在新建、擴(kuò)建、改建等工程圖紙的設(shè)計工作中汲取精華、去其糟粕，建設(shè)過程不走彎路，節(jié)省時間，提高效率。如某學(xué)校擬在原教學(xué)大樓上加層，該樓的基礎(chǔ)設(shè)計承載7層的荷載，當(dāng)時由于資金不足僅建了4層，那么可以直接查閱原始圖紙資料，根據(jù)設(shè)計圖紙直接施工。

（三）在學(xué)校的發(fā)展過程中可以重復(fù)利用

檔案的信息價值不僅是各項目建設(shè)歷史的真實記錄，而且是各項工作使用過程中的維護(hù)、改造和將來學(xué)校發(fā)展的重要依據(jù)。如工程建設(shè)檔案具備這樣的特征，可以重復(fù)利用或參考。工程設(shè)計檔案已經(jīng)過實踐的考驗，通用性很強(qiáng)的設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)圖整理歸檔后，重復(fù)利用不僅可以縮短建設(shè)時間，而且還能節(jié)省勞動耗費(fèi)，同時也提高工作效益及建設(shè)項目的經(jīng)濟(jì)效益。

3 中等專業(yè)學(xué)校檔案管理存在的問題轉(zhuǎn)貼于233網(wǎng)校論文中心

（一）檔案資料收集不齊全

如基建檔案涉及建設(shè)方、招投標(biāo)、監(jiān)理、施工等多個部門、施工程序復(fù)雜、時間跨度大，直接導(dǎo)致基建檔案成為工程項目管理工作中的滯后點和難點。參與工程建設(shè)的各個主體單位，只重視工程進(jìn)度、工程質(zhì)量等硬性指標(biāo)的效果，對表示工程形象進(jìn)度的階段性資料不收集、不整理。在項目竣工接近驗收時采取補(bǔ)救措施，按照以往工作慣例編制資料，交到建設(shè)單位的資料不能真實反映施工現(xiàn)場實際數(shù)據(jù)。

（二）檔案資料編制質(zhì)量不高

大多數(shù)學(xué)校對檔案的管理沒有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或制度可以執(zhí)行，普遍存在管理意識較差的現(xiàn)象。如基建參建的施工單位技術(shù)水平、管理水平不高，工程資料歸檔意識薄弱，對于要歸檔的資料純屬應(yīng)付竣工資料的要求?？⒐D是工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣，它是真實、準(zhǔn)確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構(gòu)筑物等的技術(shù)文件。許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時也不嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范執(zhí)行，導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。多數(shù)竣工圖沒有按實際施工程序進(jìn)行修改，造成竣工圖與實際竣工項目不相符，存在數(shù)據(jù)誤差是一定的；竣工圖紙上相關(guān)責(zé)任人審核沒有簽字，竣工圖紙漏缺竣工圖章，或者有竣工圖章沒有簽名，竣工圖編制不規(guī)范、標(biāo)識不統(tǒng)一。有的施工單位在工程竣工交付使用后，資料還不能及時歸檔，嚴(yán)重影響了后期檔案的完整性。

（三）檔案資料的數(shù)據(jù)內(nèi)容缺乏準(zhǔn)確性

就基建施工過程中臨時發(fā)生的變更，沒有將這些變更的數(shù)據(jù)及時反映到竣工資料中，變更執(zhí)行的程序也不規(guī)范，導(dǎo)致竣工資料存在誤差或失實。檔案管理人員只懂檔案知識，沒有工程項目建設(shè)相關(guān)的技術(shù)知識，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時的實際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準(zhǔn)確識別數(shù)據(jù)可靠性。

（四）檔案資料使用手段有待更新

傳統(tǒng)的檔案主要以紙質(zhì)、實物為載體，易損壞也不便于管理和使用。建立檔案的最終目的是為了利用，目前中等專業(yè)學(xué)?；n案的利用，一般是使用者到檔案室查閱或借閱，使用者登記借出檔案原件。這種使用方法的弊端是，原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補(bǔ)救；另一方面頻繁使用，原件會破損。因此，傳統(tǒng)的檔案使用手段無法適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求。

4 加強(qiáng)檔案管理的措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的關(guān)鍵

學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)，尤其是基建部門以及工程管理人員應(yīng)充分認(rèn)識到做好基建檔案管理工作的重要性，尤其是校領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持。只有領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)檔案建設(shè)意識，思想上要認(rèn)識到基建檔案管理工作的重要性，建立完善的檔案管理組織體系和制度體系，實現(xiàn)規(guī)范化的管理，才能切實有效保證基建檔案管理和歸檔工作的積極性。

（二）增強(qiáng)學(xué)校部門收集檔案的責(zé)任感

只有提高檔案管理意識才能做好檔案管理工作，學(xué)校要建立以各處為責(zé)任主體的組織機(jī)構(gòu)，明確檔案管理人員。如基建部門作為基建工程管理者和基建檔案的形成者，應(yīng)有專門負(fù)責(zé)人分管此項工作，并有專職檔案員負(fù)責(zé)收集資料。工作中要堅持基建檔案“三個同步”原則，即基建工程一開始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗收與提交一整套合格的竣工圖同步進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)化管理水平

檔案管理部門應(yīng)有針對性地加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識，領(lǐng)會現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)要求標(biāo)準(zhǔn)，鼓勵檔案管理人員從思想上接收新方法、新理論，擯棄傳統(tǒng)的陳舊管理模式。檔案管理人員不但要了解基建專業(yè)基礎(chǔ)知識，更要熟悉工程項目建設(shè)流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準(zhǔn)備階段資料、監(jiān)理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。

（四）明確職責(zé)、及時收集，確保檔案工作有效落實

如基建部門甲方工地代表要密切注意工程變更，及時查驗、監(jiān)督監(jiān)理和施工單位做好技術(shù)變更記錄和竣工圖繪制。監(jiān)理單位和施工單位要把完整的、系統(tǒng)的、準(zhǔn)確的施工變更數(shù)據(jù)和有關(guān)信息及時反饋給甲方工地代表，確?；üこ炭⒐n案是準(zhǔn)確的第一手資料。

（五）逐步完善檔案現(xiàn)代化管理

隨著中等專業(yè)學(xué)校辦公系統(tǒng)信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，學(xué)校校檔案館的管理模式也在逐步現(xiàn)代化，基建檔案歸檔形式必須更新。因此，學(xué)?；n案管理工作，必須從傳統(tǒng)手工作業(yè)方式向信息化管理過渡。采用科學(xué)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲和利用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案材料通過計算機(jī)信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為可以自動檢索、網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的技術(shù)。