城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)問(wèn)題探討

黃彥秀

摘 要：信息時(shí)代的到來(lái)，促使各行各業(yè)都加快了自身的數(shù)字化建設(shè)，以便滿足時(shí)代的發(fā)展需要。而運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行城建檔案管理，則能夠解決現(xiàn)有城建檔案管理的不足，繼而更好的促進(jìn)城建檔案管理的發(fā)展。因此，基于這種認(rèn)識(shí)，本文對(duì)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)問(wèn)題展開(kāi)了探討，從而為關(guān)注這一話題的人們提供參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；相關(guān)問(wèn)題

近年來(lái)，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，各種新建工程、擴(kuò)建工程和改建工程出現(xiàn)在人們的視線里，從而導(dǎo)致城市建設(shè)檔案的數(shù)量得到了不斷增加。在這種情況下，城建檔案管理不得不進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)，以便在提高自身工作效率和質(zhì)量的同時(shí)，滿足國(guó)家的城市化建設(shè)需求。因此，有必要對(duì)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題展開(kāi)探討，從而為國(guó)家城市化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 現(xiàn)有城建檔案管理方式中存在的不足

1.1 檔案管理難度大

城建檔案產(chǎn)生于多個(gè)專業(yè)領(lǐng)域，具有內(nèi)容和數(shù)量龐雜、涉及范圍較廣和整體性強(qiáng)的特點(diǎn)，會(huì)產(chǎn)生大量的紙質(zhì)檔案，并且占用較大的檔案存儲(chǔ)空間，傳統(tǒng)的城建檔案管理工作都是利用人工管理的手段和紙質(zhì)檔案方式處理日常檔案信息的，管理人員進(jìn)行檔案信息管理時(shí)，不僅需要到不同的位置存放和查找檔案資源，還要根據(jù)簡(jiǎn)單的檔案分類目錄進(jìn)行檔案的調(diào)閱和調(diào)整。所以，現(xiàn)有的城建檔案管理工作存在著較大的難度，不僅檔案存儲(chǔ)較為零散，檔案的查找還存在著效率過(guò)低的問(wèn)題。同時(shí)，查閱紙質(zhì)檔案時(shí)也容易導(dǎo)致檔案遭受損壞。一旦遭遇火災(zāi)或水災(zāi)，更會(huì)導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)巨大損失。因此，現(xiàn)有城建檔案管理工作的開(kāi)展具有較大的難度，從而在一定程度上阻礙了城建檔案管理的發(fā)展。

1.2 難以實(shí)現(xiàn)資源共享

采用紙質(zhì)檔案方式進(jìn)行城建檔案管理，將導(dǎo)致城建檔案在調(diào)閱空間上存在著較大的局限性。因?yàn)?，管理人員只能在檔案存放的位置進(jìn)行檔案查閱，所以基本無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程查閱。而不同級(jí)別和類別的檔案往往需要存在在不同的檔案館中，在該種管理模式下，由于無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，所以檔案信息整理也缺乏完整性和系統(tǒng)性。在日常管理工作中，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)檔案重復(fù)保存現(xiàn)象，從而導(dǎo)致一些存儲(chǔ)空間遭到了浪費(fèi)。此外，大量的檔案信息資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效交換運(yùn)用，也導(dǎo)致城建檔案管理的服務(wù)受到了限制。

2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性

考慮到現(xiàn)有城建檔案管理方式的不足，城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)將具有一定的必要性。首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，可以改變以往利用人工進(jìn)行檔案整理和檢索管理的局面，所以既能夠使檔案得到集中管理，同時(shí)也能夠避免產(chǎn)生大量的人力消耗。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，也能夠有效提高檔案信息的查找速度，并且有效節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間，所以將有利于提高城建檔案管理效果。其次，加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，可以解決紙質(zhì)檔案容易遭到破壞的問(wèn)題。通過(guò)調(diào)檔和翻閱數(shù)字檔案，可以避免紙質(zhì)檔案發(fā)生缺損，所以能夠使過(guò)去的珍貴檔案資料得到保護(hù)的同時(shí)，滿足檔案的使用需要。再者，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享和檔案管理信息的及時(shí)交換。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，各個(gè)檔案館的檔案資料都可以被調(diào)用出來(lái)，所以能夠?yàn)槌墙n案管理工作的開(kāi)展提供較大的便利。因此，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和城建檔案管理水平的提高，城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)將成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。

3 城建檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

3.1 數(shù)字化管理缺乏穩(wěn)定性

在城建檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，首先需要考慮的問(wèn)題就是檔案信息管理的穩(wěn)定性問(wèn)題。在過(guò)去的檔案管理工作中，利用自制材料進(jìn)行檔案的管理將具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性，檔案信息并不容易出現(xiàn)變化。但是，使用數(shù)字化方式進(jìn)行檔案的管理，需要依靠技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和管理，所以將導(dǎo)致存儲(chǔ)資料的穩(wěn)定性受到計(jì)算機(jī)軟硬件條件的影響。在一些特殊條件下，一旦計(jì)算機(jī)受到技術(shù)、載體和設(shè)備等外部環(huán)境的干擾，就容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)變化，甚至直接導(dǎo)致檔案無(wú)法使用，繼而影響檔案管理工作的開(kāi)展。因此，在城建檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，數(shù)字化管理缺乏穩(wěn)定性的問(wèn)題將影響其數(shù)字化進(jìn)程。

3.2 城建檔案信息易泄露

不同于其他檔案資料，城建檔案關(guān)系到城市規(guī)劃建設(shè)，所以只有一部分檔案資料可以向外流傳?？紤]到城建檔案的保密性，過(guò)去都會(huì)安排專門(mén)的地點(diǎn)和人員進(jìn)行一些檔案的管理，并且會(huì)利用法律對(duì)檔案管理人員的行為進(jìn)行約束。但是，利用數(shù)字化管理方式進(jìn)行城建檔案的管理，不僅檔案資料比較容易受到外界的干擾，并且一些檔案資料的管理還要承擔(dān)被篡改和被泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)?，在現(xiàn)代化電子檔案中，可以利用一些手段不留痕跡進(jìn)行檔案信息的盜取和篡改。所以，采取這樣的管理方式，不僅不能確保原始信息能夠得到完好保存，同時(shí)檔案具有的法律效力也將遭到降低。因此，在城建檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，檔案信息易泄露問(wèn)題的存在，將導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理的風(fēng)險(xiǎn)得到增加。

3.3 數(shù)字檔案缺乏標(biāo)準(zhǔn)信息

在進(jìn)行城建檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，需要將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字資料信息，所以需要完成文本的整理工作，并且進(jìn)行文字的輸入、保存和校驗(yàn)。在此基礎(chǔ)上，還需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行搜索引擎和條目的制作。而在這一過(guò)程中，如果不同檔案管理單位使用不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)化，將會(huì)導(dǎo)致同一檔案資料庫(kù)中出現(xiàn)各種不同的檔案版本，從而給檔案資料的共享帶來(lái)困難，甚至直接導(dǎo)致一些檔案資料無(wú)法使用。但就目前來(lái)看，城建檔案數(shù)字化建設(shè)尚未形成統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，從而在一定程度上影響了檔案信息資源的共享和交換。因此，還需要使數(shù)字檔案缺乏標(biāo)準(zhǔn)信息的問(wèn)題得到解決，才能順利實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

4 做好城建檔案管理數(shù)字化管理的措施

4.1 前期的全面規(guī)劃

在開(kāi)展城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中，應(yīng)當(dāng)遵照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)”的原則，做好前期的規(guī)劃管理工作，從而避免數(shù)字化建設(shè)的盲目進(jìn)行。為了達(dá)成這一目標(biāo)，政府需要引導(dǎo)城建檔案館制定統(tǒng)一的信息化建設(shè)目標(biāo)，并且督促這些單位樹(shù)立信息化建設(shè)意識(shí)，從而使其加快數(shù)字化建設(shè)。在數(shù)字化建設(shè)開(kāi)展的過(guò)程中，也需要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，并且利用科技進(jìn)行工作的牽引，從而使工作有條不紊的進(jìn)行。具體來(lái)講，就是在實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化之前，開(kāi)展相應(yīng)的調(diào)查工作，從而對(duì)檔案室內(nèi)的存儲(chǔ)檔案數(shù)量和類型有一個(gè)深入的了解，根據(jù)館藏檔案的重要性和使用頻率等制定數(shù)字化的先后順序。與此同時(shí)，需要制作出清晰的檔案條目，并且做好數(shù)字存儲(chǔ)檔案的分類。在這一過(guò)程中，需要進(jìn)行重點(diǎn)資料的標(biāo)記，以確保檔案整理工作的順利開(kāi)展。而通過(guò)在建設(shè)前期制定全面的管理規(guī)劃，將能使數(shù)字化管理過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤得到有效減少，繼而使城建檔案管理部門(mén)的數(shù)字化建設(shè)效率得到有效提高。目前，泉州市數(shù)字檔案館建設(shè)綱要初稿已形成，各縣（市、區(qū)）正有序推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。

4.2 重視專業(yè)人才培養(yǎng)

檔案管理的數(shù)字化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，意味著檔案管理方式和方法的變化，檔案數(shù)字化雖然可以采取外包的形式，但是還是要以檔案館人才自主管理為主，社會(huì)外包服務(wù)為依托，所以，需要重視檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，從而通過(guò)提高檔案管理人員的素質(zhì)水平使其更好的適應(yīng)檔案管理方式的變化。為此，城建檔案管理單位需要對(duì)管理人員提出更高的要求，要求其不僅具有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字化設(shè)備的操作管理能力。為了達(dá)成這一目標(biāo)，檔案管理單位需要遵照公開(kāi)、公正的原則進(jìn)行檔案管理人員的選聘，從而使掌握信息技術(shù)的檔案管理人員得到重用。同時(shí)，檔案管理部門(mén)需要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)，通過(guò)各種渠道對(duì)管理人員的數(shù)字化能力展開(kāi)培養(yǎng)，從而使管理人員成為信息時(shí)代的高素質(zhì)管理人才。在日常的教學(xué)活動(dòng)中，除了進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)和相關(guān)知識(shí)的教授，還要結(jié)合城建的具體職能加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)。此外，檔案管理單位還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)對(duì)人才類型的細(xì)化處理，從而通過(guò)引進(jìn)檔案采集人才、數(shù)據(jù)庫(kù)加工人才和檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)人才等各類人才打造一支高素質(zhì)和高管理水平的城建檔案管理隊(duì)伍。

4.3 加大管理資金投入

城建檔案數(shù)字化建設(shè)工在的開(kāi)展需要大量的資金，所以相關(guān)部門(mén)和單位還應(yīng)該加大管理資金的投入，從而為數(shù)字化建設(shè)工作的開(kāi)展提供足夠的支持。為此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該將檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作加入到日常工作日程中，并且根據(jù)城市建設(shè)業(yè)務(wù)的發(fā)展情況實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的共同規(guī)劃和發(fā)展。其次，政府應(yīng)該加強(qiáng)城建檔案管理工作的宣傳力度，從而使各部門(mén)為相關(guān)工作的開(kāi)展提供支持。再者，考慮到數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)需要一定的物質(zhì)基礎(chǔ)，所以政府還要為相關(guān)單位配備最基本的數(shù)字化設(shè)備，從而滿足城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際需求。具體來(lái)講，就是在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面投入更多的資金，并且進(jìn)行硬件投入力度的加大，從而為檔案管理單位配備較為先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。此外，檔案管理單位也應(yīng)該在數(shù)碼設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備和防盜報(bào)警系統(tǒng)建設(shè)方面投入更多的資金，從而更好的推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

4.4 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和法規(guī)建設(shè)

之所以進(jìn)行城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，在很大程度上是為了實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。所以，相關(guān)部門(mén)和單位還要加強(qiáng)數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和法律法規(guī)的建設(shè)，從而根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的共享和利用。具體來(lái)講，就是需要建立一個(gè)數(shù)字檔案規(guī)范法制體系，而該體系的建立需要確保完整、科學(xué)和合法。在該體系中，應(yīng)該包含信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)字化檔案管理規(guī)范和相關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容。其中，信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范因包含信息采集與整理標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)站架構(gòu)管理細(xì)則、信息安全保障規(guī)范和數(shù)字檔案格式標(biāo)準(zhǔn)等多項(xiàng)內(nèi)容，數(shù)字化檔案管理規(guī)范應(yīng)包含檔案接收和管理細(xì)則，而檔案數(shù)字化法律法規(guī)則需要涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)、電子檔案的憑證有效性等。通過(guò)不斷進(jìn)行這些標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的完善，則能夠建立一個(gè)科學(xué)的數(shù)字化檔案管理體系，繼而為數(shù)字檔案的規(guī)范管理和廣泛利用提供保障。

4.5 完善檔案資料庫(kù)建設(shè)

在實(shí)現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理時(shí)，需要使檔案資料庫(kù)的建設(shè)得到完善。因?yàn)?，所有的城建檔案信息都將輸入到數(shù)據(jù)資料庫(kù)中，所以資料庫(kù)的建設(shè)將起到至關(guān)重要的作用。就目前來(lái)看，城建檔案管理單位主要需要完成目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、目錄中心及全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。在建設(shè)資料庫(kù)的過(guò)程中，檔案管理部門(mén)可以重點(diǎn)加強(qiáng)特色資源庫(kù)的建設(shè)，并且將各類型和各專業(yè)的檔案信息資料存放在專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而使數(shù)字檔案管理的專業(yè)性得到提高。此外，為確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，檔案管理部門(mén)還要建立計(jì)算機(jī)安全管理制度和信息保密制度等多種管理制度。在檔案管理的過(guò)程中，還需加強(qiáng)各種安全技術(shù)的使用，從而使數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性得到提高。

5 結(jié)論

總而言之，隨著城市化發(fā)展的不斷加快，城建檔案管理工作也急需進(jìn)行管理效率和質(zhì)量的提升。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，將能更好的滿足檔案管理的發(fā)展需求。所以，相關(guān)部門(mén)還要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)，并且采取措施解決這些問(wèn)題，從而進(jìn)一步促進(jìn)城建檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

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