高校檔案管理質量保障體系建設分析

方燕

【摘要】高校檔案管理對高校事業(yè)發(fā)展具有重大影響意義，高校的歷史、重大活動以及重要的科研成果都記錄在高校檔案中。隨著科學技術的不斷進步，高校檔案的管理制度需要更加完善，質量需要提高。本文通過分析現今高校檔案管理中的一些問題和現狀，提出了一些建設高校檔案管理質量保障體系的措施。

【關鍵詞】高校 檔案管理 質量保障

高校檔案管理的工作是衡量高校教育水平的重要因素，對高校的可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用。而且隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，社會的多元化以及政策的改動，高校檔案管理質量保障體系需要不斷完善。規(guī)范管理，重視改革，構建科學的評估體系，才能使高校檔案管理的工作與時俱進。

一、高校檔案管理工作中的問題

目前，隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展與進步，高校檔案管理的工作卻顯得有些滯后。調查顯示，部分高校對檔案管理工作不給予重視，使高校教育水平有所下降，高校正常運行中遇到諸多問題，主要體現在以下幾方面。

（一）高校檔案工作重視不夠

目前，部分高校缺乏對高校檔案的管理，不給予重視。有的甚至沒有制定規(guī)范的制度，有的雖然制定了一些規(guī)章制度，但是并沒有落實到實處。這些都是高校對檔案工作重視不夠的表現，從而導致高校頻繁出現檔案丟失、破損嚴重等現象，嚴重影響了高校管理工作的進行。

（二）沒有建立長期的管理規(guī)劃

目前，部分高校缺乏對檔案管理的長期規(guī)劃，影響高校管理工作的可持續(xù)開展。雖然有的高校也制定了規(guī)章制度，但是并沒有建立長期的高校檔案的管理規(guī)劃，只在一時有顯著的作用，但長久下去不利于高校教育事業(yè)的發(fā)展。因此，建立高校檔案的長期管理規(guī)劃至關重要。

（三）資金投入不足

對于部分高校來說，科研事業(yè)和人才培養(yǎng)一直是重點事項，因此對于檔案管理工作就缺乏資金的投入，導致高校的工作無法高效的進行。主要體現在以下幾方面：首先，缺乏對緊急事故處理的資金投入以及規(guī)避風險。例如：檔案長期受潮，導致檔案字跡不清楚，但是卻沒有資金的投入對其進行規(guī)避。其次，對于剛剛接手檔案管理的職員，但是缺乏資金的投入，未對其進行嚴格的培訓，這就使高校教育事業(yè)不能高效的進行。

（四）缺乏規(guī)范的管理制度

目前，對于部分高校來說檔案管理僅僅是簡單的堆砌，并沒有經過嚴格的制度分類排放，沒有妥善的保存和歸檔。問題主要體現在以下幾方面：首先，檔案的缺失和遺漏嚴重。例如：在教師做評價時，有的學生沒有上交，沒有做到及時歸檔。其次，檔案管理沒有完善的規(guī)章制度，檔案借閱經常出現過期未還，也有可能造成檔案的缺失。

（五）檔案管理措施的落后

目前，全球信息化大爆炸，信息化的管理系統(tǒng)已經相當完善。但是部分高校檔案管理的措施還是很落后，采用紙質統(tǒng)計管理明顯不及信息系統(tǒng)的管理。人工管理檔案浪費人力又浪費物力，并且效率低，出錯率高，這樣下去不利于高校檔案管理的進程。

二、高校檔案管理質量保障體系的建立

綜上所述，高校的檔案管理質量保障體系都有所完善，但是想要更好的適應社會的發(fā)展，該體系還需要不斷完善。針對上述存在的問題，下述給予了適當的解決措施。

（一）建立完善的管理制度

為了解決高校檔案的管理不規(guī)范，不能及時歸檔，遺漏缺失等問題，高校需要建立完善的檔案管理質量保障體系。用來約束借檔者的行為規(guī)范，提高高校教育工作的效率。高校需要做到下面幾點：首先，隨著社會的進步，規(guī)章制度用來約束人們的行為，可以使社會更高效的運行。因此，高校需要制定嚴格的規(guī)范制度，用來規(guī)范借檔者的行為。其次，高校間的實際情況不盡相同，各高校應該根據自身實際情況，制定出適合本校的最佳制度。

（二）建立完善的管理體系

對于信息化的今天，建立完善的高校檔案管理體系，可以深入到高校的方方面面，在一定程度上可以提高高校的檔案管理效率，為教師和學生提供更好的服務。如何建立完善的管理體系，可以從以下兩個方面進行：首先，高校檔案管理不僅要保存和管理紙質版的檔案，而且要對紙質版的檔案進行電子版保存，以備日后的查找及永久保存。利用數據庫對高校檔案保存的紙質版材料進行儲存和備份，數據庫可以對檔案進行檢索，這樣既有效地保存了紙質版檔案，又可以提高師生們查閱檔案的效率，通過數據庫向師生們進行檔案的展示，同時也可以開放很多系統(tǒng)的功能，減少用戶的查詢時間，便于其他人進行查閱。

（三）建立健全的考核機制

對于高校檔案的管理者來說，他們的工作就是服務廣大師生，服務的質量好與壞只有通過建立完善的考核機制才可以評鑒。另外，通過完善的考核機制，既能提高高校檔案管理者的工作激情，而且還能夠提升他們的服務意識和服務態(tài)度。建立完善的考核機制可以從以下幾個方面著手，首先，要制定詳細的考核制度，結合高校檔案管理的特點，細化其標準，考核對象為全體高校檔案管理者，考核內容包括工作情況和工作內容，老師和學生們要對高校檔案管理者的服務態(tài)度和效果進行評價，客觀上做出評價。其次，加強檔案管理隊伍的建設，提高他們的素質。加強高校檔案管理者在互聯網這方面的培訓以適應新世紀的要求，對那些服務態(tài)度好或者工作很出色的高校檔案管理者進行一定的物質和精神獎勵。

三、結語

高校檔案管理的工作是衡量高校教育水平的重要因素，對高校的可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用。在新時期的挑戰(zhàn)下，需要高校檔案管理質量保障體系的不斷完善，建立完善的管理制度與體系，以及建立健全的考核機制，使高校教育事業(yè)高效的用作。

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