淺談電子檔案管理

門振德

[摘 要]隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理和時(shí)代接軌的產(chǎn)物，是檔案管理中的一種新型模式。但是由于電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，導(dǎo)致其內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。本文對(duì)電子檔案管理中容易出現(xiàn)的問題及開發(fā)利用進(jìn)行了探討。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；存儲(chǔ)；管理；開發(fā)利用

隨著社會(huì)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，人們的社會(huì)活動(dòng)離不開計(jì)算機(jī)和由其產(chǎn)生的種類繁多的電子文件。電子文件歸檔后，即形成了電子檔案。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，特別是電子檔案的特性，決定其保存與維護(hù)的復(fù)雜性。

一、電子檔案存儲(chǔ)

電子檔案的特性，決定了它在保存上不同于紙質(zhì)檔案。保存不善，或造成以磁盤、光盤等為介質(zhì)的存儲(chǔ)載體變形或損壞，致使存儲(chǔ)信息丟失或無法讀取，或由于違反操作程序造成存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中的電子文件遭到破壞或刪除。因此，電子檔案的保存主要是確保長期可讀性、載體物理性能上的安全性及信息內(nèi)容的原始性。

1、電子檔案原始性。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形式進(jìn)行還原顯示?？刹捎?種方法來保存。首先是保存電子檔案相關(guān)支持的軟件，就是在保存電子檔案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起；其次是保存原始檔案的電子圖形；最后是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品。

2、電子檔案安全性。這主要是對(duì)保存環(huán)境溫濕度的要求，在溫度過高或過低的條件下，磁盤的聚酯底基會(huì)膨脹或收縮變形；光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)讀寫。因此，最適宜電子檔案長期保存的溫度應(yīng)控制在17℃-25℃之間，相對(duì)濕度控制在35%-40%之間，每天溫度的變化不應(yīng)超過±2℃，濕度的變化不應(yīng)超過±5%。電子檔案最好放在設(shè)置自動(dòng)恒溫恒濕的空氣調(diào)節(jié)裝置的庫房內(nèi)。此外，電子檔案存儲(chǔ)載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等。

3、電子檔案可讀性。電子檔案必須依靠軟硬件配合才能讀取利用。如果沒有適當(dāng)?shù)能浻布菬o法解讀的。為了保證光盤信息的長期可讀，需要逐步解決光盤存檔的問題，降低光盤存檔的風(fēng)險(xiǎn)。建立長期可讀的保障機(jī)制，每年應(yīng)對(duì)電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)擴(kuò)充應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新系統(tǒng)、新設(shè)備的兼容性。

二、電子檔案信息資源開發(fā)利用

對(duì)于檔案部門來說，電子檔案提供利用主要采取提供拷貝、網(wǎng)絡(luò)傳輸和在線查閱等方式，通過聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)，利用者可以經(jīng)獲權(quán)訪問檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)查詢，滿足利用者的異地利用需求，從而擺脫了時(shí)間和空間的制約，尤其是同一份電子檔案可以同時(shí)提供給更多的利用者利用，達(dá)到了資源共享的目的。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內(nèi)涵很豐富，從信息安全的角度出發(fā)，主要有對(duì)用戶及提供利用者的管理、對(duì)提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。

1、使用權(quán)限的審核。首先，要根據(jù)各種人員級(jí)別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。在利用中，由系統(tǒng)自動(dòng)判定當(dāng)前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其使用各種功能操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄。對(duì)涉及使月未經(jīng)授權(quán)的功能，應(yīng)能拒絕響應(yīng)并給予告警提示。其次，在電子檔案存儲(chǔ)載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)和開放程度，來確定其使用控制程度，在使用中依據(jù)利用者背景情況和利用目的來決定對(duì)他的授權(quán)。

2、利用中的安全措施。一是采用的利用方式應(yīng)視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效的管理。一般情況下，對(duì)于內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對(duì)于提供拷貝酌制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行。三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換。四是系統(tǒng)應(yīng)對(duì)利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄，作為對(duì)利用工作查證的依據(jù)。五是系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)容錯(cuò)能力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。

3、拷貝的提供與回收。提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來利用時(shí)間與利用地點(diǎn)的分散，如果管理不好，將會(huì)造成檔案信息無原則的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格管理。應(yīng)依據(jù)利用者的需求和確認(rèn)使用權(quán)限后再進(jìn)行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲(chǔ)的電子檔案信息全部拷貝，并通過技術(shù)手段防止所提供拷貝的再復(fù)制。除公開發(fā)行的電子出版物外，對(duì)那些提供利用的拷貝必須進(jìn)行回收。要有完善的提供拷貝手續(xù)，提供者和利用者雙方應(yīng)對(duì)提供拷貝的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并對(duì)使用載體的類型、數(shù)量、使用時(shí)同、最后回收期限及雙方責(zé)任人等情況進(jìn)行登記。對(duì)回收來的拷貝，應(yīng)做信息內(nèi)容的消除處理。

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