檔案管理中電子文件的存儲探究

孟凡超

摘 要：電子文件的出現(xiàn)方便了人們的日常生活和工作，它所保存信息的完整度和便捷度是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不可相比的，電子文件在生活中既是保存信息的工具又是人們傳遞信息時的憑證，它的出現(xiàn)代表了我國在文件儲存?zhèn)鬏敺矫娴募夹g(shù)提升，現(xiàn)如今電子文件得以在檔案管理中進行使用，幫助檔案管理更高效的進行，雖然電子文件子檔案管理中的運用十分便利，但也存在著電子信息容易在計算機中容易被破壞丟失等弊端，本文就檔案管理中的電子文件的存儲特點進行探尋與研究。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；電子文件；存儲

電子文件的存儲方式都是在可移動磁盤，計算機里面進行，它的特點是具有超強的便攜性，使用時提起速度快，儲存時占地小，將這種特性運用在檔案管理中，是檔案管理的一項技術(shù)性升級，一般的電子文件分為兩種，第一種是人們?nèi)粘＾k公是使用的一些工作需要中的文字或者影像資料、音頻。另一種就是技術(shù)含量高一些，是文字與圖形結(jié)合類型的電子文件，一般這種電子文件的內(nèi)容都與科研有關(guān)。為了保證這些文件不被損壞和丟失，就要加強檔案中的電子文件管理，對其進行技術(shù)進行不斷的發(fā)展和升級。

1 電子文件管理在實際操作中存在的問題

從傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變時間還不算長，隨著社會的進步，人們的工作和生活中產(chǎn)生的文件也愈來愈多，普遍都以電子文件的形式出現(xiàn)并進行整合，雖然現(xiàn)如今檔案都由計算機錄入整合，但每日社會中產(chǎn)生的龐大電子檔案數(shù)量還是足以引起人們的關(guān)注，檔案中電子文件的管理中需要檔案管理人員高度的責(zé)任心與相應(yīng)的計算機操作能力等，這與傳統(tǒng)檔案管理對人員的要求有很大不同，注入此類問題在設(shè)計操作中還有很多，下面就列出集中電子文件在檔案管理中存在問題：

1.1 電子文件未能完全進行有效地歸檔管理

截至20世紀(jì)90年代初期，企業(yè)普遍對電子文件采用軟磁盤作為存儲載體，有了光盤以后，部分?jǐn)?shù)據(jù)也以光盤的形式甚至以計算機硬盤的形式儲存電子文件。文件內(nèi)容也多限于日常管理文件內(nèi)容也多限于日常管理工作活動，而對于技術(shù)性文件、源程序代碼等重要的電子文件，甚至未進行整理、鑒定、歸檔，僅僅把電子文件存儲在課題的項目負(fù)責(zé)人或者科研人員自己的軟盤或硬盤里。這樣，即使小丟失，日積月累，電子文件亦會泛濫成災(zāi)，不利于處理利用。

1.2 電子文件的版本管理還存在不足之處

在一些科研項目中，除了日常的研究工作之外，研究資料的電子文件檔案管理也占著重要的位置，項目中所涉及到的電子文件種類復(fù)雜數(shù)量龐大，并且在開發(fā)的過程中電子文件的數(shù)量還處于上升趨勢，但是由于科研項目的特殊性，有些剛剛整理出的電子文件因為具有一定的保密性所以在一段時間內(nèi)會存方在項目對應(yīng)的科研人員手中，這就給檔案的收集帶來了阻礙，由于無法及時的整理項目相關(guān)的電子文件檔，所以在科研人員與檔案管理者對接的空擋中，如果出現(xiàn)檔案需要調(diào)取的情況，資料新舊銜接不暢，就會導(dǎo)致一些不必要的麻煩，有時還會因為兩個檔案之間間隔時間較長，檔案人員對檔案的細(xì)節(jié)并沒有太多的了解，所以在檔案管理人員在此進行相關(guān)檔案整理時，容易出現(xiàn)檔案混亂新舊無法區(qū)分的情況出現(xiàn)，這樣既浪費了時間又浪費了人力物力，不利于科研項目的電子文件檔案儲存管理。

1.3 電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存

電子文件相比傳統(tǒng)的檔案文件具有更方便操作，傳遞速度更快捷，更改便捷，儲存空間小等優(yōu)勢，但是它的安全問題相對傳統(tǒng)文件略顯單薄，傳統(tǒng)文件如果出現(xiàn)意外損失的可能只是其中一個部分，但電子文件的一張磁盤在存放過程中如果受到磕碰或、浸入水中陽光暴曬都會引起磁盤中的檔案文件受損或者直接整個磁盤作廢，在使用當(dāng)中，電腦的病毒入侵，黑客惡意修改都是電子文件所存在的問題，這給電子文件的檔案使用和管理帶來了許多問題。

1.4 電子文件的存儲條件還需完備

電子文件的儲存雖然要比傳統(tǒng)檔案的儲存占地少，但是卻存在著容易被影響破壞的弊端，一些單位企業(yè)就在在電子儲存措施方面不夠健全，沒有在儲存磁盤存放處進行防消磁，防止陽光直射等措施，這一類保護工作做的非常不健全，無法保證電子文件的安全完整性。

2 電子文件在檔案管理中存在問題的相應(yīng)對策

2.1 針對電子文件儲存條件的不同之處，進行電子檔案管理室的改造，放置電子檔案儲存設(shè)備使用專用的適合磁盤儲存的柜子，防止磁盤因外界環(huán)境的影響發(fā)生消磁的情況，另外要嚴(yán)格控制存放處的電子文件的存放無塵管理，管理人員進出需要帶鞋套，在其中進行工作保持室內(nèi)干凈整潔，還有室內(nèi)懸掛遮光性好的窗簾，要避免陽光直射電子檔案儲存柜，還可以避免在夏季因陽光的照射導(dǎo)致室內(nèi)溫度上升。

2.2 每個企業(yè)單位的檔案儲存方式不盡相同，除了國家規(guī)定的電子文件檔案管理條例以外，需要各個單位在自己單位的管理基礎(chǔ)上結(jié)合國家相關(guān)規(guī)定進行從新起草電子文件檔案管理的規(guī)章制度，規(guī)章制度的出現(xiàn)可以很大程度上規(guī)范檔案管理人管理工作，加強日后檔案管理的規(guī)范性安全性。

2.3 在檔案的電子文件存儲中出現(xiàn)故障的情況時有發(fā)生，為了不使一塊磁盤里的大量文件全部受損，可以采取多塊磁盤，文件分開存放的辦法進行使用，這樣多塊磁盤相加要比一塊磁盤的使用空間大出許多，不止加大了存儲的安全性還擴大了使用空間。

2.4 檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護工作

因為電子文件檔案管理的儲存相對來說有一些弊端，如果不做好日常管理的安全防護措施，很容易產(chǎn)生電子文件檔案的損壞，檔案資料無法讀取的情況，所以各個單位企業(yè)要加強檔案管理系統(tǒng)的安全防護工作，為了而從根源上減少信息的流失，首先應(yīng)該做的是改變信息載體的產(chǎn)品物體材質(zhì)，加強材質(zhì)的穩(wěn)固性，提高產(chǎn)品的使用壽命，其次保證計算機的安全性，確保整理檔案使用的計算機定期維護，避免錄入時計算機出現(xiàn)死機、故障影響到計算機中存儲磁盤的使用，還要對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行設(shè)防，在登錄時設(shè)置密碼，文件的使用權(quán)也要嚴(yán)格管理。再次就要做好電子文件檔案的存放問題，保證存放處有良好的遮光效果，保持室內(nèi)干燥，但要主要避免火災(zāi)的產(chǎn)生。檔案管理負(fù)責(zé)人就這幾個方面要進行改進，避免管理上的疏忽，這樣才能保證檔案管理中電子文件的長遠(yuǎn)發(fā)展。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理中的電子文件儲存是企業(yè)和單位一項必不可少的工作，在各項發(fā)展中都占有著重要的地位，所以要確保檔案存儲的完整性和安全性，方便檔案的流通，促進各個單位和企業(yè)友好發(fā)展，共同進步，雖然在檔案管理當(dāng)中也會出現(xiàn)許多問題，但只要將這些問題整治清楚，電子文件在檔案管理的未來將會帶來巨大的推動力。

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