淺談檔案信息資源的開發(fā)利用

王麗曼

[摘 要]檔案資源信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是事關(guān)檔案事業(yè)全局發(fā)展的戰(zhàn)略，我們要站在戰(zhàn)略發(fā)展的高度，加快檔案資源的信息化步伐，從而推動社會全方位的發(fā)展與進(jìn)步。

[關(guān)鍵詞]檔案資源；開發(fā)利用；設(shè)想；影響

檔案是記錄著各種各類經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的信息，是“強(qiáng)化應(yīng)用技術(shù)的開發(fā)和推廣”的重要中介，也是“促進(jìn)科技成果向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化”的橋梁。我們要站在戰(zhàn)略發(fā)展的高度，從理論上分析信息化對檔案事業(yè)的影響，研究檔案資源信息化的主要內(nèi)涵和發(fā)展規(guī)律，從而進(jìn)一步明確檔案資源信息化的必要性和緊迫性，明確檔案資源信息化的具體任務(wù)和要求，為今后檔案資源信息化戰(zhàn)略的規(guī)劃和構(gòu)想提供科學(xué)的理論依據(jù)。

1.當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)利用工作存在的問題

1.1結(jié)構(gòu)性缺陷，基礎(chǔ)薄弱。當(dāng)前檔案館館藏的主要問題是反映經(jīng)濟(jì)、文化和公民生活方面的檔案太少，不能完整地反映社會生活的真實(shí)面貌。這使很多利用者和潛在利用者因求無所供而失去了利用檔案的意向和興趣，也使一些有價(jià)值的開發(fā)項(xiàng)目因缺少足夠的資源支持而難以進(jìn)行。這個問題可以在以下幾個方面進(jìn)一步加強(qiáng)：一是歸檔的文件材料應(yīng)注意完整性：二是信息收集渠道有待拓寬：三是檔案人員開發(fā)信息的業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。從檔案信息開發(fā)利用工作的實(shí)踐來看，沒有完善的基礎(chǔ)建設(shè)，檔案信息開發(fā)工作很難堅(jiān)持，也必將成為無源之水，無本之木。

1.2數(shù)字化程度低。檔案信息資源有實(shí)體和數(shù)字化兩種存在形態(tài)。從發(fā)展趨勢看，數(shù)字資源日漸成為信息傳播的主要形式，因此，它應(yīng)成為檔案信息資源建設(shè)的重點(diǎn)。與發(fā)達(dá)國家比，與其他信息資源比，與社會需求比，我國數(shù)字檔案資源（尤其是網(wǎng)上資源）的數(shù)量還很少，質(zhì)量也不高。

1.3可檢索性差。優(yōu)質(zhì)的信息資源不僅內(nèi)容豐富，還應(yīng)該便于查詢。但是，長期以來我國對檔案檢索重視不夠，無論是紙質(zhì)檔案還是數(shù)字檔案，檢索入口少、檢索功能差是普遍現(xiàn)象，利用者面對檔案常常會有一種云深不知處的無奈。據(jù)人民大學(xué)教師2004年5月的調(diào)查，從總體上看，目前我國檔案網(wǎng)站檢索功能簡陋、質(zhì)量不高、易用性差，絕大多數(shù)不支持布爾邏輯檢索、二次檢索和全文檢索，得到的檢索結(jié)果大多過于簡單，難以令人滿意。近年來一些檔案館實(shí)施檔案數(shù)字化工程，但大多是再掃描輕檢索，即使把這些數(shù)字資源送上網(wǎng)，利用者也很難順利獲取，不同檔案機(jī)構(gòu)之間的跨庫檢索和門戶網(wǎng)站更是尚未啟動。

2.檔案信息資源開發(fā)利用的設(shè)想

2.1轉(zhuǎn)變思想，更新觀念。迎接知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)。知識經(jīng)濟(jì)是以知識的生產(chǎn)、傳播以及知識在商業(yè)中的運(yùn)用為特征的經(jīng)濟(jì)。知識經(jīng)濟(jì)中處于支配地位的是人力資源和技術(shù)資源，而計(jì)算機(jī)、通訊等高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用是它的主要特點(diǎn)。檔案工作人員要轉(zhuǎn)變思想。更新觀念，不斷提高自身素質(zhì)，使自己的觀念跟上時(shí)代的發(fā)展，要培養(yǎng)創(chuàng)造性的思維方式，樹立強(qiáng)烈的檔案服務(wù)意識。檔案服務(wù)意識也體現(xiàn)在檔案人員知識與行為規(guī)范方面，因此要及時(shí)了解現(xiàn)代科學(xué)和檔案學(xué)領(lǐng)域發(fā)展的新成果、新動態(tài)，以堅(jiān)實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)迎接知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)。從我國的實(shí)際情況和世界各國的發(fā)展來看，筆者以為檔案部門聯(lián)入因特網(wǎng)是擴(kuò)大檔案部門影響，開發(fā)利用檔案信息的有效途徑。聯(lián)入因特網(wǎng)可以給檔案部門、檔案信息用戶帶來許多便利，給檔案工作發(fā)展帶來新的契機(jī)，因特網(wǎng)不受時(shí)空限制，可全天候開放，任何用戶只要擁有一臺網(wǎng)絡(luò)終端，便可隨時(shí)隨地瀏覽網(wǎng)上全球各類檔案信息。這些信息不僅包括文本型文獻(xiàn)，而且還包括聲音、圖像等多媒體信息。因特網(wǎng)提供的各種功能強(qiáng)大、靈活、實(shí)用的檢索工具，使檢索成為一項(xiàng)輕松而愉快的工作，從而促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化水平的提高。

2.2優(yōu)化檔案工作人員知識結(jié)構(gòu)，提高檔案工作者的素質(zhì)。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案內(nèi)容及載體的變化，檔案信息量的驟增，檔案信息服務(wù)對象不斷發(fā)生變化，使檔案工作涉及的學(xué)科領(lǐng)域更廣。管理技術(shù)的復(fù)雜性，管理方法的不斷改革，給檔案工作者在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)技術(shù)知識以及管理操作能力等方面提出了新要求。這就要求檔案工作者不僅要愛崗敬業(yè)，有堅(jiān)定的服務(wù)思想，樂于奉獻(xiàn)的精神和良好的服務(wù)態(tài)度，還要有過硬的業(yè)務(wù)技能。因此，檔案人員需要不斷擴(kuò)大知識面、充實(shí)新知識，增強(qiáng)他們的工作能力，以適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的要求。

2.3加大科技檔案工作的宣傳力度，強(qiáng)化科技人員的檔案利用意識。必須緊緊圍繞科學(xué)研究和科技成果產(chǎn)業(yè)化工作的需要，主動出擊，宣傳館藏科技檔案的內(nèi)容、利用方式等，不斷地強(qiáng)化科技人員對檔案信息重要性的認(rèn)知程度，引導(dǎo)他們從被動逐步轉(zhuǎn)變到主動利用科技檔案的軌道上來?？梢酝ㄟ^舉辦檔案信息發(fā)布會的方式，向廣大科技人員提供科技檔案信息，這不僅可以有效地促進(jìn)檔案信息交流及利用，還有利于廣大科技人員了解國內(nèi)外研究動態(tài)，把握研究方向，避免重復(fù)研究。促進(jìn)科技工作的良性循環(huán)。

3.檔案信息資源開發(fā)利用對未來產(chǎn)生的影響

從古代編史修志到今天的檔案信息資源開發(fā)，其生命力旺盛可見一斑，只是不同的時(shí)代，決定了它以不同的面貌扮演著同一個角色產(chǎn)生不可磨滅的作用。檔案信息資源開發(fā)利用促使檔案館自身不斷轉(zhuǎn)變觀念。跟上社會發(fā)展的形勢，能及時(shí)、適時(shí)地滿足社會對檔案匯編成果的一種希冀，同時(shí)也使得館藏質(zhì)量進(jìn)一步得到提升，豐富海量存儲中的含金量。檔案信息資源開發(fā)利用對于全社會而言，可以有效地增強(qiáng)社會檔案意識，對社會大眾產(chǎn)生文化輻射效應(yīng)。總之。檔案見證和延續(xù)了人類創(chuàng)造的文化，檔案信息資源開發(fā)利用使文明得以煥發(fā)璀璨的知識光芒。它具有生生不息的生命力。

當(dāng)前，我國把發(fā)展技術(shù)市場和信息市場列為完善市場體系的重點(diǎn)。這對于推動檔案信息資源的開發(fā)利用工作將起到積極作用。檔案工作者要抓住機(jī)遇。積極尋找為企業(yè)服務(wù)的新途徑、新方法，大力開發(fā)檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和構(gòu)建社會主義和諧社會作出更大貢獻(xiàn)。