高校行政管理信息傳遞系統(tǒng)存在的問題及對策

黃小芳

摘要：目前高校信息傳遞系統(tǒng)建設(shè)存在體制陳舊、信息不對稱、官僚主義情緒等問題，信息傳遞的速度、效率、質(zhì)量有待提升。有效可靠的行政管理信息系統(tǒng)，是高校行政管理科學化、規(guī)范化的重要保證。高校行政管理信息傳遞系統(tǒng)的完善需要進一步推進體制改革，加強職業(yè)業(yè)務(wù)培訓，強化服務(wù)意識，從而不斷地提升信息傳遞的速度、效率和質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：行政管理；信息傳遞；高校

中圖分類號：G647

文獻標識碼：A

文章編號：1009-5381（2014）04-0089-03

一、高校行政管理信息傳遞系統(tǒng)概念分析

當今信息學界對于高校行政管理信息傳遞系統(tǒng)尚且沒有統(tǒng)一的學術(shù)定義。從系統(tǒng)的概念出發(fā)（所謂系統(tǒng)，即由相互作用、相互依存的若干組成部分結(jié)合而成的具有特定功能的有機整體），可將高校行政管理信息傳遞系統(tǒng)定義為，特指在高校行政管理過程中，以黨政組織為主體，運用現(xiàn)代化傳遞手段，以對校園師生員工及社會相關(guān)公眾做出最為有效的信息傳達為目標而形成的有機整體，核心內(nèi)容是“完成信息的發(fā)送、傳輸與接受”[1]。根據(jù)系統(tǒng)論，主要包含信息生產(chǎn)機關(guān)、信息傳輸機關(guān)和受眾部分三個要素。

（一）信息生產(chǎn)機關(guān)

在我國現(xiàn)階段高校的行政管理活動中，信息生產(chǎn)機關(guān)比較多元。我國高校中，任何單位都有可能成為信息的生產(chǎn)機關(guān)，包括行政系統(tǒng)、教學系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等，同時二級學院、各職能處室也都擁有一定的獲取外部信息和自身產(chǎn)生信息的職能，也將成為對內(nèi)的信息生產(chǎn)機關(guān)。由于工作性質(zhì)的原因，行政系統(tǒng)無疑會成為最大的信息生產(chǎn)機關(guān)。

隨著我國教育體制改革的不斷深入，傳統(tǒng)意義上的信息發(fā)布機關(guān)逐步淡出了現(xiàn)代高等教育管理者的視野，目前高等教育信息生產(chǎn)機關(guān)，不僅要使已經(jīng)生產(chǎn)或掌握的信息更加精確化，還要進行信息校對和信息初查，甚至還需要擁有一定的情報分析能力，進而明確信息的緊急與否、重要程度甚至處理方式，并形成初步處理預(yù)案。

（二）信息傳輸機關(guān)

在高校行政管理體制的信息傳遞系統(tǒng)中，最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就是傳輸環(huán)節(jié)，信息傳輸機關(guān)是整個行政信息傳遞系統(tǒng)的中樞，它將決定信息傳遞的質(zhì)量。從體系角度講，我國高等院校中，信息傳遞系統(tǒng)的傳輸機關(guān)主要包括“兩辦”（即黨辦和校辦），宣傳機關(guān)（黨委宣傳部、校報），以及專職的信息機關(guān)（如信息中心）等等。在現(xiàn)代化的高校行政管理過程中，要求我們的信息傳輸機關(guān)，在信息傳輸過程中做到及時性和準確性。

（三）受眾部分

信息傳遞系統(tǒng)的最后環(huán)節(jié)是信息接受環(huán)節(jié)，信息傳遞的接受者，即為受眾。受眾在接受信息后，將根據(jù)所掌握的信息做出一定行為。受眾在整個系統(tǒng)中的地位十分重要，因為，受眾對信息的反應(yīng)，是檢測信息傳輸效果的關(guān)鍵標準。對于高校行政管理工作而言，受眾的范圍十分廣泛。因為每一個信息接受者，都會變成受眾的一員。受眾在整個高校的行政管理信息傳遞系統(tǒng)內(nèi)的功能卻不容忽視，受眾的功能主要表現(xiàn)在兩處，即接受功能和反饋功能。信息接收不僅要“迅速接受”、“迅速消化”，還要做到準確接受。反饋功能是信息傳遞的最后一步，也是信息傳遞系統(tǒng)不斷進步的關(guān)鍵。受眾的作用主要表現(xiàn)在對信息的執(zhí)行情況的匯報。通過受眾的反饋實現(xiàn)一個典型的“信息回流”， 信息傳輸機關(guān)和信息生產(chǎn)機關(guān)都將受到一定的“信息反向沖擊”，從而不斷推進信息傳遞系統(tǒng)的優(yōu)化。

二、高校信息傳遞系統(tǒng)存在問題探析

（一）體制陳舊，影響傳遞速度

目前我國高校正逐步實現(xiàn)辦公自動化，但在信息傳遞系統(tǒng)的建設(shè)方面，很大一部分高校在體制上仍存在一些問題。一方面是過分強調(diào)分工，合作意識不強。信息傳遞系統(tǒng)由信息生產(chǎn)機關(guān)、信息傳輸機關(guān)和受眾部分組成，但是在具體工作中，這些學理角度上的劃分就演化成具體的各個機關(guān)，如數(shù)學系、中文系、法學院等，平時不相統(tǒng)屬，業(yè)務(wù)往來較少，卻很有可能需要同時處理同一條信息，在處理信息之時必然有可能出現(xiàn)對分工的強調(diào)和對信息傳遞的消極面對。

另一方面是部門之間權(quán)責分配不合理，人浮于事與超負荷運轉(zhuǎn)并存。主要表現(xiàn)在部分機關(guān)信息生產(chǎn)量極大，傳輸任務(wù)艱巨（如“兩辦”），而部分機關(guān)卻常年擔任著不夠積極的受眾角色。這便很容易出現(xiàn)一個奇怪現(xiàn)象，那就是信息處理較多的機關(guān)每日疲于奔命，而部分信息生產(chǎn)較少，更無傳輸任務(wù)的機關(guān)卻無所事事。在鮮明的對比下，權(quán)責分配不合理，也容易導致信息處理任務(wù)較重的學校機關(guān)工作人員的工作熱情減退，進而影響工作效果。

（二）信息不對稱，影響傳遞效率

信息分布不對稱，發(fā)展水平參差不齊，一定程度上的各自為政，交流與共享困難[2]，是高校信息傳遞系統(tǒng)中較常見的現(xiàn)象。在當今辦公自動化出現(xiàn)并逐步普及，信息處理速度日益提升的大環(huán)境下，信息分配的不對稱顯然不利于信息傳遞。

（三）官僚主義傾向，影響傳遞質(zhì)量

“高校管理長期套用政府行政管理機制”[3]，這種模式曾經(jīng)對我國的高校行政管理帶來了很大的推進作用，但是，隨著高校管理體制改革的深化，其問題越來越突出，高?！叭バ姓焙袈暼找娓邼q。究其原因，就在于高校長期的行政化管理體制易養(yǎng)成的官僚主義傾向。在這種傾向的影響下，部分信息生產(chǎn)機關(guān)和傳輸機關(guān)的工作人員出現(xiàn)了工作作風散漫、服務(wù)態(tài)度消極、傳遞效率低下的情況。

三、高校信息傳遞系統(tǒng)優(yōu)化的對策

（一）推進體制改革，提升傳遞速度

在辦公自動化日益普及的今天，我國高校行政管理的信息傳遞系統(tǒng)，其可靠性往往并不取決于硬件，而是取決于體制改革。一方面是縮減層級，定點傳輸。根據(jù)現(xiàn)有高校的管理層級，信息“按科層制構(gòu)建等級鏈”[4]逐級傳達原則，很大程度上對信息傳達的速度具有影響。因此，必須在高校管理層級上敢于大刀闊斧的縮減傳輸環(huán)節(jié)，最佳狀態(tài)即為“定點傳輸”，對信息傳達做到“點對點”，最大限度節(jié)省中間環(huán)節(jié)。同時，做到信息反饋“線對線”（即傳輸線路和反饋線路分司其職，互不干擾），信息收益“面對面”（即信息的執(zhí)行效果最大化，形成信息受眾的最大收益），形成“點”、“線”、“面”三位一體的信息傳輸?shù)臄?shù)字化幾何模型，進而保障在信息傳遞過程中，用最少的時間、最小的空間，實現(xiàn)最大的速度。

另一方面是建立制度，強化協(xié)調(diào)。“建立多渠道的溝通體制可以避免單渠道溝通體制下信息負荷能力有限的弊病， 保證溝通信息的完整性”[5]，信息傳遞不是某一職能部門的職能，需要各部門之間協(xié)調(diào)溝通。在校內(nèi)規(guī)章的制定上，要講究對各部門的信息處理職能加以梳理，明確原有職能，清理重疊職能，強化協(xié)作職能，對不同的信息分門別類確立不同的傳輸途徑，對不同的傳輸途徑配備不同的專業(yè)人才，如涉外信息處理，應(yīng)強化配備外語人才等。同時，還應(yīng)建立信息傳遞工作的獎懲機制，讓信息傳遞工作真正得到應(yīng)有重視，進而使得我們的信息傳遞系統(tǒng)的協(xié)調(diào)機制制度化，從而具有校內(nèi)強制力。

（二）強化業(yè)務(wù)培訓，夯實傳遞基礎(chǔ)

信息傳遞的本質(zhì)是信息處理的一個步驟。現(xiàn)在在高校行政管理過程中，信息處理所需要的知識儲備大大增加，因為現(xiàn)階段的信息傳遞已經(jīng)不是單純的原樣傳輸，實際上已經(jīng)需要我們的傳輸機關(guān)具有相當?shù)男畔⒎治瞿芰?，甚至在某些時候要求信息傳遞系統(tǒng)形成初步處理預(yù)案。那么，對于信息傳遞系統(tǒng)內(nèi)各部門的必要知識儲備，就十分關(guān)鍵。解決這一途徑的最佳辦法，即為利用高校豐富的師資資源，對信息傳遞系統(tǒng)內(nèi)部各部門的負責人員進行業(yè)務(wù)培訓。特別是“兩辦”部門，外宣部門等“信息傳遞大戶”，培訓更是迫在眉睫。目的是讓我們的信息傳遞系統(tǒng)的工作人員系統(tǒng)的學習信息學、系統(tǒng)論、計算機等方面的具體應(yīng)用，并在語言上做到至少對一門外語的初步掌握。只有如此，在當今的信息化社會的高校管理中，才能做到知識儲備不落伍，學習和實踐不脫節(jié)，從而告別信息處理上的“紙上談兵”，夯實信息傳遞的理論基礎(chǔ)。

（三）弘揚服務(wù)精神，提高質(zhì)量水平

高校內(nèi)部的行政管理機關(guān)，應(yīng)以為師生服務(wù)為宗旨。高校最根本的育人職能，是在信息傳播過程中進行并完成的。[6]必須對高校信息工作人員的進行服務(wù)意識教育，使之明確自身的價值定位，時刻以為師生服務(wù)為中心。高校信息工作人員要適應(yīng)現(xiàn)階段的信息傳遞系統(tǒng)的工作，就必須不斷學習，不斷提升業(yè)務(wù)水平。對高校信息工作人員的培訓應(yīng)該制度化、常態(tài)化，對于信息系統(tǒng)的科學研究工作應(yīng)予以大力支持。同時，對于信息系統(tǒng)的硬件設(shè)備，如書籍、計算機設(shè)備等，要做到按時維護，不斷更新。同時，應(yīng)充分運用已經(jīng)研發(fā)成功的辦公自動化系統(tǒng)，力爭使信息傳遞做到無紙化、迅捷化?？傊?，提高服務(wù)質(zhì)量，遏制官僚主義的基礎(chǔ)，恰恰在于信息傳遞系統(tǒng)軟硬件的共同進步。

參考文獻：

[1]江昌勇.高校教學中信息傳遞系統(tǒng)的可靠性分析[J].常州工學院學報，2000（2）：93-96.

[2]王麗麗.推進高校行政管理信息化建設(shè)的思考[J].知識經(jīng)濟，2011（12）：3.

[3]曾金仙.提高高校行政管理效率的對策[J].吉林教育學院學報，2008（7）：11-12.

[4]田瑞華.政府內(nèi)部行政溝通存在的障礙及有效性分析[J].公共管理，2008（2）：37-39.

[5]葉晟婷.我國行政組織內(nèi)的溝通問題分析[J].遼寧行政學院學報，2006（11）：9-10.

[6]王珊.如何構(gòu)建高效信息傳播系統(tǒng)[J].西部廣播電視，2006（5）：65-69.

責任編輯：王敏