做實“四篇文章”，推動衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理

摘 要：規(guī)范管理有利于提升檔案管理質(zhì)量和效率，是實現(xiàn)檔案高質(zhì)量發(fā)展的必由之路。本文以衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理為例，尊規(guī)范，做好思想“文章”；學(xué)規(guī)范，做實理解“文章”；用規(guī)范，做細(xì)落實“文章”；建規(guī)范，做強制度“文章”四個方面，全面分析了推動衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理的現(xiàn)實意義和主要措施，對提升衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理的質(zhì)量和水平具有積極的現(xiàn)實意義和指導(dǎo)價值。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生健康；規(guī)范管理；檔案

概述

《西安市臨潼區(qū)教育局2022-2023學(xué)年中小學(xué)生健康體檢情況的通報》公布的數(shù)據(jù)顯示，兒童青少年近視、齲齒、肥胖為全區(qū)學(xué)生主要的常見病。2024年，全區(qū)肥胖總?cè)藬?shù)為1.3萬余人，其中小學(xué)生肥胖檢出率為20.89％，初中生肥胖檢出率為17.46％，高中生肥胖檢出率為13.76％；齲齒和近視發(fā)生率呈逐年上升趨勢，直接影響著兒童青少年的正常生長發(fā)育。臨潼區(qū)學(xué)校衛(wèi)生保健所是西安市臨潼區(qū)教育局下屬的全額事業(yè)單位，承擔(dān)著全區(qū)學(xué)校衛(wèi)生工作任務(wù)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)全區(qū)249所學(xué)校開展衛(wèi)生監(jiān)督、疾病群體防控、食品衛(wèi)生安全及健康教育教學(xué)等業(yè)務(wù)活動，對全區(qū)近7萬名學(xué)生進(jìn)行體質(zhì)普查，建立電子體檢檔案。在業(yè)務(wù)開展過程中形成了大量的具有保存價值的檔案資料。

學(xué)校衛(wèi)生檔案是學(xué)校在開展健康教育、學(xué)生群體性疾病防控及食品衛(wèi)生安全等公共衛(wèi)生工作中形成的檔案資料，它全面反映和總結(jié)了學(xué)校衛(wèi)生保健工作的開展情況，以及學(xué)生的健康狀況、發(fā)育水平及發(fā)育規(guī)律。這些檔案資料對于指導(dǎo)學(xué)校開展具體、有針對性的健康教育工作。做好發(fā)病率較高的學(xué)生常見病預(yù)防及矯正。制定科學(xué)有效的學(xué)校傳染病防治措施。有針對性地進(jìn)行學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)督、改善學(xué)校衛(wèi)生狀況和促進(jìn)學(xué)校衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展有著重要意義。

2024年3月1日正式實施的《檔案法實施條例》中有7處提及“規(guī)范”，如建立健全“檔案工作制度規(guī)范”“規(guī)范整理”，建立健全“查閱利用規(guī)范”，保證電子檔案“程序規(guī)范”，保證電子檔案“構(gòu)成要素符合規(guī)范要求”等。規(guī)范管理是一種科學(xué)的管理方式[1]，強調(diào)在管理過程中要充分體現(xiàn)人與規(guī)則的價值?？梢姡龊眯l(wèi)生健康檔案規(guī)范管理是落實法律法規(guī)的必然要求，也是推動衛(wèi)生健康檔案高質(zhì)量發(fā)展的現(xiàn)實需要。

1 尊規(guī)范，做好思想“文章”，重視檔案規(guī)范管理工作

學(xué)生衛(wèi)生健康檔案工作是維護(hù)歷史真實面貌、保障學(xué)生權(quán)益的重要事業(yè)。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確把“規(guī)范化”作為檔案工作原則內(nèi)容之一，是落實“三個走向”、實現(xiàn)“十四五”時期檔案高質(zhì)量發(fā)展的重要保障。思想是行動的先導(dǎo)，有什么樣的思想就會有什么樣的行為。因此，推動衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理，就是做好思想認(rèn)識這篇大文章，切實在思想上高度重視衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理工作。

1.1 強化思想認(rèn)識

作為一名衛(wèi)生健康檔案管理者，要在思想上充分認(rèn)識檔案規(guī)范管理的重要性和必要性是實現(xiàn)檔案高質(zhì)量管理的必由之路。近年來，《檔案法》《檔案法實施條例》《中小學(xué)生健康體檢管理辦法》的法律法規(guī)和政策措施的陸續(xù)頒布實施，為衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理提供了可靠保障。衛(wèi)生健康檔案收集、整理、歸檔、檢索和利用等有其自身特點、規(guī)律和要求，做好檔案規(guī)范管理能夠確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和有序性，有利于提升檔案管理效率和利用率。檔案具有“存史資政育人”功能，重視檔案規(guī)范管理也有利于促進(jìn)學(xué)校衛(wèi)生保健檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

1.2 實化思路理念

尊重規(guī)范，既要在思想上充分認(rèn)識規(guī)范的現(xiàn)實重要性，也要用規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和要求指導(dǎo)檔案工作思路，保持檔案工作理念與時俱進(jìn)[2]。如建立衛(wèi)生健康檔案工作責(zé)任制，明確職責(zé)分工。落實衛(wèi)生健康檔案開放審核機制，滿足公眾知情權(quán)。按照“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求做好衛(wèi)生健康電子檔案。按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，規(guī)范實施電子檔案管理。要堅持“單軌制”原則，規(guī)范管理衛(wèi)生健康電子檔案，使其與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。將法律法規(guī)、規(guī)章制度實化為檔案規(guī)范管理的思路理念，成為行動自覺。

1.3 細(xì)化思考實踐

尊重規(guī)范，既要把規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)要求落實到行動上，作為指導(dǎo)實踐的行為指南。同時也在實踐中勇于探索創(chuàng)新，用新的思想指導(dǎo)實踐，實現(xiàn)實踐的再深化。衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理既要遵循檔案管理與衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展的客觀規(guī)律，也要在具體執(zhí)行過程中不斷完善。例如，運用馬斯洛需求層次理論[3]進(jìn)行檔案管理人員規(guī)范化培訓(xùn)。采用PDCA循環(huán)理論規(guī)范衛(wèi)生健康檔案全面質(zhì)量管理[4]。利用“二八”理論[5]規(guī)范衛(wèi)生健康檔案人財物資源管理等。總之，要結(jié)合衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理的實踐需要，勤于思考、善于創(chuàng)新，不斷細(xì)化規(guī)范管理的方式方法，這也是思想上尊重規(guī)范的生動體現(xiàn)。

2 學(xué)規(guī)范，做實理解“文章”，吃透檔案規(guī)范管理精髓

近年來，檔案領(lǐng)域出臺了如《檔案法》《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》《電子檔案移交接收操作規(guī)程》等一系列法律法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，加強規(guī)范知識學(xué)習(xí)，完整、準(zhǔn)確、全面地理解規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和要求，吃透檔案規(guī)范管理的核心要義和精神實質(zhì)是不斷提升衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理的前提和基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)檔案規(guī)范管理的一項十分重要的基礎(chǔ)性工作。

2.1 繼續(xù)教育培訓(xùn)

從事學(xué)校衛(wèi)生健康檔案管理專業(yè)人員少，知識專業(yè)性弱。因此，要定期組織檔案人員開展檔案專業(yè)知識業(yè)務(wù)教育培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員規(guī)范管理檔案的能力和水平。繼續(xù)教育培訓(xùn)要始終圍繞“缺什么、學(xué)什么、學(xué)用結(jié)合、注重實效”的原則，根據(jù)衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理特點與實際需要，定期或不定期地開展培訓(xùn)，組織檔案管理者參加檔案專業(yè)繼續(xù)教育，參加上級機關(guān)組織的各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握最新規(guī)范檔案管理理論知識。尤其是新的法律法規(guī)或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺時，要及時組織學(xué)習(xí)，吃透規(guī)范內(nèi)容和核心要義。同時，也要加強信息化和數(shù)字化等知識的學(xué)習(xí)，不斷提升檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)素能。

2.2 舉辦專題研討

繼續(xù)教育培訓(xùn)具有普遍性與專業(yè)性，為進(jìn)一步提升檔案管理人員的規(guī)范意識和素能，還需要圍繞衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理開展專題研討，深化對檔案規(guī)范管理的認(rèn)識，更深一層吃透規(guī)范管理的具體要求。如《檔案法》中專門規(guī)定了檔案信息化建設(shè)，可邀請專家、學(xué)者、業(yè)務(wù)骨干圍繞“檔案信息化建設(shè)”專題進(jìn)行交流研討。通過交流研討進(jìn)一步掌握衛(wèi)生健康檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范建設(shè)與運行要求，運用管理系統(tǒng)進(jìn)行衛(wèi)生健康檔案信息的分析，如在校期間的健康狀況、體檢結(jié)果、轉(zhuǎn)診記錄、報銷情況、休學(xué)記錄、預(yù)防接種記錄和無償獻(xiàn)血記錄等。并根據(jù)學(xué)員的就醫(yī)情況，對其進(jìn)行動態(tài)、不斷地修改，實現(xiàn)全方位、動態(tài)的健康管理。

2.3 堅持“雙輪”驅(qū)動

衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理知識的學(xué)習(xí)，要堅持“請進(jìn)來”與“走出去”雙輪驅(qū)動。一方面，根據(jù)規(guī)范學(xué)習(xí)的實際需要，舉辦大講堂、新知論壇等形式，邀請高校專家、檔案學(xué)者和業(yè)務(wù)骨干來講座，為檔案管理者帶來最新的業(yè)務(wù)知識，提升檔案從業(yè)者的業(yè)務(wù)知識和理論知識水平。另一方面，也要堅持“走出去”戰(zhàn)略。即組織檔案管理人員到高校、先進(jìn)地區(qū)、先進(jìn)單位進(jìn)行參觀、訪問和交流，拓寬視野，增長才干，借鑒先進(jìn)地區(qū)與先進(jìn)單位的成功經(jīng)驗，不斷提升檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素能。

3 用規(guī)范，做細(xì)落實“文章”，執(zhí)行檔案規(guī)范管理要求

用規(guī)范，即執(zhí)行規(guī)范。就是要把學(xué)習(xí)掌握的有關(guān)衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理的知識和要求落實到檔案管理的實際行動上，以最嚴(yán)的標(biāo)準(zhǔn)、最高的要求不折不扣地執(zhí)行檔案規(guī)范管理要求。

3.1 全面落實整理要求

衛(wèi)生健康檔案整理是使原本雜亂無章的檔案按照標(biāo)準(zhǔn)和要求，使其具有規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。如衛(wèi)生健康文書檔案案卷整理要嚴(yán)格執(zhí)行《文書檔案案卷格式》，從外形尺寸、封面項目等方面執(zhí)行硬卷皮或軟卷皮的具體要求。如衛(wèi)生健康文書檔案封面應(yīng)含有全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件/頁數(shù)和歸檔號等項目。封面檔號又包括全宗號、目錄號和案卷號等，缺一不可。

3.2 全面落實歸檔要求

衛(wèi)生健康檔案作為檔案的重要組成部分，歸檔時要嚴(yán)格落實檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。如電子檔案移交歸檔應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《電子檔案移交與接收辦法》規(guī)定的5項基本要求，按照“組織和遷移—檢驗—移交”步驟進(jìn)行。移交可采取在線移交或離線移交任一方式進(jìn)行。電子檔案接收也要遵循主要流程步驟等。

3.3 全面落實保管要求

保管是衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理的重要環(huán)節(jié)，檔案庫房的保管條件、保管過程；檔案查詢、檢索、利用、鑒定及銷毀等也都有著明確的規(guī)定[6]。臨潼區(qū)學(xué)校衛(wèi)生保健所建立有專門的檔案室，配備了鐵皮檔案柜、電子溫濕度計等設(shè)備。每年12月底將學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)測資料、學(xué)生體質(zhì)健康資料、學(xué)校傳染病報告記錄、學(xué)校食品安全工作資料、日常積累的各種活動記錄及統(tǒng)計報表、上級來文及自產(chǎn)文件在內(nèi)的一手資料，按年度和內(nèi)容分類歸納匯總，使資料系統(tǒng)化與規(guī)范化。同時做好文書、聲像、財務(wù)與圖書資料檔案的整理、分類、造冊、登記、立卷和歸檔工作，使檔案分卷合理，立卷規(guī)范，卷目清楚。

4 建規(guī)范，做強制度“文章”，健全檔案規(guī)范管理體系

古語云：“不以規(guī)矩，不能成方圓?！苯∪囊?guī)章制度體系是檔案規(guī)范管理的重要保障。衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理也是一個不斷向前發(fā)展、逐步完善的過程，在此過程中要結(jié)合檔案規(guī)范管理的實際需要，做好規(guī)章制度的“立改廢”工作，始終保持檔案管理的規(guī)范化。

4.1“立”規(guī)范

立規(guī)范，就是針對衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理建立相應(yīng)的規(guī)章制度以及建立什么樣的規(guī)章制度。檔案規(guī)范管理是一個系統(tǒng)性工程，包括檔案收集、整理、保管、檢索、鑒定、編研、利用和統(tǒng)計等主要環(huán)節(jié)，要實現(xiàn)整個業(yè)務(wù)的規(guī)范管理，就要做到每一個環(huán)節(jié)的規(guī)范管理。因此，要在法律、行政法規(guī)和部門規(guī)章基礎(chǔ)上結(jié)合衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理的實際需要，及時制定相應(yīng)的規(guī)章制度，確保國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)得到嚴(yán)格的貫徹落實。各項工作的順利進(jìn)行離不開健全的制度保障，學(xué)校學(xué)生衛(wèi)生檔案的建立也是如此。在制定相應(yīng)的規(guī)章制度時，要在具體的過程中有相應(yīng)的規(guī)定，這樣才可以責(zé)任到人，使工作人員明確自己的工作內(nèi)容和責(zé)任，避免發(fā)生互相推諉的情況。并在特定的采集時限上做出相應(yīng)的規(guī)范，以便管理員能夠按照工作程序按時完成檔案的存檔。

4.2“改”規(guī)范

改規(guī)范，就是針對衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理已經(jīng)建立的規(guī)章制度做出相應(yīng)的修改與完善，使其滿足新時代檔案規(guī)范管理的現(xiàn)實需要。《檔案法》《檔案法實施條例》明確要求做好檔案信息化建設(shè)，從法律層面認(rèn)可“單軌制”，這時就需要對之前建立的規(guī)范進(jìn)行必要的修改和完善。規(guī)范的修改要注意實體和程序上的合法性與規(guī)范性。所謂實體合法，就是指修改后的規(guī)章制度必須與現(xiàn)行法律法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相符合，不得擅自更改或者降低標(biāo)準(zhǔn)要求。所謂程序合規(guī)，就是指修改的過程要充分發(fā)揚民主，廣泛聽取各方意見，既要保障檔案規(guī)范管理制度體系的相對穩(wěn)定性，也要堅持與時俱進(jìn)，一旦檔案規(guī)范管理出現(xiàn)新的重大變化時，要及時跟進(jìn)修改完善。要組織檔案部門、業(yè)務(wù)部門人員廣泛參與，充分討論，所有檔案部門人員都要參與，新的檔案管理規(guī)范初稿修改完成后，還要征求業(yè)務(wù)部門的意見與建議，做進(jìn)一步的審核完善。檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門存在較大分歧的，要做好協(xié)商溝通。最后是將修改后的檔案規(guī)范管理規(guī)章制度予以公布，及時印發(fā)至檔案管理部門和相關(guān)的業(yè)務(wù)部門，供大家閱讀學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行。

4.3“廢”規(guī)范

廢規(guī)范，就是針對衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理中已經(jīng)過時或者不符合的規(guī)定，且無法通過修改完善的規(guī)章制度，要及時廢除，始終堅持檔案規(guī)范管理制度規(guī)范“該立應(yīng)立、當(dāng)改則改、應(yīng)廢盡廢”，保持檔案規(guī)范管理體系的科學(xué)性與規(guī)范性。要明確規(guī)范的廢除清理范圍和具體內(nèi)容，要做好現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)體系下的規(guī)章制度文件的全面篩查，做好逐項梳理。嚴(yán)格廢除規(guī)范程序，即整理—梳理—征求意見—廢止及匯總。要按照廢止的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對涉及衛(wèi)生健康檔案規(guī)范管理方面的規(guī)則與規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)整理，匯總正在執(zhí)行的檔案規(guī)范管理規(guī)章制度體系。然后是梳理，召集檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門及其他業(yè)務(wù)骨干人員參加，經(jīng)過梳理，確定需要廢止不合時宜的規(guī)章制度范圍。再征求意見，廢止規(guī)章制度是一項專業(yè)性與嚴(yán)肅性的工作，為最大限度地保持檔案規(guī)范管理的延續(xù)性與規(guī)范性，需要將納入廢止范圍的規(guī)章制度在一定范圍內(nèi)聽取意見與建議。最終確定具體規(guī)章制度廢止，并予以公布，同時要做好現(xiàn)行規(guī)章制度的匯總，匯編成冊，以供執(zhí)行。

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