拓展節(jié)能檔案數(shù)字化利用的探索

李偉旭+周鵬

【摘要】首先結(jié)合節(jié)能工作需求，提出了拓展節(jié)能檔案數(shù)字化利用的意義；接著介紹了其總體框架和主要功能；然后從動(dòng)力、技術(shù)、政策等方面進(jìn)行可行性分析；最后從節(jié)能檔案數(shù)字化、節(jié)能部門資源整合、按需編研、提升人員業(yè)務(wù)能力等方面對(duì)如何拓展節(jié)能檔案數(shù)字化利用進(jìn)行闡述。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化 檔案 利用 節(jié)能 宣教

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，在數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)電子設(shè)備普及的大背景之下，人們的工作、思維方式都發(fā)生了極大的轉(zhuǎn)變，這些對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式帶來(lái)了巨大的沖擊。作為節(jié)能工作的基礎(chǔ)組成部分，節(jié)能檔案管理面臨著如何與節(jié)能工作緊密結(jié)合，更好地發(fā)揮信息指導(dǎo)作用的現(xiàn)實(shí)課題。

拓展節(jié)能檔案數(shù)字化利用，將節(jié)能檔案管理和節(jié)能宣傳教育有機(jī)結(jié)合，利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，在重點(diǎn)公共區(qū)域設(shè)立節(jié)能檔案數(shù)字化查詢終端，起到節(jié)能宣傳教育的窗口作用，將推動(dòng)節(jié)能檔案的查閱利用向便捷化邁進(jìn)，將開辟電子信息領(lǐng)域節(jié)能宣教公眾平臺(tái)，是節(jié)能檔案融入信息發(fā)展軌道的有利契機(jī)，是增強(qiáng)節(jié)能宣傳效果的創(chuàng)新舉措，是服務(wù)節(jié)能工作的有效途徑。

一、基本設(shè)想

（一）總體框架

利用公眾場(chǎng)所現(xiàn)有的觸摸查詢一體機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境等硬件設(shè)施作為節(jié)能檔案數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的載體，作為節(jié)能檔案數(shù)字化查詢終端、節(jié)能技術(shù)推廣平臺(tái)、日常節(jié)能宣傳的公眾展示屏，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)定期更新升級(jí)節(jié)能檔案數(shù)據(jù)，可以方便用戶直接終端查詢調(diào)閱節(jié)能檔案資料信息，平時(shí)可作為節(jié)能資料的滾動(dòng)宣傳屏。

（二）主要功能

節(jié)能檔案數(shù)字化利用終端兼具檔案查詢終端和節(jié)能宣傳窗口雙重作用，首要功能是節(jié)能檔案的終端服務(wù)，主要包括資料檢索、調(diào)閱、遠(yuǎn)程傳輸、后臺(tái)管理等內(nèi)容。第二功能是節(jié)能宣傳的電子窗口，可具備宣傳資料播放、知識(shí)問(wèn)答等功能，還可引入趣味知識(shí)闖關(guān)游戲等，目的在于引導(dǎo)公眾了解節(jié)能信息，掌握知識(shí)，增強(qiáng)意識(shí)，從而服務(wù)于節(jié)能宣傳。

二、動(dòng)力和可行性分析

（一）動(dòng)力分析，節(jié)能檔案的多元化利用需求與傳統(tǒng)保守模式不相適應(yīng)

節(jié)能檔案面向多層次、多角度的利用者，利用需求是多元化的。而傳統(tǒng)的檔案管理模式，把節(jié)能檔案放在文件柜里，利用者到節(jié)能主管部門查資料，看文件，已遠(yuǎn)不適應(yīng)當(dāng)今工作需要，造成節(jié)能檔案資源分散，部門間無(wú)法互通有無(wú)，利用者有時(shí)無(wú)處可查。節(jié)能檔案數(shù)字化利用終端則實(shí)現(xiàn)各主管部門節(jié)能檔案資源全面整合，有效彌補(bǔ)了節(jié)能檔案查閱利用不便的缺陷，實(shí)現(xiàn)自主、靈活、個(gè)性、多元利用，更加契合利用者的需求，貼近公眾生活。

（二）技術(shù)分析，網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)的發(fā)展已具備硬件條件

隨著我國(guó)電子化、信息化的迅速發(fā)展，目前公眾服務(wù)區(qū)域已基本覆蓋互聯(lián)網(wǎng)接入端口、觸摸查詢一體機(jī)已廣泛存在于學(xué)校、商場(chǎng)、醫(yī)院、政務(wù)服務(wù)部門等公眾場(chǎng)所、節(jié)能檔案的數(shù)字化程度逐漸提高、海量存儲(chǔ)技術(shù)的飛速發(fā)展，這些都為節(jié)能檔案利用終端提供了必備硬件條件。

（三）政策分析，在現(xiàn)有政策環(huán)境下具備可行性

2014年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》第十一條指出：“在服務(wù)內(nèi)容上，既做好幫助有關(guān)單位建立和管理檔案的服務(wù)，又做好為社會(huì)各方面提供檔案利用及政府公開信息、其它信息的服務(wù)，特別要積極把涉及民生的各類檔案、信息及時(shí)整理、鑒定出來(lái)，優(yōu)先提供利用”。節(jié)能檔案數(shù)字化利用終端的宗旨正是親民、便民、利民，讓利用者方便快捷的自主查詢利用，增強(qiáng)了節(jié)能的全社會(huì)參與度和融入感，是主題資源集中的服務(wù)模式，能夠高度發(fā)揮資源利用效率。

三、條件論證

（一）節(jié)能檔案的數(shù)字化是首要環(huán)節(jié)

目前，節(jié)能電子檔案便于查找、存放靈活、傳輸快捷，已成為節(jié)能部門首選檔案形式，但因節(jié)能檔案利用率普遍不高，節(jié)能數(shù)字檔案的歸檔存在很大的隨意性。因此，節(jié)能檔案數(shù)字化利用終端的拓展，將打破傳統(tǒng)節(jié)能檔案管理的應(yīng)付懈怠狀態(tài)，使節(jié)能數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)向由公眾監(jiān)督，以利用為目的歸檔，從而必須具備規(guī)范性和系統(tǒng)性。數(shù)字化節(jié)能檔案的收集需要節(jié)能主管部門有針對(duì)性地做好節(jié)能數(shù)字化檔案的收集、整理、編選、發(fā)布等工作，定期提供節(jié)能檔案源數(shù)據(jù)，實(shí)行數(shù)據(jù)更新升級(jí)。要從保密安全角度進(jìn)行篩選，從用戶需要方面進(jìn)行分析，區(qū)別輕重緩急、突出節(jié)能宣傳檔案的時(shí)效性、突出節(jié)能技術(shù)檔案的廣泛性、優(yōu)先對(duì)利用者感興趣或急需的檔案進(jìn)行整理、分享。檔案部門和節(jié)能主管部門要共同研究解決檔案集中共享的軟件環(huán)境，可參考政府信息公開模式，做到分別歸檔，統(tǒng)一共享。

（二）各節(jié)能主管部門協(xié)調(diào)整合資源是必要條件

節(jié)能檔案資源是一個(gè)整體，需要各節(jié)能主管部門共同提供，這就需要進(jìn)行資源整合。檔案部門要將節(jié)能檔案管理納入統(tǒng)一管理體系，提供技術(shù)支持和監(jiān)督指導(dǎo)，明確節(jié)能業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，由節(jié)能部門具體實(shí)施。節(jié)能主管部門之間，要增強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，可定期召開檔案協(xié)作會(huì)議，互通有無(wú)，信息互補(bǔ)，為檔案工作的交流學(xué)習(xí)搭建平臺(tái)。

（三）針對(duì)需求開展編研是推進(jìn)手段

節(jié)能檔案數(shù)字化利用終端為利用者與節(jié)能檔案管理人員搭建了交流互動(dòng)平臺(tái)，有助于檔案管理人員摸清利用者的具體需要，了解利用者需解決的具體問(wèn)題和檔案利用的興趣點(diǎn)、時(shí)間點(diǎn)等。以此為基礎(chǔ)，開展好檔案編研工作。例如做好大事記、年鑒、總結(jié)、節(jié)能設(shè)備登記、工作紀(jì)實(shí)、技術(shù)產(chǎn)品圖文集的編寫、節(jié)能數(shù)據(jù)分析、發(fā)展趨勢(shì)預(yù)測(cè)等[1]，滿足利用者多樣化需求，充分發(fā)揮節(jié)能檔案的信息價(jià)值。

（四）提升人員業(yè)務(wù)能力是基本保障

加強(qiáng)培訓(xùn)交流，有效提升檔案人員綜合業(yè)務(wù)能力，是拓展節(jié)能檔案數(shù)字化利用終端的基本保障。一要引入系統(tǒng)化培訓(xùn)。檔案部門要將節(jié)能檔案管理人員納入培訓(xùn)范圍，針對(duì)實(shí)際需要，開展檔案業(yè)務(wù)、信息化業(yè)務(wù)和保密條例的系統(tǒng)化培訓(xùn)。二要增強(qiáng)實(shí)踐操作能力。按照業(yè)務(wù)規(guī)范，結(jié)合節(jié)能工作特點(diǎn)，對(duì)節(jié)能檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行示范性培訓(xùn)，提高人員的實(shí)踐操作能力。三要運(yùn)用動(dòng)態(tài)方式。要組織節(jié)能部門之間橫向和垂直交流、節(jié)能與檔案部門之間的工作研討，讓節(jié)能檔案人員走出去，學(xué)習(xí)借鑒其它部門的經(jīng)驗(yàn)，互動(dòng)互補(bǔ)，不斷完善。

參考文獻(xiàn)

[1]李偉旭.關(guān)于節(jié)能減排檔案正規(guī)化管理和創(chuàng)新實(shí)踐的思考.能源技術(shù)與管理，2016.