高職院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)實困境與對策思考

摘 要：新時代以來，我國高等職業(yè)教育在守正創(chuàng)新中實現(xiàn)了新的歷史跨越，進入提質(zhì)培優(yōu)、增值賦能的新階段，為加快培養(yǎng)新質(zhì)生產(chǎn)力、建設(shè)現(xiàn)代化產(chǎn)業(yè)體系夯實人才支撐是職業(yè)教育面臨的重要使命。學(xué)生學(xué)籍檔案是畢業(yè)生檔案的重要基礎(chǔ)，也是人事檔案形成的前提。多元化辦學(xué)來源、信息化轉(zhuǎn)型需要、服務(wù)需求的提升等因素疊加讓高職院校學(xué)籍檔案管理工作在管理制度、服務(wù)水平和檔案意識上存在諸多現(xiàn)實困境，文章通過分析當(dāng)前困境，給出推動高職院校學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的對策。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案；職業(yè)教育；全鏈條培育；數(shù)字化；標(biāo)準(zhǔn)化；檔案意識

黨的十八大以來，黨中央高度重視推動職業(yè)教育高質(zhì)量發(fā)展。目前，我國已建成世界規(guī)模最大的職業(yè)教育體系，源源不斷地為經(jīng)濟社會發(fā)展提供技術(shù)技能人才[1]。高職院校學(xué)籍檔案是學(xué)校教育培養(yǎng)、管理監(jiān)督、考察評鑒學(xué)生的重要信息資源，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)，它的收集、保管、開發(fā)利用的全過程也是服務(wù)學(xué)校建設(shè)發(fā)展大局、服務(wù)科研教育管理、服務(wù)師生、校友的過程。

1 高職院校學(xué)籍檔案構(gòu)成及管理現(xiàn)狀

1.1 高職院校學(xué)籍檔案的構(gòu)成

學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間形成、反映學(xué)生政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)業(yè)表現(xiàn)、綜合素質(zhì)、家庭狀況及社會關(guān)系等情況的材料。高職院校學(xué)籍檔案工作要堅持依法依規(guī)、科學(xué)管理，服務(wù)廣大學(xué)生，服務(wù)新時代中國特色社會主義事業(yè)[2]。學(xué)校是學(xué)生學(xué)籍檔案工作的責(zé)任主體，通常由學(xué)生工作處統(tǒng)籌管理，由二級院系負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、日常管理和畢業(yè)移交，學(xué)生工作處、教務(wù)處、團委、招生辦、就業(yè)辦及信息中心等有關(guān)部門協(xié)助完成相關(guān)工作。學(xué)籍檔案存于學(xué)校學(xué)籍管理部門，按照載體不同可分為紙質(zhì)檔案和電子檔案，學(xué)籍信息管理系統(tǒng)是電子檔案集成利用的重要平臺，作為學(xué)校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核畢業(yè)資格的依據(jù)。

1.2 高職院校學(xué)籍檔案形成與管理的主要模式

一是管理主體分散。一般高職院校，由學(xué)生處檔案室負(fù)責(zé)組織實施學(xué)生檔案的統(tǒng)籌管理工作，包括新生檔案的接收，并配合有關(guān)部門做好新生資格審查工作；畢業(yè)生檔案材料的收集、審核、歸檔和轉(zhuǎn)遞工作；學(xué)籍變動學(xué)生檔案的調(diào)整和處理；檔案信息化建設(shè)等日常管理工作。在校生檔案的建立、整理和保管由各學(xué)院負(fù)責(zé)，各學(xué)院要積極配合學(xué)生處檔案室工作，共同促進學(xué)生檔案工作的有機銜接和協(xié)同推進。二是形成主體多元。在高職院校，負(fù)責(zé)創(chuàng)建、管理和維護學(xué)生學(xué)籍檔案的責(zé)任不僅集中在單一的部門或個體，還分散在多個主體。負(fù)責(zé)學(xué)生的日常管理和服務(wù)工作的學(xué)生事務(wù)部門，可能涉及學(xué)籍檔案的部分內(nèi)容；輔導(dǎo)員或班主任作為學(xué)生的直接聯(lián)系人，可能參與學(xué)生的日常行為記錄和評價；如果學(xué)生的學(xué)術(shù)成果如論文、設(shè)計作品等被收錄，這些資料也會成為學(xué)籍檔案的一部分；學(xué)生本人也是學(xué)籍檔案的重要參與者，他們需要提供個人信息與學(xué)習(xí)經(jīng)歷等內(nèi)容，并對自己的檔案負(fù)責(zé)。

1.3 做好高職院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)實意義

目前，全國共有高職院校1576所，每年向社會輸送畢業(yè)生500萬人左右，培訓(xùn)上億人次，為國家經(jīng)濟社會發(fā)展提供不可或缺的人力資源支撐。做好高職學(xué)籍檔案管理對于提升教育質(zhì)量、促進學(xué)生全面發(fā)展、促進教育信息化建設(shè)以及提高學(xué)校管理水平等方面具有重要的現(xiàn)實意義。一是保障教育質(zhì)量，促進學(xué)生全面發(fā)展。高職學(xué)籍檔案詳細(xì)記錄了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的各個階段，包括學(xué)習(xí)成績、課程修讀情況和學(xué)籍變動等信息。這些信息有助于教育機構(gòu)評估和改進教學(xué)質(zhì)量，確保學(xué)生接受到高標(biāo)準(zhǔn)的教育。其中包含的學(xué)術(shù)成績、綜合素質(zhì)評價和社會實踐經(jīng)歷等，有助于學(xué)校全面了解學(xué)生的發(fā)展?jié)摿吞亻L，為學(xué)生提供個性化的教育指導(dǎo)和就業(yè)服務(wù)。二是支持學(xué)生就業(yè)和升學(xué)。學(xué)籍檔案中的成績和評價往往是學(xué)生求職和升學(xué)的重要參考依據(jù)，良好的學(xué)籍檔案管理可以確保這些信息的準(zhǔn)確性和可信度，幫助學(xué)生順利地就業(yè)和升學(xué)。三是促進教育信息化建設(shè)，提升學(xué)校管理水平。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高職學(xué)籍檔案管理正向著數(shù)字化和信息化方向轉(zhuǎn)型。這不僅提高了管理效率，還有助于實現(xiàn)教育資源的共享和優(yōu)化配置，推動教育現(xiàn)代化進程。此外，規(guī)范的學(xué)籍檔案管理有助于學(xué)校建立科學(xué)、規(guī)范的管理體系，提高管理效率和透明度，促進學(xué)校管理水平的整體提高。

2 高職院校學(xué)籍檔案工作的現(xiàn)實困境

2.1 檔案管理制度不完善

一是制度更新無法適應(yīng)教育事業(yè)發(fā)展需要。當(dāng)前，多地實施教育改革，試點建設(shè)一批職普課程互選與學(xué)分互認(rèn)，而配套制度仍處于摸索階段，這就讓學(xué)籍檔案管理工作面臨挑戰(zhàn)。二是責(zé)任分配不明確。部分高職院校的檔案管理責(zé)任分配不明確，存檔部門與材料形成部門聯(lián)系不夠緊密，學(xué)校系統(tǒng)眾多，不同類型檔案使用獨立的系統(tǒng)管理，相關(guān)部門之間缺乏有效的協(xié)同和配合，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)疏漏和失誤，缺乏集成性，導(dǎo)致信息孤島。三是管理流程不夠規(guī)范。部分高職院校的學(xué)生檔案管理流程不夠規(guī)范，缺乏明確的管理規(guī)定和流程，導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)混亂，可能導(dǎo)致檔案丟失、錯放或被損毀，在學(xué)生檔案信息的采集工作上不夠全面，重要信息如獎懲情況、家庭情況和學(xué)習(xí)情況等可能遺漏，影響學(xué)生后續(xù)的發(fā)展和管理工作。

2.2 檔案服務(wù)工作不細(xì)致

一是信息化水平不高，降低了查詢利用的體驗感。盡管信息技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理趨向于信息化，但一些高職院校的檔案管理仍停留在傳統(tǒng)的手工管理模式，導(dǎo)致管理效率低，易出錯，特別是查詢量大時，信息不全、處理不及時，導(dǎo)致檔案信息不完善，難以滿足檔案利用的需要。二是檔案收集不全，查詢利用無據(jù)可查。部分高職院校在記錄學(xué)生檔案時，內(nèi)容不夠全面，只包含了學(xué)生的基本信息，而忽略了學(xué)生的學(xué)習(xí)成果、實踐經(jīng)驗和思想品德等重要內(nèi)容，導(dǎo)致檔案的實用性不高。三是技術(shù)設(shè)備缺乏，學(xué)籍檔案開發(fā)力度不足。大部分高職院校對檔案管理的投資不足，現(xiàn)代化科技設(shè)備和檢索軟件的引進利用不足，影響了檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性。對學(xué)籍檔案的開發(fā)和利用仍處于初級水平，缺乏對信息進行深加工。

2.3 檔案管理意識不到位

一是檔案管理不重視。一些高職院校沒有充分認(rèn)識到學(xué)生檔案管理的重要性，認(rèn)為其只是學(xué)校的輔助工作，而非核心業(yè)務(wù)，因而在人力、物力投入上不夠，導(dǎo)致管理工作不到位。二是專業(yè)素養(yǎng)不足。部分高職院校沒有配備專門負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，或者檔案管理人員素質(zhì)不高，缺乏專業(yè)知識和技能，影響檔案管理工作的有效性。三是對信息安全的認(rèn)識不足。學(xué)籍檔案紙質(zhì)版眾多，保存不便、容易損壞，且信息涉及學(xué)生的隱私，安全性是學(xué)籍檔案管理的重要問題。目前高職院校的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)普遍存在安全措施不完善、存在信息被泄露風(fēng)險的情況，對檔案安全認(rèn)識不足，容災(zāi)備份方面工作缺口較大。

3 推動高職院校學(xué)籍檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的對策思考

3.1 建立健全檔案管理制度

3.1.1完善機構(gòu)設(shè)置、細(xì)化職責(zé)分工。堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的檔案工作原則，建立校長領(lǐng)導(dǎo)、分管校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、學(xué)生處檔案室集中管理、各學(xué)院共同配合的學(xué)生檔案工作機制[3]。學(xué)生處檔案室負(fù)責(zé)在校學(xué)生檔案材料的收集、整理及歸檔；在校學(xué)生檔案的查、借、閱；畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞；遺留檔案的管理、查閱、補辦和轉(zhuǎn)遞；為有關(guān)部門提供檔案中記載的學(xué)生情況證明；做好學(xué)生檔案的安全、保密和保管工作；制定和完善學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，做好學(xué)生檔案統(tǒng)計工作；其他有關(guān)學(xué)生檔案管理的事項。二級院系學(xué)生檔案管理工作負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)以及學(xué)院制定的檔案管理規(guī)定，確保學(xué)生檔案工作納入工作計劃、管理制度和有關(guān)人員的職責(zé)范圍；學(xué)院計劃內(nèi)招收的高職新生檔案，各系接收、匯總、整理后按年級、專業(yè)、班級登記造冊，留存歸檔；按照要求做好新生檔案的收集、整理工作；做好學(xué)生檔案平時形成材料的收集、管理和歸檔工作；做好畢業(yè)生材料的收集和移交工作；畢業(yè)生的檔案材料應(yīng)在每年學(xué)生畢業(yè)前兩個月內(nèi)向?qū)W院檔案管理部門移交完畢；協(xié)助解決學(xué)生檔案工作中出現(xiàn)的問題。學(xué)院學(xué)生工作處、教務(wù)處、團委、招生辦和就業(yè)辦等有關(guān)部門的學(xué)生檔案工作職責(zé)包括負(fù)責(zé)檔案袋、學(xué)生獎懲材料、誠信檔案和入學(xué)登記表等紙質(zhì)表格的制作發(fā)放；定期將學(xué)生學(xué)籍變更情況以書面形式提交學(xué)生檔案室。在校內(nèi)跨專業(yè)、跨系轉(zhuǎn)學(xué)的學(xué)生審批表在形成后一個月內(nèi)以書面形式送交檔案室；需要歸檔的獎勵和處分材料在形成后一個月內(nèi)移交檔案室；畢業(yè)生各學(xué)期成績匯總表、實習(xí)鑒定表、就業(yè)通知書和畢業(yè)生轉(zhuǎn)遞檔案單位相關(guān)信息在離校前一個月內(nèi)移交檔案室；如有其他情況，請及時通知檔案管理負(fù)責(zé)人，以便做好畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作。信息部門做好電子檔案建立與網(wǎng)上查詢的協(xié)助工作。

3.1.2強化動態(tài)補充、定期考核檢查。學(xué)校應(yīng)加強對學(xué)生檔案材料收集歸檔工作的檢查，建立定期檔案檢查制度，及時發(fā)現(xiàn)、解決收集歸檔中的問題。將學(xué)生檔案工作列為學(xué)校學(xué)生工作及檔案工作目標(biāo)考核內(nèi)容，并建立考核制度，對表現(xiàn)突出的部門和人員給予表彰獎勵。加強新老檔案員之間的“傳幫帶”，確保學(xué)籍檔案管理工作的延續(xù)性。

3.2 持續(xù)增強信息服務(wù)水平

3.2.1加強信息化建設(shè)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強學(xué)生檔案的信息化建設(shè)，順應(yīng)智能化、信息化時代的潮流，主動對接“智慧校園”工程，利用技術(shù)賦能，構(gòu)建“智慧檔案利用”模式。按照國家有關(guān)要求或相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，把學(xué)生紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成數(shù)字檔案。天津科技大學(xué)上線職業(yè)發(fā)展檔案，學(xué)生通過記錄每一步求職行動將行為成果輸出固定下來，學(xué)校充分利用數(shù)字化平臺，通過構(gòu)建“就業(yè)數(shù)據(jù)倉”，形成學(xué)生就業(yè)畫像和圖譜，有針對性地進行就業(yè)教育、面試輔導(dǎo)和職業(yè)規(guī)劃指導(dǎo)等，讓數(shù)據(jù)寶藏真正成為開展就業(yè)工作的重要工具和平臺。

3.2.2強化開發(fā)利用。開發(fā)學(xué)籍檔案可以延伸檔案的范圍，除了保存價值外，學(xué)籍檔案還具有社會活動參考價值，可以為學(xué)校和社會的教學(xué)活動提供指導(dǎo)。用好畢業(yè)等時間節(jié)點，抓住辦理檔案寄送、返校查閱檔案等契機，在優(yōu)質(zhì)服務(wù)、便利服務(wù)中實現(xiàn)檔案育人。

3.2.3整合信息收集渠道。高職院校應(yīng)建立統(tǒng)一的信息收集平臺，實施電子學(xué)籍檔案管理，將不同渠道的信息匯總到一個網(wǎng)絡(luò)平臺上，以便于數(shù)據(jù)的處理和整合，提高信息收集的便捷性和智能化。重視檔案的規(guī)范化和完整程度，為查詢利用工作提供檔案資源支撐。

3.3 牢固樹立檔案管理意識

3.3.1強化檔案管理理念。高職院校學(xué)籍檔案管理的創(chuàng)新理念涵蓋了檔案信息化、制度化、專業(yè)化、保管利用、內(nèi)容形式規(guī)范和學(xué)生意識培養(yǎng)等方面。將學(xué)籍檔案管理工作從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)模式，更加注重學(xué)生和用人單位的需求，通過提供便捷的檔案查詢、復(fù)印和轉(zhuǎn)遞等服務(wù)，提升學(xué)生滿意度和用人單位的便利性。鼓勵學(xué)校各部門之間及學(xué)校與外部機構(gòu)之間的協(xié)同合作，共同參與學(xué)籍檔案的管理。通過跨部門協(xié)作，可以更全面地記錄學(xué)生的成長軌跡，提高檔案管理的全面性和有效性。

3.3.2建設(shè)檔案人才隊伍。加強對檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)和教育，使他們更好地掌握信息技術(shù)工具的使用方法，提高檔案管理的專業(yè)化水平。同時，通過開展相關(guān)的意識教育，增強全體師生對檔案管理的重視和認(rèn)識，共同維護好學(xué)生檔案的安全和完整。

3.3.3網(wǎng)格化檔案管理。當(dāng)前高職學(xué)籍管理工作缺乏統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范管理，各部門、學(xué)院管理標(biāo)準(zhǔn)不一致導(dǎo)致工作事倍功半。強化網(wǎng)格化管理，各部門按照各自職責(zé)，共同做好學(xué)生檔案內(nèi)容建設(shè)。學(xué)生處檔案室應(yīng)當(dāng)建立聯(lián)系制度，主動收集學(xué)生的檔案材料。對于應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，經(jīng)整理合格后按類別歸檔，并予以登記，登記內(nèi)容主要包括接收材料名稱、接收時間、移送人及接收人等。各二級學(xué)院應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定審核并規(guī)范制作學(xué)生檔案材料，在材料形成后1個月內(nèi)，由學(xué)生處檔案室組織相關(guān)人員對各二級學(xué)院學(xué)生檔案材料進行督查。對于不符合歸檔要求的材料，應(yīng)按照學(xué)生處檔案室的要求重新制作，補辦手續(xù)，為學(xué)生畢業(yè)時具備完整、準(zhǔn)確的畢業(yè)生檔案打好基礎(chǔ)。

結(jié)語

發(fā)展職業(yè)教育，既是回應(yīng)廣大人民群眾對高質(zhì)量教育的需求，又旨在滿足經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展對高技能人才的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理是高職教育的重要組成部分，它涉及學(xué)生的個人信息記錄、學(xué)業(yè)進展跟蹤以及未來就業(yè)服務(wù)的多個方面。當(dāng)前高職院校在學(xué)籍檔案管理上面臨著一系列的問題和挑戰(zhàn)。高職院校學(xué)籍檔案管理需要在提高意識、完善制度、規(guī)范流程和加快信息化建設(shè)等方面改進。通過實施上述對策，可以有效提升高職院校學(xué)籍檔案管理的水平，為學(xué)生的全面發(fā)展和“雙高”建設(shè)提供堅實支撐。

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