ORTCC模型應(yīng)用下的人事檔案精細(xì)化管理路徑研究

摘 要：近年來，國家加大了醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展取得顯著成果。在醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展壯大的過程中，產(chǎn)生了大量、不同類型的人事檔案，利用先進(jìn)的管理理念，助力人事檔案管理提檔升級具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。本文以O(shè)RTCC模型應(yīng)用為例，從醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理目標(biāo)、規(guī)則、訓(xùn)練、考核和文化等五個方面，探討了醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的具體內(nèi)容和實(shí)施措施，豐富了醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理理論，為醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)了醫(yī)院人力資源優(yōu)化配置，保障了職工權(quán)益，推動進(jìn)醫(yī)院管理水平邁向新臺階。

關(guān)鍵詞：ORTCC模型；人事檔案；精細(xì)化管理

概述

2023年7月，國家衛(wèi)生健康、人社部、國家醫(yī)保局、財(cái)政部、國家發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)《深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革2023年下半年重點(diǎn)工作任務(wù)》，包括“發(fā)展壯大醫(yī)療衛(wèi)生隊(duì)伍”在內(nèi)共6個方面20條具體任務(wù)。以《任務(wù)》為指導(dǎo)，為更好推進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，精細(xì)化管理成為推動各項(xiàng)改革取得實(shí)效的重要手段。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，作為醫(yī)院人事管理的重要組成部分的人事檔案，迫切需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的粗放式管理模式，將精細(xì)化管理貫穿于人事檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，切實(shí)提升人事檔案管理質(zhì)量和效率。

南昌大學(xué)第一附屬醫(yī)院成立于1939年，是集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健、康養(yǎng)于一體的三甲醫(yī)院，擁有12個國家臨床重點(diǎn)?？啤?6個省臨床重點(diǎn)?？啤?8個省醫(yī)學(xué)領(lǐng)先學(xué)科?，F(xiàn)有醫(yī)療衛(wèi)生職工7100余人，其中高級職稱956人，博士766人，國家級人才6人。醫(yī)療技術(shù)服務(wù)推廣覆蓋全國26個省/直轄市200余家醫(yī)療機(jī)構(gòu)。為助力做好醫(yī)院改革需要，推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展，醫(yī)院先后出臺了《南昌大學(xué)第一附屬醫(yī)院人事異動管理辦法》《高層次人才引進(jìn)辦法》《編外人員招聘規(guī)定》等，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供了豐富的人才支撐和保障。在此過程中，產(chǎn)生了大量、不同類型的人事檔案，積極研究人事檔案精細(xì)化管理路徑和方法，有利于醫(yī)院人力資源優(yōu)化配置、保障職工權(quán)益、促進(jìn)醫(yī)院管理水平邁上新臺階。

精細(xì)化管理需要建立一套完整、科學(xué)的管理體系，既要有精細(xì)化管理目標(biāo)，也要有精細(xì)化管理規(guī)則，還要有精細(xì)化管理的結(jié)果考核，并最終形成精細(xì)化管理文化。ORTCC模型由Objective（目標(biāo)）、Rules（規(guī)則）、Training（訓(xùn)練）、Check（考核）、Culture（文化）五個部分組成。ORTCC模型是精細(xì)化管理的基礎(chǔ)和核心，涵蓋了各環(huán)節(jié)管理要素，五個方面缺一不可，彼此關(guān)聯(lián)、互相促進(jìn)，構(gòu)成一個完整系統(tǒng)，為實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理提供科學(xué)的方法和工具。ORTCC模型被廣泛應(yīng)用于醫(yī)療、教育、文化、服務(wù)、檔案等各個行業(yè)領(lǐng)域，有力促進(jìn)了行業(yè)管理水平。本文基于ORTCC模型理論，探討該模型應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理內(nèi)容、方法及路徑，具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

1.路徑一 目標(biāo)（Objective）：確立醫(yī)院人事檔案管理目標(biāo)

醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理，首要是制定明確、具體、可衡量的目標(biāo)，以便人事檔案管理工作有的放矢。目標(biāo)管理強(qiáng)調(diào)“激發(fā)職工對工作的熱情，自覺提高和發(fā)揮自己的才干，積極努力按照工作目標(biāo)做好本職工作。相互協(xié)調(diào)配合為目標(biāo)的完成貢獻(xiàn)力量”[1]。一是目標(biāo)要求。確立人事檔案管理目標(biāo)，能夠讓職工為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)而共同奮斗。因此，人事檔案管理目標(biāo)的確立應(yīng)滿足民主性、激勵性、考核性要求。所謂民主性，就是人事檔案管理部門內(nèi)部、部門與檔案材料形成部門、經(jīng)常查檔的部門之間充分溝通，聽取意見建議，使形成的目標(biāo)成為全院共同的目標(biāo)，增強(qiáng)自覺實(shí)現(xiàn)人事檔案管理目標(biāo)責(zé)任感與使命感。激勵性就是要求人事檔案管理目標(biāo)的制定高度、難度、復(fù)雜程度要適中，能夠在目標(biāo)實(shí)現(xiàn)中激發(fā)內(nèi)生動力。所謂考核性，就是要求人事檔案目標(biāo)的設(shè)定具有可量化的指標(biāo)，如人事檔案歸檔率、人事檔案數(shù)字化“四性”達(dá)標(biāo)率。二是具體目標(biāo)。根據(jù)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《中華人民共和國檔案法》《關(guān)于深化衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員職稱制度改革的指導(dǎo)意見》等文件精神以及醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展實(shí)際需要，將新時代醫(yī)院人事檔案管理的目標(biāo)定位為三個層級：第一層級目標(biāo)是嚴(yán)格《干部人事檔案工作條例》，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。第二層級目標(biāo)是發(fā)揮人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化醫(yī)療隊(duì)伍中的重要作用。第三層級目標(biāo)是為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供可堪重任的專業(yè)衛(wèi)生及行政管理人才支撐。三是目標(biāo)實(shí)施。人事檔案管理目標(biāo)一經(jīng)確定和分解，就要圍繞目標(biāo)、賦予的責(zé)任、授予的權(quán)力，尋找適宜的實(shí)施路徑。具體來說，就是要嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案管理各項(xiàng)法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和要求，并在實(shí)施過程中不斷進(jìn)行檢查與控制，借助5W1H理論，圍繞第一層級目標(biāo)把好人事檔案材料入口關(guān)、內(nèi)容審核關(guān)、利用安全關(guān)等。

2.路徑二 規(guī)則（Rules）：健全醫(yī)院人事檔案管理規(guī)則

醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理，要求醫(yī)院制定完善、細(xì)致且可操作性的人事檔案管理制度、流程，確保人事檔案管理各項(xiàng)工作規(guī)范、有序、高效開展。實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的重要手段是訂立制度、明確職責(zé)、規(guī)范流程[2]。具體來說，既要制定人事檔案管理崗位制度，也要制定人事檔案管理法規(guī)性制度。首先是壓實(shí)責(zé)任。醫(yī)院高度重視人事檔案精細(xì)化管理工作，成立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，研究制定人事檔案管理方案以及人事檔案管理規(guī)章制度。其次是完善制度。主要是完善檔案管理崗位制度和人事檔案管理法規(guī)制度。前者主要有《人事檔案管理人員職責(zé)》《檔案庫房管理制度》《人事檔案安全保密制度》等。后者主要有《人事檔案材料收集制度》《人事檔案材料收集補(bǔ)充制度》《人事檔案材料鑒別歸檔整理制度》《人事檔案轉(zhuǎn)遞制度》《人事檔案查（借）閱制度》等，這些規(guī)章制度使人事檔案管理崗位及具體業(yè)務(wù)管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。再次是制度落實(shí)。根據(jù)已經(jīng)出臺的各項(xiàng)規(guī)章和要求，把制度內(nèi)容轉(zhuǎn)化為精細(xì)化管理的具體實(shí)踐。例如，人事檔案精細(xì)化轉(zhuǎn)遞工作。醫(yī)院會有一部分人因各種原因離職，離職時就需要解決好人事檔案轉(zhuǎn)遞。為做好精細(xì)化轉(zhuǎn)遞，應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)《人事檔案轉(zhuǎn)遞制度》，人事檔案轉(zhuǎn)遞要求“內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、材料齊全完整”，并在“2個月內(nèi)完成轉(zhuǎn)遞”，轉(zhuǎn)遞渠道應(yīng)選擇“機(jī)要交通”或“專人送取”等形式，堅(jiān)持檔隨人走，嚴(yán)禁人檔分離，轉(zhuǎn)遞逾期1個月未收到回執(zhí)應(yīng)主動發(fā)函或電話詢問，防止丟失。

3.路徑三 訓(xùn)練（Training）：加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理培訓(xùn)

醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理，需要組織醫(yī)院職工開展人事檔案業(yè)務(wù)知識尤其是相關(guān)管理規(guī)章制度的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)人事檔案業(yè)務(wù)知識方面的培訓(xùn)和教育，提高職工尤其是檔案管理人員熟練掌握人事檔案管理知識技能，更好地勝任本職工作。一般選擇業(yè)務(wù)培訓(xùn)會、新入職業(yè)務(wù)培訓(xùn)或檔案宣傳月、歸檔月組織開展，精心備課，選擇專家授課。首先是明確人事檔案精細(xì)化內(nèi)涵。通過培訓(xùn)，讓參加培訓(xùn)的檔案工作者或其他人員明白人事檔案精細(xì)化的內(nèi)涵以及精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)的精細(xì)化管理特征，對人事檔案精細(xì)化管理有初步的了解。其次是認(rèn)識人事檔案精細(xì)化的意義。通過業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，尤其是規(guī)章制度等業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，明白精細(xì)化管理在人事檔案管理中的重大意義，增強(qiáng)自覺執(zhí)行精細(xì)化管理的思想自覺和行動自覺。再次是掌握人事檔案精細(xì)化內(nèi)容。通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)要讓參訓(xùn)人員尤其是人事檔案工作人員掌握人事檔案精細(xì)化管理的內(nèi)容：人事檔案精細(xì)化操作、控制、核算、分析和規(guī)劃。做到人事檔案收集、歸檔、轉(zhuǎn)遞每一個行為都有規(guī)范、要求；按計(jì)劃、審核、執(zhí)行和回顧控制人事檔案管理中每一個業(yè)務(wù)流程；核算人事檔案管理?xiàng)l件及承擔(dān)的任務(wù)，選擇最優(yōu)方案；利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、人事檔案管理軟件等現(xiàn)代化手段，精細(xì)分析人事檔案管理存在的問題，及時予以糾正；并針對醫(yī)院發(fā)展及人事狀況，做好精細(xì)規(guī)劃，最終的目標(biāo)就是要達(dá)到人事檔案管理組織專業(yè)化、方式標(biāo)準(zhǔn)化、管理制度化、人員職業(yè)化，將傳統(tǒng)的“粗放式”人事檔案管理進(jìn)行精耕細(xì)作，達(dá)到“精細(xì)化”。最后是執(zhí)行人事檔案精細(xì)化制度。通過人事檔案精細(xì)化業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，讓參訓(xùn)人員切實(shí)增強(qiáng)細(xì)節(jié)、服務(wù)、規(guī)則和系統(tǒng)意識，并立足人事檔案管理專業(yè)、精細(xì)化量化兩大基礎(chǔ)，落實(shí)人事檔案管理崗位制度和法規(guī)制度。

4.路徑四 考核（Check）：嚴(yán)格醫(yī)院人事檔案管理考核

醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理還要求醫(yī)院圍繞人事檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)建立起一套科學(xué)、合理的檢查、考核體系，以考核結(jié)果檢驗(yàn)工作成效，確保人事檔案管理內(nèi)容和要求按時、按質(zhì)、按量完成，并在考核中及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理目標(biāo)。醫(yī)院人事檔案管理部門要從醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略出發(fā)建立部門級、崗位級KPI指標(biāo)（關(guān)鍵績效指標(biāo)），具體流程如圖1。

首先是將醫(yī)院人事檔案管理作為醫(yī)院績效指標(biāo)，對人事檔案管理情況進(jìn)行考核；其次是將人事檔案歸檔完整性、及時性作為考核指標(biāo)，納入部門或科室考核細(xì)則，按年度或季度進(jìn)行考核。再次是把人事檔案資料收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞、著錄、統(tǒng)計(jì)、銷毀等是否滿足人事檔案管理要求作為檔案室考核指標(biāo)，按月或季進(jìn)行考核，通過不同類型、層級的考核，確保人事檔案管理精細(xì)化規(guī)范有序，各項(xiàng)要求落到實(shí)處[3]。最后，還要持續(xù)加強(qiáng)內(nèi)部管控。例如，設(shè)定檔案室履職、服務(wù)、安全等關(guān)鍵績效指標(biāo)（見表1），對人事檔案管理全流程進(jìn)行定量與定性相結(jié)合的精細(xì)化考核，根據(jù)考核情況及時提出修正意見，并把問題反饋，做到舉一反三，持續(xù)改進(jìn)，防止類似問題再次發(fā)生。還要把人事檔案管理績效的具體指標(biāo)精細(xì)化分解至人事檔案管理各崗位，把人事檔案工作全過程、各環(huán)節(jié)納入考核內(nèi)容，按月、季、半年、年度進(jìn)行考核，考核結(jié)果與部門、處室及個人績效獎懲掛鉤，從而使醫(yī)院戰(zhàn)略指標(biāo)KPI與部門或科室KPI、個人KPI實(shí)行“三聯(lián)掛”，促進(jìn)人事檔案精細(xì)化管理各項(xiàng)要求落到實(shí)處。

醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理還要求醫(yī)院樹立良好的管理、服務(wù)文化，增強(qiáng)職工責(zé)任意識和質(zhì)量意識，形成遵守人事檔案管理的濃厚氛圍。在整個ORTCC管理體系中，塑造文化體系是支撐，是一種隱性規(guī)則[4]，它與顯性規(guī)則（管理規(guī)則）相配合，從而提高整體管理水平[5]。人事檔案是人力資源管理過程中產(chǎn)生的，不僅蘊(yùn)含著豐富的人力資源信息，也展現(xiàn)了人力資源管理方式方法，是醫(yī)院集體智慧的結(jié)晶，也是一筆寶貴的精神財(cái)富，是重要的文化資源。因此，要把人事檔案管理看作是醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的一項(xiàng)軟實(shí)力，并建立相應(yīng)的考核硬性指標(biāo)，要高度注重醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理文化建設(shè)，將人事檔案管理文化作為醫(yī)院文化的重要組成部分[6]。具體來說，包括人事檔案管理制度文化、精神文化、物質(zhì)文化、行為文化。制度文化讓職工了解醫(yī)院包括人事檔案管理在內(nèi)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)均照章辦事，依法依規(guī)執(zhí)行?？偨Y(jié)宣傳和推廣人事檔案管理工作人員執(zhí)著敬業(yè)、甘于平凡的奉獻(xiàn)精神，凝練為全院的精神文化內(nèi)涵。人事檔案管理的重要設(shè)施設(shè)備的變遷展現(xiàn)了醫(yī)院篳路藍(lán)縷的發(fā)展歷程，也是醫(yī)院文化的重要組成部分。此外，嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致等行為特質(zhì)也是學(xué)習(xí)的重要內(nèi)容。總之，通過文化的塑造，尤其是精細(xì)化管理文化的塑造，使全院職工重視人事檔案管理工作，并把支持和落實(shí)人事檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度內(nèi)化為思想自覺、外化為行為自覺[7]。

結(jié)語

精細(xì)化管理是一種過程質(zhì)量控制和改善的管理技術(shù)、哲學(xué)、系統(tǒng)、工具，通過管理規(guī)則的系統(tǒng)化、精細(xì)化，使組織管理各單位精確、協(xié)同和高效運(yùn)行[8]。綜上，在新一輪深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的背景下，傳統(tǒng)人事檔案管理工作面臨諸多挑戰(zhàn)，需要與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變理念，從現(xiàn)代管理學(xué)中汲取營養(yǎng)，運(yùn)用精細(xì)化管理創(chuàng)新提升人事檔案管理工作效率，不斷推動公立醫(yī)院高效運(yùn)行，助力高質(zhì)量發(fā)展，確保為老百姓提供優(yōu)質(zhì)高效的醫(yī)療服務(wù)，使人民群眾在醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革中獲得更多紅利。

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作者簡介：劉苡（1975—），女，大專學(xué)歷，南昌大學(xué)第一附屬醫(yī)院館員。主要從事干部人事檔案管理、檔案管理研究。