人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的重要作用

謝曉琳

摘 要：本文通過概述人事檔案管理與醫(yī)院人力資源管理的關(guān)系，闡述了人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的重要作用，指出了醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題，并就如何加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理提出對策和建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;人力資源管理;醫(yī)院;作用

醫(yī)院科技人員密集、業(yè)務(wù)專業(yè)性強(qiáng)，人事檔案管理具有特殊性。人事檔案管理的好壞決定了人力資源的開發(fā)和使用的效率。人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，積極拓展服務(wù)職能，為識別人才、選拔人才、使用人才提供重要的依據(jù)，為人力資源開發(fā)、使用提供保障。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，有利于科學(xué)、合理管理醫(yī)務(wù)人員，發(fā)揮他們的積極性，提高醫(yī)療質(zhì)量和服務(wù)水平。人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，做好醫(yī)院人事檔案管理工作，對有效推進(jìn)醫(yī)院人力資源管理至關(guān)重要。

1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 材料信息缺乏

有些人事檔案缺失必要信息，如簡歷、學(xué)籍檔案、職稱文件、工資表等材料，或者缺少出生年月、畢業(yè)時(shí)間、工作時(shí)間、入學(xué)、入黨記錄等信息。這是因?yàn)橐恍┽t(yī)務(wù)人員對人事檔案了解不夠[1 ]，在申請過程中只填寫了簡歷，其他則由工作人員填寫。醫(yī)院的中心工作是臨床醫(yī)療工作，是為患者提供優(yōu)質(zhì)、安全的醫(yī)療服務(wù)，在醫(yī)院管理中，一些醫(yī)院存在側(cè)重臨床醫(yī)療業(yè)務(wù)，輕視人事檔案管理的現(xiàn)象，致使人事檔案管理在人力、物力、財(cái)力等方面受到限制，缺乏適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的設(shè)備和先進(jìn)的管理手段，影響檔案管理的發(fā)展。一些人事檔案管理也存在重管理，輕利用的現(xiàn)象，認(rèn)為只要保管好檔案，不丟失、損壞，能提供一些基本信息查詢就可以了，沒有意識到人事檔案管理的最終目的是為醫(yī)院的管理服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。一些醫(yī)務(wù)人員的檔案意識淡薄，不了解檔案的重要價(jià)值，甚至有一些職員將一些重要的檔案數(shù)據(jù)存儲在自己手中或隨意丟棄，導(dǎo)致檔案資料缺失、類別不全，致使檔案不能全面反映個(gè)人成長的客觀情況。

1.2 管理方式單一

有些醫(yī)院的人事檔案只是按照統(tǒng)一的分類和保存方式進(jìn)行管理的。對綜合性的人事檔案[2 ]，數(shù)據(jù)沒有提及個(gè)人能力和特征，無法對相關(guān)人員進(jìn)行全面評估，不能滿足人才分類管理的需求和人事工作的要求。醫(yī)院檔案管理不到位，信息資源無法有效利用。沒有統(tǒng)一使用人事文件的現(xiàn)代管理，許多內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)不一致，下載數(shù)據(jù)和軟件不兼容，信息資源無法使用。

1.3 檔案利用率低

人事檔案的保存只是人事檔案管理的一種手段，而不是目的。醫(yī)院人事檔案管理的目的是為管理者識別人才、選拔人才、使用人才提供重要的依據(jù)，為人力資源開發(fā)、使用提供保障。但在實(shí)際工作中，有些醫(yī)院對人事檔案管理重視度低，管理目的尚不明確，人員檔案利用范圍狹窄，大多數(shù)檔案僅具有保存價(jià)值[3 ]，不能很好地發(fā)揮檔案信息對人力資源管理的作用，不利于科學(xué)、合理管理醫(yī)務(wù)人員。

1.4 信息更新遲緩

研究學(xué)者莊惠嫻表示[4 ]，有些醫(yī)院的個(gè)人人事檔案沒有及時(shí)更新。醫(yī)務(wù)人員檔案信息的收集、更新與醫(yī)院選拔管理人才有著密切的關(guān)聯(lián)，如果醫(yī)務(wù)人員個(gè)人檔案資料不全，就不能為管理者識別人才、選拔人才、使用人才提供有力的依據(jù)，不利于醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)，不利于發(fā)揮醫(yī)務(wù)人員的工作積極性，不利于促進(jìn)醫(yī)療工作的有序、健康發(fā)展。

1.5 重視程度較低

目前，一些醫(yī)院對人事檔案管理的重視不夠，對人事檔案管理在人力資源管理中的重要性認(rèn)識不足，一些醫(yī)院在人事檔案管理方面投入的人力和財(cái)力較少，缺乏專業(yè)的人力資源管理設(shè)備和團(tuán)隊(duì)。

1.6 人員配置缺乏

人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)的、政治性強(qiáng)的、高度保密的工作，人事檔案文件應(yīng)分開管理和保存。醫(yī)院人事管理工作量大，但人事管理工作人員不足，且大多是人事科工作人員兼職，沒有人事檔案管理專職人員。這些人事檔案管理人員缺乏專業(yè)知識、對檔案的重要性，檔案的管理、收集、整理、歸檔、裝訂等缺乏了解，嚴(yán)重影響了人事檔案管理水平。

1.7 信息化程度低

隨著科技手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)得到了進(jìn)一步推廣，信息化水平不斷提高。但是，一些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有得到充分的開發(fā)和利用，信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用還不夠廣泛，不利于提高人事檔案管理的效率，從而造成資源的一些浪費(fèi)。具體體現(xiàn)在人事檔案資料基本上是人工操作，浪費(fèi)人力、物力。此外，手工處理的檔案材料不易檢索和使用，容易受到人為破壞，也不利于科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的管理。

2 人事檔案管理與人力資源管理的概念

2.1 人事檔案管理的概念

人事檔案是指在一個(gè)組織中，通過對個(gè)人基本信息的近距離記錄而形成的書面、圖形等形式的歷史記錄。基本信息不僅包括姓名、性別、民族、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等信息[5 ]，還包括工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲等信息。人事檔案管理，是開展人事檔案管理活動的總稱，是人力資源管理的重要組成部分。

2.2 人力資源管理概念

研究學(xué)者杜彥表示[6 ]，人力資源管理，是指為科學(xué)分配和整合人力資源而進(jìn)行的多種管理工作，它的總稱是與人力資源有關(guān)的各種管理行為。

醫(yī)院人力資源管理在醫(yī)療技術(shù)和財(cái)務(wù)管理方面都與管理密切相關(guān)。因此，以醫(yī)療技術(shù)為基礎(chǔ)的服務(wù)建設(shè)理念是醫(yī)院人力資源管理的重要理念。醫(yī)院人力資源管理的核心任務(wù)是大力發(fā)展公共服務(wù)。醫(yī)院人力資源管理從人員選拔到留任[7 ]，必須以人為本，以醫(yī)院共同發(fā)展為前提。醫(yī)院人力資源管理必須為醫(yī)院的發(fā)展和人民群眾的醫(yī)療服務(wù)做出寶貴貢獻(xiàn)。統(tǒng)一整合醫(yī)院人力資源管理與社會服務(wù)效果。

2.3 兩者之間的關(guān)系

以人為本是發(fā)展的核心，人力資源管理的重點(diǎn)是人的管理，不僅要尊重員工，更要重視員工，實(shí)現(xiàn)員工的個(gè)性化管理。在這一管理過程中，有一個(gè)準(zhǔn)確記錄基本信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績等的個(gè)人檔案是非常重要的。人力資源管理與人事檔案管理之間存在著非常密切的相互促進(jìn)的關(guān)系，人力資源優(yōu)化必須以全面的信息為基礎(chǔ)，把人事檔案作為發(fā)展的重要依據(jù)，從而識別、拔除優(yōu)秀人才。

3 人力資源對醫(yī)院發(fā)展的作用

3.1 人力資源管理促進(jìn)醫(yī)院日常業(yè)務(wù)活動的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性

病人一進(jìn)醫(yī)院，醫(yī)患關(guān)系就被建立起來，醫(yī)患關(guān)系管理是醫(yī)院運(yùn)行的主要工作。醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的日常工作由人力資源部門管理和約束。醫(yī)務(wù)人員入職后，應(yīng)建立個(gè)人檔案，并根據(jù)醫(yī)院的人員需求分配工作崗位。醫(yī)院把人力資源管理放在首位，這正是因?yàn)槿嗽卺t(yī)院里扮演著主要角色。人的素質(zhì)決定著醫(yī)院各科室之間的管理關(guān)系[8 ]。醫(yī)院的大部分日常工作都是嚴(yán)格科學(xué)的，這就要求每個(gè)員工都要有專業(yè)的知識和技術(shù)技能，以滿足醫(yī)院不同的臨床的需求。人力資源管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和方向性，對保證醫(yī)院基本業(yè)務(wù)的規(guī)范性具有重要意義。

3.2 人力資源管理加快了醫(yī)院體制改革的步伐

隨著我國衛(wèi)生體制改革的不斷深化，醫(yī)院管理模式也在不斷更新，特別是在用人方面有了更大的自主權(quán)。醫(yī)院在制度建設(shè)、人員的任免、人員的構(gòu)成和薪酬管理等方面都需要自主制定相應(yīng)的政策措施，不斷嘗試將現(xiàn)有的人力資源進(jìn)行全面整合。作為衛(wèi)生系統(tǒng)改革的先鋒，人力資源的作用是顯而易見的。優(yōu)化人力資源管理可以提高醫(yī)院體制改革的水平，平衡醫(yī)院資源關(guān)系[9 ]，為衛(wèi)生體制改革提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。

3.3 人力資源管理可以加強(qiáng)醫(yī)院衛(wèi)生服務(wù)的職能

公共衛(wèi)生服務(wù)是國家生存和發(fā)展的保障，我國現(xiàn)階段的社會發(fā)展需要一個(gè)完整的公共衛(wèi)生服務(wù)職能體系。作為一個(gè)發(fā)展中國家，我國的醫(yī)療服務(wù)水平還處于初級階段，人們對醫(yī)療服務(wù)的需求非常廣泛。衛(wèi)生保健水平在很大程度上決定著經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展水平。醫(yī)院人力資源管理的重要性在于從根本上保證醫(yī)療水平的進(jìn)步。通過調(diào)整和提高人才素質(zhì)，使醫(yī)院從根本上成為為人民服務(wù)的社會基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)[10 ]。

4 如何加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理

4.1 完善醫(yī)院人事檔案信息

創(chuàng)建、完善和利用好醫(yī)院人才績效檔案，科學(xué)管理好醫(yī)院人才，對合理配置人力資源具有重要作用。相關(guān)工作人員應(yīng)在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一安排下與醫(yī)務(wù)科等職能部門協(xié)作[11 ]，及時(shí)利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)建立動態(tài)檔案數(shù)據(jù)庫，提高醫(yī)院對于相關(guān)信息的檢索水平，加強(qiáng)人力資源合理配置。它可以促進(jìn)人才在科室、學(xué)科之間的合理有序流動，合理配置人力資源，促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展。

4.2 提升人事檔案信息速度

研究學(xué)者馮葉露表示[12 ]，在以前的工作中，人事檔案的管理過于注重保密性。應(yīng)在不危及個(gè)人隱私的情況下，提高其公開性，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤和歪曲的信息。如果本人或他人發(fā)現(xiàn)信息有誤，可向有關(guān)部門反映，并提供線索，以獲得正確的信息;如對考核、獎(jiǎng)懲等信息有異議，可及時(shí)向有關(guān)部門申請更正。此外，還需要明確歸檔范圍，確保個(gè)人記錄的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和獨(dú)創(chuàng)性。

4.3 提高檔案管理人員素質(zhì)

目前，人事檔案管理崗位的管理人員大多是轉(zhuǎn)行或兼職的“專業(yè)人員”，知識結(jié)構(gòu)不完備，對醫(yī)院管理工作不熟悉。他們只能處理簡單的收集和裝訂任務(wù)，無法管理新時(shí)期的檔案。

檔案管理人員的素質(zhì)高低直接影響著醫(yī)院工作人員的工作行為，甚至影響著醫(yī)院的發(fā)展。因此，必須按規(guī)定配備專職檔案管理人員，此外，必須是從事人事檔案管理的專業(yè)技術(shù)的人。必須確立檔案員崗位職責(zé)[13 ]，通過舉辦檔案工作者培訓(xùn)班，提高檔案工作者的業(yè)務(wù)水平，助其不斷更新知識，掌握人事檔案管理的科學(xué)操作方法和技術(shù)，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的人事檔案專業(yè)人員和管理人員，注重工資待遇，關(guān)心他們的培訓(xùn)和成長，更好地為醫(yī)院人事檔案管理工作服務(wù)。

4.4 加強(qiáng)人事檔案管理建設(shè)

人事檔案是人才的信息資源。人事檔案管理是合理利用各種資源，使其發(fā)揮最大的作用。要運(yùn)用先進(jìn)的科技手段，提高工作效率，延長人事檔案的使用壽命。人事檔案管理現(xiàn)代化是人事檔案為人事工作服務(wù)的需要，是人事改革和發(fā)展的需要，是醫(yī)院日益增長的檔案信息需求的客觀要求。這就要求醫(yī)院人事檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳遞人事信息，提高人事信息管理的及時(shí)性。為了有效運(yùn)作，需要掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)。檔案文件將通過相應(yīng)的技術(shù)傳送到計(jì)算機(jī)，以輔助人事檔案管理。如有必要，可通過屏幕查看相關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，為醫(yī)院提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，不僅實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，而且提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量。隨著檔案管理水平的不斷提高，檔案管理工作將更加科學(xué)、高效，達(dá)到一個(gè)新的水平。

5 小結(jié)與展望

總之，在此基礎(chǔ)上，人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，可以為醫(yī)院人力資源管理到人力資源的優(yōu)化配置，提供科學(xué)的綜合信息基礎(chǔ)，幫助醫(yī)院進(jìn)行人才考核，實(shí)現(xiàn)對勞動力需求的預(yù)測，提高醫(yī)院人力資源效率，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展。人事檔案管理在人力資源管理中起著重要作用，然而，在醫(yī)院人事檔案管理的實(shí)際過程中，面臨著人事檔案丟失、人員檔案造假、檔案不全、檔案管理手段落后等問題[14-15 ]。醫(yī)院應(yīng)通過加強(qiáng)人事檔案管理，健全人事檔案管理體系，豐富和完善人事檔案，建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，在人力資源管理中進(jìn)行人事檔案管理，有效促進(jìn)人力資源管理健康持續(xù)發(fā)展，為醫(yī)院更好更快的發(fā)展提供源源不斷的優(yōu)秀人才。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭邈.新醫(yī)改視域下以干部人事檔案信息化促進(jìn)醫(yī)院人力資源配置精細(xì)化[J].天津科技，2021，48（10）：11—13.

[2]趙亞芳.人力資源管理視角下醫(yī)院人事檔案信息的開發(fā)利用[J].人才資源開發(fā)，2021（19）：35—36.

[3]魏耀岐.人力資源管理理念的改革與創(chuàng)新——以醫(yī)院人事管理為例[J].黑龍江人力資源和社會保障，2021（12）：79—81.

[4]莊惠嫻.有關(guān)人力資源管理理念在醫(yī)院人事管理中的價(jià)值探析[J].商訊，2021（12）：195—196.

[5]常起，陳芳芳，孟君，吳樹運(yùn).醫(yī)院人事檔案管理對人力資源開發(fā)利用及醫(yī)院管理的作用[J].蘭臺內(nèi)外，2021（09）：66—67.

[6]杜彥.醫(yī)院人事檔案在人力資源和經(jīng)營管理中的意義與開發(fā)實(shí)踐[J].人才資源開發(fā)，2020（21）：25—26.

[7]張穎.淺談干部人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的現(xiàn)狀和對策[J].經(jīng)濟(jì)師，2020（11）：261+278.

[8]陳文烽.試論如何發(fā)揮人事檔案工作在醫(yī)院人力資源管理中的應(yīng)用價(jià)值[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（11）：139.

[9]馮小燕.論如何發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理的作用[J].蘭臺內(nèi)外2019，（11）：15—16.

[10]崔雨晴.淺析醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用[J].人才資源開發(fā)，2018（12）：26—27.

[11]梁燕.醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用研究[J].財(cái)經(jīng)界，2020（04）：251.

[12]馮葉露，趙高輝.現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生體系下人力資源管理制度研究——以浙江省省級公立醫(yī)院的人事服務(wù)外包為例[J].東華大學(xué)學(xué)報(bào)（社會科學(xué)版），2019，19（03）：334—339.

[13]張杰.做好干部人事檔案審核對醫(yī)院人力資源的促進(jìn)作用[J].蘭臺內(nèi)外，2019（22）：67—68.

[14]岳靖凱.基于運(yùn)營管理數(shù)據(jù)中心的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用[D].華中科技大學(xué)，2018.

[15]林麗.基于人事檔案信息化的醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)踐價(jià)值[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2018，9（08）：9—11.

（作者單位：靈山縣人民醫(yī)院）