流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)研究

摘 ?要：2021年12月，《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》 的頒布和實(shí)施，進(jìn)一步詳細(xì)規(guī)定了流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)涵、主體、管理服務(wù)機(jī)構(gòu)及職責(zé)、日常管理內(nèi)容，以及接收、轉(zhuǎn)遞和服務(wù)利用等，為新時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)提供了根本遵循，有力促進(jìn)了就業(yè)大局穩(wěn)定和人力資源順暢流動(dòng)配置。本文分析了 《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》 實(shí)施以來，流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)取得的成績(jī)，以及新出臺(tái)的 《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》 實(shí)施原則，及其與 《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》 相比，存在的新特征，并就落實(shí)新的流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定提出了相應(yīng)的對(duì)策措施，為做好新時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)提供有益探索。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員;人事檔案;檔案管理;檔案服務(wù)

概述

截至2021年底，全國(guó)共有各類人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)5.91 萬家，較2020年增加了1.33萬家，人力資源服務(wù)業(yè)從業(yè)人數(shù)103.15萬人，為用人單位提供服務(wù)次數(shù)為5099萬家次，較2020年增加116萬家次，管理流動(dòng)人員人事檔案9584.02 萬份。人力資源服務(wù)業(yè)為流動(dòng)人員提供招聘信息、高端人才引進(jìn)、人事檔案管理等服務(wù)。為進(jìn)一步規(guī)范流動(dòng)人員人事檔案管理，提升流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)水平，促進(jìn)人才資源順暢有序流動(dòng)，2021年12月29日，中組部、人社部、財(cái)政部、國(guó)家郵政局和國(guó)家檔案局根據(jù) 《檔案法》《干部人事檔案工作條例》 《人力資源市場(chǎng)暫行條例》 等，聯(lián)合印發(fā)了 《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）。 《規(guī)定》 詳細(xì)規(guī)定了流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)涵、主體、管理服務(wù)機(jī)構(gòu)及職責(zé)、日常管理內(nèi)容，以及接收、轉(zhuǎn)遞和服務(wù)利用等。該 《規(guī)定》 的出臺(tái)和實(shí)施為新時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)提供了根本遵循，有力促進(jìn)了就業(yè)大局穩(wěn)定和人力資源順暢流動(dòng)配置。

1流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)取得的成績(jī)

隨著 《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》 的頒布實(shí)施，1996年 《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱 《暫行規(guī)定》）實(shí)施20余年后正式宣告其使命的完成。20 余年來，我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、管理職責(zé)、檔案范圍、管理數(shù)量等方面均有較大進(jìn)展、取得較大成績(jī)，為流動(dòng)人員工作流動(dòng)、工齡計(jì)算、檔案轉(zhuǎn)遞、人才選拔錄用提供了有力服務(wù)。

1.1機(jī)構(gòu)設(shè)置較合理

根據(jù) 《檔案法》 《暫行規(guī)定》 等，流動(dòng)人員人事檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一管理，其人事檔案作為國(guó)家檔案重要組成部分，所有權(quán)為國(guó)家。 《暫行規(guī)定》 指出，流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一為“縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理”“跨地區(qū)流動(dòng)的流動(dòng)人員人事檔案，由其戶籍所在地的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，也可由其現(xiàn)工作單位所在地人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理”。具體來說，各地均陸續(xù)組建了縣級(jí)以上專門的流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)名稱或叫“人才服務(wù)中心人事檔案管理科（處）”“人才交流中心人事檔案管理科（處）”，屬人力資源與社會(huì)保障局下屬組成機(jī)構(gòu)。健全的管理體制、統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)設(shè)置，為流動(dòng)人員人事檔案管理工作提供可靠組織保障。

1.2管理范圍較明確

從全國(guó)范圍來看，2021年，人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)管理著9584.02萬份流動(dòng)人員的人事檔案。從管理范圍來看，流動(dòng)人員的人事檔案主要包括：1）辭職或被辭退機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作人員、專業(yè)技術(shù)人員、管理人員的人事檔案;2）與用人單位解除勞動(dòng)/聘用合同專業(yè)技術(shù)、管理人員的人事檔案;3）待業(yè)大中專畢業(yè)生的人事檔案;4）自費(fèi)出國(guó)留學(xué)人員的人事檔案;5）外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營(yíng)科技企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)等非國(guó)有企業(yè)聘用人員的人事檔案;6）外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)中方雇員的人事檔案;7）其他流動(dòng)人員的人事檔案。從各級(jí)人才管理服務(wù)機(jī)構(gòu)的情況來看，大中專畢業(yè)生、企事業(yè)單位人員的人事檔案占比較大。

1.3作用發(fā)揮較顯著

近年來，隨著人才流動(dòng)服務(wù)中心的成立，在人才流動(dòng)服務(wù)方面，為用人單位提供了較為全面的流動(dòng)人員人事檔案，促進(jìn)了人力資源的順暢流動(dòng)，為就業(yè)大局的穩(wěn)定提供了有力保障。如棗莊市市中區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心通過人事檔案信息管理系統(tǒng)，為流動(dòng)人員提供檔案接收、保管、轉(zhuǎn)遞等服務(wù)，也為用人單位提供人才學(xué)歷核驗(yàn)、誠(chéng)信信息、獎(jiǎng)懲背景調(diào)查等查詢服務(wù)。此外，還為流動(dòng)人員職稱評(píng)定、證明出具、工作流動(dòng)等提供人事檔案服務(wù)，在流動(dòng)人員順利就業(yè)、培養(yǎng)、晉升，以及用人單位人員招錄等方面發(fā)揮了積極作用。

2流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的原則

2.1堅(jiān)持“集中統(tǒng)一、歸口管理”

《暫行規(guī)定》 第三條、《規(guī)定》 第五條均提出，流動(dòng)人員人事檔案工作應(yīng)遵循“集中統(tǒng)一、歸口管理”的原則。流動(dòng)人員人事檔案屬于國(guó)家檔案的重要組成部分，其所有權(quán)歸國(guó)家。其中，集中統(tǒng)一管理，是指各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中管理國(guó)家檔案。具體到流動(dòng)人員人事檔案管理，則由本機(jī)關(guān)建立的檔案室、檔案科等集中統(tǒng)一管理，不得由個(gè)人或用人單位分散保存。建立檔案行政管理系統(tǒng)，運(yùn)用行政手段統(tǒng)一管理流動(dòng)人員人事檔案，執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)章制度和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，等等。落實(shí) 《檔案法》 《規(guī)定》 等國(guó)家制定或認(rèn)可的有關(guān)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的法律、法規(guī)、條例、政策等。歸口管理，實(shí)際上是指根據(jù)國(guó)家賦予的流動(dòng)人員人事檔案管理權(quán)利和承擔(dān)的責(zé)任，按特定管理渠道實(shí)施管理。流動(dòng)人員的人事檔案管理統(tǒng)一歸口由縣級(jí)以上黨委組織部門或人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，即人才服務(wù)中心或公共就業(yè)與人才服務(wù)中心等管理，嚴(yán)禁用人單位或個(gè)人管理流動(dòng)人員人事檔案。

2.2堅(jiān)持“安全、保密”原則

流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作是一項(xiàng)保密性工作，突出要求其安全性。 《暫行規(guī)定》 明確“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照 《干部檔案工作條例》 中的有關(guān)規(guī)定”，并提出5項(xiàng)“流動(dòng)人員人事檔案查詢、借閱工作制度和注意事項(xiàng)”;

《規(guī)定》 提出“嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律法規(guī)”，堅(jiān)持“預(yù)防為主，防治結(jié)合的要求”，進(jìn)一步做好流動(dòng)人員人事檔案的保密和安全管理服務(wù)工作。從當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案保密安全的影響因素來看，主要有轉(zhuǎn)遞程序執(zhí)行不夠嚴(yán)格。根據(jù) 《規(guī)定》，流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要通信、專人送取、郵政特快等給據(jù)郵件方式，但在實(shí)際執(zhí)行過程，流動(dòng)人員，尤其是高校畢業(yè)生求職時(shí)自帶檔案，用人單位本應(yīng)從人才服務(wù)中心調(diào)閱檔案，但也落實(shí)不到位，不問來源渠道。此外，查閱、借用手續(xù)不規(guī)范，《規(guī)范》 中明確提出“嚴(yán)格查閱手續(xù)”，以及任何個(gè)人不得查閱人事檔案的范圍，在實(shí)際執(zhí)行過程中，認(rèn)為流動(dòng)人員非行政事業(yè)單位正式員工，不是國(guó)家公職人員，降低了查閱手續(xù)要求。

2.3堅(jiān)持“人事代理服務(wù)”原則

流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作具有很強(qiáng)的公益服務(wù)屬性，要始終把服務(wù)擺在首位，建立用人與管檔相分離的流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)體制，最大限度地發(fā)揮人事檔案功能和作用。 《規(guī)定》 第28條，明確提出要“ 健全流動(dòng)人員人事檔案公共服務(wù)制度……提高流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)水平”。第21條、23條、24條提出了人才服務(wù)中心為流動(dòng)人員人事檔案提供“檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)按照程序和要求提供查閱服務(wù)”“出具存檔、經(jīng)歷、親屬關(guān)系等相關(guān)證明材料”“為流動(dòng)人才黨員提供黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)接服務(wù)”。

3流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作新特征

與 《暫行規(guī)定》 相比，《規(guī)定》 從內(nèi)容上進(jìn)一步拓展了服務(wù)范圍、規(guī)范了服務(wù)流程，提高了服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和要求，也使得新時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理工作呈現(xiàn)出新特征。

3.1拓展服務(wù)范圍

《暫行規(guī)定》 第2條、《規(guī)定》 第4條都將流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)范圍規(guī)定為七類。但 《規(guī)定》 中的人事檔案較《暫行規(guī)定》 有了進(jìn)一步的拓展。一是將非公有制經(jīng)濟(jì)組織和社會(huì)組織聘用人員的人事檔案納入管理范圍。二是將原本辭職、辭退的機(jī)關(guān)工作人員、企事業(yè)單位人事檔案拓展至辭職辭退、解除（終止）聘用（勞動(dòng)合同）、取消錄（聘）用、被開除等與用人單位解除或終止人事（勞動(dòng)）關(guān)系，以及“軍隊(duì)文職人員”的人事檔案。三是將自費(fèi)出國(guó)留學(xué)人員人事檔案拓展至“自費(fèi)出國(guó)（境）留學(xué)的高校畢業(yè)生及其他隱私出國(guó)（境）人員”。四是明確“自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員”的人事檔案也納入管理范疇。 《規(guī)定》 也從提法上就當(dāng)前現(xiàn)實(shí)情境將相關(guān)表述進(jìn)行修訂。突出體現(xiàn)“一非一未”特點(diǎn)。即，非公有制、未就業(yè)人員。

3.2突出服務(wù)理念

與 《暫行規(guī)定》 相比，《規(guī)定》 更加突出就業(yè)和人才服務(wù)屬性，流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)名稱也由之前的“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)”修改為“公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)”。從名稱變化來看，流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)從之前的注重服務(wù)“體制內(nèi)”技術(shù)人員、管理人員及大中專畢業(yè)生流動(dòng)朝著向“體制外”流動(dòng)人員服務(wù)，重點(diǎn)向所有“非公”企業(yè)及組織聘用人員提供“公共就業(yè)和人才服務(wù)”。從“服務(wù)為主、適當(dāng)收費(fèi)”向“嚴(yán)禁將流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)與其他經(jīng)營(yíng)服務(wù)相掛鉤”“嚴(yán)禁以流動(dòng)人員人事檔案為載體的捆綁收費(fèi)、隱形收費(fèi)”?？梢姡兑?guī)定》 的制定和實(shí)施，更加突出了以人為本的服務(wù)理念，體現(xiàn)出新時(shí)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要轉(zhuǎn)換發(fā)展動(dòng)力，深化創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，推動(dòng)人才順暢流動(dòng)。

3.3嚴(yán)格服務(wù)要求

《暫行規(guī)定》 第6章規(guī)定了四種“監(jiān)督與處罰”，《規(guī)定》 第5章第29條、30條、31條明確規(guī)定了“紀(jì)律和監(jiān)督” 的相關(guān)條款。其中，明確提出了流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的“十個(gè)嚴(yán)禁”，并就這些規(guī)定落實(shí)情況，明確由人力資源社會(huì)保障行政部門進(jìn)行日常監(jiān)管，并提出接受相應(yīng)的舉報(bào)投訴渠道，自覺接受組織、群眾和社會(huì)監(jiān)督。并提出違反流動(dòng)人員人事檔案管理規(guī)定分別給予相應(yīng)的處理和處分。

4流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作舉措

4.1加強(qiáng)政策宣傳

《規(guī)定》 是2021年12月出臺(tái)，實(shí)施還不足一年，這是一部專門針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)，較 《暫行規(guī)定》 有較大幅度的修改和完善。因此，要切實(shí)加強(qiáng) 《規(guī)定》 的現(xiàn)行規(guī)章制度的宣傳力度，讓相關(guān)的人事檔案管理制度和政策規(guī)定為社會(huì)公眾、用人單位，以及流動(dòng)人員個(gè)人所熟悉。明白公共就業(yè)和人才服務(wù)中心是流動(dòng)人員人事檔案專門管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，讓流動(dòng)人員知曉要及時(shí)將個(gè)人人事檔案及人事關(guān)系交由公共就業(yè)和人才服務(wù)中心保存，后期才能更好地接受全方位人事檔案管理服務(wù)。

4.2做好檔案收集

檔案收集是流動(dòng)人員人事檔案管理和服務(wù)的前提和基礎(chǔ)，也是十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。一方面，要嚴(yán)格按照 《規(guī)定》 的具體要求和程序，通過機(jī)要通信、郵政特快專遞、專人送取等給據(jù)郵件的方式進(jìn)行。流動(dòng)人員人事檔案接收方應(yīng)履行告知承諾制，確保人事檔案資料收集的規(guī)范、完整。公共就業(yè)和人才服務(wù)中心要增強(qiáng)工作的主動(dòng)性、積極性，主動(dòng)與流動(dòng)人員及其用人單位的聯(lián)系，督促按照標(biāo)準(zhǔn)和要求主動(dòng)做好人事檔案資料移交轉(zhuǎn)遞工作，確保應(yīng)收盡收。

4.3強(qiáng)化檔案利用

隨著人事制度改革的深入，以及人才流動(dòng)的現(xiàn)實(shí)需要，應(yīng)積極改革現(xiàn)行條件下流動(dòng)人員人事檔案利用制度，切實(shí)發(fā)揮流動(dòng)人員人事檔案價(jià)值和功能，設(shè)置一定條件，在滿足相關(guān)條件的基礎(chǔ)上，允許用人單位查閱流動(dòng)人員人事檔案信息。同時(shí)，要嚴(yán)明紀(jì)律規(guī)矩，嚴(yán)格遵守流動(dòng)人員人事檔案“十個(gè)嚴(yán)禁”，公開舉報(bào)投訴電話，自覺接受各界監(jiān)督。并對(duì)在流動(dòng)人員人事檔案利用過程中違反相關(guān)規(guī)定的，堅(jiān)決處理。

4.4加快信息化建設(shè)

《檔案法》 將電子檔案作為一個(gè)章節(jié)專門進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)也要加快信息化建設(shè)進(jìn)程，通過流動(dòng)人員人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)，解決流動(dòng)人員人事檔案“人檔分離”情況下的人事檔案資料補(bǔ)充和利用。流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)，有助于精準(zhǔn)分析流動(dòng)人員的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布及流向等。此外，要積極落實(shí) 《加強(qiáng)和改進(jìn)人力資源社會(huì)保障領(lǐng)域公共服務(wù)的意見》 《關(guān)于簡(jiǎn)化優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的通知》 精神，加快構(gòu)建“全國(guó)流動(dòng)人員人事檔案基礎(chǔ)信息庫(kù)”，提升流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化水平。

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作者簡(jiǎn)介：楊玚（1986— ），碩士研究生，棗莊市市中區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心工作，主要從事檔案管理研究。