如何做好事業(yè)單位的檔案管理與服務工作

柴曉冬

摘要：隨著社會的不斷進步與發(fā)展，檔案管理工作不再只局限于簡單的收集與整理，而是開始向著服務化的方向發(fā)展。事業(yè)單位的檔案管理工作在實際的工作過程中存在一定難度，因此在此種情況下，檔案管理工作人員必須及時轉變自身的傳統(tǒng)檔案管理理念，順應時代發(fā)展潮流開展服務信息化管理工作。本文將針對事業(yè)單位的檔案管理以及服務工作作出分析，并找出相應的問題與解決辦法，從而為事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)服務化管理提供有效參考意見。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；檔案服務

中圖分類號：G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）004-000024-01

前言

事業(yè)單位的工作范圍極其廣泛，涉及人們生活的方方面面，因此需要有效的數(shù)據(jù)信息作為開展各項工作的基礎。檔案管理工作便是事業(yè)單位中的基礎性工作，提升檔案信息管理效率與服務質量，對事業(yè)單位的整體工作效率與質量的提升具有重要作用。具體的檔案管理工作主要是負責文本信息、圖片信息以及電子信息的收集與整理工作，并且提供相應的檔案查詢服務，以滿足事業(yè)單位服務職能的不斷提升需要。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

（一）檔案是事業(yè)單位的備查資料

事業(yè)單位的檔案資料多數(shù)都是過去工作的相應記錄，是極具價值的信息資源，能夠有效為未來開展的工作提供指導性意見。檔案管理工作是將事業(yè)單位工作過程中有價值的、真實的信息作出的整理與分類，因此具有極大的可信度，可以留作歷史資料以備查考。

（二）檔案是見證歷史的可參考資料

由于檔案的記錄整理過程都是依據(jù)真實事件開展的，因此是社會發(fā)展的重要歷史憑證，能夠將歷史真實而客觀的反映在人的面前，這種優(yōu)勢是其他類型文獻無法比擬的，因此在歷史的發(fā)展過程中具有重要地位。所以，人們要想通過文獻了解到真實的歷史，檔案是極具價值的參考資料。

（三）檔案具有宣傳教育功能

事業(yè)單位的檔案信息資料在收集與整理的過程中，不僅僅是將相關的活動事件做了保存處理，還將事件發(fā)生過程中所涉及的相關知識也一并整理保存。因此，事業(yè)單位檔案資料除了具備歷史參考價值外，還具備一定的知識儲備與傳承功能。檔案管理向著服務化方向發(fā)展，便可以在提供相應的借鑒資料基礎上，為人們提供知識教育服務。

二、事業(yè)單位的檔案管理

（一）實施規(guī)范化管理

事業(yè)單位的工作范圍極廣，因此不同職能單位的檔案資料管理會有所差別，這種情況就造成了檔案管理工作難以得到統(tǒng)一，無法切實的向著服務化方向發(fā)展。所以，事業(yè)單位檔案管理部門要自發(fā)自覺的圍繞著檔案管理的標準制度開展工作，并依據(jù)自身的工作情況采取相應措施提升檔案管理的規(guī)范化與制度化，從而促進整體檔案管理工作的統(tǒng)一性與協(xié)調性，促進事業(yè)單位檔案資料服務化的實現(xiàn)。

（二）提升事業(yè)單位檔案管理人員綜合素質

事業(yè)單位的檔案管理工作是一項極為重要的基礎性工作，不僅可以對事業(yè)單位活動過程中的有價值信息進行儲存保管，還能為未來工作的科學性、合理性提供指導。因此，檔案管理人員的綜合素質必須過硬，才能實現(xiàn)檔案管理工作服務化職能的實現(xiàn)。首先，檔案管理人員要具備極強的專業(yè)管理技能，可以對檔案資料快速、準確的做出甄別、分類以及整理和歸檔，并在開展歸檔工作的過程中對不同資料進行編碼，以方便有關人員的查詢與檢索。其次，檔案管理人員還要具備極強的信息技術操作能力，處于信息化時代下，應用信息技術開展檔案管理能夠有效提升管理效率與質量，實現(xiàn)檔案資料服務化職能的充分發(fā)揮。

三、事業(yè)單位的檔案服務

（一）樹立檔案服務意識

為實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理與服務質量的提升，檔案管理人員首先就要及時轉變自身的管理意識，樹立新的檔案服務意識。只有這樣，才能在開展檔案管理工作的過程中實現(xiàn)真正的工作價值，充分發(fā)揮檔案管理的服務職能。與此同時，檔案管理人員還要不斷提升自身的服務意識，明確檔案管理工作是為日后的工作開展服務，為人們的生活服務，從而有效創(chuàng)新發(fā)展新的管理模式。既然是具備服務職能的工作，就要及時了解被服務對象的真實需求，才能體現(xiàn)工作價值。因此，檔案管理人員可以及時走進基層，積極的與不同部門溝通，從而獲取最有價值的檔案管理服務信息。當前的檔案管理工作中，信息技術已經(jīng)成為主要的載體，因此檔案管理部門要迅速的依靠信息技術建立起相應的檔案服務機制，從而保障檔案資料信息時效性的有效發(fā)揮。通過檔案管理工作人員不斷提升自身的綜合工作素質，能夠實現(xiàn)對信息工具的有效利用，從而發(fā)揮檔案管理工作的預見性，做到更好的超前服務，滿足不同部門的工作需求。

（二）強化檔案管理服務職能

檔案管理工作發(fā)展至今已經(jīng)不再是單純的開展檔案資料收集、整理和歸檔等工作，而是開始朝著服務化功能方向集中發(fā)展。因此，為提升自身的服務質量與效率，檔案管理人員就要在的工作過程中，不斷開展更加全面的服務功能。可以將服務范圍不斷的擴大，將檔案的具體來源、使用情況等工作都納入到服務范圍內。并且還要注重信息反饋工作的有效開展，及時建立相關的信息咨詢與反饋機制，幫助事業(yè)單位工作人員快速、及時的獲得所需資料，并對檔案管理服務對象的使用情況、服務滿意度作出調查，以便及時改進自身的管理與服務工作，提升工作效率與質量。事業(yè)單位的檔案管理工作還是一項較為綜合性的管理工作，因此，為保障有關服務職能得以順利開展，還要做到各項檔案管理工作的協(xié)調同步。這種從被服務對象角度出發(fā)，擴大自身管理職能的工作辦法，不僅能夠實現(xiàn)信息資源的有效快速整合，提升檔案服務管理質量，還能夠實現(xiàn)檔案管理的社會價值。

四、結語

綜上所述，隨著事業(yè)單位服務范圍的不斷擴大，相應服務職能的加強，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足其發(fā)展需要。因此，為實現(xiàn)事業(yè)單位的長遠發(fā)展與服務能力的提升，就必須建立健全檔案管理工作的服務職能及相關機制，使其更好的服務于事業(yè)單位，服務于社會。