流動(dòng)人員人事檔案管理與促進(jìn)就業(yè)探究

孫遠(yuǎn)明

摘 要：實(shí)行流動(dòng)人員的人事檔案管理能夠促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，是我國(guó)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理提供服務(wù)的措施。本文簡(jiǎn)略概述了流動(dòng)人員人事檔案管理定義、特征，分析了流動(dòng)人員人事檔案管理與促進(jìn)就業(yè)的現(xiàn)狀問題，并提出些許改進(jìn)措施建議，為人才服務(wù)工作和公共就業(yè)問題提供參考。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員;人事檔案管理;促進(jìn)就業(yè)

我國(guó)人事檔案管理工作歷經(jīng)了長(zhǎng)久發(fā)展，流動(dòng)人員人事檔案管理是改革開放后，配套于勞動(dòng)用人制度改革的重要工作，是對(duì)發(fā)揮市場(chǎng)機(jī)制下人力資源配置的重要安排。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展及轉(zhuǎn)型下，對(duì)調(diào)動(dòng)勞動(dòng)者主觀積極性、發(fā)揮創(chuàng)造性有極大的促進(jìn)作用。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的完善，市場(chǎng)機(jī)制對(duì)人力資源配置作用日漸突出。怎樣更好地適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展內(nèi)在需求、調(diào)動(dòng)就業(yè)者積極性及其自由有序流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)資源高效率配置，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。

一、流動(dòng)人員人事檔案概述

1.流動(dòng)人員。流動(dòng)人員是指各組織間流動(dòng)、不包括農(nóng)村剩余勞動(dòng)力的人員。主要指高校畢業(yè)生的待業(yè)、組織企業(yè)間的再就業(yè)流動(dòng)。其中大量的高校畢業(yè)生形成了主要的就業(yè)人員流動(dòng)，流向方向?yàn)槠髽I(yè)、機(jī)關(guān)單位或其他組織。隨著近年高校畢業(yè)生數(shù)量劇增、就業(yè)體制不完善、就業(yè)渠道受阻等，使畢業(yè)生的有序合理流動(dòng)受到影響。我國(guó)不斷探索改進(jìn)就業(yè)體制及出臺(tái)相關(guān)的幫扶政策，但仍不能滿足當(dāng)下大量高校因擴(kuò)招產(chǎn)生的大規(guī)模就業(yè)需求。高校畢業(yè)生是推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步的重要力量，做好其就業(yè)工作意義重大。

2.流動(dòng)人員人事檔案。我國(guó)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的定義為：待崗流動(dòng)人員，在組織、團(tuán)體中形成的此類人員的人事管理，以每個(gè)人為主體單位，記錄其工作經(jīng)歷，反映其工作表現(xiàn)和工作績(jī)效，用于備查的記錄集合。其含義主要包括三點(diǎn)：一是流動(dòng)人員人事檔案來源于組織或團(tuán)體人事管理活動(dòng)，是組織用人、處理人事中形成的文件材料。包括基本情況、考核鑒定評(píng)議、就業(yè)合同、升遷任免、獎(jiǎng)懲等書面的材料。二是指流動(dòng)人員人事檔案是經(jīng)過處理的，可保存的材料，且具有一定使用價(jià)值。在人事檔案管理中，其形成的材料內(nèi)容齊全，有完備的手續(xù)，且是完成了相應(yīng)的審批材料。三是指流動(dòng)人員人事檔案是以個(gè)人為單位的姓名特征專卷，內(nèi)容為一個(gè)人的相關(guān)材料，可便于查找利用，也可反映其全貌。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理與促進(jìn)就業(yè)的特點(diǎn)

1.流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)?！读鲃?dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中有明確規(guī)定，針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的對(duì)應(yīng)機(jī)構(gòu)是縣及以上黨委組織及政府人事行政部門下屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，此外的個(gè)人或任何單位不得擅自管理。而人才流動(dòng)頻繁促使了各地人才市場(chǎng)建立，出現(xiàn)了各種中介服務(wù)機(jī)構(gòu)。例如，人才交易所、技能測(cè)試中心、職介所都保留了部分流動(dòng)人員人事檔案。部分外資或民營(yíng)企業(yè)也仍保管著辭退人員人事檔案，甚至部分院校還保管著畢業(yè)生的人事檔案。諸多原因使流動(dòng)人員人事檔案管理局面較混亂，制約了其發(fā)揮促進(jìn)就業(yè)的優(yōu)勢(shì)。

2.流動(dòng)人員人事檔案管理范圍。（1）待業(yè)畢業(yè)生、退役軍人的人事檔案;（2）公務(wù)員及國(guó)有企業(yè)單位專業(yè)技術(shù)、管理人員辭退、辭職人員人事檔案;（3）外資企業(yè)中的管理和技術(shù)人員人事檔案;（4）私營(yíng)及混合制企業(yè)中的管理和科技人員人事檔案;（5）其他具有專業(yè)技術(shù)職務(wù)、職業(yè)資格等各類管理人員的人事檔案;（6）企業(yè)出現(xiàn)兼并、破產(chǎn)后的各類管理和科技人員的人事檔案;（7）人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂了人事代理合同的人事檔案。

3.流動(dòng)人員人事檔案管理對(duì)促進(jìn)就業(yè)的重要性。首先，做好人員的人事檔案管理服務(wù)能促進(jìn)人員的就業(yè)，使就業(yè)服務(wù)順利進(jìn)行。有學(xué)者研究指出，進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案的相關(guān)管理目標(biāo)是對(duì)人員人事檔案進(jìn)行管理，提供各項(xiàng)服務(wù)，以促進(jìn)和保障就業(yè)率。同時(shí)，可根據(jù)人員的人事檔案信息，進(jìn)行對(duì)應(yīng)、良好的職業(yè)介紹，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)、合理的人力資源管理配置目的。因此，對(duì)人員的檔案管理是重要的工作，能對(duì)人員的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行分析，以更好地為其提供就業(yè)服務(wù)。管理中對(duì)其檔案信息進(jìn)行有效分析，能了解人員的能力，掌握其求職意向，以其未來就業(yè)需求為基礎(chǔ)，結(jié)合需求人才企業(yè)的崗位要求，進(jìn)行合理的人才配送。對(duì)就業(yè)困難的人員進(jìn)行檔案管理，分析其檔案信息，根據(jù)區(qū)域內(nèi)失業(yè)人員情況制訂相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，提升其就業(yè)能力，強(qiáng)化就業(yè)服務(wù)水平，促進(jìn)其就業(yè)。其次，流動(dòng)人員人事檔案管理可為需要招聘的企業(yè)和事業(yè)單位等提供便利。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制改革使人才市場(chǎng)需求呈現(xiàn)多元化，人員因自身能力、企業(yè)需求、發(fā)展方向，出現(xiàn)失業(yè)和再就業(yè)現(xiàn)象。企業(yè)失去人才的同時(shí)，也會(huì)需要招入人才，會(huì)對(duì)不同崗位制定人才需求招聘，所以離不開人力資源的支持。大多招聘企業(yè)及事業(yè)機(jī)關(guān)都是通過網(wǎng)絡(luò)或人才就業(yè)中心實(shí)現(xiàn)人才招聘。招聘人才時(shí)對(duì)應(yīng)聘者的信息、經(jīng)歷的初步了解就是通過人才的檔案信息進(jìn)行分析，掌握其學(xué)歷、技能、工作經(jīng)歷、工作績(jī)效、社會(huì)關(guān)系等。就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)可根據(jù)招聘企業(yè)的崗位需求分析人事檔案信息，將適宜的人員推薦給企業(yè)，為招聘企業(yè)提供便利。最后，開展檔案管理可強(qiáng)化人員的再就業(yè)。檔案管理的最終目的就是為就業(yè)服務(wù)，人事檔案管理中要做好檔案管理工作。很多流動(dòng)人員失業(yè)后因自身綜合能力不高而出現(xiàn)就業(yè)難的情況，難以找到合適的工作，其就業(yè)壓力較大，不利于社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展。人事檔案管理中心可對(duì)人員檔案進(jìn)行全面了解，針對(duì)市場(chǎng)需求判別其就業(yè)需提升的問題，為其指明就業(yè)方向。同時(shí)，也可根據(jù)人員檔案信息分析其就業(yè)要求，向其推薦符合適的崗位，促進(jìn)再就業(yè)工作的順利開展。

三、流動(dòng)人員人事檔案管理與促進(jìn)就業(yè)的現(xiàn)狀

1.流動(dòng)人員約束性較差。因流動(dòng)人員缺乏約束性，其人事檔案常出現(xiàn)棄檔、死檔、重建的問題。我國(guó)對(duì)檔案重建提出了相關(guān)規(guī)定，流動(dòng)人員可提供較完善的資料即可于新企業(yè)重建檔案。但大多流動(dòng)人員約束性差，導(dǎo)致重建檔案數(shù)量多，大大增加了檔案管理難度。棄檔多是受經(jīng)濟(jì)環(huán)境影響，人才因高薪誘惑等原因棄檔走人，加大了人事檔案管理工作的難度。且部分流動(dòng)人員不愿繳納每年的檔案管理費(fèi)，導(dǎo)致出現(xiàn)死檔或棄檔情況。諸多問題均為流動(dòng)人員人事檔案管理工作帶來了一定阻礙。

2.流動(dòng)人員人事檔案管理程序合理性差。大多企業(yè)受經(jīng)濟(jì)利益影響，只注重人才的招聘，對(duì)人事檔案管理工作不太重視，沒有意識(shí)到其重要性。導(dǎo)致人員檔案的有效性和真實(shí)性較低。部分企業(yè)還出現(xiàn)擅自管理流動(dòng)人員檔案現(xiàn)象，導(dǎo)致流動(dòng)人員人事檔案管理混亂。另外，因?qū)W校對(duì)學(xué)生檔案不重視，學(xué)生自身也不了解檔案的重要性，出現(xiàn)學(xué)生私自攜帶檔案，甚至出現(xiàn)遺棄檔案的現(xiàn)象。且有部分企業(yè)對(duì)檔案交接的意識(shí)薄弱，直接將檔案交予本人或進(jìn)行郵寄，未走專門的檔案機(jī)構(gòu)傳遞，造成遺失、損毀等現(xiàn)象。

3.檔案的利用價(jià)值無法發(fā)揮。對(duì)流動(dòng)人員來說，其檔案原始資料多有不全、丟失情況，不利于檔案的具體利用。缺失的檔案內(nèi)容要想填補(bǔ)，會(huì)因材料不足或無追溯性而無法續(xù)寫，不能客觀、準(zhǔn)確地反映人員情況，導(dǎo)致檔案的可信度不足，利用價(jià)值較低。人事檔案記載了人員學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治素質(zhì)信息，但大多企業(yè)人員招聘時(shí)，僅需應(yīng)聘人員提供學(xué)歷證明，并填寫基本情況及崗位申請(qǐng)書，完全不關(guān)心人事檔案的內(nèi)容，使人事檔案作用無法發(fā)揮。

4.檔案管理工作人員能力不足。因城市中人力資源市場(chǎng)較為活躍，流動(dòng)人員規(guī)模逐年增大，檔案管理工作量相應(yīng)增加。公共職業(yè)場(chǎng)所及機(jī)構(gòu)的編制人員出現(xiàn)嚴(yán)重不足，無法在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行增編，為滿足檔案管理需求，對(duì)外聘用勞務(wù)人員，其業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，且給予其薪酬也較低，工作量大、枯燥乏味，導(dǎo)致人員流動(dòng)性較大，頻繁變動(dòng)人員。檔案在此流動(dòng)及保管中，不僅易出現(xiàn)歸檔不當(dāng)、交接不及時(shí)、遺失的情況，還會(huì)使檔案管理服務(wù)不到位，影響流動(dòng)人員的就業(yè)。

四、流動(dòng)人員人事檔案管理與促進(jìn)就業(yè)的有效措施

1.構(gòu)建流動(dòng)人員人事檔案開放式管理模式。隨著社會(huì)發(fā)展需求，應(yīng)構(gòu)建流動(dòng)人員人事檔案開放式管理模式。人事檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理不僅在管理上，還應(yīng)注重為社會(huì)提供人事檔案服務(wù)功能上。因此，人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立及完善相應(yīng)的管理制度和規(guī)定，合理調(diào)整人事檔案管理流程，提高檔案管理人員思想意識(shí)，保證檔案資料的真實(shí)有效性。

2.實(shí)施人事檔案規(guī)范性管理。首先，應(yīng)適當(dāng)擴(kuò)充檔案管理人員，使其配置合理，加強(qiáng)培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)。對(duì)流動(dòng)人員人事檔案資料接收、審核時(shí)，管理人員要嚴(yán)格按規(guī)定程序開展工作。對(duì)新接收的人事檔案材料，做好細(xì)致檢查，注意檔案的真實(shí)、合理、全面性，確保檔案信息可全面反映流動(dòng)人員情況，可適量增加流動(dòng)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、思政情況、業(yè)務(wù)考核測(cè)評(píng)內(nèi)容，以促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案價(jià)值作用的發(fā)揮，提高對(duì)人員后期就業(yè)的幫助及服務(wù)。其次，檔案歸檔時(shí)，信息錄入、分類要規(guī)范。管理人員應(yīng)按照類別對(duì)檔案歸類，做好標(biāo)注，便于后續(xù)查找檔案資料。最后，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理過程中，要嚴(yán)格按照管理制度操作，按審批流程進(jìn)行人事檔案的交接或借閱。對(duì)流動(dòng)人員檔案管理要深入執(zhí)行管理制度，不得未經(jīng)審批程序擅自處理人事檔案材料，且對(duì)涉密檔案資料須進(jìn)行嚴(yán)格管控。

3.創(chuàng)新檔案管理模式，降低其物理流轉(zhuǎn)速率。隨著流動(dòng)人員流轉(zhuǎn)速率的加快，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案已不能適應(yīng)其多次的流轉(zhuǎn)頻次。因紙質(zhì)關(guān)系，流動(dòng)次數(shù)越多，損毀、丟失概率越高，導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范行為及操作就越多。因此，應(yīng)盡量降低流動(dòng)人員紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)頻率。根據(jù)檔案管理現(xiàn)行制度，可自行選擇戶籍或居住地的公共職業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事檔案的委托存檔，以便于流動(dòng)人員便利辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。隨著信息化水平的提高，人力資源市場(chǎng)信息系統(tǒng)有了新的部署，市、區(qū)、縣大部分的公共職介機(jī)構(gòu)都實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)互通，信息共享，勞動(dòng)保障業(yè)務(wù)促進(jìn)了人員的數(shù)據(jù)集中，使其業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一，通過一鍵登錄就能了解掌握全市的相關(guān)檔案服務(wù)。人力資源市場(chǎng)的信息系統(tǒng)可使流動(dòng)人員檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，即便其紙質(zhì)檔案相對(duì)固定時(shí)，仍可為其提供相關(guān)的各種服務(wù)。因此，流動(dòng)人員可把人事檔案在戶籍地區(qū)公共職介機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)集中管理，需要服務(wù)時(shí)，可依據(jù)存檔證明，在居住地的職介機(jī)構(gòu)辦理業(yè)務(wù)。經(jīng)居住地和戶籍地兩地的公共職介機(jī)構(gòu)協(xié)助完成相關(guān)的就業(yè)服務(wù)，既能有效降低流動(dòng)人員人事檔案的流轉(zhuǎn)程序及次數(shù)，還能避免流轉(zhuǎn)中出現(xiàn)的各種管理風(fēng)險(xiǎn)，有效促進(jìn)了就業(yè)。

4.優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)。首先，可對(duì)人事檔案服務(wù)范圍進(jìn)行大力拓展。我國(guó)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理主要是依據(jù)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》兩個(gè)文件，并對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理范圍進(jìn)行了界定。同時(shí)，進(jìn)行了相應(yīng)的修訂，拓展了流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)范圍，對(duì)各級(jí)地方政府和人事檔案管理機(jī)構(gòu)提出了新的要求。其次，開啟了新的公共就業(yè)及人才服務(wù)模式。我國(guó)人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)已調(diào)為公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，顯示其過去的服務(wù)目的是服務(wù)于人才流動(dòng)，主要針對(duì)體制內(nèi)向體制外的技術(shù)和管理人員及畢業(yè)生的流動(dòng)。而《進(jìn)一步的通知》中指出，主要針對(duì)非公企業(yè)和組織人員進(jìn)行公共就業(yè)、人才服務(wù)的提供，定位了新的流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作，體現(xiàn)了在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展下，需轉(zhuǎn)換動(dòng)力、深入推進(jìn)供給結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)國(guó)家對(duì)非公有制企業(yè)及組織的流動(dòng)人員管理，以集聚人才戰(zhàn)略，對(duì)人才服務(wù)開啟新的就業(yè)服務(wù)模式。

5.提高流動(dòng)人員人事檔案利用價(jià)值。第一，可創(chuàng)新相關(guān)管理制度，制定適應(yīng)新時(shí)代的流動(dòng)人員人事檔案管理辦法。隨著《進(jìn)一步的通知》中轉(zhuǎn)向非公有制企業(yè)及組織間人才流動(dòng)，要求人事檔案管理應(yīng)適應(yīng)頻率較高的人才流動(dòng)服務(wù)，同時(shí)要體現(xiàn)人事檔案管理的完整性、規(guī)范性，并具有公信力。其服務(wù)不僅要符合公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的人事檔案管理要求，還要簡(jiǎn)政放權(quán)，適量增加非公有制單位管理負(fù)擔(dān)。各地方應(yīng)根據(jù)情況設(shè)立相應(yīng)的法律、法規(guī)，對(duì)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行政策上的保護(hù)，制定地方性實(shí)施細(xì)則和辦法，明確公共就業(yè)及人才服務(wù)機(jī)構(gòu)與非公有制單位的關(guān)系，落實(shí)單位對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的責(zé)任、義務(wù)，允許人才服務(wù)機(jī)構(gòu)適量授權(quán)于非公有制單位，同時(shí)強(qiáng)化人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的監(jiān)管，共享政府部門間的信息，以落實(shí)流動(dòng)人員人事檔案管理的有效性。第二，可創(chuàng)新機(jī)制，使多部門協(xié)作搭建誠(chéng)信服務(wù)平臺(tái)。目前，人事檔案管理中人才服務(wù)效率不高的重要原因是非公有制用人單位和就業(yè)人員信息不一致，招、應(yīng)聘兩方對(duì)信息的真實(shí)性缺少具有公信力渠道的甄別，只能經(jīng)雙方主觀意愿進(jìn)行面試或試用進(jìn)行甄別，浪費(fèi)人力、物力及時(shí)間。因此，急需進(jìn)行多部門間協(xié)作，搭建起誠(chéng)信、具有公信力的服務(wù)平臺(tái)，建立動(dòng)態(tài)管理流動(dòng)人員人事檔案信息的大數(shù)據(jù)服務(wù)中心，同時(shí)建立授權(quán)、檔案信息采集、甄選、反饋等機(jī)制，以保證信息真實(shí)性，為招聘企業(yè)等提供具有公信力的人才信息服務(wù)。第三，優(yōu)化人才服務(wù)能力，促進(jìn)人事檔案的利用價(jià)值，對(duì)解決企業(yè)和社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)人員檔案管理問題有較好效果，可推動(dòng)人才服務(wù)進(jìn)一步發(fā)展，為企業(yè)招聘挑選更符合其崗位需求的專業(yè)人才。提高人事檔案利用價(jià)值可解決用人單位與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)收集檔案材料的本質(zhì)問題，促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案價(jià)值的開發(fā)和利用，不僅充分滿足了用人單位人才管理需求，同時(shí)也強(qiáng)化了流動(dòng)人員對(duì)檔案的管理意識(shí)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)及信息技術(shù)的發(fā)展，要充分發(fā)揮信息的作用，優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。相應(yīng)地，應(yīng)加大人事檔案管理相關(guān)人員及其管理隊(duì)伍能力提升，才能有效促進(jìn)人事檔案價(jià)值的開發(fā)和利用。大數(shù)據(jù)背景下，通過人才服務(wù)機(jī)構(gòu)多部門協(xié)作的信息共享，提升人才機(jī)構(gòu)服務(wù)能力，推動(dòng)人才誠(chéng)信服務(wù)平臺(tái)為流動(dòng)人員提供相應(yīng)服務(wù)，為企業(yè)和社會(huì)組織提供人力資源的咨詢服務(wù)，促進(jìn)人員就業(yè)。

五、總結(jié)

通過綜述可知，完善的流動(dòng)人員人事管理體制、不斷提升的流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)水平，是降低人事檔案管理問題及難度的關(guān)鍵措施，也是人事檔案管理改革的關(guān)鍵途徑。只有不斷優(yōu)化及完善流動(dòng)人員人事檔案管理，才能滿足用人單位的人才實(shí)際需求，才能進(jìn)一步促進(jìn)就業(yè)，提升人才服務(wù)水平。

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（作者單位：山東省肥城市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）