事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

于波云

摘 要：在事業(yè)單位中，檔案管理工作占據(jù)重要地位。提高檔案管理工作效率，可以在助力社會(huì)發(fā)展方面發(fā)揮積極影響。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展目標(biāo)。因?yàn)橥ㄟ^(guò)構(gòu)建檔案管理信息化體系，有利于提高檔案資料管理效率，方便解決群眾的實(shí)際問(wèn)題，為單位發(fā)展指明方向。但是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀卻不容樂(lè)觀，還存在一些問(wèn)題需要解決，本文就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化;建設(shè);策略

社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐不斷加快，為信息技術(shù)創(chuàng)造了良好的發(fā)展機(jī)遇。如今信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到人們生活和生產(chǎn)中去，在改善公眾信息接收方式以及提高工作效率方面扮演著重要角色。在事業(yè)單位中，檔案管理是一項(xiàng)較為煩瑣的工作，以往需要投入大量人力和物力才能完成檔案信息的搜集、整理等，不僅耗費(fèi)時(shí)間，還會(huì)影響工作效率?，F(xiàn)在依靠信息技術(shù)的支持，檔案管理信息化建設(shè)工作正逐步在事業(yè)單位中開(kāi)展，有效改善事業(yè)單位檔案管理工作中的不足之處。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位指的是國(guó)家為了社會(huì)公益目的，由國(guó)家機(jī)關(guān)或者其他組織舉辦的，負(fù)責(zé)教育、文化、科技等活動(dòng)的一種社會(huì)服務(wù)組織。由此看來(lái)，事業(yè)單位的工作范圍比較廣泛，因此檔案管理工作相對(duì)繁重。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，作為服務(wù)于社會(huì)的公益組織，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)已然成為一種趨勢(shì)。而且信息技術(shù)具有傳播消息速度快、傳播量大等優(yōu)勢(shì)，將其與事業(yè)單位檔案管理工作相結(jié)合，可以帶來(lái)很多益處。

1.有利于提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)

在過(guò)去的事業(yè)單位中，開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，通常是憑借老員工的工作經(jīng)驗(yàn)，不僅缺乏科學(xué)、規(guī)范的管理依據(jù)，還容易出現(xiàn)很多失誤，不利于保質(zhì)保量完成檔案管理工作任務(wù)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作提供了方便，同時(shí)也對(duì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提出更高要求。如果檔案管理人員繼續(xù)運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方式開(kāi)展工作，必然會(huì)影響整體工作進(jìn)度，所以，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)視角下，能有效提高員工的綜合素養(yǎng)水平。首先，檔案管理人員應(yīng)該熟練掌握檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作流程，過(guò)去需要花費(fèi)很多時(shí)間進(jìn)行人工整理，完成檔案管理信息化建設(shè)之后，檔案管理人員可以在電腦上完成對(duì)檔案信息的篩選、整合等任務(wù)，整體縮短檔案管理工作時(shí)間。隨著時(shí)間推移，檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用會(huì)更加熟練，這樣信息技術(shù)就能成為其工作的輔助工具，對(duì)提高工作效率和質(zhì)量也有積極意義。其次，在事業(yè)單位引進(jìn)信息技術(shù)之后，無(wú)形中會(huì)給檔案管理人員的思想和心理帶來(lái)一定挑戰(zhàn)，有助于激發(fā)員工的自我提升意識(shí)，從而主動(dòng)學(xué)習(xí)關(guān)于信息技術(shù)的各種技能，改進(jìn)工作中的不足之處，一旦員工的自我提升意識(shí)有所增強(qiáng)，還會(huì)帶動(dòng)創(chuàng)新能力、理解能力等提高，使員工的綜合素養(yǎng)水平不斷進(jìn)步。

2.有利于提高服務(wù)工作質(zhì)量

在事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作中，紙質(zhì)材料比較多，隨著時(shí)間流逝，紙質(zhì)材料容易出現(xiàn)損壞、丟失等問(wèn)題，需要檔案管理人員定期進(jìn)行維護(hù)等工作，工作量龐大，維護(hù)成本也比較高。重要的是會(huì)在不同程度上影響工作進(jìn)展，事業(yè)單位作為一種社會(huì)公益性組織，應(yīng)該為群眾做好服務(wù)工作，如果檔案管理工作流程存在問(wèn)題，很有可能會(huì)影響服務(wù)工作地的正常開(kāi)展。實(shí)踐表明，在事業(yè)單位檔案管理工作中引入信息技術(shù)，可以讓檔案管理工作變得不再?gòu)?fù)雜，也不需要投入大量成本對(duì)檔案資料進(jìn)行保護(hù)，這樣，事業(yè)單位就能有更多精力為人民群眾做好服務(wù)工作。因?yàn)榻柚畔⒓夹g(shù)，可以將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，管理人員只需在電腦上建立電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，把檔案內(nèi)容錄入即可，既方便存儲(chǔ)，還便于查找、管理，不用擔(dān)憂資料損壞的問(wèn)題。如果群眾有需要，檔案管理人員只要在網(wǎng)頁(yè)上輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，就能及時(shí)找到想要的資料內(nèi)容，大大提升了辦公效率。比如，當(dāng)某個(gè)書(shū)法愛(ài)好組織想要舉辦書(shū)法比賽活動(dòng)時(shí)，有時(shí)會(huì)向當(dāng)?shù)氐奈幕聵I(yè)單位尋求幫助，以獲得合理、完善的活動(dòng)組織方法，檔案管理人員就可以借助信息技術(shù)及時(shí)調(diào)取當(dāng)?shù)赝甑奈幕顒?dòng)資料，給他們提供一些可行性建議，有效增強(qiáng)民眾對(duì)事業(yè)單位服務(wù)工作的滿意度。

3.有利于構(gòu)建完善的檔案資料共享體系

為更好地服務(wù)人民群眾，促進(jìn)和諧社會(huì)建設(shè)，承擔(dān)不同工作職責(zé)的事業(yè)單位之間應(yīng)該積極構(gòu)建信息共享體系，保障各種社會(huì)性工作穩(wěn)步開(kāi)展。但是，如果是紙質(zhì)檔案資料，資料共享體系是很難建立起來(lái)的，因?yàn)閬?lái)回傳遞紙質(zhì)材料比較麻煩，會(huì)在很大程度上影響工作進(jìn)度，不利于各個(gè)單位之間進(jìn)行及時(shí)溝通交流。信息化時(shí)代背景下，為事業(yè)單位推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)提供了方便，依靠信息技術(shù)可以將檔案資料轉(zhuǎn)為電子文檔，假如需要和其他單位之間進(jìn)行合作交流，只需要管理人員在電腦上完成資料輸送即可，不僅減去很多不必要的步驟，還方便不同單位之間構(gòu)建牢固的資料共享橋梁，進(jìn)而讓群眾的日常問(wèn)題可以快速得到處理。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)逐漸得到廣泛認(rèn)可，現(xiàn)在信息技術(shù)已經(jīng)逐步滲透社會(huì)的方方面面。就事業(yè)單位而言，在服務(wù)群眾和構(gòu)建和諧社會(huì)的層面上發(fā)揮重要作用，當(dāng)前幾乎所有的事業(yè)單位已經(jīng)完成檔案管理信息化建設(shè)，但是取得的工作成效卻參差不齊。有的事業(yè)單位能夠利用信息技術(shù)為群眾做好服務(wù)工作，也有不少事業(yè)單位無(wú)法充分激發(fā)信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。造成這一現(xiàn)狀的原因有很多，經(jīng)過(guò)總結(jié)發(fā)現(xiàn)其問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.檔案管理信息化建設(shè)沒(méi)有得到足夠重視

雖然很多事業(yè)單位已經(jīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，將信息技術(shù)引用到單位的日常工作中，但是并沒(méi)有對(duì)檔案管理信息化建設(shè)活動(dòng)給予高度重視。一方面，是受思想觀念的影響，部分領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的目光短淺，認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)需要耗費(fèi)大量資金，會(huì)給單位帶來(lái)不利影響，因此對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作持有一定偏見(jiàn)，進(jìn)而影響事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度，導(dǎo)致檔案管理工作仍然需要耗費(fèi)大量人力和物力，如在對(duì)檔案資料進(jìn)行整理時(shí)，需要很多工作人員對(duì)每個(gè)信息進(jìn)行查閱、比對(duì)，不僅花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，還容易出現(xiàn)失誤，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)看，不利于檔案資料發(fā)揮更大實(shí)效;另一方面，有的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有主動(dòng)針對(duì)檔案管理信息化體系制定對(duì)應(yīng)的管理機(jī)制，還是繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，但是信息技術(shù)視角下，檔案資料信息劃分會(huì)更加細(xì)致，如果管理機(jī)制沒(méi)有及時(shí)更新，可能會(huì)影響不同部門(mén)之間的交接工作，最終影響檔案管理工作質(zhì)量。

2.檔案管理信息化建設(shè)的法律法規(guī)體系不夠完善

檔案管理工作不僅對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)十分重要，也對(duì)整個(gè)社會(huì)發(fā)展具有關(guān)鍵作用，有很多檔案資料都需要加強(qiáng)管理和保護(hù)，對(duì)推動(dòng)社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步有著良好的參考作用。據(jù)此，應(yīng)該針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)出臺(tái)相應(yīng)的法律法規(guī)，以保證檔案管理工作的實(shí)效性和安全性。但調(diào)查結(jié)果顯示，許多事業(yè)單位并沒(méi)有圍繞檔案管理信息化體系制定合理的規(guī)章制度，對(duì)檔案管理人員缺少約束，部分檔案管理人員有時(shí)會(huì)不按照單位的管理制度開(kāi)展檔案管理工作，影響檔案資料發(fā)揮實(shí)質(zhì)作用。如果沒(méi)有提高對(duì)規(guī)章制度制定工作的重視，今后還容易出現(xiàn)檔案資料泄露、損壞等一系列問(wèn)題，所以構(gòu)建完善的法律法規(guī)體系迫在眉睫。

3.檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待提升

檔案管理是事業(yè)單位重要的工作內(nèi)容之一，而檔案管理人員在檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，因此提高其工作素養(yǎng)就能有效提高檔案管理工作實(shí)效。但現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位的檔案管理人員的綜合素養(yǎng)水平參差不齊，特別是在事業(yè)單位完成檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，綜合素養(yǎng)較低的管理人員就容易出現(xiàn)能力不足、無(wú)法勝任工作的情況。首先，在應(yīng)聘環(huán)節(jié)上沒(méi)有將信息技術(shù)應(yīng)用能力作為篩選標(biāo)準(zhǔn)。雖然信息技術(shù)對(duì)應(yīng)聘者來(lái)說(shuō)并不陌生，但是不少人運(yùn)用信息技術(shù)處理檔案管理工作的技能卻沒(méi)有完全掌握，所以在面對(duì)具體的工作任務(wù)時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)失誤。其次，部分事業(yè)單位容易忽略對(duì)檔案管理人員定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，導(dǎo)致檔案管理人員的工作理念、工作方法等相對(duì)陳舊，不能正確看待自己在檔案管理工作中應(yīng)該發(fā)揮的作用，習(xí)慣憑借工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)處理問(wèn)題的情況時(shí)有發(fā)生，在很大程度上影響檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度。最后，許多事業(yè)單位針對(duì)檔案管理人員制定的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)不夠合理，如對(duì)工作內(nèi)容較多和工作相對(duì)輕閑的工作人員實(shí)施統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)，容易導(dǎo)致工作繁忙的工作人員心中有怨言，不利于在單位構(gòu)建和諧的工作氛圍。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略探究

研究表明，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義，但是在具體的工作中，還存在多方面現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，影響信息技術(shù)發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值。事業(yè)單位應(yīng)該正視這一現(xiàn)狀，具體問(wèn)題具體分析，積極尋找有效的檔案管理信息化建設(shè)策略，不斷提高工作效率，幫助人民群眾解決更多實(shí)際問(wèn)題，對(duì)建立和諧社會(huì)、促進(jìn)社會(huì)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性穩(wěn)定發(fā)展目標(biāo)有著良好效用。

1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注

在事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的認(rèn)識(shí)會(huì)在很大程度上影響其建設(shè)成效。因此，作為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)，不能對(duì)其持有偏見(jiàn)，應(yīng)該從全面發(fā)展的角度來(lái)看待檔案管理信息化建設(shè)工作，有利于有序不紊地推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作，并發(fā)揮其真正效用。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，配備先進(jìn)的信息設(shè)備，有助于更好更快地完善檔案管理信息化建設(shè)體系。比如，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備應(yīng)該及時(shí)備齊，方便檔案管理人員對(duì)檔案資料開(kāi)展搜集、整理、打印、歸類(lèi)等工作。其次，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該主動(dòng)創(chuàng)新檔案管理機(jī)制建設(shè)，以應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理和信息化檔案管理之間的差異，比如：重新明確管理職責(zé)、管理要求、管理范圍等，讓每個(gè)檔案管理人員能夠清楚知道地自己的工作職責(zé)，當(dāng)發(fā)生工作失誤時(shí)，也方便及時(shí)找到責(zé)任人，使檔案管理信息化模式的應(yīng)用價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái)，促進(jìn)檔案管理工作效率大幅提升。

2.積極推動(dòng)規(guī)章制度的制定

信息化環(huán)境下，公眾接收各類(lèi)信息的渠道趨于多元化，特別是在信息技術(shù)的幫助下，公眾可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地接收信息的自由。但是如果沒(méi)有對(duì)個(gè)人信息加強(qiáng)保護(hù)，則容易出現(xiàn)信息泄露的問(wèn)題，甚至對(duì)個(gè)人財(cái)產(chǎn)安全造成威脅。對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)亦是如此，檔案管理人員承擔(dān)著保護(hù)檔案資料的重任，除了要提高檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力之外，事業(yè)單位還應(yīng)該制定規(guī)章制度來(lái)約束其個(gè)人行為，避免有些管理人員利用工作便利竊取重要信息。據(jù)此，領(lǐng)導(dǎo)者可以根據(jù)單位實(shí)際情況以及檔案管理工作內(nèi)容，制定管理制度，旨在提高管理人員的自我約束和互相監(jiān)督意識(shí)，確保檔案信息能夠安全傳遞，將檔案資料泄露的可能性降到最低。

3.提高檔案管理人員的工作素養(yǎng)

由于檔案管理是事業(yè)單位重要的工作內(nèi)容之一，所以，從單位領(lǐng)導(dǎo)到基層檔案管理人員都不能抱有懈怠之心，必須全力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，以加強(qiáng)對(duì)檔案資料的保護(hù)，充分激發(fā)檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。一方面，事業(yè)單位在制定檔案管理人員招聘計(jì)劃時(shí)，應(yīng)該把信息技術(shù)應(yīng)用技能作為考核標(biāo)準(zhǔn)之一，從源頭上篩選一些優(yōu)秀的檔案管理人才，既要有良好的專業(yè)素養(yǎng)，也要對(duì)新興信息技術(shù)有一定了解，讓?xiě)?yīng)聘者能夠更好更快地適應(yīng)工作崗位，為提高檔案管理工作效率發(fā)揮自身專業(yè)價(jià)值。另一方面，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行后續(xù)的培訓(xùn)工作是必不可少的，因?yàn)闀r(shí)代在不斷向前發(fā)展，事業(yè)單位所處的工作環(huán)境也在發(fā)生改變，作為檔案管理人員應(yīng)該保持與時(shí)俱進(jìn)的工作理念，在工作崗位上發(fā)光發(fā)熱，特別是在檔案管理信息化建設(shè)已成為發(fā)展趨勢(shì)的情況下，事業(yè)單位應(yīng)該就檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)，及時(shí)更新檔案管理人員的信息技術(shù)知識(shí)體系，提高其應(yīng)用信息技術(shù)的熟練度，使其在具體的檔案管理工作中能從容應(yīng)對(duì)各種突發(fā)狀況。

此外，建立科學(xué)、公正的績(jī)效考核制度也十分重要，不能運(yùn)用形式單一的考核手段，應(yīng)該根據(jù)檔案管理人員的工作任務(wù)、專業(yè)水平、信息技術(shù)應(yīng)用能力等實(shí)施獎(jiǎng)懲制度，減少不公平現(xiàn)象，把員工的工作積極性充分調(diào)動(dòng)起來(lái)，促使檔案管理信息化建設(shè)取得新進(jìn)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，有利于提高檔案管理人員的工作素養(yǎng)，提高他們的自主學(xué)習(xí)意識(shí)，還可以提高為民服務(wù)的工作實(shí)效。鑒于檔案管理信息化建設(shè)能夠發(fā)揮很多積極的效用，事業(yè)單位應(yīng)該就當(dāng)前存在的員工工作素養(yǎng)有待提高、對(duì)信息化建設(shè)缺乏重視、相關(guān)制度體系欠缺等問(wèn)題作出應(yīng)對(duì)，為更好更快地落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)保駕護(hù)航。實(shí)踐表明，事業(yè)單位可以通過(guò)實(shí)施加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注、完善規(guī)章制度建設(shè)體系、提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)等舉措，為檔案管理信息化建設(shè)掃除障礙，切實(shí)提高檔案管理工作效率，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展。

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（作者單位：煙臺(tái)市殘疾人事務(wù)綜合服務(wù)中心 ）