社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問題及其解決方法探討

賈桂蘭

摘 要：近年來，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，為人民群眾提供了優(yōu)質(zhì)的保險(xiǎn)服務(wù)。社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)快速發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量也隨之急劇增加，使得社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作難度大幅度增加。鑒于此，本文通過研究社會(huì)保險(xiǎn)檔案的主要特征，就社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀問題進(jìn)行研究，并提出相應(yīng)的有效解決方法，旨在全面提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平，為社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展保駕護(hù)航。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)檔案;主要特征;管理;現(xiàn)狀問題;解決方法

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)改革工作持續(xù)深化推進(jìn)，同時(shí)社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍不斷延伸，社會(huì)保險(xiǎn)參保人員發(fā)生了巨大的變化，這些都推動(dòng)著社會(huì)保險(xiǎn)向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，為我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的持續(xù)發(fā)展夯實(shí)了基礎(chǔ)。在社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)快速發(fā)展的背景下，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量隨之增加，使得社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量急劇增加，導(dǎo)致檔案管理工作難度進(jìn)一步加大。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理與參保人員的合法權(quán)益密切相關(guān)，應(yīng)持續(xù)優(yōu)化做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，在保障參保人員合法權(quán)益的同時(shí)，推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。但事實(shí)上，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作存在管理手段落后、缺乏專業(yè)檔案管理隊(duì)伍等問題，使得社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作難以發(fā)揮作用，不利于我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的健康發(fā)展。因此，基于社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度考慮，本文從問題和解決方法兩方面深入研究“社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作”具有顯著意義。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案的主要特征概述

社會(huì)保險(xiǎn)檔案相比普通檔案而言，具有諸多顯著的特征，總結(jié)包括以下幾點(diǎn)：

1.社會(huì)保險(xiǎn)檔案涉及對(duì)象相對(duì)廣泛

近年來，社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)發(fā)展迅速，社會(huì)保險(xiǎn)項(xiàng)目不斷豐富的同時(shí)，不斷向外拓展社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍，使得社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋人群相對(duì)廣泛。當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)內(nèi)容以醫(yī)療、養(yǎng)老、生育等為主，但隨著社會(huì)保障事業(yè)的快速發(fā)展，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)制度已經(jīng)延伸到農(nóng)村方向，其覆蓋面更加廣泛，相關(guān)的對(duì)象構(gòu)成也更加復(fù)雜。

2.社會(huì)保險(xiǎn)檔案具有變動(dòng)性

社會(huì)保險(xiǎn)檔案往往會(huì)跟隨參保對(duì)象的工作關(guān)系、工資變化等發(fā)生相應(yīng)的變化。例如，醫(yī)療保險(xiǎn)在參保對(duì)象看病費(fèi)用發(fā)生變化的情況下，會(huì)在社會(huì)保險(xiǎn)檔案中體現(xiàn)出來，且要將整個(gè)變化完整記錄在檔案中。不僅如此，在醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息記錄時(shí)，應(yīng)保證各項(xiàng)信息的真實(shí)性和完整性，才能為日后的具體工作提供信息支持。比如，醫(yī)療保險(xiǎn)理賠工作，若在醫(yī)療保險(xiǎn)信息失真情況下，則難以開展理賠工作。

3.辦理對(duì)象是個(gè)體

公民參加社會(huì)保險(xiǎn)，相應(yīng)的參保信息會(huì)形成一個(gè)檔案文件，并作為原始憑證伴隨參保公民的一生，且保險(xiǎn)檔案會(huì)動(dòng)態(tài)更新和完善，不斷為參保公民提供記錄、管理等各項(xiàng)信息服務(wù)。

4.檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

參保對(duì)象在辦理社會(huì)保險(xiǎn)時(shí)，往往要完成信息記錄、繳費(fèi)等一系列工作，而這些工作都要在一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)支持下開展，才能保證各項(xiàng)工作不會(huì)出現(xiàn)任何的細(xì)節(jié)問題，進(jìn)而才能提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案的真實(shí)性和完整性。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作現(xiàn)狀問題分析

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)工作的核心構(gòu)成，其與參保對(duì)象的正當(dāng)權(quán)益密切相關(guān)。因此，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性和必要性，并積極落實(shí)多元化的檔案管理工作措施。但事實(shí)上，當(dāng)下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作還存在諸多缺陷和不足，總結(jié)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

1.對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理認(rèn)識(shí)不足

在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理過程中，由于主客觀因素的共同作用而使得此項(xiàng)工作存在諸多缺陷和不足，其中最為突出的是對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致檔案管理工作人員缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，容易在具體工作中忽視檔案管理工作，或者是不嚴(yán)格按照規(guī)章制度要求規(guī)范開展檔案管理工作，使得檔案管理工作流于形式而難以發(fā)揮出實(shí)質(zhì)性作用。同時(shí)，由于相關(guān)人員對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作內(nèi)容及重要性缺乏正確的理解和認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致在具體的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理中，側(cè)重于資金投入和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，而沒有積極落實(shí)技術(shù)措施予以支持社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，使得社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作難度大幅度增加，不利于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。除此之外，部分領(lǐng)導(dǎo)在具體的工作中，側(cè)重于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的開展，片面認(rèn)為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)水平的提升是提高社會(huì)保險(xiǎn)發(fā)展水平的重要基礎(chǔ)和保障，使得社會(huì)保險(xiǎn)單位難以在內(nèi)部營(yíng)造良好的工作氛圍，自然不會(huì)大力宣傳檔案管理工作的重要性和措施，從而使得檔案管理工作人員錯(cuò)誤認(rèn)為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作并不重要，只是一項(xiàng)普通的日常工作，從而會(huì)對(duì)檔案管理工作敷衍了事，這不僅影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作效率，還直接影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作質(zhì)量，不利于檔案管理工作價(jià)值的體現(xiàn)。

2.缺乏專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理工作人員是社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作開展的主體，其專業(yè)能力水平?jīng)Q定了其能否勝任社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作。因此，社會(huì)保險(xiǎn)檔案部門應(yīng)正確認(rèn)識(shí)專業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重要性。但事實(shí)上，部分社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心在運(yùn)營(yíng)中往往會(huì)因考慮費(fèi)用而隨意聘用檔案管理人員，并出于降低檔案管理工作成本的想法，沒有定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，沒有保證其檔案管理知識(shí)和能力都達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，這樣不僅會(huì)影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的有序開展，還難以解決工作中的具體問題，直接影響檔案管理工作效果。不僅如此，由于社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)單位存在檔案管理工作兼職問題，且這種現(xiàn)象十分普遍，使其嚴(yán)重缺乏精力和時(shí)間負(fù)責(zé)落實(shí)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，制約了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作效能的提升。

3.缺乏先進(jìn)的檔案管理手段

高質(zhì)高效開展社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作離不開專業(yè)檔案管理隊(duì)伍以及先進(jìn)檔案管理手段等的必要支持。因此，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門既要建立專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，又要注重檔案管理手段的引進(jìn)，與時(shí)俱進(jìn)引進(jìn)新型檔案管理手段，才能保障社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作效能。但事實(shí)上，社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)單位不僅沒有建立專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，還因?yàn)樯鐣?huì)保險(xiǎn)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，沒有及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理手段，導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作難以高效開展。同時(shí)，在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理過程中，存在多頭管理現(xiàn)象，使得檔案管理工作質(zhì)量和效率難以提高。分析其具體原因，可以了解到社會(huì)保險(xiǎn)檔案牽涉內(nèi)容相對(duì)廣泛，導(dǎo)致責(zé)任不明晰而出現(xiàn)多頭管理，從而直接影響檔案管理工作質(zhì)量。例如，參保人員的社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料存放在不同部門，參保人員若要完整查詢社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料內(nèi)容，應(yīng)在多個(gè)部門進(jìn)行檔案檢索操作，這無疑增加了檔案工作復(fù)雜度，不利于檔案管理工作效率的提高。此外，部分社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)單位在信息化建設(shè)方面，由于種種因素的制約而存在信息技術(shù)應(yīng)用不足的問題，使得參保人員在查閱自身資料時(shí)，可能要翻閱大量檔案信息資料，而不是使用信息技術(shù)智能化檢索檔案信息，這無形中降低了檔案信息服務(wù)效能。近些年來，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)快速發(fā)展并普及使用，社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)單位開始大力推進(jìn)信息化建設(shè)，以此提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平。但事實(shí)上，社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)單位由于缺乏技術(shù)人才、專業(yè)技術(shù)的支撐，使得先進(jìn)技術(shù)手段在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中未能體現(xiàn)出優(yōu)越性，直接導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作難以順利達(dá)成理想的工作目標(biāo)。

三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問題的解決方法分析

如前所述，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作中的一部分，與社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展密切相關(guān)。但在實(shí)踐中，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作還存在意識(shí)薄弱、缺乏專業(yè)檔案管理隊(duì)伍和先進(jìn)檔案管理手段等現(xiàn)實(shí)問題，這要求社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員以檔案管理問題為出發(fā)點(diǎn)和歸屬點(diǎn)，在增強(qiáng)檔案管理意識(shí)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)專業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，并要注重先進(jìn)檔案管理技術(shù)手段的引進(jìn)及合理使用，才能整體提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作效能，為社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

1.加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，直接關(guān)系到其對(duì)檔案管理工作的態(tài)度。因此，檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作內(nèi)容和重要性的充電學(xué)習(xí)，正確理解檔案管理工作的重要價(jià)值，才能在實(shí)踐工作中自覺強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，從而能夠主動(dòng)按照檔案管理規(guī)章制度來規(guī)范落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作，這對(duì)提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作質(zhì)量和效率具有良好的促進(jìn)作用。同時(shí)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門應(yīng)在具體的工作中，基于部門工作實(shí)際，做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作內(nèi)容和重要性的宣傳工作，定期結(jié)合檔案管理工作內(nèi)容展開相應(yīng)的會(huì)議，使檔案管理工作人員能夠正確、深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和必要性，意識(shí)到按照要求規(guī)范開展檔案管理工作的積極意義。除此之外，在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作常態(tài)化開展中，各級(jí)管理部門應(yīng)做好檔案管理知識(shí)和技能的交流工作，為高質(zhì)高效開展社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作提供必要的支持。

2.加強(qiáng)建設(shè)專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作高效開展離不開專業(yè)檔案管理工作隊(duì)伍的支持。因此，社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)單位應(yīng)正確認(rèn)識(shí)專業(yè)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)的重要性和必要性，在實(shí)踐中積極結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)來開展相應(yīng)的檔案管理工作，使得全體檔案管理工作人員具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)能力，滿足于新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的實(shí)際需求。在信息化時(shí)代，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的開展離不開計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的支持，這無形中對(duì)檔案管理工作人員提出了更高的要求。因此，在檔案管理工作人員培訓(xùn)時(shí)，既要加強(qiáng)檔案管理知識(shí)技能培訓(xùn)，又要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的培訓(xùn)，才能保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員具備較高的專業(yè)技術(shù)水平和計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)提供支持。同時(shí)，在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中存在嚴(yán)重的兼職問題，不利于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的有序開展，這就要求社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)單位要安排專人專職負(fù)責(zé)檔案管理工作，不得出現(xiàn)一人身兼多職現(xiàn)象，并且要為檔案管理工作人員配備獨(dú)立的辦公室，提供24小時(shí)輪班制服務(wù)。

不僅如此，為保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作高效開展，社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)單位需要加強(qiáng)檔案管理工作人員的考核，并與其薪酬相掛鉤，才能持續(xù)增強(qiáng)檔案管理人員的管理責(zé)任意識(shí)，促使其能夠主動(dòng)加強(qiáng)檔案管理知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)，以此提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平，助力社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。

3.加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)手段的引進(jìn)使用

現(xiàn)階段，信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及使用，為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域工作效率的提升提供了技術(shù)支持。在此背景下，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作也要加強(qiáng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，才能充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)有優(yōu)勢(shì)，全面提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理效率和質(zhì)量。

在實(shí)踐中，社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)單位需要結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需求，持續(xù)加大信息化建設(shè)投入，完善配置信息化建設(shè)有關(guān)的軟硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、打印設(shè)備等，并要做好檔案管理信息化系統(tǒng)及相關(guān)軟件程序的開發(fā)工作，才能全面提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的信息化和科學(xué)化水平。與此同時(shí)，依托信息技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并要合理使用軟件進(jìn)行歸檔處理參保人員的信息，方便更好地檢索查詢相關(guān)的檔案信息資源，同時(shí)可以隨時(shí)在檔案中更新變動(dòng)信息，為充分體現(xiàn)檔案信息資源價(jià)值提供支持。此外，注重政府和各級(jí)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的聯(lián)網(wǎng)作業(yè)，以便參保人員通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)可以完整查詢個(gè)人參保信息，以此提高檔案信息服務(wù)效率和水平，從而有效提高社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)水平，助力于社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，近年來我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)快速發(fā)展，隨之對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作提出了更高的要求。但在工作實(shí)踐中，仍然存在管理手段不先進(jìn)、專業(yè)檔案管理人員嚴(yán)重缺乏等現(xiàn)實(shí)問題，不利于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平的提升，一定程度上影響了社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。因此，社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)單位應(yīng)從問題入手，要求檔案管理人員加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，并要加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)手段的引進(jìn)和合理使用，同時(shí)要結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際，與時(shí)俱進(jìn)，建立專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍，確保持續(xù)提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平，助力于社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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（作者單位：濱州市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心）