精細化管理在工程檔案管理中的應(yīng)用研究探究實踐

馬雪

摘要：從當前社會發(fā)展情況來看，我國的石油工程項目發(fā)展速度很快，很多石油工程項目的實施不僅會給企業(yè)的發(fā)展帶來影響，有的還會影響到國家和社會的發(fā)展。在新的時代背景下，石油企業(yè)工程檔案管理應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展變化，精細化管理是工程檔案管理的必要舉措。通過精細化管理，工程檔案的質(zhì)量將會提高，對工程項目的實施具有積極的推動作用。但目前的工程檔案管理中還存在一些問題，比如管理人員的素質(zhì)、管理意識等問題，本文闡述了工程檔案精細化管理的積極作用，分析了工程檔案管理中存在的問題，最后提出了精細化管理在石油工程檔案管理中的應(yīng)用措施。

關(guān)鍵詞：精細化管理;工程檔案管理;應(yīng)用研究

在石油企業(yè)工程建設(shè)和質(zhì)量管理的過程中，工程檔案管理是一個非常重要的環(huán)節(jié)，也是石油企業(yè)進行財產(chǎn)管理的重要憑證，它包含著豐富的內(nèi)容，工程項目從前期的搜集資料到后期的竣工，這一過程有時要經(jīng)歷數(shù)年，在這個過程中每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和信息，這其中所涉及到的資料的范圍和內(nèi)容都是其他管理工作所沒有的工作量。所以，工程檔案管理是一項復(fù)雜且繁瑣的工作，精細化管理作為一種先進的管理模式，能有效解決工程檔案管理中所面臨的問題，進而有效推動工程項目的建設(shè)與實施。

一、石油企業(yè)工程檔案精細化管理的積極作用

（一）檔案精細化管理的含義

精細化管理是一種全新的管理理念，在當今競爭激烈的經(jīng)濟市場中，精細化管理可以幫助企業(yè)提升管理能力，進而提高綜合實力，使企業(yè)的管理達到精細、準確、嚴格。其中，“精細”是指工作內(nèi)容的具體化和細化，對工程細節(jié)的管控，對管理內(nèi)容的細化，這也是精細化管理的基礎(chǔ)，“嚴格”是指在具體內(nèi)容落實以后，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略目標，按照規(guī)定將這些內(nèi)容落到實處，減少因冗雜的管理過程而導(dǎo)致的人力管理資源的流失，這樣能幫助企業(yè)獲得更高的經(jīng)濟效益。

（二）工程檔案精細化管理的積極作用

首先，精細化管理可以提高工程檔案資料的應(yīng)用效率。傳統(tǒng)的工程檔案管理基本使用的是手動的管理模式，將合同、報表、協(xié)議書等文件資料通過手動整理、歸納、存檔等形式實現(xiàn)資料的管理，這個過程不僅費時還費力，而在需要翻閱和查找資料時，又要耗費大量的人力物力進行尋找，又由于傳統(tǒng)的檔案資料是以紙質(zhì)的形式存在，很容易受到自然災(zāi)害的影響，如火災(zāi)、水災(zāi)等，不小心就會損壞，很不利于永久保存，但精細化管理和傳統(tǒng)的檔案管理模式完全不同，它通過將文件、文書以及資料進行歸納和整理，按照需求進行細化整編，通過信息技術(shù)將檔案進行精細化管理，使傳統(tǒng)的管理模式逐漸向電子形式發(fā)展，這樣不僅節(jié)省了查閱資料的時間和精力，還可以實現(xiàn)資源的共享，有利于提高檔案管理的工作效率。

二、石油企業(yè)工程檔案管理中存在的問題

（一）管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，制度不夠健全

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高是當前石油企業(yè)工程檔案管理工作中比較突出的一個問題，很多單位的檔案管理人員都是臨時聘用的，他們當中的很多人都缺乏專業(yè)的檔案管理知識，這在很大程度上影響到了檔案信息的完整性和準確性，進而會影響到工程建設(shè)的推進，對檔案管理工作的有效性造成了影響。從另一個方面來看，檔案管理工作的制度還有待健全。由于工程項目的完成時間較長，很多施工方的指揮人員都是臨時的，沒有建立健全的監(jiān)管制度，導(dǎo)致檔案容易丟失，影響到了工程檔案的完整性。

（二）檔案管理意識淡薄，重視程度不夠

除檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高、制度不夠健全以外，檔案管理意識淡薄、重視程度不夠也是石油企業(yè)工程檔案管理中存在的問題，這對工程項目的有效開展造成了影響。工程的質(zhì)量、進度以及使用的相關(guān)技術(shù)一般是項目建設(shè)過程中比較受關(guān)注的內(nèi)容，但是在工程項目建設(shè)的過程中，上到企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，下到工作人員，都對檔案管理工作不重視，檔案管理意識非常淡薄。正是由于思想意識的不重視，才會導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量有待提高，使得工程檔案管理工作無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（三）缺乏有效的檔案管理組織，檔案管理工作不到位

石油企業(yè)工程檔案管理中存在的最后一個問題是，缺乏有效的檔案管理組織，檔案管理工作不到位，這會造成整個工程項目的進展緩慢。在實際的工程項目中，一般工程的持續(xù)時間較長，還存在很大的流動性，這無疑給工程項目檔案管理增加了很大的難度，而且很多檔案管理缺乏有效的組織，即缺乏規(guī)范。

三、精細化管理在石油企業(yè)工程檔案管理中的應(yīng)用措施

（一）合理確定檔案管理計劃

石油企業(yè)工程項目單位要對檔案管理工作進行系統(tǒng)化的納入，然后再進行有條理地規(guī)劃和部署，要在崗位說明書、職責書中體現(xiàn)檔案管理工作的內(nèi)容，協(xié)調(diào)施工單位、監(jiān)理機構(gòu)等對工程檔案進行組織和編排，使項目中的采購、設(shè)計、施工等各個環(huán)節(jié)與檔案管理責任一一對應(yīng)，然后根據(jù)審核和驗收的進度進行文檔的收集，根據(jù)工程項目的實施情況及時調(diào)整?？偠灾?，要合理確定檔案管理計劃，確保精細化管理在工程檔案管理中有效實施。

（二）增強石油企業(yè)工程檔案精細化管理的組織管理

增強石油企業(yè)工程檔案精細化管理中的組織管理，就要明確檔案管理的責任歸屬，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，保證精細化管理的有效進行，同時還要將精細化管理工作作為年終績效考核的一部分，讓檔案的收集、整理、歸納、保管等成為考核的依據(jù)。最后，每個人都要對檔案持以重視的態(tài)度，形成檔案精細化管理的意識和觀念，推動檔案精細化管理常態(tài)化。

（三）建立健全石油企業(yè)工程檔案管理制度

石油企業(yè)工程檔案管理最大的問題就是規(guī)范性不足，這就要求工程檔案管理工作要以國家和行業(yè)的相關(guān)標準為依據(jù)，建立健全工程檔案管理制度，形成完整的工程檔案體系。同時，在決策方面要進行統(tǒng)籌規(guī)劃，落實責任和協(xié)調(diào)機制，對檔案管理形成規(guī)范和指引，促進各部門之間工作的協(xié)調(diào)，并將各部門之間的資源進行整合，推動各部門工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。最后要建立健全獎懲評價激勵機制，用健全的制度和機制來引導(dǎo)檔案管理工作人員工作實效性的發(fā)揮。

結(jié)語

綜上所述，精細化管理是實現(xiàn)石油企業(yè)工程檔案管理有效性的重要舉措，它與其他的管理工作存在很大的差異，在具體的實施過程中，需要企業(yè)和員工強化檔案管理的意識，充分發(fā)揮精細化管理模式的優(yōu)勢，確定合理的檔案管理計劃、增強組織管理、健全管理制度，使工程檔案管理工作能有效進行，推動精細化管理模式向科學(xué)化、規(guī)范化方向發(fā)展。

參考文獻

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