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    電子發(fā)票對民辦高校財(cái)務(wù)管理的影響及應(yīng)對措施

    2022-04-04 14:08:11張迎輝
    中國市場 2022年12期
    關(guān)鍵詞:電子發(fā)票民辦高校財(cái)務(wù)管理

    張迎輝

    摘 要:科學(xué)技術(shù)和市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展,新時(shí)代的產(chǎn)物——電子發(fā)票被大力地推廣,其替代傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票已然成為必然趨勢。電子發(fā)票具備節(jié)省社會(huì)資源、使用存儲(chǔ)便捷、促進(jìn)稅務(wù)管理、節(jié)約經(jīng)營成本等優(yōu)勢的同時(shí),也存在著辨別真?zhèn)坞y度大、財(cái)務(wù)信息化發(fā)展滯后等問題,這些問題必然影響著民辦高校財(cái)務(wù)管理工作。電子發(fā)票在我國民辦高校的財(cái)務(wù)管理工作中扮演著越來越重要的角色,為此,文章針對電子發(fā)票的優(yōu)勢以及對民辦高校財(cái)務(wù)管理帶來的機(jī)遇,針對電子發(fā)票制度滯后、辨別真?zhèn)坞y度大、財(cái)務(wù)信息化發(fā)展滯后等問題,提出了電子發(fā)票對民辦高校財(cái)務(wù)管理的應(yīng)對措施。

    關(guān)鍵詞:電子發(fā)票;民辦高校;財(cái)務(wù)管理

    中圖分類號(hào):F253.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1005-6432(2022)12-0182-03

    DOI:10.13939/j.cnki.zgsc.2022.12.182

    1 產(chǎn)生背景

    李克強(qiáng)總理在2015 年3月5日的全國人大十二屆三次會(huì)議的政府工作報(bào)告中,第一次提到了“互聯(lián)網(wǎng) +”行動(dòng)計(jì)劃。同年,國務(wù)院發(fā)布了《國務(wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見》(以下簡稱《意見》),《意見》指出,要“順應(yīng)世界‘互聯(lián)網(wǎng)+’發(fā)展趨勢,充分發(fā)揮我國互聯(lián)網(wǎng)的規(guī)模優(yōu)勢和應(yīng)用優(yōu)勢,推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)由消費(fèi)領(lǐng)域向生產(chǎn)領(lǐng)域拓展,加速提升產(chǎn)業(yè)發(fā)展水平,增強(qiáng)各行業(yè)創(chuàng)新能力,構(gòu)筑經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新優(yōu)勢和新動(dòng)能?!?國家稅務(wù)總局為響應(yīng)《意見》的行動(dòng)要求,提出了一系列順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展趨勢,進(jìn)行稅制改革,實(shí)現(xiàn)稅務(wù)管理現(xiàn)代化的重要舉措。2017 年,國家稅務(wù)總局發(fā)布了 《關(guān)于進(jìn)一步做好增值稅電子普通發(fā)票推行工作的指導(dǎo)意見》,指出要堅(jiān)持問題導(dǎo)向的原則,高度重視、大力推行電子發(fā)票。同年6月,財(cái)政部提出了關(guān)于電子發(fā)票改革的試點(diǎn)方案,進(jìn)一步明確部署了電子發(fā)票的改革工作。

    2 定義及優(yōu)勢

    2.1 電子發(fā)票的定義

    電子發(fā)票是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物,它是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動(dòng)中,開具、收取的以電子方式存儲(chǔ)的收付款憑證,它和普通發(fā)票一樣具有同等的法律效應(yīng),只是在網(wǎng)絡(luò)生成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)上采用了電子的形式。

    2.2 電子發(fā)票的優(yōu)勢

    (1)節(jié)省社會(huì)資源。電子發(fā)票不再以紙張為載體,減少了紙張的印刷環(huán)節(jié)。大力推廣電子發(fā)票,一方面可以減少紙張的使用率,減少印刷成本,節(jié)省運(yùn)營開銷;另一方面是身體力行國家節(jié)能減排工作的號(hào)召,積極落實(shí)節(jié)能環(huán)保工作,努力建設(shè)生態(tài)資源節(jié)約型社會(huì)。

    (2)使用存儲(chǔ)便捷。從消費(fèi)者的角度來說,一方面,電子發(fā)票開具便捷,基本上可以實(shí)現(xiàn)交易時(shí)間和發(fā)票開具的時(shí)間同步,消費(fèi)者可以即時(shí)查驗(yàn)發(fā)票信息;另一方面,電子發(fā)票打印便捷,只要有打印機(jī)和紙張,即可實(shí)現(xiàn)發(fā)票打印。電子發(fā)票更利于存儲(chǔ),改變了異地購物或者網(wǎng)上購物中發(fā)票須通過郵寄方式獲取的劣勢,避免了發(fā)票在傳遞或存儲(chǔ)過程中的丟失和損壞。

    (3)促進(jìn)稅務(wù)管理。從稅務(wù)機(jī)關(guān)的角度來說,一方面,電子發(fā)票的應(yīng)用可以加強(qiáng)稅務(wù)機(jī)關(guān)對于發(fā)票的實(shí)時(shí)監(jiān)控,迅速掌握發(fā)票的領(lǐng)取和使用情況,從根本上遏制假發(fā)票的使用;另一方面,電子發(fā)票的運(yùn)用可以避免稅務(wù)不合理的現(xiàn)象發(fā)生,稅務(wù)機(jī)關(guān)通過即時(shí)上傳的電子發(fā)票信息,實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查詢,并在查詢的基礎(chǔ)上對數(shù)據(jù)的合理性進(jìn)行分析,便于稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)范管理和應(yīng)用數(shù)據(jù)。電子發(fā)票能夠提高稅收效率和準(zhǔn)確性,改變以往稅收征管的滯后與被動(dòng),減少偷漏稅的現(xiàn)象。

    (4)節(jié)約經(jīng)營成本。對于企業(yè)來說,與傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票相較,電子發(fā)票無論在發(fā)票的購置環(huán)節(jié)、開具環(huán)節(jié),還是在發(fā)票的傳遞環(huán)節(jié)和報(bào)銷環(huán)節(jié),都更加便捷。一方面幫助企業(yè)節(jié)約了經(jīng)營成本,另一方面也促進(jìn)了企業(yè)經(jīng)營利潤的增加。這也使電子發(fā)票受到企業(yè)青睞,尤其是我國電信部門最先試點(diǎn)實(shí)行使用電子發(fā)票的重要原因之一。

    3 對民辦高校財(cái)務(wù)管理帶來的機(jī)遇

    (1)提高民辦高校財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)。民辦高校財(cái)務(wù)管理工作離不開財(cái)務(wù)人員。電子發(fā)票的出現(xiàn),幫助民辦高校財(cái)務(wù)人員了解了電子發(fā)票的由來;電子發(fā)票的普及,幫助民辦高校財(cái)務(wù)人員了解相關(guān)政策及報(bào)銷注意事項(xiàng)等,推動(dòng)他們時(shí)刻保持學(xué)習(xí),隨時(shí)掌握財(cái)務(wù)規(guī)則的變化,能夠應(yīng)對電子發(fā)票使用和報(bào)銷過程中出現(xiàn)的問題。此外,電子發(fā)票的應(yīng)用,需要各種信息化軟件的支撐,這就要求民辦高校財(cái)務(wù)人員要及時(shí)學(xué)習(xí)信息化軟件技術(shù),更新財(cái)務(wù)知識(shí),推動(dòng)他們的多元化發(fā)展,提高他們的財(cái)務(wù)管理水平和素質(zhì)。

    (2)助推民辦高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。由于辦學(xué)經(jīng)費(fèi)的限制和財(cái)務(wù)預(yù)算的牽制,民辦高校的財(cái)務(wù)信息化水平落后,財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)跟不上時(shí)代的要求和步伐。傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證使得民辦高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的網(wǎng)上報(bào)賬功能受到一定程度的約束,無法真正實(shí)現(xiàn)無紙化和電子化。電子發(fā)票的出現(xiàn)和推廣,對民辦高校財(cái)務(wù)處提出了電子化存儲(chǔ)和無紙化辦公的要求。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),民辦高校財(cái)務(wù)處必須引進(jìn)相應(yīng)的信息化系統(tǒng),這將助推民辦高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的完成,極大地提升民辦高校的信息化水平。

    4 對民辦高校財(cái)務(wù)管理帶來的影響

    (1)電子發(fā)票制度滯后。隨著電子發(fā)票的推廣和深入,我國相繼出臺(tái)了一系列的文件和管理辦法,規(guī)范電子發(fā)票的相關(guān)工作。例如,2015年12月,國家稅務(wù)總局發(fā)布了《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》。同年,財(cái)政部和國家檔案局聯(lián)合出臺(tái)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案的留存期限和留存方式(完整的紙質(zhì)文檔留存)。2020年3月23日,財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》,對電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的合法性以及規(guī)范性提出了具體的要求,為確保憑證附件的完整性,需要將電子發(fā)票打印和裝訂。我國從國家層面對電子發(fā)票進(jìn)行了規(guī)定,并且一直在不斷更新。但是一些民辦高校的電子發(fā)票規(guī)章制度跟不上國家電子發(fā)票相關(guān)工作規(guī)范的步伐,規(guī)章制度滯后,造成電子發(fā)票在上傳、報(bào)銷以及存檔等環(huán)節(jié)信息流通不順暢,對電子發(fā)票的入賬、報(bào)銷、支付以及存檔等一系列工作造成了影響。民辦高校無法及時(shí)依據(jù)國家已經(jīng)出臺(tái)的一系列的電子發(fā)票文件和管理辦法,結(jié)合本校財(cái)務(wù)的實(shí)際工作情況,制定和及時(shí)更新相應(yīng)的電子發(fā)票制度和實(shí)施細(xì)則,規(guī)范財(cái)務(wù)處對電子發(fā)票的核算以及管理等工作。

    (2)辨別真?zhèn)坞y度大。由教師提供需要報(bào)銷的票據(jù),再由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行審核報(bào)銷。審核工作完成后才能進(jìn)入報(bào)銷環(huán)節(jié),財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷過程中只有見到票據(jù)的原件才會(huì)進(jìn)行報(bào)銷。因此,每個(gè)環(huán)節(jié)的工作都至關(guān)重要。傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票具備物理防偽性能,直接通過稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅控系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)開具。財(cái)務(wù)人員通過紫光燈,經(jīng)驗(yàn)豐富的財(cái)務(wù)人員還可以通過手感觸摸的方式對紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行鑒別。而電子發(fā)票的打印次數(shù)無法受到限制,可以重復(fù)多次打印,只要報(bào)銷人員通過自己在銷售平臺(tái)填寫的發(fā)票信息便可輕松獲取銷售方開具的PDF格式電子發(fā)票,而且打印的過程無須加蓋公章。這無疑給民辦高校財(cái)務(wù)人員的工作帶來了很大的難度,財(cái)務(wù)人員只能上網(wǎng)查驗(yàn)電子發(fā)票,不能及時(shí)甄別電子發(fā)票的真?zhèn)?,也無法及時(shí)制止重復(fù)報(bào)銷行為,既影響了財(cái)務(wù)人員的工作效率,也提高了財(cái)務(wù)人員工作的風(fēng)險(xiǎn)。

    (3)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展落后。目前電子發(fā)票在流通過程的各個(gè)環(huán)節(jié)已經(jīng)暢通,要發(fā)揮電子發(fā)票與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票的相同作用,就需要具備相應(yīng)的財(cái)務(wù)信息技術(shù)。但是,目前多數(shù)民辦高校信息化建設(shè)條件有限,信息化水平相對較低,沒有相應(yīng)的財(cái)務(wù)核算、報(bào)銷等財(cái)務(wù)信息技術(shù)作為支撐,也沒有建立無紙化的財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)。由于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)軟件,無法傳送和審核處理電子發(fā)票,在資源傳輸以及共享上就會(huì)有一定的難度,無法實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的審批、核算、報(bào)銷等電子發(fā)票的一體化操作。民辦高校的財(cái)務(wù)部門與其他相關(guān)部門也未建立即時(shí)有效的辦公銜接系統(tǒng),無法實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)流通與共享。同時(shí),電子發(fā)票也給民辦高校信息安全帶來極大的挑戰(zhàn)。由于財(cái)務(wù)工作的特殊性,為了保障財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全,財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)運(yùn)行需要安全且封閉的局域網(wǎng)環(huán)境。電子發(fā)票的出現(xiàn)改變了原有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行模式,需要互聯(lián)網(wǎng)開放環(huán)境,因此在運(yùn)行過程中會(huì)面臨數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全問題。

    (4)財(cái)務(wù)人員水平不足。電子發(fā)票在報(bào)銷流程、報(bào)銷方式等方面都具有其自身的特點(diǎn)。民辦高校財(cái)務(wù)人員面對的服務(wù)對象是全校的教職工,伴隨著電子發(fā)票的使用率越來越高,他們需要處理的單據(jù)數(shù)量也就越來越多。而且往往同一筆業(yè)務(wù)的報(bào)銷人員不固定,還會(huì)由于其他原因?qū)е掳l(fā)票報(bào)銷無法一次完成,需要報(bào)銷人員二次或多次操作,降低了財(cái)務(wù)人員的工作效率。電子發(fā)票數(shù)量的日益增加和使用的日益增多,對民辦高校財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)素質(zhì)和工作效率等也提出了更高的要求。民辦高校財(cái)務(wù)人員自身對電子發(fā)票的理解程度、熟悉程度和掌握程度,和他們能否對如何使用電子發(fā)票進(jìn)行廣泛的宣傳和詳細(xì)的解釋說明,直接影響著財(cái)務(wù)工作的質(zhì)量和效率。

    5 對民辦高校財(cái)務(wù)管理影響的應(yīng)對措施

    (1)制定電子發(fā)票相關(guān)制度。我國已經(jīng)陸續(xù)出臺(tái)電子發(fā)票管理的相關(guān)政策文件,民辦高校應(yīng)當(dāng)以國家的政策和文件為依據(jù),密切關(guān)注、及時(shí)學(xué)習(xí)和不斷掌握國家發(fā)布的新政策和新變化。同時(shí),民辦高校應(yīng)考慮自身的實(shí)際情況,規(guī)劃和制定符合高校自身特點(diǎn)的電子發(fā)票的具體方案和管理制度,加快電子發(fā)票制度規(guī)范的管理速度。關(guān)注電子發(fā)票的使用、審批、報(bào)銷、流轉(zhuǎn)、入賬和存儲(chǔ)等各個(gè)流程,針對每個(gè)工作流程等制定相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則。首先,保證民辦高校電子發(fā)票的相關(guān)工作受到制度的保護(hù);其次,保證電子發(fā)票使用的各環(huán)節(jié)都有制度可循;最后,保證報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員的日常工作有規(guī)章可循、有制度可依,從而減少電子發(fā)票使用中各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的矛盾,科學(xué)高效地為電子發(fā)票的推進(jìn)和應(yīng)用保駕護(hù)航,為電子發(fā)票在民辦高校的應(yīng)用營造良好的制度環(huán)境。

    (2)引入電子發(fā)票查詢系統(tǒng)。當(dāng)前,只需登錄稅務(wù)部門的官方網(wǎng)站,即可實(shí)現(xiàn)便捷查詢電子發(fā)票的真?zhèn)?,但卻無法實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票是否已在交易單位報(bào)銷的信息查詢。因此,隨著信息化建設(shè)的深入和推進(jìn),民辦高校應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)完備的電子發(fā)票跟蹤系統(tǒng)。依據(jù)這一系統(tǒng),民辦高校能在實(shí)現(xiàn)數(shù)字認(rèn)證和信息加密的前提下,構(gòu)建一套完整的物流式信息管理、查詢系統(tǒng)。這里的電子發(fā)票查驗(yàn)功能,可以讓教師和財(cái)務(wù)人員實(shí)現(xiàn)及時(shí)查詢、有效監(jiān)控電子發(fā)票的報(bào)銷情況和去向等,及時(shí)查驗(yàn)發(fā)票的真?zhèn)我约安樵儼l(fā)票是否重復(fù)報(bào)銷問題,避免了電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷,解決了報(bào)銷手續(xù)煩瑣的問題,提高了全體教職工的報(bào)銷效率,提高了財(cái)務(wù)人員工作效率,并切實(shí)有效地防止一票多用的現(xiàn)象發(fā)生。

    (3)建立無紙化辦公系統(tǒng)。民辦高校應(yīng)建立一個(gè)符合電子發(fā)票財(cái)務(wù)工作的無紙化辦公系統(tǒng),建立起集查詢、報(bào)銷和歸檔等多功能為一體的財(cái)務(wù)信息化綜合平臺(tái),不斷完善及規(guī)范電子發(fā)票的使用和流通等環(huán)節(jié),提高在這些環(huán)節(jié)過程中財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性和安全性。實(shí)現(xiàn)線上支付、電子發(fā)票、核算信息化和檔案信息化管理的協(xié)調(diào)發(fā)展,使民辦高校財(cái)務(wù)工作趨于電子化和信息化, 減輕民辦高校財(cái)務(wù)人員的工作量,為日后財(cái)務(wù)信息的查詢提供了很大的便利。此外,還要強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)信息化管理的安全性,以提高安全技術(shù)的水平和信息化平臺(tái)的級別。民辦高校應(yīng)高度重視信息安全建設(shè),設(shè)立嚴(yán)格網(wǎng)絡(luò)安全管理制度,安排專業(yè)技術(shù)人員,引入網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)機(jī)構(gòu),維護(hù)與保養(yǎng)財(cái)務(wù)信息化設(shè)備。民辦高校還應(yīng)當(dāng)加大財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)使用者安全防范意識(shí)教育,努力營造安全和穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,避免發(fā)生財(cái)務(wù)信息泄露等問題。

    (4)加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。首先,民辦高校應(yīng)當(dāng)建立財(cái)務(wù)人員繼續(xù)教育制度,財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,深化學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)步、與時(shí)俱進(jìn),成為一支綜合能力強(qiáng)的專業(yè)隊(duì)伍。民辦高校財(cái)務(wù)人員要在思想上深刻認(rèn)識(shí)到電子發(fā)票報(bào)銷管理的重要性和可能帶來的風(fēng)險(xiǎn);要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)儲(chǔ)備,強(qiáng)化會(huì)計(jì)法律、法規(guī)的學(xué)習(xí);要針對電子發(fā)票的報(bào)銷規(guī)定、報(bào)銷流程、審批及核算過程、注意事項(xiàng)等核心要點(diǎn)開展內(nèi)部培訓(xùn); 還要經(jīng)常開展內(nèi)部培訓(xùn)和交流,更新報(bào)銷觀念,提升業(yè)務(wù)水平。其次,民辦高校財(cái)務(wù)處應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子發(fā)票的宣傳工作,通過多種渠道和方式,就電子發(fā)票報(bào)銷的相關(guān)事宜進(jìn)行解釋說明、深化宣傳。宣傳方式可以囊括校園官方網(wǎng)站、學(xué)校論壇、財(cái)務(wù)處的微信公眾號(hào)、財(cái)務(wù)處網(wǎng)站發(fā)布宣傳文件;還可以定期舉辦培訓(xùn)講座,發(fā)放報(bào)銷指南和傳播報(bào)銷視頻等方式進(jìn)行電子發(fā)票的普及。最后,民辦高校財(cái)務(wù)處針對教職工提出和遇到的電子發(fā)票疑難問題,耐心解答、答疑解惑,財(cái)務(wù)處人員應(yīng)當(dāng)現(xiàn)場演示和幫助,及時(shí)解決發(fā)票使用中的各種問題,為順利進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)銷打下基礎(chǔ)。電子發(fā)票的普及和推廣,極大地影響著我國民辦高校的財(cái)務(wù)管理工作。既為民辦高校財(cái)務(wù)管理工作提供了機(jī)遇,也使民辦高校財(cái)務(wù)管理工作受到了影響。為此,民辦高校應(yīng)當(dāng)發(fā)揮其創(chuàng)新能力,制定電子發(fā)票相關(guān)制度、引入電子發(fā)票查詢系統(tǒng)、建立無紙化辦公系統(tǒng)和加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn),更好適應(yīng)電子發(fā)票發(fā)展的同時(shí),也能發(fā)揮電子發(fā)票的最大用處。

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