電子發(fā)票與會計信息系統(tǒng)的對接探討

張兵濤　邵露

摘 要：電子發(fā)票的推廣應用是我國電子商務迅速發(fā)展的要求，也是我國信息化建設中重要的一個環(huán)節(jié)，與電子發(fā)票有關法規(guī)的修訂和頒布是解決電子發(fā)票入賬、承認其法律地位的重要路徑，全國性電子發(fā)票系統(tǒng)平臺的構建是全面推廣電子發(fā)票的基礎。這些不僅關系到我國電子商務的發(fā)展，企業(yè)納稅成本的降低和網(wǎng)絡消費者合法權益的維護，而且關乎我國基礎經濟數(shù)據(jù)庫的構建和相關政策的科學實施。為此，要積極推進電子發(fā)票與會計信息系統(tǒng)的對接，促進電子發(fā)票的推廣，提高會計信息系統(tǒng)的效率。

關鍵詞：電子發(fā)票；會計信息系統(tǒng)；對接

一、電子發(fā)票的概述

自2012年5月國家發(fā)改委公布了《關于組織開展國家電子商務示范城市電子商務試點專項的通知》，全國有5個城市成為電子發(fā)票首批試點，電子商務領域成為首批試行電子發(fā)票的主要領域，首批電子發(fā)票是電子商務企業(yè)向不需要記賬報銷的個人消費者開具的原始憑證。到2015年7月國家稅務總局發(fā)布了《關于開展增值稅發(fā)票系統(tǒng)升級版電子發(fā)票試運行工作有關問題的通知》，在全國范圍的省市內有條件地選擇增值稅發(fā)票系統(tǒng)升級版試點，試點成功后結合各省市實際情況盡快將增值稅發(fā)票系統(tǒng)升級版的電子發(fā)票的推廣至全國。早期的電子發(fā)票由全國各省市自行開發(fā)使用，存在不能統(tǒng)一使用、報銷和信息共享的問題。升級版電子發(fā)票由國家稅務總局統(tǒng)一發(fā)票的技術規(guī)范和票準規(guī)范，發(fā)票開具后票面數(shù)據(jù)即時導入國家稅務總局的信息系統(tǒng)庫中，實現(xiàn)電子發(fā)票數(shù)據(jù)信息在全國范圍內共享互通。如今電子發(fā)票更是與我們生活密切相關，2015年9月國務院發(fā)布《關于加快構建大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新支撐平臺的指導意見》明確電子發(fā)票能作為報銷發(fā)票，為電子發(fā)票與會計信息系統(tǒng)的對接提供了有利條件。

二、電子發(fā)票具有的優(yōu)勢

電子發(fā)票有著多方面優(yōu)勢：一是有利于節(jié)約企業(yè)用票成本。電子發(fā)票減少紙質發(fā)票的使用，沒有領用開具、倉儲管理和運輸?shù)瘸杀?，企業(yè)在節(jié)約了大量的成本費用的同時還提高了對發(fā)票管理的效率。二是有利于消費者日常的生活。消費者通過手機APP、電子發(fā)票查驗客戶端、國稅網(wǎng)站等方式接收下載、存儲和實時檢驗電子發(fā)票，減少假發(fā)票、遺失發(fā)票、售后維修保修、報銷等情況的發(fā)生，同時體現(xiàn)了低碳環(huán)保的生活理念。三是有利于政府納稅服務水平和工作效率提高。電子發(fā)票推廣使用后，稅務機關可以節(jié)省大量紙質發(fā)票印制費用、運輸費用、存儲和發(fā)放發(fā)票的成本支出，充分利用政府各項資源更好地提升稅務機關的納稅服務水平和工作效率。

三、傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)在原始會計信息采集中的缺陷

傳統(tǒng)的會計信息采集方式網(wǎng)絡應用最大的缺點是計算機不能自動識別，會計人員通過主觀意識判斷后錄入會計信息系統(tǒng)形成記賬憑證，自動生成賬簿、報表等。一方面，紙質發(fā)票上的數(shù)據(jù)，計算機不能自動識別，制約了信息技術在會計中的充分運用，記賬憑證依然通過手工錄入，阻礙了會計信息自動化的處理，降低了會計信息系統(tǒng)的效率；另一方面，發(fā)票圖像信息生成經過審核后，其種類繁多、格式大小不一，還是以記賬發(fā)票的形式錄入會計系統(tǒng)，業(yè)務數(shù)據(jù)的采集起始

點還是在記賬發(fā)票上，這樣不能從源頭上保證原始經濟數(shù)據(jù)的真實可靠，不能提供“原汁原味”的會計信息。另外，人為的主觀判斷也會影響會計信息質量。

四、電子發(fā)票與會計信息系統(tǒng)的對接

隨著電子發(fā)票的普及，按傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)采用手工式輸入方法不但缺乏效率，而且存在人為的失誤。許多財務軟件在開發(fā)工具、數(shù)據(jù)結構和數(shù)據(jù)存儲方面口徑不一致，在數(shù)據(jù)交換的接口方面也不一致，導致財務信息使用者對信息的利用不夠充分。對電子發(fā)票進行標準化、規(guī)范化后能很好地解決這個問題。電子發(fā)票標準化、規(guī)范化后能分辨不同行業(yè)分類的會計業(yè)務，使企業(yè)內部和企業(yè)外部的信息使用者使用的財務數(shù)據(jù)出自同一原始憑證。電子發(fā)票標準化的格式有助于計算機系統(tǒng)自動的識別、審核與確認，為記賬憑證的生成和會計報表的輸出提供較好的數(shù)據(jù)環(huán)境。標準化的電子發(fā)票數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫中可以自由傳輸，進行業(yè)務處理以滿足企業(yè)經濟活動中的信息需求。電子發(fā)票標準化內容可以使計算機程序直接從電子發(fā)票上識別數(shù)據(jù)而減少人為失誤。

電子發(fā)票通過審核和確認后，計算機程序根據(jù)電子發(fā)票的種類，自動對電子發(fā)票進行格式轉換，轉換成標準編碼的源數(shù)據(jù)，計算機程序再將超文本數(shù)據(jù)流轉化為有結構的原始憑證數(shù)據(jù)流，存入基于XML標準結構的電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫中。計算機憑證轉換庫中查找與XML電子原始憑證相適應的空白記賬憑證，計算機根據(jù)預先設置的處理規(guī)則對其進行加工處理，將同類型的經濟業(yè)務轉換為統(tǒng)一格式的電子記賬憑證。在電子記賬憑證中“對應原始單據(jù)”欄內附有原始的電子發(fā)票憑證鏈接，點擊即可隨時進行檢閱核對，保證會計業(yè)務的匹配性、真實性和準確性。這一過程中憑證的轉換可以如圖4-1所示：

基于XML標準結構的電子發(fā)票的設計不能憑空虛構，需要以真實交易形成的電子發(fā)票為依據(jù)，首先進行電子發(fā)票數(shù)據(jù)項的設計分析，使用預先設置計算機程序，將一項貨物銷售經濟活動中產生的所有數(shù)據(jù)進行XML標準結構化，記賬憑證根據(jù)預設的處理規(guī)則自動生成會計分錄數(shù)據(jù)項，完成數(shù)據(jù)在電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫和記賬憑證之間的傳遞過程。

由于電子發(fā)票行業(yè)分類不同，其對應的記賬憑證也就不同，但記賬憑證的生成機制大致相同，鑒于此，本文以浙江省嘉興市數(shù)碼中心貨物銷售手機為例闡述記賬憑證自動生成過程。

2016年2月13日小張在浙江省嘉興市數(shù)碼中心通過銀行卡支付的方式購買一臺價值5000元人民幣的蘋果6S手機，浙江省嘉興市數(shù)碼中心開具一張電子發(fā)票并確認收入。根據(jù)電子發(fā)票中的數(shù)據(jù)項設計分析，其對應的XML標準數(shù)據(jù)結構如圖4-1所示，空白記賬憑證對應自動生成的會計分錄數(shù)據(jù)項，借：銀行存款 貸：主營業(yè)務收入，應交稅費-應交增值稅-銷項稅額，記賬憑證生成結果如表4-1所示：

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來和電子發(fā)票全面推廣，傳統(tǒng)的紙質發(fā)票以及會計信息系統(tǒng)已經無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的要求，電子發(fā)票與傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)的對接成為當下一個急需解決的問題。本文通過簡述電子發(fā)票發(fā)展歷程，對比分析傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)中存在的缺陷及電子發(fā)票存在的優(yōu)勢，利用XML標準結構實現(xiàn)電子發(fā)票的標準化，電子發(fā)票到記賬憑證的自動生成，為原始憑證數(shù)據(jù)和記賬憑證數(shù)據(jù)自動化傳遞創(chuàng)造了條件。

電子發(fā)票是信息時代的產物，而會計信息系統(tǒng)作為目前會計管理最為便捷、運用廣泛的運營系統(tǒng)，兩者相互對接必定為企業(yè)的發(fā)展和經營提供巨大的技術支持。電子發(fā)票與會計信息系統(tǒng)對接是財務信息化發(fā)展后期的必然產物。

財務人員從日常的記賬、對賬和查賬、報表中解脫出來，有更多的時間去面對更加繁雜的財務工作，如何利用自動生成會計信息將企業(yè)的財務系統(tǒng)從“記賬型”向“決策型”轉變，是日后信息化時代下會計工作努力的重要方向。

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