人事檔案在高校人力資源管理中的效用

李慧玲?任艷

摘 要：在高校人力資源管理工作中，人事檔案管理是非常重要的一環(huán)，它是識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)，直接影響著人力資源管理工作的質(zhì)量。因此，科學(xué)的人事檔案管理能促進高校人力資源管理工作整體效果和水平的提高。人事檔案管理工作的進步也可以減少工作人員在人事管理工作過程中有可能產(chǎn)生的風(fēng)險，消除人力資源管理所產(chǎn)生的負(fù)面效果。因此本文將深入分析人事檔案工作的特性，從而提出改善人事檔案工作的解決方案，以供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案;高校;人力資源管理

人事檔案的建立是對人力進行管理的重要形式，人事檔案是正確評價和使用人才的依據(jù)，科學(xué)合理的人事檔案管理可以幫助高校充分發(fā)掘人才，在高校人力資源管理當(dāng)中發(fā)揮著十分重要的作用。因此，在開展人事檔案管理工作時，必須運用科學(xué)的方法，提高工作效率，進而促進高校人力資源管理工作成效的提升。反之，若人事檔案管理工作嚴(yán)重落后于高校人力資源管理工作的要求，就會影響人事檔案作用的發(fā)揮，制約其對人力資源的開發(fā)和參考價值，阻礙人力資源工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理。因此必須充分重視人事檔案管理工作，努力提高工作效率，減少失誤，充分發(fā)揮其對高校人力資源管理工作的促進作用。

1 人事檔案信息輔助人事決策

自改革開放以來，世界經(jīng)濟迅速發(fā)展，與此同時，科學(xué)技術(shù)也有了長足的進步。尤其是在信息技術(shù)領(lǐng)域，近年來出現(xiàn)了許多重大突破，涌現(xiàn)出的新技術(shù)使我們的生活發(fā)生了翻天覆地的變化。隨著信息量的激增，管理工作在各個行業(yè)當(dāng)中的重要程度與日俱增，人力資源管理也自然成為單位日常管理工作中十分重要的組成部分。尤其是在高校，人事檔案是人力資源管理中最為寶貴的資源之一，在人力資源管理工作中發(fā)揮著重要的促進作用。因此，人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開發(fā)提供強有力的保障。在具體工作中，只有做好人事檔案信息化管理，依照檔案信息所屬種類的不同分門別類進行整理、規(guī)劃和儲存，使工作人員能全面而準(zhǔn)確地掌握人事檔案信息時，才能使人力資源管理工作的成效得到最大限度地發(fā)揮。

在檔案管理實際過程中，存在部分檔案材料缺失或分散在不同單位的現(xiàn)象，影響人事檔案的整體性。真實性是檔案的基本特性，沒有真實性，人事檔案就失去了利用價值，失真現(xiàn)象也會削弱人事檔案的嚴(yán)肅性。在檔案資料補充收集過程中，按照真實性第一的原則，檔管人員務(wù)必在保證信息源頭準(zhǔn)確可靠的前提下，對補充資料認(rèn)真核查，確保其真實性后再進行歸檔。對已經(jīng)收集到的信息，應(yīng)予以妥善保管，避免因意外而導(dǎo)致檔案丟失或損毀，更不能因為個人利益而對檔案進行任何刪改。

在整理人事檔案時，應(yīng)盡可能保證歸檔材料的完整性。高校階段對學(xué)生檔案資料的記錄范圍應(yīng)盡可能全面，包括記錄對象的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成長過程、綜合表現(xiàn)等各個方面，使這些檔案能夠完整地反映學(xué)生在校期間的真實表現(xiàn)，從而保證人事檔案中相關(guān)信息的真實、可靠與全面。人事檔案是一個人在社會實踐活動中成長過程的真實寫照，可以全面、歷史、客觀地反映一個人的真實面貌，在高校人才招聘、干部考察過程中，往往通過查閱人事檔案對其進行政審。教職工在學(xué)校工作期間的各種紀(jì)實資料，如年度考核表、工資變動表、職稱申報書、干部任免審批表等都應(yīng)及時歸入本人檔案，以確保人事檔案的前后銜接和有機統(tǒng)一。

由此可見人事檔案在教職工的人事活動當(dāng)中發(fā)揮著十分重要的作用，既可以全面反映一個人的過往經(jīng)歷，又可以為管理者的人事決策提供重要參考。一旦人事檔案缺失，將導(dǎo)致管理者無法獲得正確的信息，從而影響決策的準(zhǔn)確性。所以人事檔案管理工作必須從源頭開始清本溯源，在收集原始信息的時候，就做好準(zhǔn)確性和可信度的辨識，在收集過程中盡可能認(rèn)真仔細(xì)，確保信息的準(zhǔn)確性，從而為管理者決策提供有效的參考和保障。

2 人事檔案信息保證制度適用

制度產(chǎn)生于人類社會的不斷發(fā)展過程，同時也為人類社會的不斷進步所服務(wù);制度一方面約束人類自身行為，同時也使人類自身能取得更好的發(fā)展。而制度的制定是一個復(fù)雜的過程，要想制定出合理的制度，就必須有大量的信息作為參考和支撐。此外，全面而準(zhǔn)確的信息也可以為制度的實施提供有說服力的依據(jù)，任何人都難以在沒有信息支撐的情況下制定出完美的制度。信息是制度制定的數(shù)據(jù)支撐和有效保障，只有收集足夠全面且準(zhǔn)確的信息，才能制定出符合需求的制度。

信息的來源應(yīng)當(dāng)盡可能貼近制度所服務(wù)對象，從而使制度真正滿足服務(wù)對象的根本利益，貼近服務(wù)對象的實際需求。只有從服務(wù)對象中收集數(shù)據(jù)，才能反映出最真實的情況，使制度在最大程度上發(fā)揮其功效。高校人力資源管理首先應(yīng)當(dāng)為高校的各項工作服務(wù)，因此，在制定相關(guān)制度時，必須先對高校的人事情況進行充分而全面的了解，以確保制定出的制度符合實際需求。人事檔案詳細(xì)而準(zhǔn)確地記錄了制度制定過程中所需的相關(guān)人事信息，可以為管理者提供有效數(shù)據(jù)支撐，從而優(yōu)化決策。

由此可見，人事檔案管理工作在高校規(guī)章制度制定過程中發(fā)揮了十分重要的作用，有效地促進了規(guī)章制度的進步。只有制定好規(guī)章制度，充分調(diào)動教職工的積極性，提高教學(xué)質(zhì)量和工作效率，才能使學(xué)校各項工作取得長足的發(fā)展進步，形成良好的學(xué)習(xí)氛圍和思想氛圍，從而保障高校整體繁榮與穩(wěn)定。

3 人事檔案信息保障人力資源開發(fā)與合理利用

在生產(chǎn)力的工作要素中，人始終是第一位的。人力資源是有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的相互結(jié)合，以人為載體，但又不僅僅局限于人的體力勞動本身。人的思維具有無限的創(chuàng)造力，在很多情況下，人力資源能發(fā)揮出難以估量的功效。規(guī)范的人事檔案管理可為高校人力資源管理工作提供良好的基礎(chǔ)信息，通過對內(nèi)部人才類型、人才層次、人才數(shù)量和人才水平等信息匯總，可以對高校教職工隊伍進行分析，判斷現(xiàn)有人員是否符合學(xué)校中長期發(fā)展需求，同時為下一步的人才需求預(yù)測提供人力資源依據(jù)。通過人事檔案信息可以對教職工進行科學(xué)合理的管理和分配，根據(jù)人才類型、能力、技術(shù)等方面的不同，將教職工安排到合適的崗位上，最大化的發(fā)揮人才的潛能和特長，從而最大限度地調(diào)動其工作積極性和能力。

4 結(jié)語

綜上所述，在高校人力資源管理工作中，人事檔案管理發(fā)揮了十分重要的作用，能夠為管理者提供決策數(shù)據(jù)支撐，使制定的規(guī)章制度與實際情況相適應(yīng)，人力資源得到合理的配置，人才優(yōu)勢得到最大限度的發(fā)揮。在多個領(lǐng)域產(chǎn)生了十分重要的影響，在高校的革新與發(fā)展中具有難以替代的作用。

參考文獻

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作者簡介

李慧玲（1973-），女，漢族，山東齊河人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。

任艷（1973-），女，漢族，山東臨邑人，本科，館員，研究方向：檔案管理。