略論干部人事檔案管理模式的完善

摘要：經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展以及信息技術(shù)的發(fā)展，為干部人事檔案的管理工作帶來了新的發(fā)展機遇。對此，文中認為要探索建立新的干部檔案管理模式，使之更好地為以經(jīng)濟建設(shè)為中心的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，具體做法一是轉(zhuǎn)變理念，深化認識，不斷增強做好干部檔案工作的責(zé)任感;二是健全制度，規(guī)范管理，不斷提高全系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的水平;三是嚴格審核，保證質(zhì)量，為做好干部工作打下堅實的基礎(chǔ);四是以高科技為支撐，強化服務(wù)，促進干部人事檔案信息資源的開發(fā)和利用。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理;干部檔案管理;人事檔案管理;檔案管理模式;檔案管理;人事檔案;檔案

干部人事檔案管理模式按照集中程度可分為三種：檔案集中統(tǒng)一、檔案分級管理、檔案分散管理。檔案集中統(tǒng)一管理是指由檔案部門對本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理。其標(biāo)志：一是對全部檔案實行集中或相對集中管理，二是建立統(tǒng)一的檔案管理制度。從理論上講，該管理模式適合一切類型的干部人事，但從具體實施中往往受到干部人事規(guī)模、干部人事管理體制、干部人事技術(shù)水平的制約，集中統(tǒng)一管理的程度會有所差異。其優(yōu)點是：便于維護檔案的完整與安全，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息利用中心。

檔案分散管理是指在干部人事內(nèi)由不同部門對各自形成的檔案進行管理。優(yōu)點是分工明確，不足之處是對干部人事檔案管理缺乏整體規(guī)劃，對跨類別或新型檔案的管理往往會出現(xiàn)管理上的空白或交叉，同時也不利于檔案的安全和利用。近年來，我單位圍繞管理后的干部人事檔案工作新情況，轉(zhuǎn)變理念，積極探索，努力建立符合計生工作特點的干部人事檔案管理新模式。

一、轉(zhuǎn)變理念，深化認識，不斷增強做好干部檔案工作的責(zé)任感

干部檔案工作是干部工作的重要組成部分，是組織人事工作的基礎(chǔ)，事關(guān)干部職工的切身利益事關(guān)我縣計生工作管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。實行省機關(guān)事業(yè)單位的干部人事檔案工作系統(tǒng)管理以后，我們本著對干部負責(zé)任、對歷史負責(zé)任的精神，進一步加大我縣計生部門的干部人事檔案工作管理力度。首先是加強領(lǐng)導(dǎo)。將干部人事檔案工作列入了局班子的年度工作重點，督促各建檔單位成立由主管領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥的領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)解決干部檔案工作中遇到的問題;其次是改變管理模式。將各單位的干部人事檔案管理由局統(tǒng)一管理，各部門科級以下的干部人事檔案由所在基層單位分別管理;再次是加強干部人事檔案管理工作人員的隊伍建設(shè)。經(jīng)過我局對基層干部的嚴格審查，各單位都選配了政治覺悟高、思想品質(zhì)好的檔案管理人員，并大力加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，形成了一支素質(zhì)較高、人員相對穩(wěn)定的檔案管理隊伍;最后是嚴格考核。把檔案材料的形成、收集、歸檔工作與單位工作的實績掛鉤，把干部檔案工作目標(biāo)完成情況與干部檔案工作人員的實績評價和獎懲結(jié)合起來，把檔案工作落到實處。

二、健全制度，規(guī)范管理，不斷提高全系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的水平

完善的規(guī)章制度，是做好干部人事檔案工作的基礎(chǔ)和保障。我們單位高度重視制度建設(shè)在干部檔案管理工作中的重要作用，采取措施，加大工作力度。首先是健全規(guī)章制度。在全系統(tǒng)建立了統(tǒng)一的干部人事檔案工作制度;其次是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求。統(tǒng)一干部人事檔案硬件標(biāo)準(zhǔn)。我們以目標(biāo)管理為契機，投入數(shù)十萬元，為全系統(tǒng)配備了干部人事檔案專用計算機，購置了檔案目標(biāo)管理所需的器材和設(shè)備。各基層部門的單位都配備了檔案專門的庫房和人員，更換了新型的檔案卷夾，做到了干部人事檔案工作的統(tǒng)一管理。統(tǒng)一干部人事檔案管理的要求，規(guī)范了干部人事檔案的借閱范圍、批準(zhǔn)權(quán)限、登記歸還手續(xù)、轉(zhuǎn)遞流程等，嚴格審批權(quán)限，做到無越權(quán)行為;復(fù)制備份材料有專人負責(zé)，無擅自復(fù)印抄錄行為;檔案轉(zhuǎn)遞嚴格履行手續(xù)，認真填寫有關(guān)登記，無違規(guī)攜帶行為;再次是規(guī)范材料、規(guī)范整理、規(guī)范程序。規(guī)范了干部人事檔案材料的制作歸檔工作，規(guī)定了各種材料制作標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時限和手續(xù)，明確了各部門責(zé)任，確保了干部人事檔案材料的質(zhì)量。規(guī)范了檔案材料收集整理工作，每季度進行一次歸檔，每年進行一次整理。指定專人負責(zé)督促、催繳、保管、整理，保證檔案的質(zhì)量。規(guī)范了干部人事檔案工作的各項流程，明確了收集、鑒別、整理、保管、檢索、利用和統(tǒng)計等流程的要求，使檔案管理工作有序進行。

三、嚴格審核，保證質(zhì)量，為做好干部工作打下堅實的基礎(chǔ)

干部人事檔案的質(zhì)量主要取決于干部人事檔案材料的質(zhì)量。為此，我們單位十分重視干部人事檔案工作中的審核環(huán)節(jié)，構(gòu)建了一套干部人事檔案審核工作制度和流程。首先是開展集中審核，確保干部人事檔案質(zhì)量。針對干部人事檔案管理中存在的問題，近幾年我局專門組織了一次集中審核，基本解決了一些單位存在的干部人事檔案材料不齊全、制作不規(guī)范、手續(xù)不完備等問題。審核中，我們重點核實了干部“三齡一歷”方面的相關(guān)內(nèi)容，對不符合政策規(guī)定的學(xué)歷、出生時間、參加工作時間等依照有關(guān)規(guī)定給予重新認定，對個別記載失誤的問題給予改正，既夯實了干部人事工作的基礎(chǔ)，為干部人事工作提供了可靠的依據(jù)，又保障了干部的切身利益;其次是建立長效機制，嚴把檔案材料入口關(guān)。在集中審核的基礎(chǔ)上，我們將干部人事檔案工作的關(guān)口前移，加強事前監(jiān)督，制定和印發(fā)了《關(guān)于呈報檔案材料有關(guān)工作要求的說明》，此舉明確了新提拔的干部人事檔案要符合“完整、齊全、條理、精煉、實用”的標(biāo)準(zhǔn)，日常報送的各種零散材料要做到制作規(guī)范、材料齊全、手續(xù)完備。對各部門和單位報送的干部人事檔案材料進行嚴格的審核，對于不符合標(biāo)準(zhǔn)的堅決給予退回重新處理。通過努力，建立了有利于確保檔案材料收集齊全完整、及時規(guī)范的長效機制，規(guī)范了干部檔案材料制作的標(biāo)準(zhǔn)的歸檔的工作流程，強化了全系統(tǒng)的檔案材料收集歸檔意識，確保了干部人事檔案案卷的質(zhì)量。

四、以高科技為支撐，強化服務(wù)，促進干部人事檔案信息資源的開發(fā)和利用

以保證利用為中心，抓好優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是檢驗和衡量干部人事檔案工作好壞的基本尺度。我們單位大力加強檔案管理的信息化建設(shè)，以科技手段為支撐，探索干部人事檔案信息資源的開發(fā)和利用的新途徑，提高干部人事檔案工作的服務(wù)水平。首先是建立完備的人事管理信息系統(tǒng)。在全系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一使用GPMS人事系統(tǒng)，完善人事管理信息。全系統(tǒng)各單位根據(jù)自身干部人事工作檔案工作情況，加大干部人事檔案信息化建設(shè)投入。將全系統(tǒng)在職干部、離退休干部檔案中記載的個人基本情況、簡歷、學(xué)歷、政治面貌、年度考核結(jié)果、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、軍轉(zhuǎn)干部概況、獎懲情況、任免、配偶情況等信息錄入計算機，能夠自動生成報表、簡歷、工資情況、干部隊伍狀況分析等。采用多媒體演示的辦法，為領(lǐng)導(dǎo)分析、決策提供直觀、便捷的信息;其次是促進干部人事檔案信息資源的開發(fā)利用。不斷加大干部人事檔案信息資源的開發(fā)力度，為選拔和使用干部提供及時準(zhǔn)確的第一手材料;再次是拓寬干部人事檔案工作領(lǐng)域。采取先行試點、逐步推廣的方式，建立干部人事信息化檔案，為干部管理及解決干部的切身利益發(fā)揮作用。

作者簡介

趙健力，男，漢族，1983年出生，大專學(xué)歷，現(xiàn)任職于吉林省通榆不動產(chǎn)登記中心，研究方向為檔案管理。