人事檔案管理在人力資源管理中的作用

張守德 隋國(guó)君

摘要：社會(huì)高速發(fā)展的背景之下，企業(yè)單位數(shù)量持續(xù)增多，企業(yè)單位中開展人事檔案管理，對(duì)于人力資源管理有著重要作用。人事檔案可以正確的評(píng)價(jià)人才，保證人才得到合理的利用。只有保障人事檔案達(dá)到科學(xué)性與合理性的要求，才能更好的挖掘和利用人才，促進(jìn)企業(yè)管理效果的提升。因此，人事檔案的建立要以現(xiàn)代化人力資源管理模式為出發(fā)點(diǎn)，加強(qiáng)人事檔案開發(fā)和利用，從而提高人力資源的利用率?；诖?，企業(yè)單位要從人力資源管理的多個(gè)角度出發(fā)進(jìn)行控制，讓人事檔案在管理中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，提高人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;人力資源管理;作用

人事檔案中記載著企業(yè)全部員工的實(shí)際情況，其中包含每個(gè)人的成長(zhǎng)和工作經(jīng)歷，對(duì)于企業(yè)人力資源開發(fā)和利用有著重要的價(jià)值，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要信息資源。人事檔案通常是文字或者表格的形式存在，將所有員工的學(xué)歷、工作經(jīng)歷進(jìn)行詳細(xì)記錄，對(duì)于人才的流動(dòng)、輸送有著重要作用，甚至?xí)o企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。因此，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)還要做好人事檔案管理工作，意識(shí)到該工作的重要性，讓人事檔案管理更加的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，給企業(yè)帶來(lái)較高經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康發(fā)展。

一、人事檔案與人力資源的關(guān)系

企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理有著較高的復(fù)雜性，其中最為重要的一項(xiàng)工作就是人力資源的開發(fā)和利用，保證各項(xiàng)工作可以順利的實(shí)施。人力資源管理是企業(yè)的重要工作之一，對(duì)于企業(yè)的生存與發(fā)展有著重要影響。從實(shí)際情況分析，人力資源管理要從企業(yè)的發(fā)展實(shí)際情況出發(fā)，做好人力、物力、財(cái)力等方面資源的合理開發(fā)與利用，保證資源利用達(dá)到平衡性，通過(guò)人事檔案對(duì)于人員做出全面了解和分析。通過(guò)人事檔案做好人力資源管理和控制，保證人事檔案信息更加的精確，提高人力資源開發(fā)利用效果，促進(jìn)總體工作效果提升。

二、人事檔案在人力資源中的阻礙

（一）檔案的真實(shí)性

現(xiàn)代社會(huì)高度發(fā)達(dá)，與之而來(lái)的就是虛假資料，存量巨大，對(duì)于人事檔案的真實(shí)性存在著很大的負(fù)面影響，很多情況下會(huì)給資料的真實(shí)性產(chǎn)生影響，如果檔案資料失真，那么人事檔案就難以達(dá)到應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)代社會(huì)有很多人會(huì)選擇造價(jià)學(xué)歷、簡(jiǎn)歷以及各種證書，甚至年齡都會(huì)虛報(bào)，所以人事檔案管理難以進(jìn)行。這些虛假信息的存在，使得人力資源配置和利用無(wú)法順利進(jìn)行，也會(huì)給企業(yè)造成較大的人力資源損失。

（二）資料管理不集中

人事檔案管理和材料管理難以達(dá)到集中性的要求，有些職員簡(jiǎn)歷內(nèi)容都是非常相似的，導(dǎo)致人力資源管理的效果較差。有些人事檔案中內(nèi)容是抽象形式存在的，并不能展現(xiàn)出每個(gè)人的特點(diǎn)，這種人事檔案不具備利用價(jià)值和意義，對(duì)于人力資源的利用產(chǎn)生不利的影響，也會(huì)造成人員工作積極性較差，無(wú)法發(fā)揮出人力資源利用效果，給企業(yè)造成巨大的損失。

（三）績(jī)效考核存在的問(wèn)題

當(dāng)前很多企業(yè)的績(jī)效考核都存在和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相脫節(jié)的情況，沒有合理開展績(jī)效考核與評(píng)估，一些企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展掌握的信息存在著很大的偏差，造成員工沒有較大的競(jìng)爭(zhēng)力;有些績(jī)效考核工作效果和質(zhì)量比較差，員工積極性不足，甚至存在所有員工相同薪酬等情況;考核沒有及時(shí)的公開，封閉式進(jìn)行，失去公平性和公正性，員工存在較大的逆反情緒，造成員工工作中被動(dòng)。

三、人事檔案的重要作用

（一）決定性作用

企業(yè)在高速發(fā)展中，因?yàn)閱T工不斷的招聘、離職，企業(yè)處于長(zhǎng)期發(fā)展中，所以需要充分的重視人力資源的開發(fā)和利用，這就需要通過(guò)人事檔案進(jìn)行管理。從實(shí)際情況分析，人事檔案中包含員工的工作狀況、工作經(jīng)歷以及基本信息。在人力資源管理實(shí)踐中，管理人員結(jié)合這些資料信息作為基礎(chǔ)和根本，做好人員素質(zhì)的判斷和分析，保證企業(yè)各項(xiàng)人力資源充足，滿足企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的需要，發(fā)揮出人事檔案的作用，給企業(yè)選拔高素質(zhì)人才提供基礎(chǔ)和根本。

（二）檔案的統(tǒng)一管理

現(xiàn)代社會(huì)依然處于高速發(fā)展的階段，人類社會(huì)在持續(xù)進(jìn)步，提高人力資源的價(jià)值和利用率，就要實(shí)現(xiàn)人力與物力的有效融合。人力資源管理并不是靜態(tài)化的，人事檔案并不是存放到勞動(dòng)局或者其他機(jī)構(gòu)組織中的靜態(tài)檔案，其會(huì)隨著時(shí)間、崗位以及人員的流動(dòng)而發(fā)生變化，隨著人員的流動(dòng)，檔案也會(huì)隨之發(fā)生流動(dòng)，避免存在有人無(wú)檔案或者有檔案無(wú)人等情況發(fā)生。如果無(wú)法及時(shí)更新管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)導(dǎo)致管理效果變差。所以需要逐步的改進(jìn)和完善，提高制度先進(jìn)性，滿足人事檔案管理工作的需要，提高資源利用率，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。

（三）人事檔案在績(jī)效考核的影響和作用

根據(jù)績(jī)效考核的結(jié)果對(duì)于員工進(jìn)行獎(jiǎng)懲，促進(jìn)員工工作積極性提升，企業(yè)需要落實(shí)獎(jiǎng)懲管理制度，獎(jiǎng)懲要分明，讓員工積極主動(dòng)投入到工作中。根據(jù)績(jī)效考核的結(jié)果對(duì)于員工進(jìn)行升職、調(diào)職、解雇等操作，突破傳統(tǒng)一刀切的方式，讓員工之間的競(jìng)爭(zhēng)更加的公平與公正，這樣才會(huì)更加努力參與到工作中。因此，人力資源管理實(shí)踐中，績(jī)效考核工作是非常重要的工作，其關(guān)系到企業(yè)管理框架、人力資源開發(fā)和利用有著重要的價(jià)值，所以人力資源的管理要通過(guò)績(jī)效考核相關(guān)措施來(lái)進(jìn)行。人事檔案可以給人力資源管理者提供基礎(chǔ)性資料，做好人力資源的監(jiān)督和管理工作，反映出員工工作的實(shí)際情況，讓人力資源合理開發(fā)和利用。由此可見，人事檔案對(duì)于人力資源的管理有著極為重要的價(jià)值和作用。

（四）促進(jìn)人才的發(fā)展

人事檔案可以讓企業(yè)管理者充分了解員工的實(shí)際情況，分析員工發(fā)展的前景，按照人事檔案中體現(xiàn)出的各項(xiàng)信息，企業(yè)內(nèi)部合理進(jìn)行人員分配和使用，讓各種人才得以充分的利用。人事檔案中記錄員工的實(shí)際情況，工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)等方面，是員工公正性的評(píng)價(jià)，對(duì)于員工的升職、職稱評(píng)定等方面有決定性的作用，也會(huì)影響員工的發(fā)展和進(jìn)步。人事檔案管理與人力資源管理二者是相互作用、相互影響的，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展和進(jìn)步，所以人力資源管理離不開人事檔案的支持，而人事檔案為人力資源的管理提供必要的服務(wù)。人事檔案管理工作順利的開展，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理工作水平的提升，促進(jìn)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力提高，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步有著重要影響，對(duì)于提高人才利用率有著重要價(jià)值和作用，所以人力資源管理中人事檔案有著決定性的作用。企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展中，人事檔案的作用是不容忽視的，只有全面落實(shí)人事檔案的分析和整理工作，才能給企業(yè)人力資源開發(fā)和利用提供基礎(chǔ)，也會(huì)讓企業(yè)人力資源發(fā)揮出應(yīng)有的作用，給企業(yè)帶來(lái)較高的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要價(jià)值。

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[2]劉蘭英.人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的重要作用[J].視界觀，2019（23）：0137-0137.

作者簡(jiǎn)介：

張守德（1974-09），男，漢族，籍貫：吉林省農(nóng)安，當(dāng)前職務(wù)：阿榮旗人才服務(wù)和人事考試中心業(yè)務(wù)員，當(dāng)前職稱：中級(jí)經(jīng)濟(jì)師（人力資源專業(yè)），學(xué)歷：大學(xué)本科，研究方向：人力資源和檔案管理

隋國(guó)君（1980-09），男，漢族，籍貫：山東省平度市，當(dāng)前職務(wù)：管理員，當(dāng)前職稱：高級(jí)經(jīng)濟(jì)師，學(xué)歷：本科，研究方向：社會(huì)保險(xiǎn)與人力資源