高校檔案信息化建設的影響因素及解決策略研究

金鋒

摘 要：高校檔案信息化建設并不是一種單純的管理模式的創(chuàng)新，而是印證時代發(fā)展和社會變革的趨勢。新時期數(shù)字化技術的廣泛應用，對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文書管理工作來說，必須與時俱進，順應時勢。檔案信息化建設是提升市場環(huán)境適應性和資本競爭力的基礎前提，獲取、分析和處理信息資源工作水平的優(yōu)劣決定了檔案管理工作的精細化程度。文章基于高校檔案信息化建設的現(xiàn)狀問題展開論述，探討相關影響因素，分析了具體解決策略和應對方法。

關鍵詞：檔案信息化建設;影響因素;解決策略

無論是從人力資源配置的角度還是高校發(fā)展戰(zhàn)略出發(fā)，檔案信息化建設工作都不僅僅是工作模式的數(shù)字化、智能化升級。誠然，先進的技術設備能夠大幅提升整體檔案管理工作的效率，但是檔案信息化建設是基于信息化發(fā)展的理念，在大數(shù)據(jù)背景下，嘗試打破傳統(tǒng)紙質(zhì)文書管理的局限性，融合先進的數(shù)字化技術、人工智能技術和自動化管理技術，取其精華去其糟粕，進行管理模式的創(chuàng)新變革。例如，中石化嘗試將區(qū)塊鏈技術應用于檔案管理，中石油嘗試將知識圖譜用于檔案資源的開發(fā)利用等，這是主觀決策上對檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。檔案信息化建設不能止于物質(zhì)資源配置，除了基礎設施建設升級事務，還需要加強人才素養(yǎng)培養(yǎng)，根據(jù)現(xiàn)實發(fā)展情況制定相符合的決策體系，完善相應的管理保障制度等客觀要素，提升檔案信息化工作的全面性，明確具體的發(fā)展方向。

一、高校檔案信息化建設的現(xiàn)狀問題概述

1.規(guī)劃不全面，沒有基于長遠發(fā)展，存在資源浪費

現(xiàn)階段，我國高校諸多檔案信息化建設都急于求成，放棄了整體檔案信息化體系的基礎建設，大多照搬相關理論體系或?qū)嶋H案例，進行相應的資源配置。不但與高校自身現(xiàn)實情況和發(fā)展戰(zhàn)略不符，與高校其他基建工程建設存在沖突和矛盾，造成資源和資金損失，而且實際應用成效有限，使得后續(xù)信息化建設和檔案信息化管理體系的完善存在局限性。這就使得前期的投入與后期改建或調(diào)整戰(zhàn)略方向時出現(xiàn)大量的資金損失，對信息化建設產(chǎn)生負面影響。綜上所述，我國高校檔案信息化建設的問題突出表現(xiàn)為追求成效而強行構建一個能夠運作的信息化管理體系，這一體系的合理性和現(xiàn)實性不足，相關職能部門有嚴重的分散性，信息和管理交底工作權責不明確，一旦出現(xiàn)問題，難以追究具體責任，導致后續(xù)管理體系改進和創(chuàng)新沒有明確的方向。這些問題究其本源，就是管理者在信息化建設初期，沒有綜合考量高校檔案管理工作的實際問題和發(fā)展戰(zhàn)略，決策不合理，缺少長遠規(guī)劃，使得中后期高校檔案信息化建設一度停滯。

2.資源配置不合理，專項資金投入?yún)T乏

高校檔案信息化建設的資源配置不合理，專項資金投入?yún)T乏，雖然某種意義上與規(guī)劃決策相關，但實際上，整個檔案管理的運作情況才是決定建設需求的參照指標。比如，計算機硬件、軟件系統(tǒng)的升級，校內(nèi)數(shù)據(jù)庫建立、線路鋪設、GPS技術的應用等整體高校內(nèi)部物聯(lián)網(wǎng)的建設與完善，都需要多個部門協(xié)同合作，從技術、資金、人員等方面合理分配生產(chǎn)要素。高校檔案信息化建設是檔案管理需求和問題的雙重決策，這其中的權重需要嚴格控制，合理規(guī)劃，物盡其用。但是很多部門挪用資金，人員分配不合理的現(xiàn)象使得諸多流程環(huán)節(jié)資金預算不足，檔案信息化建設不完全。尤其是基礎硬件設施采購、日常檢修運維等一些必要的專項資金投入?yún)T乏，使得高校檔案信息化建設進程緩慢，難以完善管理體系。

二、高校檔案管理信息化建設的工作方向

高校檔案信息化建設是一個長期發(fā)展，持續(xù)性改進創(chuàng)新的漫長過程，除了前期的統(tǒng)籌規(guī)劃，中期調(diào)整與后期改建都是重要環(huán)節(jié)，不同階段的建設內(nèi)容需要從需求出發(fā)，結合行業(yè)建設情況和社會市場環(huán)境，明確具體的工作流程，設置客觀的管理評價制度。高校檔案信息化建設應當從以下三個大方向入手，完善信息化體系基礎，提升內(nèi)部管理結構的穩(wěn)定性和持久性。

1.提高信息內(nèi)容收集率

從工作職能的角度看，檔案的收集、整合、分類、處理各個管理流程，都需要銜接信息化技術。相對于傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案信息化建設應當從共性切入，求同存異，在融合和滲透中根據(jù)現(xiàn)實因素和外部環(huán)境進行調(diào)整，使管理人員與運作體系相適應。提升信息內(nèi)容收集率，就是檔案信息化建設在傳統(tǒng)檔案管理工作基礎上進行的首要內(nèi)容。高校檔案種類繁多，分類復雜，不同性質(zhì)和價值的檔案文件資料都需要按照相應的指標分門別類。諸如文件、報表、總結、規(guī)劃等文件資料在形式和內(nèi)容上就要區(qū)分重要程度，而單純按照時間排序又難以查閱。多個指標或要素的檔案文件就需要設置多重體系進行管理，信息化技術的應用，能夠打破傳統(tǒng)檔案管理的低效率，通過軟件編程和計算機算法將這一工作狀態(tài)智能化、自動化，提高工作效率的同時，能夠增加個性化需求進行高效、有序管理。提升檔案信息內(nèi)容收集率等同于提升檔案管理工作的服務便捷性，以便于搜索、查找和調(diào)閱，是檔案信息化建設的基礎前提，也是必經(jīng)之路。

2.重視檔案信息保存的安全性

檔案信息化化建設還要注重信息化保存的安全性，紙質(zhì)文檔管理與電子文件檔案管理的差異性在于保存性上，兩者互有優(yōu)劣。雖然電子文件的法律效力和認可度還沒有完全普及，但是紙質(zhì)檔案在保存數(shù)量和質(zhì)量上存在限制的問題有目共睹。一方面，為了提升檔案信息資源保存的安全性，很多管理工作隱私性較強，與相關部門割裂，檔案管理者獨立進行，使得信息交底不完善，影響相關項目和工作的進行;另一方面，檔案文件資料的真實性有待考證，一旦存在工作失誤或重大影響，責任不夠明確。雙軌制歸檔原則出現(xiàn)，使得檔案信息化建設并沒有完全區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理模式，相對于改制這一形式，檔案信息化建設更像是傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)化升級，既保證了電子文件檔案的法律效力和憑證作用，又根據(jù)實際情況調(diào)整了信息化檔案管理的相關流程。再者現(xiàn)代科學技術和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展也同樣為信息化建設帶來了挑戰(zhàn)，信息資源存儲的安全性、數(shù)據(jù)被盜情況以及人員操作失誤造成的檔案信息遺失情況都是檔案管理信息化建設中的常見問題。針對其管理工作的安全性建設，不但要加強專業(yè)人員的技能培訓和知識教育，還要加強檔案管理危機風險意識培養(yǎng)，做好防范措施，為檔案管理信息化建設提供安全保障。

三、高校檔案信息化建設的影響因素及解決策略研究

高校檔案信息化建設的影響因素主要涵蓋人才、體制和現(xiàn)實三個方面。從人才的角度分析，檔案人員職業(yè)素養(yǎng)和知識技能是否匹配相應的工作標準，是否具備信息素養(yǎng)和實踐操作技能;從體制角度分析，檔案信息化建設的本質(zhì)和目的應當從哪些措施中加以完善，高校檔案信息化建設在管理理念、運作模式和發(fā)展戰(zhàn)略等內(nèi)容上都要謹慎對待，綜合考量;考慮到現(xiàn)實因素，社會大環(huán)境對于高校檔案信息化建設的影響是極其重要的，無論是專業(yè)設備技術，還是市場競爭環(huán)境，都需要與時俱進，考慮到電子產(chǎn)品和軟件系統(tǒng)的使用壽命，需要合理規(guī)劃，從長計議。高校檔案信息化雖然不屬于商業(yè)性質(zhì)，但仍然要考慮投入與收益的正向比例，讓檔案管理對高校發(fā)展和競爭起到良性的促進作用。

1.從人才角度分析

高校檔案管理信息化建設包含提升專業(yè)檔案管理人員信息技術素養(yǎng)，加強計算機、數(shù)據(jù)軟件等實踐操作系統(tǒng)的應用能力，從而提升信息收集率、信息整合能力、檔案歸類存儲能力，提高工作效率。從意識形態(tài)到知識技能都要全面發(fā)展，加強信息化檔案管理的專業(yè)培訓，制定相應的考核制度和評價體制。高校管理者要針對檔案管理部門人才雙向培養(yǎng)，一是聘請外部專業(yè)信息化管理領域人才，針對檔案管理問題和信息化建設進程提出相應的問題和建議，及時整改，在收集處理、查閱調(diào)取、檢修運維各個管理流程環(huán)節(jié)中提供與之技術素養(yǎng)相匹配的專業(yè)信息化檔案管理人員;二是針對于現(xiàn)有的檔案管理人員，組織培訓和學習，從創(chuàng)新意識的角度制定相應的訓練計劃，明確檔案信息化建設需求和相關管理問題，實施專項培訓，根據(jù)相關人員的學習進度和實踐成效，決定相關管理人員的內(nèi)部構成。除此之外，還要時刻關注檔案管理信息化建設發(fā)展情況，在信息管理體系成型且良好運作后，根據(jù)工作效率、工作質(zhì)量和不良情況，考察不足和缺陷，對出現(xiàn)的新知識、新技術擇木而棲，適時引入相關體制、管理模式和技術設備，保持高校檔案信息化管理的時效性。

2.從體制角度分析

高校信息化建設的體制建設是多重決策形成的獨特體系。比如，高校檔案需要加強法治建設，在檔案信息化建設過程中的規(guī)章制度和管理體系都要緊跟國家政策時勢，以確保檔案文件資料的法律效力和憑證力。又如，檔案信息化的評估體系，是對于檔案保存和查閱等級的參照標準，檔案文件資料的重要性和價值與其安全性直接相關。從檔案文件內(nèi)容的基礎要素分類篩選到學術性、專業(yè)性數(shù)據(jù)資料的智能審核檢驗工作，都需要加強相關軟件系統(tǒng)的功能性升級。最重要的是，高校檔案信息化管理區(qū)別于商業(yè)性質(zhì)的檔案管理，在用途方面需要明確管理方式。

利用方式信息化和利用渠道信息化，就是高校檔案信息化建設體系的基礎內(nèi)容，以電子文件數(shù)據(jù)為檔案形式的信息化開發(fā)載體，是在大數(shù)據(jù)時代聯(lián)通外界，提升信息傳遞交流速率的重要形式，與數(shù)字化、網(wǎng)絡化等電子終端技術相結合，能夠大幅提升高校檔案信息資源的利用率，實現(xiàn)遠程實時檔案文件查閱、調(diào)取或錄入編輯。利用方式信息化決定了高校檔案信息化管理的體制，這對于管理層級、權限設置和安全問題來說，都是基于具體的實際情況，采取相對應改進措施，提高管理效率和水平。打破了傳統(tǒng)檔案管理的局限性，使其更加靈活便捷，提升了服務性。包括檢索手段的應用和個性化需求的定制，高校傳統(tǒng)檔案管理在檢索目錄和索引的設置上是根據(jù)檔案內(nèi)容來補充和立項的，為了便于管理，節(jié)省管理精力，提高效率。檔案信息化建設則可以反之，根據(jù)種類和內(nèi)容設置更加全面的目錄和索引，只需要將對應的檔案文件資料錄入即可，利用計算機數(shù)字技術代替人工管理進行查閱和調(diào)取。在利用渠道信息化方面，檔案信息化建設還要推進檔案管理工作建設進程，提升檔案資源利用率，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺技術，拓寬渠道，使檔案管理不再局限于后勤管理思想，而是真正融入到高校建設發(fā)展的各項事務中。

綜上所述，高校檔案信息化管理的運作體系需要明確實際情況，考慮到利用方式和利用渠道的信息化服務，結合高校發(fā)展戰(zhàn)略，制定清晰的建設規(guī)劃，考慮現(xiàn)實環(huán)境和檔案資源的利用需求，完善管理體系和規(guī)章制度。

3.從現(xiàn)實因素分析

隨著時代和社會的進步與發(fā)展，高校檔案數(shù)量與日俱增，檔案管理范圍和文件資料的覆蓋面積也越來越廣闊。加上社會信息化進程對于高校檔案信息化建設的影響，具體建設模式與社會和外部環(huán)境的融入和滲透就要加以重視。保障硬件設施的安全、保障檔案信息的安全，定期對計算機、掃描儀、打印機、網(wǎng)絡路由器、數(shù)據(jù)庫等基礎硬件設施進行檢查維修和更新?lián)Q代。使用新型載體檔案的裝具用來保證防光、防磁的保存效果;購置自動化的防火、防水、防塵、防盜設備用來保證檔案的實體安全;配備智能化的可以探測庫房溫濕度、空氣清潔度、庫房空間占用率等監(jiān)控系統(tǒng)用來保證檔案適宜保存的環(huán)境條件等等。庫房的數(shù)字化建設是檔案信息化建設的一部分，更為信息化的數(shù)字資源提供“后勤”保障。必須要意識到信息化檔案管理存在的獨特問題，諸如電子文件資料數(shù)據(jù)遺失、不法分子惡意侵入竊取盜用檔案、機房安全隱患等不良情況，加強風險應對方式，這些現(xiàn)象都是區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理弊端，是檔案信息化建設進程中必須面對的問題。除此之外，還可以聯(lián)合其他高校，相互借鑒和汲取優(yōu)秀檔案信息化管理模式，互幫互助，交流經(jīng)驗，完善信息化檔案管理運作體系。不同地區(qū)的檔案信息化建設需求都是有所差異的，考慮到現(xiàn)實因素，高校體制下的檔案信息化管理工作在開展和監(jiān)管環(huán)節(jié)中仍然要重視與外界的聯(lián)系性。不僅僅是檔案管理工作，與高校相關優(yōu)秀專業(yè)接壤的企業(yè)和市場環(huán)境都要加以完善相關類型的檔案資源管理，加強綜合素質(zhì)人才培養(yǎng)，提升檔案管理的重視程度，建立起高校自身的信息化專項管理體制，在資源共建共享模式下，積極推廣和宣傳，加強相關物質(zhì)保障。

四、結語

綜上所述，高校檔案信息化建設是順應時勢，與時俱進的重要決策，推動高校戰(zhàn)略性發(fā)展，提升高校信息化水平的關鍵途徑。在當今不斷發(fā)展的社會之中，高校檔案管理工作必須隨著信息化技術的不斷發(fā)展而做出相應的調(diào)整，檔案信息化建設以用戶的需求作為導向，將校園網(wǎng)絡作為平臺，將檔案數(shù)字化和電子文件管理作為信息化建設工作的重點，從而促進高校檔案事業(yè)的發(fā)展以及信息資源共享。文章基于高校檔案信息化建設的現(xiàn)狀問題和工作方向探討影響高校檔案建設的具體因素，提出相應的解決策略和應對方法，加強高校現(xiàn)代檔案資源的利用率，積極尋找新時期高校檔案信息服務的創(chuàng)新模式，促進高校長久穩(wěn)定發(fā)展。

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（作者單位：寧夏大學國家大學生文化素質(zhì)教育基地）