鄭博元
[摘? ? 要] 為提高公司內(nèi)部控制管理水平,形成常態(tài)的規(guī)范化管理,提高風(fēng)險防范能力,全面貫徹財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會等五部委頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》,公司應(yīng)建立內(nèi)部控制制度,作為執(zhí)行、評價及驗證內(nèi)部控制的依據(jù),確保公司從思想上提高管理水平,增強風(fēng)險防范能力,保證公司協(xié)調(diào)、持續(xù)、快速發(fā)展。
內(nèi)部控制制度的實施對完善公司管理制度,進一步規(guī)范公司內(nèi)部各個管理層次相關(guān)業(yè)務(wù)流程,分解和落實責(zé)任,控制企業(yè)風(fēng)險,保證財務(wù)報告真實性,確保企業(yè)資產(chǎn)安全高效運行具有較強的現(xiàn)實意義。
[關(guān)鍵詞] 內(nèi)部控制制度;風(fēng)險防范;組織;建設(shè)
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2021. 01. 017
[中圖分類號] F239.45? ? [文獻標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194(2021)01- 0037- 03
1? ? ? 內(nèi)部控制目標(biāo)
通過內(nèi)部控制體系的建設(shè)、實施與完善,分析現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程,評價控制措施的充分性、適宜性和有效性,通過對內(nèi)部環(huán)境和各項業(yè)務(wù)流程以及相關(guān)制度的優(yōu)化與梳理,保證公司的經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息的真實完整,提高經(jīng)營效率和效果,最終形成具有自身特色的企業(yè)文化并促進公司發(fā)展戰(zhàn)略的實現(xiàn)。
2? ? ? 內(nèi)部控制體系的組織架構(gòu)、職責(zé)及權(quán)限
公司內(nèi)控管理工作實行公司總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下的內(nèi)控管理委員會決策和部門分工責(zé)任制,委員會主任由公司總經(jīng)理擔(dān)任。內(nèi)控管理委員會下設(shè)工作小組,負責(zé)內(nèi)控管理委員會日常工作。工作小組負責(zé)人由綜合部經(jīng)理擔(dān)任,工作組成員由公司各職能部門經(jīng)理和各部門分別派出的一名具體工作人員構(gòu)成。
公司內(nèi)控管理體系的組織架構(gòu)實行三級管理,即決策機構(gòu)、監(jiān)督管理機構(gòu)、執(zhí)行機構(gòu)。
3? ? ? 重要內(nèi)控制度淺析
3.1? ?資金活動
(1)財務(wù)部是資金活動管理的職能管理部門,資金活動管理主要是日常資金活動管理,主要涵蓋了資金的審批、資金收取等方面。通過建立和實施資金活動流程的內(nèi)部控制, 防范了資金調(diào)度不合理、運營補償、管控不嚴(yán)等資金活動風(fēng)險,從而保證了維護資金安全,促進企業(yè)資金的合理使用,達到了提高資金使用效率, 保證和推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的效果。
(2)關(guān)鍵控制目標(biāo)。資金收付業(yè)務(wù)真實、授權(quán)審批明確、財務(wù)部門復(fù)核手續(xù)的合法及完整、出納收支憑證完整。
(3)控制措施。編制現(xiàn)金預(yù)算,對貨幣需要量、收付時間和金額、支付標(biāo)準(zhǔn)等進行嚴(yán)密控制;加強貨幣資金日常管理,資金收付必須建立在真實業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上發(fā)生,建立嚴(yán)格的貨幣資金收支授權(quán)審批制度和職務(wù)分離制度,并嚴(yán)格履行授權(quán)分級審批制度;財務(wù)部門復(fù)核業(yè)務(wù)的真實性和手續(xù)的完整合法,出納根據(jù)相關(guān)憑證收支現(xiàn)金。
(4)文檔性記錄。財務(wù)憑證、支票簽字簿等相關(guān)記錄。
3.2? ?采購業(yè)務(wù)
(1)綜合部是物資采購業(yè)務(wù)管理的職能部門,物資采購業(yè)務(wù)管理是對所采購物資,及支付款項等相關(guān)活動進行管理,主要涵蓋了物資采購計劃管理和物資采購管理、物資統(tǒng)計管理和合格供應(yīng)商管理等方面。
(2)內(nèi)控關(guān)注要點:規(guī)范采購計劃安排與實施;合理有效地進行供應(yīng)商的選擇與確認;驗收采購物資,確保采購物資滿足采購計劃的需要。
(3)控制措施:制定并嚴(yán)格執(zhí)行采購業(yè)務(wù)的各項管理制度,統(tǒng)籌安排采購計劃。明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限,按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)。建立價格監(jiān)督機制,定期檢查和評價采購過程中的薄弱環(huán)節(jié),隨時掌握市場行情,采取有效控制措施,確保物資采購滿足公司經(jīng)營需要。
(4)文檔性記錄:貨物驗收記錄;發(fā)放記錄等相關(guān)記錄。
3.3? ?資產(chǎn)管理
(1)固定資產(chǎn)。綜合部是固定資產(chǎn)管理的職能管理部門,通過建立和實施固定資產(chǎn)流程的內(nèi)部控制,規(guī)范了固定資產(chǎn)采購、驗收、調(diào)撥、盤點、處理等方面的管理流程,防范了固定資產(chǎn)更新改造不夠、使用效能低下、維護不當(dāng),可能導(dǎo)致資產(chǎn)價值貶損或資源浪費的問題發(fā)生。從而保證了及時發(fā)現(xiàn)管理中的薄弱環(huán)節(jié),達到了采取有效措施及時加以改進,不斷提升資產(chǎn)管理水平,保證固定資產(chǎn)安全、完整、高效運行 。
(2)關(guān)鍵控制目標(biāo):固定資產(chǎn)管理要有管理制度;固定資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)要齊全;固定資產(chǎn)清查盤點清晰明細;報廢清理按規(guī)定程序?qū)徟?,出售轉(zhuǎn)讓有上級授權(quán)進行。
(3)控制措施:建立固定資產(chǎn)管理制度,取得固定資產(chǎn)前必須進行可行性研究,提出項目方案,由集團審批或核準(zhǔn)后執(zhí)行;
按照規(guī)定嚴(yán)格驗收購入的固定資產(chǎn),建立固定資產(chǎn)卡片,列明固定資產(chǎn)數(shù)量、型號、供應(yīng)商或建造商、送到時間或竣工時間、質(zhì)量等內(nèi)容,經(jīng)審核后交付使用;
按固定資產(chǎn)調(diào)撥流程填制調(diào)撥手續(xù),填制固定資產(chǎn)調(diào)撥單,經(jīng)相關(guān)部門和主管領(lǐng)導(dǎo)審核和批準(zhǔn)報集團主管部門審批后進行資產(chǎn)調(diào)撥;
編制固定資產(chǎn)清查方案,經(jīng)過相關(guān)部門審核后進行清查作業(yè),在清查結(jié)束后編制清查明細表,確保真實、可靠,管理部門需就清查明細進行簽字認可,對清查中發(fā)現(xiàn)的盤盈(盤虧),應(yīng)分析原因,報告審核后及時調(diào)整固定資產(chǎn)賬面價值,確保賬實相符,并上報備案。
對報廢擬出售等需處理的固定資產(chǎn),由有關(guān)部門或人員提出處置申請,經(jīng)相關(guān)管理部門及主管領(lǐng)導(dǎo)審核和審批后報上級授權(quán)管理部門或人員批準(zhǔn)后予以處理。
(4)文檔性記錄:固定資產(chǎn)卡片等相關(guān)記錄。
3.4? ?財務(wù)報告
(1)財務(wù)部是財務(wù)報告的職能管理部門,財務(wù)報告主要是財務(wù)報告的編制管理和財務(wù)報告的分析利用,主要涵蓋了會計檔案管理、發(fā)票管理、銀行對賬管理、年度財務(wù)報告編制、應(yīng)收賬款管理、財務(wù)信息化管理、財務(wù)分析管理等方面。通過建立和實施財務(wù)報告流程的內(nèi)部控制,規(guī)范了崗位分工,明確了崗位責(zé)任, 防范了因不當(dāng)編制對財務(wù)報告的重大負面影響,確保財務(wù)報告的真實完整,提升會計信息質(zhì)量,從而為管理層及時準(zhǔn)確了解企業(yè)的經(jīng)營管理狀況和存在的問題,不斷挖掘潛力,改進經(jīng)營管理水平,促進企業(yè)的總體戰(zhàn)略目標(biāo)得到貫徹執(zhí)行,提高企業(yè)整體的經(jīng)濟效益。
(2)關(guān)鍵控制目標(biāo):各崗位職責(zé)明確,按權(quán)責(zé)發(fā)生制確認收入成本,保證財務(wù)報告編制依據(jù)準(zhǔn)確,健全財務(wù)報告各環(huán)節(jié)授權(quán)批準(zhǔn)制度,建立日常信息核對制度,充分利用財務(wù)信息技術(shù)處理財務(wù)數(shù)據(jù),確定重大事項的會計處理,清查資產(chǎn)核實債務(wù),準(zhǔn)確編制財務(wù)報告,制定財務(wù)分析制度,為管理層提供有價值的財務(wù)分析。
(3)控制措施:明確財務(wù)報告編制、報送和分析利用等相關(guān)流程,規(guī)范職責(zé)分工、權(quán)限范圍和審批程序,機構(gòu)設(shè)置和人員配備合理,不相容崗位相互分離。制訂財務(wù)報告編制方案,經(jīng)審批后執(zhí)行。
健全財務(wù)報告編制、對外提供和分析利用各環(huán)節(jié)的授權(quán)批準(zhǔn)制度,通過建立分級管理制度,規(guī)范審核審批手續(xù)和流程、簽字蓋章齊全、用印用章符合要求。
在日常會計處理時及時對賬,將會計賬簿與實物資產(chǎn)、會計憑證、往來單位、個人等進行相互核對,保證賬證相符、賬賬相符、賬實相符。
定期更新和維護會計信息系統(tǒng)、建立訪問安全制度、操作權(quán)限、信息使用、信息管理有明確規(guī)定,確保財務(wù)報告數(shù)據(jù)安全保密。做好數(shù)據(jù)源管理,按業(yè)務(wù)操作規(guī)范處理會計業(yè)務(wù),專人負責(zé)信息化會計檔案的管理。
制定財務(wù)報告分析制度,做到定期編寫財務(wù)報告,運用正確的財務(wù)分析方法和各項資料編寫的財務(wù)報告,對于存在的問題采取措施。根據(jù)分析報告的意見,要求責(zé)任部門落實整改,相關(guān)部門監(jiān)督、跟蹤落實情況。
(4)文檔性記錄:財務(wù)憑證;財務(wù)報表;發(fā)票登記簿等相關(guān)記錄。
3.5? ?全面預(yù)算
(1)財務(wù)部是全面預(yù)算管理的職能管理部門,全面預(yù)算管理主要是經(jīng)營性預(yù)算管理,主要涵蓋了預(yù)算編制、預(yù)算下達、預(yù)算分解、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算調(diào)整等方面。通過建立和實施預(yù)算管理流程的內(nèi)部控制,規(guī)范了全面預(yù)算的組織過程管理, 防范了不編制預(yù)算或預(yù)算不健全可能導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營缺乏約束或盲目經(jīng)營,預(yù)算目標(biāo)不合理編制不科學(xué)可能導(dǎo)致企業(yè)資源浪費或發(fā)展戰(zhàn)略難以實現(xiàn),預(yù)算缺乏剛性、執(zhí)行不力、考核不嚴(yán),可能導(dǎo)致預(yù)算管理流于形式等風(fēng)險, 從而保證了將有限的資源加以整合,實現(xiàn)企業(yè)資源的優(yōu)化配置,利于實現(xiàn)制約和激勵, 提高資源的價值創(chuàng)造能力,提高企業(yè)經(jīng)濟效益。
(2)關(guān)鍵控制目標(biāo):建立和完善預(yù)算編制工作制度,明確編制依據(jù)、編制程序、編制方法,確保預(yù)算編制依據(jù)合理、程序適當(dāng)、方法科學(xué);全面預(yù)算審批有權(quán)威性;全面預(yù)算下達有力度,并成為預(yù)算執(zhí)行的依據(jù);進行全面預(yù)算目標(biāo)的層層分解,落實各個責(zé)任部門的預(yù)算責(zé)任,確保預(yù)算的有效執(zhí)行;以預(yù)算為標(biāo)準(zhǔn)控制企業(yè)各項經(jīng)濟活動,以實現(xiàn)預(yù)算目標(biāo);通過分析預(yù)算,發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行問題,及時糾正偏差,實現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程的控制;預(yù)算調(diào)整要嚴(yán)肅符合公司經(jīng)營需求,編報合理。
(3)控制措施:明確預(yù)算編制責(zé)任,使各個業(yè)務(wù)活動均納入預(yù)算管理,制定明確的戰(zhàn)略規(guī)劃,并根據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃執(zhí)行年度經(jīng)營計劃和目標(biāo)作為制定預(yù)算目標(biāo)的首要依據(jù),開展外部環(huán)境的調(diào)研和預(yù)測,并深入分析公司實際情況,重視預(yù)算編制基礎(chǔ)管理工作,確保預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。
分解下達預(yù)算目標(biāo)。年度全面預(yù)算要經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審定后下達,經(jīng)與各預(yù)算責(zé)任部門進行溝通后進行分解,各責(zé)任部門按照下達的預(yù)算目標(biāo)結(jié)合實際提出預(yù)算草案,財務(wù)部審查平衡后正式下達。
預(yù)算編制采取滾動預(yù)算編制方法,提高預(yù)算編制的準(zhǔn)確性、科學(xué)性、可行性。
將正式下達的全面預(yù)算目標(biāo)進行層層分解,落實各個責(zé)任部門的預(yù)算責(zé)任;抓好各部門、各崗位的責(zé)任目標(biāo)的落實;
分析預(yù)算執(zhí)行中存在的問題和產(chǎn)生的原因,落實預(yù)算責(zé)任和糾正偏差;對確需調(diào)整預(yù)算的,履行嚴(yán)格的審批程序,預(yù)算管理制度中明確規(guī)定預(yù)算調(diào)整的條件。
(4)文檔性記錄。月度預(yù)算報表;年度預(yù)算報表等相關(guān)記錄。
3.6? ?合同管理
(1)綜合部是合同管理的職能部門,合同管理貫穿于企業(yè)各項經(jīng)營活動的始終,主要涵蓋了合同訂立與合同履行等方面內(nèi)容。通過建立和實施合同管理流程的內(nèi)部控制,規(guī)范合同文本形式,明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求,防范未經(jīng)授權(quán)對外訂立合同、合同對方主體資格未達到要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐,從而保證企業(yè)利益、信譽和形象。
(2)內(nèi)控關(guān)注要點:合同起草是否存在不利于公司方利益實現(xiàn)的條款和遺漏必備條款,文字表述存在歧義;合同文本合法性、規(guī)范性;合同簽署是否按照會簽流程進行審批;公司行政印章使用是否得到有效控制;合同對方是否具備履約資質(zhì),合同對方未能信守約定履行職責(zé)和義務(wù)的處理及變更或解除。
(3)控制措施:建立并嚴(yán)格執(zhí)行公司合同管理辦法規(guī)定的合同管理程序、嚴(yán)格會簽審批程序。嚴(yán)格執(zhí)行公司印章管理規(guī)定,啟用公司行政印章和合同印章進行簽署合同;合同管理員與合同承辦人之間加強溝通;把握合同進度、對方消極執(zhí)行合同時采取應(yīng)對措施,反映實際合同變更或解除需求。
(4)文檔性記錄:合同文本;合同會簽記錄表;合同登記臺賬等相關(guān)記錄。