完善文書檔案管理，從點滴做起

段鈺瑩

摘 要：文書檔案管理向來都是企事業(yè)單位的重要工作支撐，是其在行政管理活動中產(chǎn)生的見證單位的整體發(fā)展歷史的文件，將會在相當大的程度上關(guān)系到單位的未來發(fā)展建設(shè)，具備充實的輔助作用。文書檔案管理的科學性的高低將會和文書檔案管理利用率的高低產(chǎn)生直接關(guān)聯(lián)。本文從多個角度著手，分析了現(xiàn)階段文書檔案管理的原則以及相應(yīng)的現(xiàn)狀，并針對性地提出了解決策略，認為現(xiàn)階段企事業(yè)單位的文書檔案管理人員需要從點點滴滴做起，只有這樣才能推進單位的長遠發(fā)展建設(shè)。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理原則;發(fā)展現(xiàn)狀;解決策略

隨著現(xiàn)代社會的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為現(xiàn)代人們生活和工作提供了巨大的支撐，在文書檔案管理過程中，計算機技術(shù)正在逐漸替代傳統(tǒng)的人工文書檔案管理方式，文書檔案管理效率和質(zhì)量因此而顯著提升，計算機管理與人工管理共同存在的情況正在相當大的程度上改變現(xiàn)有文書檔案管理形態(tài)，使得其正在呈現(xiàn)出嶄新的發(fā)展局勢，在此種情況下，針對性地分析文書檔案管理的問題以及相應(yīng)解決策略便顯得極為重要。

一、文書檔案管理工作的特性

1.內(nèi)容復雜，時效性強

文書檔案管理的核心對象是各種紙質(zhì)資料和電子資料，主要包含協(xié)議文書、單位文件、數(shù)據(jù)資料、人事記錄以及會議記錄等等。企事業(yè)單位在自身運行的過程中往往會生成大量內(nèi)容多樣、形式多元化的文件檔案，以文件的性質(zhì)為基礎(chǔ)，可以將其分為政策性文書檔案、見證性文書檔案和記錄性文書檔案。政策性文書檔案的記錄主要由官方事業(yè)單位或者是半官方性質(zhì)的團隊完成，所記錄的內(nèi)容通常和我國的法律政策、行為規(guī)范相互關(guān)聯(lián)，具有顯著的權(quán)威性和合理性，甚至包含有各種法令與公文的修改記錄;見證性文書檔案指的是企事業(yè)單位在自身發(fā)展歷程中的各種資料信息，如單位的基本資料、各種工作的變化以及重大事件的記錄等等;記錄性文書檔案指的是企事業(yè)單位在自身發(fā)展歷程中，對某項工作的由始至終的記錄。文書檔案管理工作的基本內(nèi)容就是實現(xiàn)對上述文書檔案的綜合管理，文書檔案工作的重要內(nèi)容為信息資源的收集和保存，也就是將企事業(yè)單位的重要文書檔案保存處理。許多文書檔案通常都具備相應(yīng)的時效性，尤其是在企事業(yè)單位發(fā)展運營的過程中生成的各種日常文件，因而檔案管理員需要及時提煉內(nèi)容，以為后續(xù)工作人員查閱提供幫助。

2.信息引導，成效增強

現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展使得信息技術(shù)的受重視程度越發(fā)提升，計算機、云計算和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)逐漸成為現(xiàn)代社會中不可或缺的發(fā)展工具，文書檔案管理工作也是如此。伴隨計算機的普及應(yīng)用以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代文書檔案管理已經(jīng)能夠基本實現(xiàn)自動化辦公的目標。文書檔案的形式主要包含有電子檔案和紙質(zhì)檔案這兩種：其一，在面對紙質(zhì)檔案的時候，文書檔案管理者需要通過語音輸入和掃描等方法，將文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，智能云計算技術(shù)能夠通過篩選關(guān)鍵詞的方式整理出檔案中的各種重要內(nèi)容，使得相關(guān)人員的工作壓力顯著降低。在傳統(tǒng)的人工文書檔案管理工作中，工作人員在接收文件后往往需要手動錄入文件內(nèi)容并格式轉(zhuǎn)化處理，工作內(nèi)容繁瑣復雜，最終成效并不良好，而且還會大幅增加出現(xiàn)錯誤的概率。而通過對云計算技術(shù)的應(yīng)用，管理者能夠隨時隨地登陸檔案管理系統(tǒng)，通過先進科學的辦公設(shè)備，將紙質(zhì)文件作智能轉(zhuǎn)化處理，使其成為電子文件，并利用計算機文件檔案管理系統(tǒng)來添加目錄，在此過程中，工作人員僅需做好文書檔案的排列工作即可，由于使用的系統(tǒng)為智能化系統(tǒng)，因而文書檔案的錄入錯誤率大幅降低。文書檔案檢索通常只能借助工作人員的手動查詢完成，往往需要耗費大量工作時間和精力，而在信息技術(shù)的深度支撐下，管理者可以在系統(tǒng)中登陸賬號并查詢相應(yīng)的文書檔案，實現(xiàn)文書檔案檢索的自動化目標。

3.數(shù)量繁多，管理融合

由于文件資源的數(shù)量非常多、內(nèi)容較為繁雜，所以在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，文書工作以及檔案工作通常是由相應(yīng)的專業(yè)人員執(zhí)行的，文書工作的對象包含各種文字資料、圖標資料、影像資料等，是形成龐大的檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)支撐。檔案工作的對象則是檔案，是從文件轉(zhuǎn)化而成的科學有效的信息，信息時代的飛速發(fā)展使得文件檔案管理模式產(chǎn)生巨大轉(zhuǎn)變，計算機文檔管理智能系統(tǒng)的出現(xiàn)使得文檔一體化不再是困境，將文書管理和檔案管理有效融合，實現(xiàn)文檔生成、文檔管理、文檔查閱等在內(nèi)的文書檔案標準化體系的建設(shè)，這將會為文書檔案管理工作的開展奠定下更為堅實的支撐作用。在計算機文檔智能管理系統(tǒng)內(nèi)部同時包含有檔案管理系統(tǒng)和文書管理系統(tǒng)。而在云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)體系下的檔案管理與文書管理的差異化更小，在日常工作中完全可以通過智能化處理系統(tǒng)實現(xiàn)對信息資源的有效處理，最終轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案，系統(tǒng)結(jié)合檔案的關(guān)鍵詞來分類處理并將其儲存在不同的文件夾中。文書和檔案存在密切的關(guān)聯(lián)，但二者卻又處于相互獨立的狀態(tài)，在計算機文檔智能管理體系下，文書和檔案存在于系統(tǒng)的諸多不同模塊，但是由于系統(tǒng)內(nèi)部保持為網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，因而存儲具備相應(yīng)的關(guān)聯(lián)性。

二、現(xiàn)代文書檔案管理工作的問題

1.領(lǐng)導重視不足，管理意識薄弱

就目前來看，有大量企事業(yè)單位的領(lǐng)導人員認為，如果想要使單位朝向更好的方向發(fā)展，需要從教學、科研、改革等多方面著手，只有切實有效地完成對上述內(nèi)容的關(guān)聯(lián)，才能夠收獲更為可觀的經(jīng)濟收益和社會效益。雖然此類想法具備充足的可行性，但是卻嚴重忽視了文書檔案管理所具備的重要作用，甚至有部分管理者認為在檔案收集和檔案管理方面需要投入過多的人力資源和物理資源，但是卻并不能迅速收獲良好成效，這樣做會導致因小失大，與此同時由于領(lǐng)導層級的忽視，會導致文書檔案管理技術(shù)缺乏的問題。

2.人員素養(yǎng)較低，工作開展困難

針對于企事業(yè)單位的文書檔案管理工作通常由專業(yè)部門直接進行管理，但實際上專業(yè)管理人員不僅要負責文書檔案管理工作，而且還承擔有大量繁瑣的日常工作，甚至還有部分工作帶有緊急性質(zhì)，因而此類人員通常會在已經(jīng)完成日常管理工作的前提上進行文書檔案管理工作。在此種情況下，文書檔案管理工作的正常開展受到巨大的影響，相關(guān)人員并無過多時間處理文檔資料，文件資料難以獲得妥善的處理應(yīng)用。與此同時，還有部分企事業(yè)單位對人員學歷的要求較低，人員在缺乏專業(yè)性管理能力的情況下便被要求上崗工作，文書檔案管理工作的正常開展受到影響。