淺談干部人事檔案實(shí)行集中管理后的日常審核和管理工作

李曉麗

摘 要：近兩年來，濟(jì)南市開展了干部人事檔案集中管理工作，我院已經(jīng)陸續(xù)向濟(jì)南市干部人事檔案服務(wù)中心移交了459本檔案。實(shí)行集中管理以后，仍需配備政治素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)和作風(fēng)正派的干部人事檔案管理人員，開展檔案專項(xiàng)審核、任前檔案審核和新增人員檔案審核等日常審核工作以及材料收集歸檔、保管、轉(zhuǎn)遞、查借閱、利用等管理工作。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;集中管理;審核;管理

2018年以來，濟(jì)南市在市縣兩級(jí)開展了干部人事檔案集中管理工作，這是在充分調(diào)研、科學(xué)論證的基礎(chǔ)上進(jìn)行的一項(xiàng)創(chuàng)新性工作，是進(jìn)一步提升檔案管理水平、使用效率、徹底解決檔案管理亂象的重要舉措。為保證濟(jì)南市干部人事檔案集中管理工作安全、高效、規(guī)范、有序推進(jìn)，中共濟(jì)南市委組織部研究制訂了《濟(jì)南市干部人事檔案集中管理暫行辦法》。依據(jù)文件要求，我院已陸續(xù)向濟(jì)南市干部人事檔案服務(wù)中心移交459本檔案進(jìn)行集中管理。

結(jié)合近兩年來干部人事檔案實(shí)行集中管理后的工作實(shí)際，筆者從以下幾個(gè)方面淺談干部人事檔案的日常審核和管理工作。

一、干部人事檔案實(shí)行集中管理的特點(diǎn)

干部人事檔案實(shí)行集中管理后，我院大部分實(shí)體檔案存放于濟(jì)南市干部人事檔案服務(wù)中心（以下簡稱中心），我院主要通過使用云組工綜合分析應(yīng)用平臺(tái)的數(shù)字化檔案來滿足工作需要，一是減少了對(duì)紙質(zhì)檔案的使用。這樣可以減少對(duì)紙質(zhì)檔案的損害，延長紙質(zhì)檔案的壽命，同時(shí)中心統(tǒng)一保管檔案還能保證紙質(zhì)檔案的安全;二是極大提高了工作效率。通過數(shù)字化檔案，可以較快地查詢、打印所需檔案材料，不必復(fù)印一次拆卷一次，既保護(hù)紙質(zhì)檔案，又提高了工作效率;三是減少了干部人事檔案工作的工作量。新增人員檔案整理完成后，即可移交中心，中心進(jìn)行數(shù)字化掃描后掛接到云組工綜合分析應(yīng)用平臺(tái)，我院可以在線使用。此后，每年形成的散材料定期移交給中心，中心進(jìn)行掃描掛接，減少了干部人事檔案工作人員整理散材料入檔的工作量。

二、干部人事檔案的日常審核

干部人事檔案實(shí)行集中管理后，根據(jù)干部管理權(quán)限要求，市委管理干部以外的干部檔案由我院負(fù)責(zé)審核。主要包括以下三個(gè)方面的內(nèi)容：

1.檔案專項(xiàng)審核

2015年以來，在中共濟(jì)南市委組織部的部署和指導(dǎo)下，我院對(duì)干部人事檔案進(jìn)行了全面審核，重點(diǎn)審核了干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系等重要信息，尤其注意審核檔案材料是否涂改造假、干部信息是否真實(shí)準(zhǔn)確、重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等。在審核的過程中，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行登記、匯總，并進(jìn)行認(rèn)真分析。干部重要信息真實(shí)性存疑的，在干部本人做出書面說明后，組織進(jìn)行了調(diào)查核實(shí)，并最終對(duì)干部信息進(jìn)行認(rèn)定。

我院實(shí)行集中管理的459本檔案均已完成專項(xiàng)審核，移交中心后，又經(jīng)過初審、復(fù)審和終審三輪審核，根據(jù)濟(jì)南市干部人事檔案服務(wù)中心逐本反饋的《移交人員驗(yàn)收檔案情況反饋表》，我院又按照要求進(jìn)行了整改，確保對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的問題，根據(jù)不同的情況進(jìn)行妥善處理，確保每本檔案都清清楚楚。

2.任前檔案審核

檔案審核是建設(shè)忠誠、干凈、有擔(dān)當(dāng)?shù)母刹筷?duì)伍的重要“關(guān)口”，中組部、省委組織部、市委組織部歷來十分重視干部任前檔案審核工作。我院一直嚴(yán)格貫徹落實(shí)中共濟(jì)南市委組織部轉(zhuǎn)發(fā)《中共山東省委組織部轉(zhuǎn)發(fā)<中共中央組織部關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知>的通知》和《中共山東省委組織部印發(fā)<關(guān)于嚴(yán)格實(shí)行干部任前檔案審核的規(guī)定>的通知》等文件精神，實(shí)行干部檔案任前審核制度，按照干部管理權(quán)限和“誰管理、誰把管，誰考察、誰審核，誰簽字、誰負(fù)責(zé)”原則，對(duì)擬提拔重用干部、交流任職干部、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部和新進(jìn)干部隊(duì)伍人員的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審核“三齡二歷一身份”等內(nèi)容。凡是發(fā)現(xiàn)檔案涂改、材料和信息涉嫌造假的，立即查核，未核準(zhǔn)前一律暫緩考察并停止任職、錄用程序。在檔案審核的基礎(chǔ)上，區(qū)分情況填寫《擬任用干部基本信息審核確認(rèn)表》《擬新增人員檔案審核情況登記表》和《調(diào)配人員檔案信息審核確認(rèn)登記表》等入檔。

3.新增人員檔案審核

新增人員主要有新錄用公務(wù)員、調(diào)入人員和軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部等幾種形式。我院按照《關(guān)于實(shí)行新增人員檔案審核制度的意見》（濟(jì)組發(fā)〔2012〕18號(hào)）等文件要求，嚴(yán)把干部“入口關(guān)”。按照檔案專項(xiàng)審核的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格審核并填寫《擬新增人員檔案審核情況登記表》，主要涉及干部“三齡二歷一身份”信息。審核時(shí)，將檔案中所有關(guān)于出生年月的記載和相關(guān)材料進(jìn)行登記，查看是否有材料涂改造假，根據(jù)中共中央組織部《關(guān)于干部人事檔案審核工作的問答》等規(guī)定對(duì)出生年月作出認(rèn)定，并找準(zhǔn)依據(jù)材料;有過工作經(jīng)歷的，查看檔案中對(duì)于工作經(jīng)歷的記載，并核實(shí)檔案中是否有相應(yīng)的勞動(dòng)合同、錄（聘）用手續(xù)、工資發(fā)放以及社會(huì)保險(xiǎn)繳納等材料，若不齊全完善，及時(shí)收集補(bǔ)充后，對(duì)參加工作時(shí)間和連續(xù)工齡起算時(shí)間進(jìn)行認(rèn)定，找出依據(jù)材料，這也是一個(gè)反向印證工作經(jīng)歷的過程;是黨員的，查看入黨材料是否齊全、入黨程序是否合規(guī)，黨員身份是否真實(shí)，并根據(jù)《入黨志愿書》的記載，確定入黨時(shí)間;關(guān)于學(xué)習(xí)經(jīng)歷，查找每個(gè)階段入學(xué)、在校學(xué)習(xí)和畢業(yè)三個(gè)環(huán)節(jié)的材料是否齊全完整，缺少的材料及時(shí)收集補(bǔ)充，對(duì)2001年以后的學(xué)歷進(jìn)行學(xué)歷驗(yàn)證、2008年9月以后的學(xué)位進(jìn)行學(xué)位認(rèn)證，確保學(xué)歷學(xué)位真實(shí)。同時(shí)審核是否存在虛填信息和學(xué)歷套讀的情形，并對(duì)學(xué)歷學(xué)位作出相應(yīng)的認(rèn)定。檔案中有無涂改造假現(xiàn)象，學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷是否記載一致，有無明顯矛盾、錯(cuò)誤，有無缺少主要、重要材料貫穿始終。對(duì)于檔案中存在嚴(yán)重問題的，反饋原單位進(jìn)行調(diào)查處理，在問題尚未解決之前，一律拒絕接收。

三、干部人事檔案的日常管理

加強(qiáng)干部人事檔案日常管理是嚴(yán)明組織紀(jì)律的重要體現(xiàn)，可以提高組織工作的公信力和選人用人工作的公信度。2014年8月，中共山東省委組織部轉(zhuǎn)發(fā)《中共中央組織部關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》、印發(fā)《關(guān)于嚴(yán)格干部檔案日常管理的通知》;2015年4月，中共濟(jì)南市委組織部印發(fā)《關(guān)于嚴(yán)格干部檔案日常管理的通知》;2017年2月，中共濟(jì)南市委組織部印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的意見》;2018年7月，山東省高級(jí)人民法院印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》，我院一直按照文件精神嚴(yán)格管理干部人事檔案。實(shí)行集中管理后，結(jié)合實(shí)際應(yīng)從以下幾個(gè)方面開展日常管理工作：

1.散材料收集歸檔

我院干部人事檔案移交濟(jì)南市干部人事檔案服務(wù)中心實(shí)行集中管理后，散材料需要根據(jù)中心的通知，進(jìn)行定期歸檔。移交散材料時(shí)，中心工作人員會(huì)先核對(duì)散材料上涉及的干部“三齡二歷”信息是否與組織認(rèn)定相一致，不一致的不予接收。因此，我們?yōu)楸ＷC散材料歸檔工作的質(zhì)量與效率，一是與檔案材料的形成部門或個(gè)人加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，并提供有關(guān)數(shù)據(jù)，提醒他們按照組織認(rèn)定結(jié)果形成材料;二是對(duì)有關(guān)部門和個(gè)人送交的散材料進(jìn)行認(rèn)真審查鑒別，不屬于歸檔范圍的材料不予接收，屬于歸檔的材料必須齊全完整、內(nèi)容真實(shí)、文字清楚、填寫規(guī)范、手續(xù)完備、無涂改，并與組織認(rèn)定結(jié)果進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)。不符合歸檔要求的材料，及時(shí)通知材料形成部門和個(gè)人重新制作或補(bǔ)辦手續(xù)，不能重新制作或補(bǔ)辦手續(xù)的材料由材料形成單位或個(gè)人出具情況說明附在材料后面。在向中心移交歸檔散材料時(shí)，努力保證歸檔工作高效，避免出現(xiàn)返工的情況。

2.干部人事檔案保管

退（離）休、已故人員、工勤及其他人員的人事檔案還由我院負(fù)責(zé)保管。為做好安全、保密和保護(hù)工作，我院配備了專用的檔案室、閱檔室和檔案管理人員辦公室。檔案室配備專門的門禁，非政治部、組織人事處工作人員不得進(jìn)入檔案室。檔案室內(nèi)檔案柜避開陽光直射，與墻壁保持一定距離放置。檔案室保持清潔和溫濕度適宜，嚴(yán)格落實(shí)防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染要求。

3.干部人事檔案轉(zhuǎn)遞

根據(jù)《濟(jì)南市干部人事檔案集中管理暫行辦法》要求，我院退休、辭職、調(diào)出等人員的檔案需要從濟(jì)南市干部人事檔案服務(wù)中心轉(zhuǎn)出，這個(gè)過程需要在濟(jì)南市干部人事檔案集中管控平臺(tái)提交申請(qǐng)，待審批后前往中心領(lǐng)回檔案。新錄用公務(wù)員、軍轉(zhuǎn)干部、調(diào)入人員的檔案，我們會(huì)嚴(yán)格按照干部檔案轉(zhuǎn)遞制度落實(shí)，禁止其個(gè)人自帶或轉(zhuǎn)遞。收到檔案后，與目錄進(jìn)行核對(duì)并逐份審核歸檔材料，無誤后將干部人事檔案轉(zhuǎn)遞單回執(zhí)退回。轉(zhuǎn)出干部人事檔案，需要檔案接收地提供調(diào)檔函，待檔案整理好后，填寫《干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單》和一式兩份的《干部檔案交接單》，通過專人或機(jī)要方式將檔案送至接收地，并及時(shí)將回執(zhí)帶回。

4.干部人事檔案查借閱

我院嚴(yán)格遵守查借閱紀(jì)律，以防在查借閱過程中發(fā)生涂改、抽取、撤換、添加檔案材料的行為。實(shí)行集中管理后，實(shí)體檔案存放于濟(jì)南市干部人事檔案服務(wù)中心，一般不予外借，我院基本上通過濟(jì)南市干部人事檔案集中管控平臺(tái)查閱，利用數(shù)字檔案，有效保護(hù)了實(shí)體檔案。我院保管的檔案查借閱時(shí)，既做好查借閱有關(guān)服務(wù)，又嚴(yán)格執(zhí)行審批手續(xù)，貫徹落實(shí)查借閱有關(guān)制度，不將檔案直接提供給干部本人及其近親屬進(jìn)行查閱。紀(jì)檢監(jiān)察部門因工作需要了解干部情況的，也要按照要求履行查借閱手續(xù)。

5.干部人事檔案利用

干部人事檔案工作的落腳點(diǎn)在“用”。為方便對(duì)干部人事檔案的利用，我院努力打造信息全面、準(zhǔn)確的云組工綜合分析應(yīng)用平臺(tái)，將“死材料”變成“活信息”。該平臺(tái)干部系統(tǒng)包括“干部信息管理系統(tǒng)”“濟(jì)南市人事檔案集中管控平臺(tái)”和“工資系統(tǒng)”三個(gè)模塊。其中“干部信息管理系統(tǒng)”包含每名干部的姓名、性別、出生年月等基本信息以及現(xiàn)任職務(wù)、簡歷、獎(jiǎng)懲情況、年度考核、培訓(xùn)情況、家庭成員、住址通訊、會(huì)議代表信息和表現(xiàn)特點(diǎn)。所有信息來源于實(shí)體檔案，通過對(duì)檔案的審核認(rèn)定，維護(hù)干部信息管理系統(tǒng)，并隨著散材料的收集入檔，更新完善系統(tǒng)。濟(jì)南市干部人事檔案集中管控平臺(tái)是數(shù)字化檔案的利用平臺(tái)，在此可以查閱、瀏覽我院數(shù)字化檔案，根據(jù)需要打印檔案材料，進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出和散材料上報(bào)等業(yè)務(wù)，檔案的查詢和利用極為方便。其中工資系統(tǒng)還可根據(jù)干部信息管理系統(tǒng)提取的數(shù)據(jù)，進(jìn)行工資套改、發(fā)放等業(yè)務(wù)。

通過云組工綜合分析應(yīng)用平臺(tái)，既可以瀏覽數(shù)字化干部人事檔案，又可以查詢來源于干部人事檔案實(shí)體的干部基本信息，基本可以滿足對(duì)于干部人事檔案的利用需要。我院正努力開發(fā)利用檔案資源，為選好用好干部、加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)發(fā)揮作用。

6.干部人事檔案管理人員的配備

按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)把入口，選配政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的中共黨員從事干部檔案工作。根據(jù)《濟(jì)南市干部人事檔案集中管理暫行辦法》，干部人事檔案實(shí)行集中管理后，仍需配備專門人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。干部人事檔案管理人員應(yīng)該具備較高的政治素質(zhì)、較強(qiáng)的專業(yè)能力和正派的作風(fēng)，這是基本要求。

（1）干部人事檔案管理人員首先是一名組工干部，政治上必須可靠，有堅(jiān)定的理想信念，堅(jiān)持原則。全國干部人事檔案專項(xiàng)審核以來，檔案審核的內(nèi)容更豐富、標(biāo)準(zhǔn)和要求更高，干部人事檔案管理人員往往直面問題和矛盾，經(jīng)受最直接和最現(xiàn)實(shí)的考驗(yàn)，這就需要干部人事檔案管理人員有勇于擔(dān)當(dāng)，不怕得罪人的精神。

（2）干部人事檔案管理人員要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和政策水平。干部人事檔案管理需要了解《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》《中華人民共和國兵役法》《中華人民共和國公務(wù)員法》等法律以及《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》《行政機(jī)關(guān)公務(wù)員處分條例》等條例，還有中組部、省委組織部和市委組織部自上而下印發(fā)的文件和通知等，掌握干部人事檔案專業(yè)政策和業(yè)務(wù)知識(shí)，并熟知云組工綜合分析應(yīng)用平臺(tái)維護(hù)指標(biāo)要求及其具體的業(yè)務(wù)操作方法，專業(yè)的人干專業(yè)的事才能順利開展工作。同時(shí)，每本檔案審核完成后，還要熟知每本檔案的基本情況，這樣在干部選拔和任用前能夠迅速為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

（3）要關(guān)心關(guān)愛干部人事檔案管理工作人員。干部人事檔案工作在單位的各項(xiàng)工作中往往不是處于主流地位，甚至是一個(gè)很小的分支，但是卻發(fā)揮著極其重要的作用。干部人事檔案管理人員的工作繁雜、瑣碎，需要極為認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度才能做好。干部人事檔案工作還需要連續(xù)性，因此就需要對(duì)工作人員進(jìn)行關(guān)心關(guān)愛，以確保其安心工作，表現(xiàn)優(yōu)秀的應(yīng)注意培養(yǎng)使用，增強(qiáng)其工作的積極性和熱情，并最終把工作做好。

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（作者單位：濟(jì)南市法官培訓(xùn)中心）