從學籍檔案的查詢利用談高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展

周書英 周美英

摘 要：在社會經(jīng)濟及科學技術高度發(fā)展的時代背景下，如何使高校檔案利用工作緊隨時代潮流，并適應社會發(fā)展的需求是高校檔案館面臨的重要課題。針對現(xiàn)階段學籍檔案查詢中存在的問題，本文從高校職能部門、檔案館檔案查詢工作人員以及學籍檔案的規(guī)范整理等角度闡述了如何做好學籍檔案的查詢利用工作，提出了自己的看法和見解。

關鍵詞：學籍檔案;查詢利用;高校檔案工作;發(fā)展

學籍檔案是學生在以往的學習實踐過程中直接形成、清晰、確定、完整、有價值的各種形式的歷史記錄，它準確記載了學生在校期間的綜合表現(xiàn)。學籍檔案是高校眾多檔案中查詢利用率最高的檔案類型，其中主要包括新生錄取審批表、成績單、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生基本信息表（學籍表）、學位授予名冊、轉(zhuǎn)學生學籍材料、畢業(yè)論文答辯材料等等。近些年，教育部開展了學歷認證工作，很多校友需要到學校檔案館查詢學籍檔案認證學歷，檔案館有義務配合認證中心做好學歷認證的協(xié)查工作。因此，學籍檔案的查詢利用工作就成為高校檔案館工作的重中之重，做好學籍檔案的查詢利用工作對推動高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展具有極大的推動作用，本文從高校職能部門及檔案查詢工作人員的角度闡述自己的看法和見解。

一、學籍檔案的規(guī)范收集和整理是做好學籍檔案查詢工作的前提條件

1.規(guī)范收集——學籍檔案查詢利用的基礎保障

學籍檔案的收集是查詢利用工作的基礎，規(guī)范平時的收集工作進而保證學籍檔案的完整性，這是收集工作的核心要求，也是對檔案制度的一種補充措施，是后期查詢利用的保障。

高校檔案館館藏的學生學籍檔案產(chǎn)生于各教學院系、教務處、科研處、招生辦等部門，每學年形成的學籍檔案由各部門兼職檔案員按時移交給檔案館。學籍檔案收集作為整個學籍檔案收集流程的第一步，具有十分重要的基礎意義。

因此，檔案館有必要定期對各教學院系的兼職檔案員進行業(yè)務培訓，并根據(jù)學籍檔案的特點對兼職檔案員提出檔案初步整理的要求，明確規(guī)定檔案規(guī)范整理的歸檔制度，具體規(guī)章制度如下：

（1）本科畢業(yè)生成績單。要求各教學院系兼職檔案員對畢業(yè)生成績單按專業(yè)、班級、學號進行規(guī)范整理，經(jīng)教學院系負責領導核實無誤后，加蓋院系公章統(tǒng)一向檔案館移交，統(tǒng)一移交時間為每年畢業(yè)生離校后一個月內(nèi)。

（2）新生錄取名冊。由學校招生辦兼職檔案員于每年的招生工作結(jié)束后兩個月內(nèi)移交檔案館。

（3）畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生基本信息表等（學籍表）。由教務處兼職檔案員收集整理后于畢業(yè)生離校后兩個月內(nèi)移交檔案館。

（4）研究生學位檔案。要求兼職檔案員對畢業(yè)研究生的各類檔案分類整理，按一定順序做初步歸檔，并列出明細、標明不同材料的份數(shù)，加蓋院系公章移交檔案館。另外，學籍檔案的收繳過程中，交接雙方要對交接檔案認真清點核實，做好交接文據(jù)，并在文據(jù)上簽字。

通過提高兼職檔案員的業(yè)務規(guī)范度，保證收集入館的學籍檔案條理分明，以便于后期歸檔整理、查詢利用，進一步推動高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

2.規(guī)范整理——學籍檔案查詢利用的效率保障

學籍檔案的規(guī)范整理決定了學籍檔案查詢利用的效率，檔案人員要對各部門移交給檔案館的學籍檔案及時進行分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒等一系列系統(tǒng)規(guī)范歸檔。尤其是本科畢業(yè)生成績單，按照常規(guī)，學生成績單不定期都有查詢，但主要集中在每年的三四月份，參加研究生入學考試和公務員考試以及出國留學的學生會到館查詢，加上學歷認證等常規(guī)查詢，這個階段查詢工作量會相當大。因此，這部分學籍檔案一定要優(yōu)先歸檔整理，有條件的話同步數(shù)字化，不然每查一個都要查目錄、翻實體檔案、復印，如果這些檔案不能及時歸檔，甚至還處于堆放狀態(tài)，在查詢的高峰期必然會給查詢利用造成極大的不良影響，阻礙高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

通過檔案的規(guī)范整理保證收集入館的學籍檔案及時歸檔，以便后期查詢利用推動高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

3.協(xié)調(diào)配合——學籍檔案查詢利用的政策保障

要推動高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，學校各部門協(xié)調(diào)配合為學籍檔案查詢利用提供政策保障。學校管理部門作為檔案管理體系的頂層核心要素，應加強對學校檔案管理工作的重視與支持，積極促成學校各部門間的協(xié)調(diào)配合。

（1）加強對檔案知識、檔案法、檔案利用尤其是學籍檔案的查詢利用重要性的宣傳，加強全校對于檔案工作的重視程度。

（2）結(jié)合當前學歷認證的契機，加強與教學院系、教務處、成人繼續(xù)教育學院、研究生處、就業(yè)指導處等與學籍檔案密切相關的部門的聯(lián)系，使各部門互相配合，最大限度做到資源共享。

（3）針對當前學歷認證工作對學籍檔案（尤其是成績單等電子檔案）查詢的需求現(xiàn)狀，充分利用OA系統(tǒng)使其順利流轉(zhuǎn)無縫對接，促進學籍檔案提前步入數(shù)字化時代，做到檔案歸檔即可高效利用，避免煩瑣的查詢實體檔案的過程，提高查詢效率。各部門通力合作，有利于加速檔案館數(shù)字化進程，推動高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

二、查詢工作人員的綜合素質(zhì)是提高學籍檔案查詢服務質(zhì)量的重要條件

1.系統(tǒng)的專業(yè)知識——檔案查詢工作人員專業(yè)要求

檔案查詢工作人員要系統(tǒng)掌握檔案學專業(yè)的理論知識體系、具備嫻熟的檔案專業(yè)技能。檔案館館藏檔案種類繁多，熟悉檔案館藏結(jié)構是做好查詢利用工作的基礎。首先，檔案查詢工作人員要掌握查看利用檔案目錄的技能，了解本館館藏各類檔案的分類方法、排列順序及排架特點。其次，檔案查詢工作人員員應熟知各類檔案的來源及利用方向，做到對館藏檔案收藏結(jié)構了如指掌，進而使查詢工作順利進行，提高查詢服務的效率。

另外，高校檔案查詢工作人員要認真研究本學校的發(fā)展歷程。了解學校成立以來不同階段的辦學性質(zhì)、招生方式、招生對象、各種學歷類型、各類學生的招生背景以及各種歷史背景下形成的各種特殊事件。例如，20世紀90年代，當時處于改革開放的歷史大背景下，社會對人才的需求很大，而教育資源相對匱乏，大學招生數(shù)量又有限，這就造成了人才的供求不平衡，成人教育順勢而生，學生通過成人高考獲得入學資格，各大學大量招生。其中，部分學生是先入學學習再參加成人高考，造成學籍檔案與其學習經(jīng)歷不符，給查詢制造了困難，如果查詢?nèi)藛T不了解這個歷史事實，必然影響查詢效率。因此，只有了解學校的歷史，才能對檔案館館藏檔案有更深層次的理解，在查詢工作中做到有的放矢，順利解決各種“疑難雜癥”，使查詢利用工作順利進行，推動高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

2.持續(xù)提升自我——檔案查詢工作人員工作需求

檔案查詢工作人員應具備系統(tǒng)的專業(yè)知識和不斷學習更新的能力，具備專業(yè)資質(zhì)和執(zhí)行能力是完成專業(yè)工作的保障。除此之外，檔案工作人員還應該時刻保持持續(xù)提升自我的熱情。

（1）堅持政治思想和理論的學習，保持正確的政治態(tài)度、政治品質(zhì)和思想覺悟，真正做到熱愛祖國、熱愛人民，全心全意為人民服務。

（2）堅持全面系統(tǒng)的科學文化知識學習，努力補充哲學、法學、經(jīng)濟學、歷史、外語、電腦操作等與檔案業(yè)務相關的知識。比如，從事會計檔案管理工作的檔案員應該具備相應的財會知識。

（3）檔案查詢工作人員還要堅持良好的生活習慣，加強體育鍛煉，具有良好的身體素質(zhì)。具備健康的體質(zhì)、充沛的精力和良好的心理素質(zhì)是做好檔案工作的基本條件。

（4）定期參加上級部門組織的崗位培訓，積極參加各級檔案學會論壇，認真學習檔案界專家的專題講座，經(jīng)常參觀一流大學的優(yōu)秀檔案館，虛心學習、借鑒他人長處，為學校檔案館建設做出更大的貢獻。

三、檔案查詢工作人員良好的職業(yè)道德是學籍檔案查詢工作的必備條件

檔案工作是普通的、煩瑣的，而又是重要的、光榮的，它的這些性質(zhì)、特點和地位決定了社會對檔案工作人員職業(yè)道德的要求。職業(yè)道德是檔案工作人員從事檔案工作中普遍遵循的行為準則和行為規(guī)范，是社會對檔案工作人員的道德行為和道德關系在工作中的基本要求。所以，形成良好的職業(yè)道德是提高檔案工作質(zhì)量的重要的一環(huán)，而檔案職業(yè)道德也是社會主義職業(yè)道德的重要組成部分，具有明顯的層次性和多重的規(guī)定性。檔案員應當遵守一般的社會公德特別是社會主義道德，主要體現(xiàn)在忠于職守、公平公正服務、尊重隱私和以身作則的主人翁態(tài)度等方面。

1.查詢工作中檔案工作人員應遵循忠于職守維護史實的原則

檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面地反映，同時也是一個單位或個人維護自身權益的重要工具，依據(jù)檔案實事求是出具證明材料是檔案員查詢工作中必須遵守的職業(yè)準則。比如，面對本校20世紀80年代的一批畢業(yè)生，這類學生不屬于國民教育，他們的學歷無法進行認證，但是這種情況前來查詢的校友卻不一定了解，工作人員一定要耐心地與其進行溝通，告知來館查詢的校友，他的學歷雖然不能認證，但是也是當時為適應社會需要而存在下來的一種學習形式。檔案查詢?nèi)藛T應積極依據(jù)檔案為其提供相關的檔案材料及有力的證明材料，使這類學生能夠心平氣和地面對事實真相，達到查詢利用檔案的目的。

2.查詢工作中檔案查詢工作人員應遵循公平公正服務的原則

要做到維護史實、實事求是，就是要盡可能公平公正地向校友提供最大范圍的服務，不可以為自己和他人利用工作便利謀取私利，不能夸大、縮小歪曲事實，把檔案所體現(xiàn)的事實真相不折不扣地呈現(xiàn)給查詢校友，這也是檔案服務性的要求和體現(xiàn)。尤其對前來進行學歷認證的校友，學歷認證關系到查詢?nèi)说那猩砝?，檔案查詢工作人員必須以嚴謹認真的態(tài)度對待前來查詢校友的實際問題。

3.查詢工作中檔案查詢工作人員應遵守利用和隱私的原則

檔案收集整理的最終目的是利用，而利用過程中難免涉及個人隱私問題，保守隱私是檔案工作人員必須遵守的原則。

一方面是保守查詢本人的個人隱私。

（1）檔案查詢工作人員要自覺保守查詢者的個人隱私，對于檔案呈現(xiàn)出的查詢?nèi)说膫€人不為人知的、正面的、負面的隱私問題，查詢工作人員一定要守口如瓶，不可隨意散播。

（2）針對委托查詢的情況，檔案館要求被委托人攜帶本人身份證、有委托人簽字的委托書、委托人的身份證、畢業(yè)證原件或復印件前來查詢。

（3）針對單位組織部門前來調(diào)查的情況，要求查詢單位委托人持單位介紹信，并要求其與學校紀委負責人溝通，檔案館方可為其提供查詢服務。

另一方面是保守查詢者之外的他人隱私。具體到學生檔案的查詢工作中，就是要注意保守花名冊類學生檔案中的他人信息，如錄取審批表和畢業(yè)花名冊中除查詢者本人之外的他人重要信息，如身份證號、畢業(yè)證號、高考成績、大學各科成績等。這些信息都屬于個人隱私，一旦被泄露就會給他人造成不好的影響，容易引起不必要的糾紛，還可能會讓心懷不軌的人有機可乘，給偽造假學歷證、假學位證的行為創(chuàng)造條件，給學歷認證工作帶來麻煩。因此，給校友復印的錄取審批表、畢業(yè)生登記表等花名冊形式的材料一定要進行處理后再交于利用者，以免造成花名冊中他人信息泄露，影響查詢工作的順利進行。

遵守法律法規(guī)、保守校友秘密是檔案查詢?nèi)藛T的職業(yè)準則也是查詢工作的需要，有利于推動高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

4.查詢工作中檔案查詢工作人員應秉持以身作則的主人翁態(tài)度

檔案查詢工作是一項服務型的工作，是高校的窗口部門，它的服務水平直接影響到高校的形象，查詢工作的特殊性就要求檔案人員建立主人翁意識，工作上以身作則，堅持全心全意為人民服務的宗旨，從查詢校友的切身利益出發(fā)，努力做到用戶至上，想校友之所想，急校友之所急，解校友之所難。

在實際的工作過程中，曾有如下實例發(fā)生：一位王姓校友來校查詢其學籍檔案，要求復印錄取審批表。由于其為自學考試的大專畢業(yè)生，情況較為復雜，工作人員耐心地向他解釋了自學考試的學歷形式，告知他由于當年沒有參加正規(guī)高考，因此沒有錄取審批表，學校只保存他的畢業(yè)生登記表，其他有關報名、考試及學籍情況的檔案材料由省教育廳招生辦公室辦理保存。然而他個人的情況特殊，其畢業(yè)生登記表也沒有在本館查詢到。雖然他沒有達到查詢目的，但是本館查詢?nèi)藛T態(tài)度耐心負責，校友對于整個查詢服務非常滿意和感動：“我曾經(jīng)去了很多地方查詢，咱們學校老師態(tài)度最好?！睂W歷認證高峰期查詢大廳工作非常繁忙，查詢老師應時刻謹記提高服務意識，不能因為身心疲憊而怠慢校友，做到熱情接待每一位來訪者，進而使查詢工作順利進行，推動高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，學籍檔案是高校檔案館館藏的重要組成部分，也是利用率最高的部分，做好學籍檔案的收集歸檔和利用是檔案館的重要工作，也是高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的要求。做好這項工作需要得到學校領導政策上的支持，需要各級中層領導的通力合作，需要檔案管理人員有堅定的理想信念，以“為黨管檔，為國守史，為民服務”為宗旨，加強政治學習，加強科學文化學習，提升業(yè)務技能，增強責任意識，敢于擔當，甘愿為學校的檔案事業(yè)無私奉獻。

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（作者單位：河南財經(jīng)政法大學檔案館）