淺談人事檔案管理問(wèn)題及措施

王世強(qiáng)

[摘 要]在國(guó)企事業(yè)單位進(jìn)行選拔干部，都會(huì)以干部人事檔案為前提條件。由此可見(jiàn)干部人事檔案的重要性。目前干部人事檔案管理工作中還存在一些問(wèn)題需要解決，本文就干部人事檔案管理工作中所存在的一些問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出有效措施，以期提高干部人事檔案管理水平。

[關(guān)鍵詞]干部人事檔案；問(wèn)題；措施

中圖分類(lèi)號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）25-0333-01

一、干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.對(duì)干部人事檔案管理不夠重視

干部人事檔案需要相關(guān)部門(mén)的配合與支持，也就是說(shuō)有些部門(mén)提交個(gè)人相關(guān)材料，部門(mén)沒(méi)有按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行蓋章或擅自更改相關(guān)材料，而人事檔案管理人員也未對(duì)所提交的資料進(jìn)行審核處理，這樣直接導(dǎo)致檔案材料的缺失或不真實(shí)的現(xiàn)象，無(wú)法發(fā)揮人事檔案應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的作用。

2. 缺乏完善的干部人事檔案管理制度

在干部人事檔案管理工作中，其完善的管理制度是其正常運(yùn)行的前提基礎(chǔ)，也是確保干部人事檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化以及合理化的重要前提。我國(guó)企事業(yè)單位干部人事檔案管理制度還不夠健全與完善，在實(shí)施檔案管理的時(shí)候無(wú)章可循。尤其是缺乏檔案收集管理制度、借閱制度、登記制度。即使有的部門(mén)設(shè)立了這些制度，但是在實(shí)際的管理中，只是徒有其表，沒(méi)有實(shí)際意義。工作中沒(méi)有按照制度來(lái)辦事，導(dǎo)致檔案管理比較混亂。

3. 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后，信息化程度不高

在干部人事檔案管理部門(mén)的調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)，有的干部人事檔案管理?xiàng)l件設(shè)施較差，有的單位沒(méi)有設(shè)置單獨(dú)的檔案室，沒(méi)有獨(dú)立的查檔以及整檔空間，其辦公的區(qū)域較小。有的檔案存放在庫(kù)房或者倉(cāng)庫(kù)中，并且堆放了大量的廢舊辦公雜物，其基礎(chǔ)設(shè)施條件較差。從而導(dǎo)致大多數(shù)干部人事檔案管理工作無(wú)法正常開(kāi)展，其管理工作效率低下。另外，在信息化時(shí)代背景下，干部人事檔案管理的信息化程度不夠高，其檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主，大多數(shù)是人工管理，其信息化程度較低，只是個(gè)人信息、檔案目錄等進(jìn)行數(shù)字化辦公，其檔案管理工作與信息技術(shù)環(huán)境相脫離。

4.檔案管理不夠規(guī)范，檔案材料缺乏真實(shí)性與完整性

干部人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷的真實(shí)反映，其真實(shí)性是干部人事檔案發(fā)揮作用的前提條件。檔案案卷材料的手續(xù)不夠完善或者缺乏真實(shí)性，就會(huì)導(dǎo)致干部人事檔案管理的作用無(wú)法充分發(fā)揮出來(lái)。從現(xiàn)有的干部人事檔案材料進(jìn)行研究，從中可以看出，有的單位干部人事檔案沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。有的干部在填寫(xiě)個(gè)人履歷的時(shí)候，有頭無(wú)尾，有的年齡填寫(xiě)不一致，工齡方面越填越早，有的學(xué)歷造假，沒(méi)有材料證明。同時(shí)，有的在出生日期方面不分公歷與農(nóng)歷，隨意填寫(xiě)。另外，檔案材料填寫(xiě)不夠完善，缺乏規(guī)范、科學(xué)的管理。例如，有的檔案材料中沒(méi)有貼照片、干部任免職務(wù)沒(méi)有填寫(xiě)，考核表沒(méi)有蓋章等。

二、干部人事檔案管理的優(yōu)化策略

1.加大檔案管理宣傳力度，提高檔案管理意識(shí)

檔案管理部門(mén)需要加強(qiáng)對(duì)自身檔案管理人員的宣傳教育，提高檔案管理人員的工作意識(shí)，重視自己的本職工作。充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是貫徹黨的干部路線、方針以及政策的工作，明確檔案管理是干部職工晉升、評(píng)定職稱(chēng)等重要依據(jù)，以便確保檔案管理人員重視本職工作，提高檔案管理水平與質(zhì)量。

2. 建立完善的干部人事檔案管理制度

完善的檔案管理制度是干部人事檔案管理部門(mén)落實(shí)與開(kāi)展工作的前提與保障，由于干部人事檔案管理工作比較復(fù)雜、瑣碎，要想確保檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行，就需要嚴(yán)格按照相關(guān)制度來(lái)實(shí)施，以便做到有章可循、有據(jù)可依。在建立完善的干部人事檔案管理制度的時(shí)候，首先，需要明確建立各項(xiàng)切實(shí)可行的規(guī)章制度，并嚴(yán)格按照要求、規(guī)范、科學(xué)、合理的完成檔案管理工作。尤其需要制定出完善的檔案查閱制度，明確規(guī)定查閱權(quán)限，例如，沒(méi)有查閱干部介紹信的不得查閱檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)的不得查閱等。在檔案的借閱制度完善過(guò)程中，需要制定各種規(guī)定，例如沒(méi)有經(jīng)過(guò)部門(mén)相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)不得將檔案借出，在借出手續(xù)不健全的時(shí)候不得借出等。并且在借閱、查閱以及轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出等管理中，需要及時(shí)登記，并且具備完善的審批手續(xù)。其次，需要根據(jù)我國(guó)公務(wù)員制度以及該制度對(duì)干部人事檔案管理的影響進(jìn)行分析，尋找出規(guī)律，并建立一套適合干部人事制度變革的檔案管理制度，建立完善的制度之后，需要有效的解決檔案管理中的混亂現(xiàn)象，為檔案管理的順利開(kāi)展提供前提條件。

3.加強(qiáng)干部人事檔案的合理、科學(xué)、規(guī)范化的管理

首先，需要積極主動(dòng)、及時(shí)的收集干部人事檔案材料。干部人事檔案管理的基礎(chǔ)工作就是對(duì)檔案信息材料進(jìn)行收集，由于涉及到部門(mén)較多的工作。因此，需要積極主動(dòng)、及時(shí)的收集好檔案信息材料。在收集的過(guò)程中，需要確保檔案信息的實(shí)時(shí)性，由于每個(gè)人的情況是在不斷的變化與發(fā)展的，其個(gè)人的檔案信息材料需要隨之進(jìn)行更改，以便確保干部人事檔案的信息與本人的信息保持一致。需要及時(shí)、密切觀察人事工作以及干部個(gè)人的動(dòng)態(tài)發(fā)展，及時(shí)主動(dòng)的收集信息。同時(shí)，檔案管理人員需要與人事檔案材料形成密切的聯(lián)系，通過(guò)各種方式與途徑積極主動(dòng)的做好檔案收集工作。并且需要確保收集的信息具有真實(shí)性與完整性特點(diǎn)。需要嚴(yán)格按照干部人事檔案的相關(guān)收集規(guī)定以及范圍將材料與信息收集完整。將收集好的材料及時(shí)歸檔，并裝入個(gè)人卷宗，以便做好干部人事檔案收集與整理工作。

其次，需要對(duì)干部人事檔案材料進(jìn)行鑒別，去偽存真。由于目前干部人事檔案管理中，其材料存在虛假的現(xiàn)象，需要加強(qiáng)對(duì)信息材料的鑒別，確保檔案材料的真實(shí)性。需要對(duì)檔案材料進(jìn)行全面審核，在審核的時(shí)候，需要嚴(yán)格按照檔案材料的補(bǔ)充辦法等相關(guān)規(guī)定來(lái)實(shí)施，針對(duì)干部人事檔案中的十大類(lèi)內(nèi)容制定出審核的標(biāo)準(zhǔn)。例如，需要登記干部職務(wù)晉升的連續(xù)性，填寫(xiě)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)從初級(jí)到高職以及聘用的連續(xù)性信息。檔案管理人員需要對(duì)這些信息進(jìn)行逐一核實(shí)，將其中缺失材料進(jìn)行分類(lèi)，針對(duì)缺失的材料及時(shí)做好補(bǔ)充。另外，在鑒別信息材料真實(shí)性的時(shí)候，需要對(duì)其信息資料進(jìn)行審核，并對(duì)需要出具相關(guān)證明的信息進(jìn)行審核，對(duì)干部進(jìn)行核實(shí)，確保信息的真實(shí)性。針對(duì)沒(méi)有經(jīng)過(guò)審批、內(nèi)容不夠詳細(xì)、手續(xù)不健全等檔案材料不得歸檔，針對(duì)相關(guān)證書(shū)沒(méi)有加蓋相關(guān)組織的印章不得歸檔處理。

4.提高干部人事檔案信息化管理水平

在信息化時(shí)代背景下，需要充分利用信息技術(shù)資源，構(gòu)建現(xiàn)代化干部人事檔案管理的信息平臺(tái)，以便有效的提高檔案管理與利用效率，從而可以有效的實(shí)現(xiàn)全面、動(dòng)態(tài)的管理?？梢栽诟刹咳耸聶n案的信息化管理體系中，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)干部人事檔案的十大類(lèi)內(nèi)容進(jìn)行有效的整合與優(yōu)化，需要檔案管理人員對(duì)干部形成的材料進(jìn)行及時(shí)的收集、鑒別、審核以及處理，為干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)提供信息。同時(shí)，可以構(gòu)建干部人事檔案局域網(wǎng)，通過(guò)局域網(wǎng)之間的相互連接，可以有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，在檔案借閱、查閱的時(shí)候，更加方便。同時(shí)，通過(guò)信息化的檔案管理，可以有效的解決紙質(zhì)案卷破損的問(wèn)題，有效的確保檔案的長(zhǎng)期保存與使用，從而促進(jìn)干部人事檔案的信息化、規(guī)范化以及科學(xué)化管理。

三、結(jié)束語(yǔ)

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)、綜合性較強(qiáng)的工作，檔案管理人員需要針對(duì)存在的問(wèn)題與不足之處進(jìn)行分析，以便制定出有效的解決措施。同時(shí)，還需要不斷提升自身的綜合素質(zhì)，以便更好的適應(yīng)檔案管理工作。從而提高干部人事檔案管理質(zhì)量與水平，充分發(fā)揮出干部人事檔案的應(yīng)用價(jià)值。