工程檔案收集歸檔的問題與對策探討

郭星辰

摘要：工程檔案主要指的是工程項(xiàng)目從前期準(zhǔn)備、中間實(shí)施、結(jié)尾驗(yàn)收等環(huán)節(jié)中所保存下來的具有較大利用價(jià)值的文字信息、影像視頻以及數(shù)字圖表等不同的記錄資料。要想讓工程檔案發(fā)揮出其應(yīng)有的作用和價(jià)值，就必須要保證檔案信息的齊整性和精準(zhǔn)性。本文主要結(jié)合目前工程項(xiàng)目及檔案管理的實(shí)際情況，重點(diǎn)分析了工程檔案收集歸檔過程中出現(xiàn)的問題及解決問題的基本對策，希望此次研究能夠?qū)こ虣n案工作的開展提供有價(jià)值的參考意見。

關(guān)鍵詞：工程檔案;收集歸檔;問題及對策

1.工程檔案收集歸檔的問題

1.1缺乏多樣性的收集歸檔載體形式

很多建設(shè)單位都是在工程最后的竣工階段才明白需要提前做好工程檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收的相關(guān)準(zhǔn)備工作，這時才開始聯(lián)系本單位檔案部門，聯(lián)系上級檔案驗(yàn)收組織部門，檔案部門介入的時間晚，因此檔案專項(xiàng)驗(yàn)收都存在突擊收集、突擊整理、突擊驗(yàn)收的情況，往往就只顧上必需的基本紙質(zhì)文件材料的收集歸檔，聲像、電子檔案等特殊載體文件材料未能積累和收集歸檔。

1.2缺乏完善的收集歸檔內(nèi)容

存在的問題主要是項(xiàng)目前期的報(bào)批文件欠缺或者是復(fù)印件、初步設(shè)計(jì)和專項(xiàng)設(shè)計(jì)文件收集歸檔不全，工程建設(shè)管理有關(guān)規(guī)章制度、辦法未歸檔，工程建設(shè)協(xié)調(diào)的重要專業(yè)會議文件材料歸檔不全，重要合同、協(xié)議未收集或收集不全，重要設(shè)備隨機(jī)資料、招投標(biāo)文件、購置手續(xù)歸檔不全，概算、預(yù)算、決算及建設(shè)計(jì)劃等文件材料歸檔不全，監(jiān)理資料歸檔不全或編制不規(guī)范，工程整體竣工驗(yàn)收文件材料欠缺等。特別是工期長的工程建設(shè)項(xiàng)目，經(jīng)過多年建設(shè)，人員多次更換，收集歸檔內(nèi)容不齊全問題尤為嚴(yán)重。

1.3缺乏規(guī)范的目錄、頁碼編寫形式

一是裝訂成冊的資料沒有冊內(nèi)目錄，或者目錄只簡單羅列本冊資料的主要內(nèi)容，而沒有標(biāo)注其所在頁碼。二是頁碼編寫不規(guī)范，因?yàn)槌蓛再Y料包含的內(nèi)容多，由許多個小材料組合而成，組卷單位在組卷時往往會把各個小材料打印好，再由復(fù)印部統(tǒng)一裝訂，因此資料里面的頁碼都是各自成一小段的，不是連續(xù)的頁碼;還有就是夾進(jìn)去的圖表、說明書、合格證等零散材料，沒有頁碼;最后是資料裝訂好后，又增加了部分材料，增加的這部分材料也沒有頁碼，造成整冊資料頁碼不連續(xù)。

1.4竣工圖簽章折疊不規(guī)范

從原則上來講，竣工圖上的竣工圖章都是由施工單位進(jìn)行加蓋的，是在施工與監(jiān)理單位的共同確認(rèn)下進(jìn)行簽字的?？⒐D問題一般都會表現(xiàn)出以下幾個方面：第一，圖紙上未加蓋有效的竣工圖章。按規(guī)定，即使是施工時未做任何變動的施工圖，做竣工圖歸檔時也要加蓋竣工圖章，否則，就不能認(rèn)定是竣工圖，沒有相關(guān)單位和人員的簽字，如果日后有工程質(zhì)量問題，將無從問責(zé)。第二，竣工圖章不規(guī)范。有以下幾種情況：其一是竣工圖章太簡單。只是簡單刻制一個“竣工圖章”或“竣工”字樣的印章蓋上充當(dāng)竣工圖章。其二是竣工圖章填寫不規(guī)范，手簽的完全是一個人的字跡，不是由相關(guān)責(zé)任人員分別簽字的。其三是把所有責(zé)任人員簽字都刻到竣工圖章里面直接加蓋到竣工圖上。這樣的竣工圖章對責(zé)任追究是完全無力的。

2.解決工程檔案收集歸檔問題的對策

2.1加強(qiáng)工程檔案的歸檔要求和質(zhì)量審核

要想有效解決竣工圖、竣工資料以及監(jiān)理資料中所出現(xiàn)的質(zhì)量問題，就需要工程建設(shè)單位將工程檔案的質(zhì)量審核要求及歸檔要求等利用文字的方式確定下來，而對于歸檔時間、歸檔份額及相關(guān)內(nèi)容等利用復(fù)印的方式確定下來，其主要目的是為了能夠確保歸檔資料的清晰程度，并且這些內(nèi)容還需要羅列在施工合同與監(jiān)理合同中。對于施工單位來講，必須要提供出齊整、規(guī)范且質(zhì)量合格的竣工檔案;對于監(jiān)理單位來講必須要盡到嚴(yán)格監(jiān)督和審核竣工檔案的職責(zé)，并且還要能夠提供出滿足質(zhì)量審核需求的監(jiān)理資料，只有做到以上幾點(diǎn)，才能進(jìn)行工程及監(jiān)理費(fèi)用的結(jié)算。工程檔案質(zhì)量作為權(quán)衡工程質(zhì)量的關(guān)鍵性依據(jù)，必須要將其納入到工程質(zhì)量的管理程序中來。

2.2加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案培訓(xùn)和管理

一是加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案驗(yàn)收組織單位可以建立建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收專家（人才）庫，對工程建設(shè)單位進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。開辦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)班，參加單位不僅要有建設(shè)單位的檔案部門，也要有建設(shè)單位的工程管理、合同管理、設(shè)備管理、招投標(biāo)管理等參與工程建設(shè)的相關(guān)業(yè)務(wù)部門，還要有設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等參建單位，對他們進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案收集、分類、整理、驗(yàn)收等相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。二是嚴(yán)格落實(shí)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記備案制度，有建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)單位要按要求提前申報(bào)備案，加強(qiáng)驗(yàn)收組織單位對建設(shè)單位建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，以便檔案部門提前介入，及時指導(dǎo)建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔工作。

2.3建立健全工程檔案收集歸檔制度

要將“三納入”“三參加”“四同時”的制度進(jìn)行嚴(yán)格落實(shí)，因?yàn)榇隧?xiàng)制度是確保工程檔案資料完整的重要前提。第一，要先貫徹落實(shí)好“三納入”制度。對于工程施工單位來講，不僅要將檔案工作納入到領(lǐng)導(dǎo)級別的議事日程中，還需要將其納入到工程建設(shè)管理與崗位人員的職責(zé)當(dāng)中去。第二，要貫徹落實(shí)好“三參加”制度。就檔案部分來講，不僅要加入到工程建設(shè)的計(jì)劃會與平衡會中來，還要加入到竣工驗(yàn)收會及設(shè)備開箱會中來，這樣可以為工程檔案的收集歸檔提供有效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。第三，要貫徹落實(shí)好“四同時”制度，工程檔案工作不是只落實(shí)在工程建設(shè)的某一個階段，而是需要向其貫徹落實(shí)在建設(shè)過程中的各個階段，確保同時開展。

2.4工程檔案的管理和保密

對于工程檔案來講，其包含的內(nèi)容大多都是與工程單位相關(guān)的比較重要的一些的檔案信息，這些檔案信息的最大價(jià)值不僅在于其信息內(nèi)容的含量，還在于對建設(shè)單位的建設(shè)意義，甚至對國家的發(fā)展進(jìn)程也具有非常重要的促進(jìn)作用。所以，對于此類檔案信息必要進(jìn)行的妥善的保存和管理，而保管場所不能僅僅局限在辦公室或者一些其他的辦公場所，而是需要將其保存在能夠滿足國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的場所，當(dāng)然，在保存過程中，必須要做好以下措施，即防盜措施和防潮防熱等措施的處理。由于工程檔案的保存工作具有非常大的重要性，所以，在選擇工作人員方面，必須要讓其具備一定的專業(yè)技能和先進(jìn)的專業(yè)知識，能夠在保存那些較為重要的檔案信息方面采用相應(yīng)的工作手段。因此，總結(jié)為檔案保存程度的好壞與工作人員的專業(yè)技能及職業(yè)素養(yǎng)水平等具有非常緊密的聯(lián)系。另外，檔案收集歸檔人員還需要注意檔案的信息的保密性，堅(jiān)決不允許出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象。

總結(jié)

工程檔案收集歸檔是檔案規(guī)范整理的前提和基礎(chǔ)，是檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的必要條件，而檔案專項(xiàng)驗(yàn)收又是工程竣工驗(yàn)收的必備條件。由此證明了檔案收集歸檔工作在整個工程建設(shè)中發(fā)揮著非常重要的作用。所以，要想確保此種成效的有效開展，就需要相關(guān)工作人員能夠及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并做好相關(guān)問題的記錄和保存，只有這樣為工程建設(shè)項(xiàng)目的順利竣工及驗(yàn)收提供重要保障。

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