淺析供電檔案的信息化管理

李飛

[摘 ?要]當前隨著社會的發(fā)展，我國電網規(guī)模迅猛發(fā)展，供電企業(yè)需要處理的各項事務越來越多，從而也就使得供電企業(yè)檔案管理工作也愈來愈繁瑣?，F在社會已經步入信息化時代，雖然我國供電企業(yè)也積極應用了信息技術，但是在實際上由于供電企業(yè)檔案管理的方式已經逐漸無法跟得上檔案管理工作的實際需求導致企業(yè)檔案的信息化管理效果并不明顯。有鑒于此，本文闡明了供電檔案信息化管理的基本內涵，分析了當前我國供電企業(yè)檔案管理存在問題，并提出了針對性的解決策略。

[關鍵詞]供電企業(yè);檔案管理;問題及對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）22-0071-01

0 引言

供電企業(yè)是我國國家行政機構的重要構成部分，他能否持續(xù)健康發(fā)展，對于保障我國管理機構的平穩(wěn)運行至關重要。供電企業(yè)的檔案管理工作關系著各項重要信息資料的保存與管理，直接與供電企業(yè)的每一位工作人員和每一項工作都息息相關，因此檔案管理工作是非常重要的。

1 供電檔案信息化管理的內涵

所謂供電企業(yè)檔案信息化管理即是指將信息技術運用到檔案的實際管理工作中，將之前的紙媒形式的檔案資料改變?yōu)殡娮有畔①Y料來記錄、存檔并實施管理，這樣可以極大地提升檔案資料的管理效率。通常情況下，檔案管理的信息化包括下面3個方面。

1.1 形式數字化

傳統(tǒng)的檔案資料管理方式基本上都采用的是紙張作為記錄媒介，這些資料在運用計算機技術對其處理后則會變成數字化的信息資料。在實際工作中，數字化主要有兩層含義：（1）將之前的紙質檔案資料經過計算機技術處理后變成數字資料進行存檔;（2）積極踐行無紙化環(huán)境，盡可能的運用電子文檔來記錄各種信息。

1.2 傳輸網絡化

傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上采用的都是面對面的交流或者服務，工作人員想要調用或者借閱檔案必須要親自到檔案室，效率非常低下。而采用信息技術管理檔案資料后，檔案資料就能夠以數據的形式通過互聯(lián)網來進行傳遞，使用檔案的工作人員能夠直接通過互聯(lián)網來申請，經過管理工作人員審核后就可以通過互聯(lián)網將資料傳遞過去，這直接省去了管理人員親自到檔案室的過程，節(jié)約了大量的時間和精力，提升了檔案資料的管理效率。

1.3 檢索自動化

之前對檔案資料進行檢索都是人工在檢索卡上來逐級查找的，隨著檔案資料的增加其工作效率越來越低。而現在應用信息技術對檔案資料進行管理之后，可以直接在在數據庫中搜索到想要尋找的資料，節(jié)省了大量的時間。

2 ?供電企業(yè)檔案管理工作中出現的問題

2.1 檔案管理工作制度不健全

伴隨著我國的發(fā)展，供電企業(yè)在我國國家治理過程中的作用也愈來愈重要。但是供電企業(yè)的檔案管理工作制度并沒有隨著其他各項工作的開展而進行推進，這就導致我國供電企業(yè)的檔案管理制度嚴重滯后，在某種程度上阻礙了該工作的有效開展。另外，有的工作人員無法抵抗金錢和名利的誘惑，他們會為了某種利益而私自對檔案信息進行篡改，對行政供電企業(yè)造成重大損失。

2.2 供電企業(yè)管理人員對檔案信息化管理工作的重要性認識不充分

供電企業(yè)的領導人員一般年齡都比較大，他們并沒有充分認識到檔案信息管理工作的重要性，他們只是簡單地一位檔案信息只是一些日常信息的記錄，并沒有認識到檔案信息對于供電企業(yè)將來發(fā)展的重要性，因此導致檔案管理工作的效果并不理想。長此以往，檔案管理工作基本流于表面和形式，幾乎沒有實質性的進展，造成了大量供電企業(yè)檔案信息的損壞和丟失，影響嚴重。

2.3 供電企業(yè)檔案管理工作人員信息化專業(yè)素養(yǎng)不足

當前供電企業(yè)的信息管理工作已經不僅僅局限于政策的性質，而是一項關系著其能否正常發(fā)展的技術性工作了，所以，檔案工作管理人員的專業(yè)素養(yǎng)至關重要。但是，現在由于我國供電企業(yè)中檔案管理制度以及領導的不重視，導致檔案管理工作人員的受重視程度很低，有些供電企業(yè)根本沒有專職的檔案管理工作人員，而是由其他崗位的工作人員在兼任著，這就使得他們的專業(yè)素養(yǎng)水平較差，無法有效的完成檔案管理工作。

2.4 事業(yè)單位檔案管理的軟硬件跟不上時代的發(fā)展

由于領導重視程度的不夠，導致供電企業(yè)對檔案管理工作的投入不足，因此隨著社會的發(fā)展供電企業(yè)檔案管理工作中的軟硬件設備已經無法跟得上實際需求，信息化和電子化程度較差。這就導致很多現代化檔案信息資料收到了無法彌補的損傷，這對于供電企業(yè)的未來發(fā)展是非常不利的。

3 ?供電企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展思路

3.1 構建完善的檔案管理制度

只有擁有了完善的制度才能夠確保供電企業(yè)檔案管理工作平穩(wěn)有序開展，因此，必須要構建完善的檔案管理制度。（1）在充分了解供電企業(yè)檔案管理工作的實際情況下，構建出科學的檔案管理制度;（2）檔案管理制度不但要對普通的工作人員進行約束，而且還必須有對領導進行約束的條例，這樣才可以確保供電企業(yè)檔案管理工作的獨立性，從而有效確保檔案管理工作不會因某位領導的意志而發(fā)生改變;（3）管理制度中要分別設立明確的獎勵和懲罰制度，并在執(zhí)行過程中做到獎懲分明。

3.2 提升領導對檔案管理工作重要性的認識

在供電企業(yè)中領導的決策對于各項工作有著決定性的影響，檔案管理工作也不例外。所以，要想提升檔案管理工作的有效性就必須增強領導對檔案管理工作的重視程度。在日常工作中，供電企業(yè)領導要不斷加強對檔案管理工作的認識，提升對其重視程度，增加對檔案管理工作的人力、物力、財力投入，引進先進的技術和設備，這樣才可以提升檔案管理工作的效果。

3.3 加強供電企業(yè)檔案管理工作者的信息化專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員是檔案信息的直接管理者，只有提升他們的專業(yè)素養(yǎng)，才能夠構建出一支富有戰(zhàn)斗力的檔案管理團隊。在實際工作中，一方面要不斷引進優(yōu)秀的檔案管理人才，另一方面還要加強對已有人員的培訓力度，提升其專業(yè)素養(yǎng)。

3.4 強化信息技術在供電檔案管理工作中的應用

現代信息技術發(fā)展速度日新月異，它的應用極大的提升了人們工作的便捷性，檔案管理工作也是如此，因此，我們在實際工作中要大力推動現代最新信息技術在檔案管理工作中的運用，積極推行檔案管理工作的信息化和科學性，從而有效提升檔案管理工作的有效性。

3.5 加強信息技術軟硬件的投入

檔案管理的信息化只有在實現整個系統(tǒng)的網絡化基礎上才具有更加明顯的優(yōu)勢，才可以全面的提升我國供電企業(yè)檔案管理工作的效率。而實現檔案管理的信息化與網絡化是需要依靠強大的軟硬件設備的，因此，電力企業(yè)要加大對軟硬件信息技術設備的投入，以便于為電力檔案的信息化管理奠定堅實的基礎和保障。

4 結束語

供電檔案資料是對電力系統(tǒng)運行情況的真實記錄，是一種非常寶貴的數據資料，它對于我國電力工作人員制定今后的電力系統(tǒng)發(fā)展規(guī)劃具有非常重要的意義。當前，供電企業(yè)檔案管理工作中出現的各種問題極大地影響了該工作的正常進行，也限制了檔案管理工作在供電企業(yè)管理過程中能夠起到的作用。在當前供電企業(yè)檔案管理方式已經無法滿足實際需求的情況下，我們有必要對其進行創(chuàng)新，以便于保障我國供電企業(yè)檔案管理工作的平穩(wěn)健康發(fā)展。

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