探析工程檔案的管理方法

[摘 要]建設工程與人類的生存和發(fā)展息息相關，建設工程質量直接關系到人民生命財產的安全.建設工程檔案是建設工程的重要組成部分，是建設工程內在質量和工程驗收的重要依據(jù)，也是檢驗工程建設質量問題的法律憑征。工程檔案與工程質量之間有著密切的關系，工程檔案是工程質量的依據(jù)，工程質量離不開工程檔案，二者相互依存.要做好工程檔案質量管理，確保建設工程質量無憂。

[關鍵詞]工程檔案；措施；管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）15-0157-01

隨著我國建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑工程企業(yè)的經(jīng)營范圍不斷擴大，各企業(yè)在建筑工程檔案保管方面存在的問題和困境越來越多，因此，檔案管理部門需要對所負責的建筑工程檔案進行規(guī)范保管，以便為企業(yè)的建設提供更有效力的幫助，因此，對工程檔案保管進行探討，成為檔案管理工作中的一個重要話題

1.工程檔案概述

1.1 工程檔案的概念

建設工程檔案是在工程建設活動中直接形成的，具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

工程檔案來源于建設工程文件，建設工程文件是在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括：工程準備階段文件，即在建設項目準備階段形成的文件；監(jiān)理文件，即監(jiān)理單位在工程勘察、設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件；施工文件，即施工單位在工程施工

過程中的形成的文件；竣工驗收文件，即建設工程竣工驗收活動中形成的文件；竣工圖，即工程竣工驗收后，真實反映建設工程施工結果的圖樣。

工程檔案具有十分重要的保存價值。對工程建設產生的工程文件所具有的憑證價值、依據(jù)價值、參考價值等進行分析，凡具有保存價值的均應整理、歸檔，并且對工程文件的價值進行初步鑒定，確定保存年限，對有保存價值的工程文件整理后安全保管。

1.2 工程檔案的特點

工程檔案是施工項目全過程的書面反映，具有以下幾個方面的特點：

第一，內容豐富，涉及面廣。

工程檔案涵蓋了項目施工的方方面面，以建筑工程為例，其工程檔案就包含了眾多了項目信息，如建筑工程規(guī)劃許可證、施工圖審意見表、工程開工報審、技術交底以及建筑材料申報等方面的信息。由此可見，工程檔案所覆蓋的項目內容之多、范圍之廣。

第二，檔案建立健全的周期長。

工程檔案對整個工程項目的各個環(huán)節(jié)加以記錄，記錄的內容隨著工程項目的進行而不斷擴充和完善。工程項目是一個龐大的系統(tǒng)工程，要完成整個項目施工需要相當長的一段時間，例如，要完成一期樓盤的施工建設，一個建筑公司得花費幾年的時間，因此，其工程檔案也須經(jīng)歷幾年的發(fā)展和完善才能得以最終建立。

第三，書面、科技檔案相融合。

建筑工程集規(guī)劃、設計、施工和管理于一體，其檔案管理工作也十分復雜。傳統(tǒng)的工程檔案多以書面形式呈現(xiàn)在大眾面前，但隨著時代的發(fā)展、科技的不斷進步，將科技與檔案相融合是符合社會發(fā)展要求的必然選擇，也是促進工程檔案現(xiàn)代化與科學化的重要舉措。目前，我國工程檔案都體現(xiàn)了書面、科技檔案一體化的發(fā)展趨勢，利用信息科技進行檔案管理已成為了不可阻擋的潮流趨勢。

2 工程檔案的作用

工程檔案是工程建設的辛勤結晶，是可以看得見、摸得著的建筑實體的真實寫照，也是工程建設過程中產生的一項科技信息類技術成果。工程檔案可以對以后城市規(guī)劃、設計、管理發(fā)揮作用，對工程的維修、改建、擴建、恢復等工作提供真實的依據(jù)。隨著工程建設時間的推移，熟知工程建設情況的人會逐漸減少。當工程意外破壞、拆除等，要恢復重建時，工程檔案是唯一可靠依據(jù)。工程檔案是為本工程管理、維修、改建、擴建、恢復等工作提供依據(jù)，是一項最重要的作用。

3 有效管理工程檔案的措施

（1）配備專業(yè)技術人才

人才需求和配備問題是工程檔案事業(yè)發(fā)展中非?，F(xiàn)實，非常重要的一個問題，實踐證明哪里配備相當?shù)膶I(yè)工程技術人員，哪里的工作就開展得有聲有色，做一個合格的工程檔案管理員應具備以下幾方面素質：一是工程檔案人員的政治素質：堅持四項基本原則，堅持實事求是，熱愛檔案工作；二是具有高度的法律意識：要人人知曉工程檔案的法律法規(guī)，使大家都懂得以法治檔，依法辦事，每個參建人員都應在法律法規(guī)的規(guī)范下，完成自己承擔的工作；三是工程檔案人員的專業(yè)知識。工程檔案內容廣泛，專業(yè)性強，檔案人員必須熟悉檔案管理各項工作的原則和方法，更要了解規(guī)劃、土建工程及水、電、設備安裝、圖紙會審、工程質量檢驗等知識，另一方面，要對專業(yè)人員進行定期崗位培訓，崗位必備的知識包括檔案與城建檔案的基本知識，以及工程檔案的知識；計算機應用知識；城建檔案管理的工作程序，通過崗位培訓，使檔案管理人員具有制定工作計劃，組織實施檔案業(yè)務管理的能力，處理業(yè)務和有關部門協(xié)調能力，應用自如的操作計算機能力，有效的提高工作效率和經(jīng)濟效益。

（2）嚴格執(zhí)行工程檔案與工程竣工同步進行，確保工程檔案的完整性

工程檔案是工程質量檢驗的重要依據(jù)和憑證，尤其是工程質量事故檢測的依據(jù)。在工程竣工驗收時，一定要嚴格審核工程檔案的內容是否齊全真實，是否有缺漏現(xiàn)象，是否按規(guī)范要求進行歸檔。如果發(fā)現(xiàn)問題及時解決，認真貫徹執(zhí)行《建設工程質量條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關法規(guī)，把好竣工驗收關，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。從而達到工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)。由于工程檔案不準不全，造成各種事故原因無法查清，使工程管理難以到位，給人們的生產、生活帶來不便和經(jīng)濟損失。因此，工程檔案的完整性，應引起人們普遍重視和關注。

（3）做好工程檔案開發(fā)利用

工程檔案工作的最根本目的是為城市建設和經(jīng)濟發(fā)展提供服務，充分發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟效益但是只有等到充分的開發(fā)利用，只有同城市建設的利用需要結合起來，才能發(fā)揮其客觀存在的價值。為使檔案客觀存在的價值充分發(fā)揮出來，必須通過利用工作。所以檔案部門必須自學地大力開發(fā)工程資源，通過提供檔案信息為城市建設服務，溝通檔案工作與城市建設活動之間的聯(lián)系，這樣才能真正有所作為，真正發(fā)揮參謀、助手的作用。

（4）健全工程檔案管理網(wǎng)絡

在建設初期應把參與建設的各單位組織起來，建立工程檔案編報工作網(wǎng)，工程檔案主管部門隨時掌握工程進度和工程檔案編制情況，及時解決遇到的技術問題和協(xié)調問題，編報網(wǎng)絡可組織開展一些有益活動，召開經(jīng)驗交流會等，加強聯(lián)系，取長補短。

（5）加強對工程檔案工作的監(jiān)督檢查

城建檔案管理機構要建立健全組織檢查機構，配備人員，組織監(jiān)督檢查，按程序辦，對那些不按規(guī)定移交工程檔案的單位和主要負責人，應隨時提出意見和批評，限期改正，確實起到監(jiān)督檢查的督促作用。

（6）創(chuàng)新檔案管理者的工作思維

要適應現(xiàn)代城市的快速發(fā)展，檔案工作人員的也要不斷的提高自己的工作能力，首先要敬業(yè)愛崗，這是發(fā)展思維能力的動力，一個人對事業(yè)的熱愛，對工作的執(zhí)著，必然促使其積極地思考問題，勇于提出改進工作的意見和設想，隨時根據(jù)工作中出現(xiàn)的問題不斷進行探索和創(chuàng)新。其次，要有知識積累，知識可以使人思維縝密，經(jīng)驗可以使人方法得當。第三，要有創(chuàng)新思維能力，善于獨立思考問題，不墨守成規(guī)，這是做好一切工作的前提。

城市建設不斷發(fā)展，建設理念不斷推陳出新，先進的設計思想、施工技術、管理方法均是工程檔案的重要組成部分。利用內容豐富的工程檔案進行總結經(jīng)驗與技術交流，能大大提高城市規(guī)劃、設計、施工和管理水平。

4 結語

堅持檔案工作與工程建設同步進行，加強電子文檔管理，做好工程檔案管理工作，保證工程檔案的完整性和準確性。檔案工作是一項長期持之以恒的工作，加強工程檔案工作是為了規(guī)范管理，同時也是防患于未然。它所涉及的專業(yè)知識信息量大、范圍廣、工作量大，這要求工程技術人員不僅懂工程建設技術，也要了解一些檔案知識，在今后利用檔案過程中，真正地體現(xiàn)工程檔案在工程建設中的重要性。

參考文獻：

[1] GB/T50328—2001，建設工程文件歸檔整理規(guī)范[S].

[2] 馬燕.城建檔案的作用[J].天津檔案，2006，（5）.

作者簡介：

郝莉莉（1981-），陜西榆林人，畢業(yè)于浙江大學，現(xiàn)為中國神華神東煤炭集團公司檔案室館員。