探究完善工程檔案管理的創(chuàng)新策略

尹文菊

摘 要：工程檔案是工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，其對(duì)于工程的檢驗(yàn)查收和后期維護(hù)具有重要的指導(dǎo)意義。隨著社會(huì)生活的變遷和高科技的發(fā)展，工程檔案管理也迎來(lái)了自己的“大數(shù)據(jù)時(shí)代”，工程檔案的傳統(tǒng)管理模式和管理手段正面臨著方方面面的挑戰(zhàn)。如何在網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的時(shí)代背景下，搭建更為完善的工程檔案管理體系，成為工程檔案管理人員需要著重探討的議題。本文將就健全工程檔案管理體系的重要性入手，在結(jié)合當(dāng)前工程檔案管理存在的主要問(wèn)題的基礎(chǔ)上，深入探討完善工程檔案管理的創(chuàng)新策略，力爭(zhēng)為建立工程檔案管理新模式奠定理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：工程檔案；管理模式；創(chuàng)新策略

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的崛起，我國(guó)的各種工程建設(shè)如雨后春筍般蓬勃發(fā)展。工程檔案管理也因此面臨著數(shù)量大、內(nèi)容雜、工作量多等發(fā)展難題。工程檔案是企業(yè)發(fā)展乃至國(guó)家建設(shè)的寶貴資源，更是相關(guān)工程人員的勞動(dòng)成果匯總。高效、妥善地管理工程檔案能夠有效提升工程管理質(zhì)量，推動(dòng)工程管理的科學(xué)化發(fā)展，使工程檔案成為工程建設(shè)和后期維護(hù)管理的重要依據(jù)。但目前，工程檔案管理中的一些問(wèn)題在一定程度上阻礙著工程的建設(shè)和發(fā)展。因此，我們必須明確工程檔案管理體系健全化的重要性，剖析問(wèn)題的本質(zhì)和根源，為探究完善工程檔案管理的相關(guān)策略提供助力。

1 健全工程檔案管理體系的重要性

工程檔案資料不是簡(jiǎn)單的文字記錄，而是工程人員在工作過(guò)程中凝結(jié)的勞動(dòng)智慧結(jié)晶。工程檔案的管理是將工程資料經(jīng)過(guò)分類分別之后，轉(zhuǎn)化為能夠有效利用的信息資源，為工程建設(shè)人員的后期管理維護(hù)或者新項(xiàng)目建設(shè)提供有益參考，從而漸進(jìn)式提升工程建設(shè)的生產(chǎn)效率。健全工程檔案管理體系，對(duì)于工程、對(duì)于企業(yè)都具有不可估量的重要性。

1.1 保障工程進(jìn)展有章可循

愈發(fā)完善的工程檔案管理體系對(duì)于工程本身具有兩方面的重要作用。一方面，一項(xiàng)工程自身檔案的完備，能夠使此工程的各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可查，從而保障工程人員能夠全面、系統(tǒng)地把握該項(xiàng)工程，順利推進(jìn)工程進(jìn)展。另一方面，健全的工程檔案管理體系會(huì)收集保存眾多工程信息，從而可以為之后的工程建設(shè)提供實(shí)踐指導(dǎo)依據(jù)，保障后續(xù)工程有章法可依。

1.2 提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力

工程檔案管理是企業(yè)工程建設(shè)的重要組成部分，其健全與否不僅關(guān)系到工程本身，而且關(guān)系到企業(yè)的建設(shè)和管理。檔案資源不是傳統(tǒng)意義上無(wú)用的紙質(zhì)化資料，隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案愈發(fā)成為企業(yè)軟實(shí)力的一部分。完備的工程檔案是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，是企業(yè)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要展現(xiàn)。因此，健全工程檔案管理能夠有效提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

2 當(dāng)前工程檔案管理中存在的問(wèn)題

正因?yàn)楣こ虣n案管理具有重要意義，我們才要認(rèn)真剖析其中仍然存在的問(wèn)題，明晰我們?cè)诠こ虣n案管理過(guò)程中尚有哪些不足之處，以為下一步探究創(chuàng)新性解決策略提供指導(dǎo)方向。

2.1 工程進(jìn)度與檔案保存不同步

工程建設(shè)并非一朝一夕之功，而是一個(gè)持續(xù)性的漸進(jìn)過(guò)程。所以工程檔案資料并不是一次性就可定檔保存的，需要隨著工程進(jìn)度不斷補(bǔ)充完善。但從當(dāng)前實(shí)踐情況來(lái)看，在工程建設(shè)和管理過(guò)程中，難以做到隨時(shí)隨地存儲(chǔ)工程資料。這就造成了工程進(jìn)度與工程檔案保存不同步、不協(xié)調(diào)，從而不能通過(guò)工程檔案及時(shí)監(jiān)管工程進(jìn)度情況。工程進(jìn)度與檔案保存的不一致性是工程檔案管理的首要桎梏，給工程檔案資料的缺失埋下了隱患。

2.2 整體工程檔案的保存有缺陷

工程檔案管理不論是從單項(xiàng)工程來(lái)講，還是從企業(yè)工程總體來(lái)講，都是一項(xiàng)龐雜而持續(xù)的工作，并且都具備整體性。單項(xiàng)工程的各個(gè)施工環(huán)節(jié)組成了工程整體，企業(yè)的各個(gè)單項(xiàng)工程組成了企業(yè)工程的整體。工程檔案管理既要包含單項(xiàng)工程的整體性，又要包括企業(yè)工程的整體性。但整體工程檔案的保存是存在缺陷的，主要表現(xiàn)在兩方面。一方面，單項(xiàng)工程的檔案管理中，個(gè)別重要環(huán)節(jié)存在缺失或根本沒(méi)有詳實(shí)記錄；另一方面，企業(yè)的工程檔案管理不能做到每項(xiàng)工程都建立完備的檔案體系，個(gè)別工程沒(méi)有檔案記錄。這樣的工程檔案管理必將越發(fā)流于形式，成為企業(yè)軟實(shí)力的雷區(qū)。

2.3 對(duì)檔案管理的重視程度較低

無(wú)論是從各行各業(yè)的檔案管理來(lái)看，還是從單獨(dú)的工程檔案管理來(lái)看，檔案管理都尚未受到足夠的重視，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。第一，工程檔案管理人員的工作沒(méi)有得到足夠的重視，經(jīng)常被認(rèn)為是無(wú)所事事的閑職。得不到關(guān)注的工作崗位，就難以使工作人員產(chǎn)生工作熱情。第二，工程檔案管理人員對(duì)本職工作沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理對(duì)于工程建設(shè)管理、對(duì)于企業(yè)都是無(wú)足輕重的。第三，工程檔案管理不僅包含前期理檔、歸檔等工作，還包括檔案的借閱等后期事項(xiàng)。但工程團(tuán)隊(duì)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到工程檔案的重要作用，不重視先前檔案的指導(dǎo)意義，對(duì)檔案后期使用的重視程度極低。

3 完善工程檔案管理的相關(guān)策略

在充分認(rèn)清當(dāng)前工程檔案管理中存在的問(wèn)題之后，我們就要有針對(duì)性地提出相應(yīng)解決策略，在符合實(shí)踐的基礎(chǔ)上創(chuàng)造性地搭建完善的工程檔案管理體系。

3.1 增強(qiáng)檔案重視程度，提升檔案管理水平

完善工程檔案管理的首要舉措就是要增強(qiáng)對(duì)工程檔案的重視程度，工程建設(shè)人員、工程檔案管理人員以及企業(yè)都要充分認(rèn)識(shí)到工程檔案管理的重要性，著力提升對(duì)工程檔案管理事業(yè)的關(guān)注度。如果說(shuō)增強(qiáng)對(duì)工程檔案管理的重視是從思想層面解決問(wèn)題，那么提升檔案管理水平就是從物質(zhì)層面改善問(wèn)題。要加大對(duì)工程檔案管理的投入，不僅要健全傳統(tǒng)的紙質(zhì)工程檔案管理體系，還要著力打造網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的工程檔案管理平臺(tái)，使工程檔案得到最大程度的妥善保存與充分利用。

3.2 認(rèn)真檢索缺損檔案，建立全面檔案管理

針對(duì)目前工程檔案部分缺失的情況，我們必須對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面系統(tǒng)排查，認(rèn)真檢索出缺損檔案。而后，要對(duì)缺損檔案進(jìn)行有針對(duì)性的彌補(bǔ)和完善，如果因?yàn)闀r(shí)間久遠(yuǎn)或者其他原因不能補(bǔ)充，就要對(duì)缺損檔案進(jìn)行獨(dú)立登記，以便后查。工程檔案管理需要建立全面的管理體系，在建檔、歸檔與借閱等各方面都建立完善的制度舉措，采取完備的登記制度，確保檔案的來(lái)源與去向都有證可查。

3.3 提高工程跟蹤程度，保證工程檔案完整

工程檔案的重要作用之一是能夠有效監(jiān)管工程進(jìn)度，在工程檔案管理的完善過(guò)程中要充分發(fā)揮這一優(yōu)勢(shì)。因此，完善工程檔案管理的重要舉措之一，就是要建立工程檔案管理與工程施工進(jìn)度之間及時(shí)溝通的橋梁，提高檔案管理對(duì)于工程的跟蹤監(jiān)管程度。這樣，一方面既能發(fā)揮檔案管理對(duì)于工程的督促作用；另一方面又能保證工程檔案的及時(shí)入檔，從而在根源上保證工程檔案的完整性。

4 總結(jié)

總而言之，工程檔案管理是工程項(xiàng)目建設(shè)全程的真實(shí)反映，也是工程后續(xù)管理的重要依據(jù)與指導(dǎo)，對(duì)于工程、企業(yè)乃至國(guó)家都具有重要意義。但目前工程檔案管理仍存在一些缺陷，需要我們結(jié)合實(shí)踐進(jìn)行針對(duì)性完善，根據(jù)可行的創(chuàng)新性策略進(jìn)行逐步建設(shè)，力爭(zhēng)能夠?yàn)榻⒔∪晟频墓こ虣n案管理體系提供理論與實(shí)踐助力。

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