關于新時期企業(yè)人事檔案管理存在的問題分析及對策探討

蔣楠

摘 要：企業(yè)人事檔案管理是一項十分重要的工作，其關系到企業(yè)的人事變動、職工晉升以及薪酬等諸多方面的內容，但是當前我國很多企業(yè)對人事檔案管理工作不夠重視，該工作還面臨很多問題，影響到了企業(yè)的穩(wěn)定運行?；诖耍疚膶@些問題進行了總結，并對其做出了詳細分析，在此基礎上提出針對性的完善建議，希望能夠為企業(yè)人事檔案管理工作的有序開展帶來有利作用。

關鍵詞：人事檔案管理;諸多問題;重視;完善建議

在新時期背景下，我國市場經濟的整體發(fā)展形勢發(fā)生了變化，企業(yè)所面臨的競爭壓力更大，因此很多企業(yè)領導將注意力放在了業(yè)績、經濟活動等方面，而并不注重內部管理，尤其是人事檔案管理工作。這導致人事檔案管理面臨著諸多方面的缺陷，比如管理制度缺失、流程不完善等，對于人員的晉升、考核帶來了不利影響，影響了員工工作的積極性，最終導致企業(yè)凝聚力的降低，無法提升企業(yè)的綜合競爭力。因此加強這方面內容的研究，不斷提升人事檔案管理的有效性意義重大。

1 企業(yè)人事檔案管理的概述

1.1 企業(yè)人事檔案管理的含義

企業(yè)人事檔案管理指的是對企業(yè)人事關系有關的檔案信息、資料等進行管理的活動，包括職工基本資料信息、晉升信息、職稱信息以及其它有關的信息等。通過人事檔案管理，能夠使企業(yè)領導對每一位職工都進行清晰了解，明確職工的個人情況，并科學對其進行崗位安排，并對其進行管理等?？梢哉f，人事檔案管理工作是一項復雜的工作，涉及諸多方面的內容，且與企業(yè)所有職工息息相關，會對員工的利益產生直接影響，也會對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展帶來一定的作用。

1.2 企業(yè)人事檔案管理的重要性

1）是增強企業(yè)競爭力和凝聚力的重要途徑。企業(yè)通過有效對人事檔案信息進行管理，能夠清晰反映每一位員工的情況，這樣企業(yè)領導就可以對各位員工進行更為深入地了解，根據員工的興趣愛好對其進行崗位、任務分配，根據員工的需求對其進行獎勵等，這就能夠使員工有更高的滿意度，提升員工對企業(yè)的認同感，從而能夠在企業(yè)中形成良好的工作氛圍，這對于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展是較為有利的。同時，通過對員工檔案信息的清晰了解，還能夠及時對員工進行考核，合理對員工的薪酬進行調整，做好鼓勵和表揚等，也能夠使員工工作熱情和積極性的提升，使各位員工之間更好地進行配合與協調，為企業(yè)競爭力和凝聚力的提升會帶來較好的作用。

2）是實現企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)運行的重要方法。在新時代背景下企業(yè)所面臨的競爭壓力更大，而企業(yè)之間的競爭已經不再僅僅局限于產品和市場的競爭，更多的是體現在人力資源和知識方面的競爭，所以企業(yè)做好人力資源管理十分迫切。人事檔案管理是人力資源管理中的重要部分，通過有效對人事檔案信息進行管理，能夠促進企業(yè)領導對員工情況進行了解，結合不同員工的差異對其進行培訓，這就能夠使員工技能得到提升，從而實現員工的良好成長，促進企業(yè)更好地運行。并且，合理對人事檔案信息進行管理，還能夠及時對員工進行評價，對崗位進行調整，或者對工作任務進行劃分等，這就能夠降低員工的不良情緒，使員工的個性需求得到滿足，也能夠提升員工的工作動力，為企業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)運行奠定良好的基礎。

2 新時期背景下企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

在新時期背景下，我國企業(yè)人事檔案管理還面臨著很多問題，集中表現為企業(yè)領導對人事檔案管理的認識度低下、企業(yè)缺乏科學的人事檔案管理制度和流程、人事檔案管理方式落后等，這些問題制約了企業(yè)人事檔案管理工作的開展，也影響了企業(yè)的持續(xù)運行。

2.1 企業(yè)領導對人事檔案管理的認識度低下

因為新時期背景下，企業(yè)所面臨的競爭更為嚴峻，所以很多企業(yè)領導為了提升企業(yè)的發(fā)展成效，增強競爭力，而將更多的精力和時間都花費在了業(yè)績以及業(yè)務活動上，對于業(yè)績的提升進行了各種各樣的設想，制定了對應的制度措施等，但是卻并沒有對人事檔案管理提升重視度。因為人事檔案管理工作屬于后勤工作，所以對其較為忽略，該部門員工的工作無法得到支持和肯定，久而久之員工的工作動力和積極性下降，失去了工作的耐心，導致該工作存在很多問題。還有一些企業(yè)領導的思想觀念較為固化，認為人事檔案管理就是對員工信息進行管理的，不需要什么技巧，也不需要對工作進行更新、改進等，沒有認識到在企業(yè)快速發(fā)展和變動中，人事檔案管理工作也需要得到改進，不注重對部門工作進行考核，導致員工缺乏必要的工作壓力，存在嚴重的得過且過心理。

2.2 缺乏科學的人事檔案管理制度

由于很多企業(yè)領導對人事檔案管理工作不重視，所以也不會對該工作進行系統分析，導致檔案管理部門所運用的制度體系較為落后，這些制度是很早就建立的，在當前企業(yè)快速發(fā)展中已經表現出很多缺陷，亟待進行完善。并且還有一些企業(yè)所構建的人事檔案管理流程缺乏科學性，不能對人事檔案管理工作進行系統規(guī)劃，有關流程存在沖突、重疊等現象，也不利于人事檔案管理工作的順利開展。另外，還有一些企業(yè)對人事檔案管理部門的崗位設置不夠科學，企業(yè)領導不能對人事檔案管理工作進行系統認識和了解，無法根據具體的情況來設置崗位，且各個崗位職責分工不明確，導致一些崗位的員工工作內容較少，每天較為輕松，而其它崗位的員工則工作職責較多，任務較重，難以實現協調，嚴重影響了員工的工作積極性和動力。

2.3 人事檔案管理方式落后

人事檔案管理方式指的是人事檔案管理過程中所運用的方法和手段，當前我國很多企業(yè)人事檔案管理者在開展工作的時候依然是將傳統的手工模式作為重要模式，手工對各個部門的信息進行收集、匯總、處理、歸檔等，這樣往往需要花費較多的時間，人事檔案管理的效果并不理想，且誤差較多。比如，在對各位員工信息進行保存的時候，需要手工到其部門中進行信息的整理、收集，并做出篩選，最終將其保存在部門檔案中，且有員工信息發(fā)生變動的時候，要手工對其檔案進行尋找，并做出更正，整個流程較為繁瑣，檔案管理者的工作較為復雜。而通過引入信息化技術，借助于信息手段對員工檔案信息進行管理，則能夠降低其繁瑣性，提升檔案管理的有效性，比如可以借助于系統對各位員工的檔案信息進行調取，對其進行更正，或者將其發(fā)送給企業(yè)領導進行觀看等，這能夠降低檔案管理的復雜性，提升管理效率。但是很多企業(yè)因為信息化技術的引進需要花費較高的成本，對信息化建設不注重等原因的影響，而并沒有引入信息化設備，這一問題亟待進行解決。

2.4 人事檔案管理者的技能欠缺

人事檔案管理者的技能與素質會直接影響人事檔案管理的結果，所以企業(yè)要注重對人事檔案管理者的技能考核， 明確其技能情況，并及時進行培訓。當前因為很多企業(yè)領導對人事檔案管理工作的重視度低下，所以并不會在這一工作上花費過多的時間，對檔案管理者的關注也不夠，不能定期對其技能進行考核，無法深入了解其能力，也難以及時對其進行培訓，這使得很多人事檔案管理者存在技能欠缺、思想觀念落后的問題，阻礙了企業(yè)人事檔案管理工作的進程。比如在新時期背景下，企業(yè)的發(fā)展環(huán)境發(fā)生了變化，業(yè)務流程、工作模式等都隨著計算機的運用而得到了更新，所以人事檔案管理的內容、手段等都需要相應隨之變化，但是因為人事檔案管理者的綜合技能欠缺，難以對新技術進行運用，所以導致這一工作的開展受到了限制，影響了工作效果。

3 新時期背景下解決企業(yè)人事檔案管理問題的對策

在新時期背景下，要想促進企業(yè)人事檔案管理工作成效的提升，增強人事檔案管理的有效性，就必須要對其存在的問題進行詳細分析，并結合這些問題構建對應的完善措施。

3.1 提升對人事檔案管理工作的重視度

第一，企業(yè)領導要認識到企業(yè)人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，明確其價值和意義，并不斷提升對人事檔案管理的重視度。在日常運行中，企業(yè)領導不僅要注重業(yè)績和經濟活動有關的工作，同時也要在人事檔案管理上分配一點時間，要對人事檔案管理部門員工的工作進行明確，對員工進行鼓勵，肯定員工的工作，這樣才能夠使員工感受到自身的地位和價值，從而更有信心地開展工作。第二，企業(yè)領導要對其他部門員工進行宣傳與教育，使其都能夠認識到人事檔案管理的重要性，并積極配合人事檔案管理部門進行信息的提供，做好工作協調。第三，明確人事檔案管理部門的工作標準和要求，并適當為員工施加壓力，比如為員工設定短期目標，使員工在哪個時期達到哪些目標，激發(fā)員工工作的積極性和動力，改變傳統模式下員工得過且過的心理，不斷提升工作的有效性。

3.2 健全人事檔案管理制度

企業(yè)應當對人事檔案管理制度進行完善和健全，要結合企業(yè)的現實發(fā)展情況對原有的制度進行更新，加入一些新的內容，使制度有更強的實用性和操作性，更好地指導員工工作。比如一些企業(yè)原有的人事檔案管理制度只要求對員工的基本資料信息、職稱信息、晉升情況等進行記錄就可以了，但是當前在企業(yè)快速發(fā)展中，企業(yè)領導對員工的興趣愛好、各個時期所取得的工作成果等更為關心，以此對員工進行崗位調整或者實施獎勵等，這就要對制度進行修訂，在其中加入員工的興趣愛好、工作成果等，這樣才可以更為精準地對員工情況進行反映。同時，如果在企業(yè)快速發(fā)展中，原有的制度有很多內容已經落后于企業(yè)發(fā)展，那么企業(yè)領導也可以果斷將這些制度摒棄掉，結合企業(yè)發(fā)展進行新制度的制定，使其有更高的操作性，更好地指導人事檔案管理部門的工作。還要對各個崗位的職責要求等進行明確，嚴格依據詳細工作內容進行職責的劃分，并做好崗位設置，確保每一個崗位的工作都較為明確，且工作量基本一樣，促進員工之間相互監(jiān)督，推動人事檔案管理工作成效的全面提升。

3.3 做好人事檔案管理方式的創(chuàng)新

在新時代背景下，企業(yè)必須要對傳統的人事檔案管理方式進行創(chuàng)新，為人事檔案管理賦予更大的更強的時代性特征，提升整個工作的規(guī)范性。第一，可以積極在人事檔案管理部門引入信息化設備，構建信息系統，并結合各個崗位的實際情況進行權限的設置，使各位員工都能夠在系統中開展工作，避免出現權限沖突。比如檔案收集崗位的員工，可以通過信息化系統與各個部門進行聯系，使各個部門負責人通過系統對員工的信息進行傳遞，及時對信息進行匯總和收集;而檔案分類整理部門的員工則可以借助于信息系統對各位員工的信息進行自主分類或者匯總等，降低工作量，提升工作效率;第二，對原有的人事檔案形式進行創(chuàng)新。在傳統模式下，企業(yè)通常采用紙質的形式對員工的人事檔案信息進行保存，這些紙質信息較為單調，難以對員工的情況進行全面反應，而在新時代背景下，企業(yè)則可以采用視頻、圖片等形式對員工的信息進行保存，以此對員工進行更為直觀地體現，促進企業(yè)領導從多層面、多角度對員工進行了解，更好地對員工工作進行安排。比如，可以借助于微信、QQ、微博等軟件對員工的信息進行收集，還可以以此對員工思想動態(tài)進行了解，深入記錄員工的表現等，提升人事檔案信息的完整性。第三，要不斷拓寬人事檔案的內容。新時期背景下，人力資源就是企業(yè)的核心競爭力，所以企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展離不開人力資源的優(yōu)化管理，企業(yè)可以借助于大數據技術、云計算技術等對員工的日常生活進行跟蹤，做好信息篩選，深入記錄員工的興趣、愛好、家庭情況、特殊困難等，將這些信息加入到員工檔案中，便于領導深入對員工進行了解，并結合員工情況為員工安排工作，特殊照顧等，這樣也能夠提升人員管理的有效性，為企業(yè)核心競爭力的提升奠定基礎。

3.4 增強人事檔案管理者的教育與培訓

在新時代背景下，企業(yè)人事檔案管理工作與傳統模式下有較大的不同，這對員工技能和素質提出了更高的要求，所以企業(yè)應當積極對人事檔案管理者進行培訓與教育，為其灌輸新知識和新技能，使其能夠實現與時俱進，更好地服務于企業(yè)發(fā)展。比如， 可以為人事檔案管理者培訓信息化技能、互聯網知識等，使其深化對這些技術手段的認識，更好地將其運用到工作中，提升工作效果。還可以為其培訓新媒體技術，使其對新媒體進行深入認識，有效對各種新媒體進行運用，對各位員工的檔案信息進行全面收集。另外，還要為員工培訓一些專業(yè)化技能知識，比如人事檔案管理技巧、注意事項等，使員工能夠不斷提升自身的人事檔案管理技能，通過專業(yè)化知識和水平的提升，帶動工作質量的提升，增強工作的規(guī)范性程度，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。

4 結束語

新時期背景下，企業(yè)發(fā)展壓力更大，競爭更為激烈，更需要對人事檔案管理提升重視度，這就要求企業(yè)領導要站在全局上對人事檔案管理進行規(guī)劃，深化對其的認識，并對傳統的人事檔案管理制度進行完善，積極進行信息化技術的引進，加強人事檔案管理者的培訓與教育，只有這樣才能夠為人事檔案管理工作的深化發(fā)展帶來強有力的保障，為企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展帶來諸多有利作用。不過需要注意的是，不同企業(yè)的實際情況不同，人事檔案管理所面臨的環(huán)境也不相同，存在的問題也并非本文所概述的，還要結合自身的具體情況進行對應策略的選取，盡量使人事檔案管理更貼近于企業(yè)的發(fā)展，提升人事檔案管理的有效性。

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