中小型企業(yè)財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)的搭建思路探討

王彪

（中體彩彩票運(yùn)營(yíng)管理有限公司，北京 100022）

一、中小型企業(yè)搭建財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)的意義

（一）加強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可用性

經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)的轉(zhuǎn)化和加工處理，專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)會(huì)轉(zhuǎn)變成簡(jiǎn)單易懂的企業(yè)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，從而變成管理層和業(yè)務(wù)部門(mén)日常決策的有效數(shù)據(jù)信息支持，擺脫財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)專(zhuān)業(yè)性過(guò)強(qiáng)帶來(lái)的可用性不高的局面。例如，通過(guò)行之有效的客戶(hù)歷史回款信息的收集和整理，財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)可以將尚未回款天數(shù)顯著高于歷史平均水平的客戶(hù)進(jìn)行自動(dòng)預(yù)警，使企業(yè)針對(duì)此部分尚未回款客戶(hù)進(jìn)行特別的關(guān)注以及開(kāi)展針對(duì)性的工作。

（二）提高企業(yè)的業(yè)財(cái)融合程度

在財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)的搭建過(guò)程中，企業(yè)的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)形成一個(gè)天然的業(yè)務(wù)交流的機(jī)會(huì)，財(cái)務(wù)部門(mén)不僅有機(jī)會(huì)了解業(yè)務(wù)部門(mén)工作開(kāi)展過(guò)程中的困難及財(cái)務(wù)信息需求，還會(huì)了解到業(yè)務(wù)部門(mén)的具體工作內(nèi)容和流程，而對(duì)于大部分中小型企業(yè)的財(cái)務(wù)人員來(lái)講，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的最大困難在于對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的具體工作內(nèi)容和流程的不熟悉。所以，企業(yè)財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)的意義不僅僅是平臺(tái)自身帶來(lái)的功能，還會(huì)在無(wú)形中提升企業(yè)的業(yè)財(cái)融合程度。

（三）更好的發(fā)揮財(cái)務(wù)部門(mén)的財(cái)務(wù)管理職能

在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)工作模式下，財(cái)務(wù)部門(mén)的管理角色以核算和管控為主，包括預(yù)算合規(guī)性控制、費(fèi)用支出范圍合理性控制等，而在信息平臺(tái)的幫助下，財(cái)務(wù)部門(mén)可以更加充分的發(fā)揮財(cái)務(wù)管理職能，例如，在預(yù)算編制過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門(mén)不僅能通過(guò)信息平臺(tái)進(jìn)行預(yù)算金額是否超限的測(cè)算，還可以量化某些大金額項(xiàng)目應(yīng)有的合理預(yù)算金額區(qū)間，從而提出此類(lèi)大金額項(xiàng)目預(yù)算的合理化改進(jìn)建議。

二、中小型企業(yè)常見(jiàn)的財(cái)務(wù)信息共享問(wèn)題

在財(cái)務(wù)信息共享方面，中小型企業(yè)往往面臨著如下幾方面問(wèn)題：

（一）財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)局限于財(cái)務(wù)賬表的制作

在大部分中小型企業(yè)中，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)易局限于基礎(chǔ)的賬表層面，可以滿(mǎn)足基本的會(huì)計(jì)賬表生成需求。但是，中小型企業(yè)的財(cái)務(wù)部門(mén)人員數(shù)量往往較少，可為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策以及成本控制發(fā)揮指導(dǎo)作用的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，無(wú)法得到系統(tǒng)性的整理、提煉和分享，散落在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)賬表及其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，造成了企業(yè)財(cái)務(wù)信息使用和分享的先天不足。

（二）財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)需求脫節(jié)

與其他經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)相比，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)在于其獨(dú)有的專(zhuān)業(yè)性，非財(cái)務(wù)領(lǐng)域的企業(yè)經(jīng)營(yíng)人員往往無(wú)法直接從中獲取所需的信息，需要具備業(yè)財(cái)融合基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)化。但如上文所述，中小型企業(yè)的財(cái)務(wù)人員配置往往較為薄弱，無(wú)法充當(dāng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化角色，經(jīng)常出現(xiàn)企業(yè)管理層在進(jìn)行決策的過(guò)程中，需要通過(guò)歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)未來(lái)市場(chǎng)進(jìn)行走勢(shì)及成本收益的預(yù)測(cè)，但面對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)提供的專(zhuān)業(yè)性過(guò)強(qiáng)的財(cái)務(wù)指標(biāo)，仍然無(wú)法從中獲取其所需的指導(dǎo)及支持。

（三）財(cái)務(wù)部門(mén)無(wú)法充分發(fā)揮預(yù)算審核及降本增效的財(cái)務(wù)管理作用

從大部分中小型企業(yè)的共性特征來(lái)看，資金壓力問(wèn)題往往伴隨著企業(yè)的發(fā)展，在此情況下，財(cái)務(wù)部門(mén)在預(yù)算審核和降本增效方面的職能需求非常迫切。但在此過(guò)程中，由于財(cái)務(wù)共享信息無(wú)法得到系統(tǒng)有效的整理和利用，財(cái)務(wù)部門(mén)在上述職能的發(fā)揮空間非常有限，例如，在企業(yè)預(yù)算和項(xiàng)目立項(xiàng)的過(guò)程中，面對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的項(xiàng)目成本測(cè)算，財(cái)務(wù)部門(mén)無(wú)法準(zhǔn)確有效地對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的成本測(cè)算合理性發(fā)表有效意見(jiàn)。

三、中小企業(yè)財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)的建設(shè)思路探討及分析

（一）整體設(shè)計(jì)思路

結(jié)合上文對(duì)中小型企業(yè)財(cái)務(wù)信息共享應(yīng)用以及平臺(tái)建設(shè)的意義來(lái)看，中小型企業(yè)財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)的整體建設(shè)思路應(yīng)包括如下三方面，一是功能范圍方面，應(yīng)注重與企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)需求的切合度為優(yōu)先，而并非注重信息量和信息范圍的大而全，從而提高平臺(tái)的實(shí)用性；二是操作界面方面，應(yīng)盡可能地減少財(cái)務(wù)術(shù)語(yǔ)和名稱(chēng)的應(yīng)用，取而代之，應(yīng)通過(guò)業(yè)務(wù)語(yǔ)言對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化，從而提高平臺(tái)的可用度和便捷性；三是平臺(tái)的定位方面，財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)的定位是通過(guò)多維度的歷史財(cái)務(wù)信息收集，為管理層和業(yè)務(wù)部門(mén)提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及測(cè)算結(jié)果支持，成為企業(yè)日常經(jīng)常的有力幫手和得力工具。

（二）具體功能設(shè)計(jì)方面

從平臺(tái)設(shè)計(jì)的整體思路出發(fā)，中小型企業(yè)的財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)大致可具備如下幾方面的功能：

1、財(cái)務(wù)成本庫(kù)功能

（1）功能描述

通過(guò)將企業(yè)過(guò)往的各類(lèi)財(cái)務(wù)成本數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)和標(biāo)簽化處理，使用者可以通過(guò)平臺(tái)準(zhǔn)確便捷測(cè)算各類(lèi)支出項(xiàng)目的預(yù)計(jì)成本功能。

（2）實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景

財(cái)務(wù)成本庫(kù)功能主要可應(yīng)用于如下兩類(lèi)業(yè)務(wù)場(chǎng)景，一是在大金額支出項(xiàng)目的立項(xiàng)決策環(huán)節(jié)，項(xiàng)目承擔(dān)部門(mén)會(huì)根據(jù)自身的項(xiàng)目需求以及操作考慮進(jìn)行成本測(cè)算，例如，某企業(yè)擬組建技術(shù)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，承接外部客戶(hù)的軟件開(kāi)發(fā)工作，業(yè)務(wù)部門(mén)從人工支出、運(yùn)營(yíng)費(fèi)用支出和設(shè)備購(gòu)置支出三方面進(jìn)行了成本測(cè)算，并從收入成本角度得出項(xiàng)目可獲得收益的初步結(jié)論。管理層在進(jìn)行項(xiàng)目審批決策時(shí)，很可能對(duì)其成本測(cè)算的結(jié)果產(chǎn)生疑問(wèn)，這時(shí)可通過(guò)財(cái)務(wù)信息成本庫(kù)功能，調(diào)取類(lèi)似性質(zhì)和規(guī)模的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目成本明細(xì)數(shù)據(jù)，包括人員單價(jià)成本、人員投入數(shù)量、運(yùn)營(yíng)費(fèi)用明細(xì)和設(shè)備購(gòu)置數(shù)量及金額等信息，從而可以判斷業(yè)務(wù)部門(mén)的成本測(cè)算是否處于合理區(qū)間，進(jìn)而做出準(zhǔn)確的立項(xiàng)與否判斷。二是在企業(yè)年度日常經(jīng)營(yíng)費(fèi)用預(yù)算的申報(bào)環(huán)節(jié)，對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)而言，在進(jìn)行差旅費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、會(huì)議費(fèi)以及各類(lèi)常規(guī)外部服務(wù)商等費(fèi)用項(xiàng)目的測(cè)算過(guò)程中，往往主觀性較強(qiáng)，或者單純的以往年費(fèi)用為基數(shù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的增幅加成。借助成本庫(kù)功能，業(yè)務(wù)部門(mén)可以通過(guò)輸入本部門(mén)人數(shù)、平均單月出差人次、主要交通工具類(lèi)型、主要出差省份、大致每次出差天數(shù)、主辦的會(huì)議類(lèi)型等參數(shù)，從成本庫(kù)中得到可參考的差旅費(fèi)、交通費(fèi)和會(huì)議費(fèi)年度預(yù)算金額，再結(jié)合自身原有的測(cè)算，得出相對(duì)更加精準(zhǔn)的預(yù)算申報(bào)金額。

2、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的場(chǎng)景式查詢(xún)功能

（1）功能描述

針對(duì)企業(yè)管理層和業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、指標(biāo)和術(shù)語(yǔ)不熟悉的問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)可以通過(guò)事先的需求調(diào)研以及歷史交易數(shù)據(jù)整理，在信息平臺(tái)中設(shè)置若干企業(yè)較為常見(jiàn)的業(yè)務(wù)場(chǎng)景按鈕，并以業(yè)務(wù)語(yǔ)言對(duì)使用按鈕進(jìn)行命名，便捷的引導(dǎo)使用者進(jìn)入其所需的場(chǎng)景功能模塊，同樣，再通過(guò)業(yè)務(wù)語(yǔ)言對(duì)參數(shù)輸入欄和結(jié)果欄進(jìn)行命名，引導(dǎo)使用者便捷的獲取所需的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

（2）實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的場(chǎng)景式查詢(xún)功能主要可應(yīng)用于如下兩類(lèi)業(yè)務(wù)場(chǎng)景，一是管理層在日常工作中的臨時(shí)性財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)查詢(xún)需求，如果要求財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢(xún)，因?yàn)槠湫枨蟮呐R時(shí)性和多樣性，財(cái)務(wù)部門(mén)往往需要較長(zhǎng)時(shí)間的數(shù)據(jù)整理和加工，還有可能造成因?qū)芾韺有枨罄斫獾钠?，提供的?shù)據(jù)成果無(wú)法滿(mǎn)足管理層需要的情況。在此情況下，場(chǎng)景式查詢(xún)功能可以通過(guò)若干場(chǎng)景按鈕和參數(shù)輸入欄，協(xié)助管理層獲取需要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，其中，場(chǎng)景按鈕名稱(chēng)可以包括“查詢(xún)利潤(rùn)貢獻(xiàn)較高的產(chǎn)品”“查詢(xún)有回款風(fēng)險(xiǎn)的客戶(hù)”“查詢(xún)臨近超預(yù)算的日常支出事項(xiàng)”“查詢(xún)收益較高的項(xiàng)目組”“與歷史同期的收益比較”等，即通過(guò)簡(jiǎn)要的業(yè)務(wù)語(yǔ)言，協(xié)助管理層進(jìn)入相應(yīng)的場(chǎng)景模塊。同時(shí)，對(duì)于參數(shù)輸入欄名稱(chēng)，我們以“查詢(xún)已執(zhí)行完成的預(yù)算項(xiàng)目”為例，可以設(shè)置“請(qǐng)選擇預(yù)算所屬的部門(mén)”“請(qǐng)選擇預(yù)算執(zhí)行發(fā)生的月份”“請(qǐng)選擇預(yù)算已完成執(zhí)行的百分比”“請(qǐng)選擇是否為本年度新增預(yù)算項(xiàng)目”等，協(xié)助管理層通過(guò)條件篩選，定位到關(guān)注的預(yù)算項(xiàng)目情況。

3、財(cái)務(wù)指標(biāo)異常波動(dòng)的預(yù)警功能

（1）功能描述

企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，財(cái)務(wù)指標(biāo)處于動(dòng)態(tài)調(diào)整的狀態(tài)，如果通過(guò)傳統(tǒng)的線(xiàn)下人工監(jiān)控，即耗費(fèi)較大的人力，也極易因數(shù)據(jù)更新不及時(shí)造成財(cái)務(wù)指標(biāo)預(yù)警的滯后。借助財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)，通過(guò)與后臺(tái)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)對(duì)接和預(yù)警邏輯設(shè)置，當(dāng)某財(cái)務(wù)指標(biāo)觸發(fā)預(yù)警條件時(shí)，平臺(tái)將對(duì)使用者發(fā)出郵件或者界面化的提醒信息。

（2）實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景

財(cái)務(wù)指標(biāo)的預(yù)警功能可貫穿于企業(yè)管理層、業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的整個(gè)工作鏈條，通常情況下，通過(guò)需求的調(diào)研和經(jīng)驗(yàn)的積累，財(cái)務(wù)部門(mén)可以總結(jié)歸納出企業(yè)管理層和業(yè)務(wù)部門(mén)關(guān)注的、且有可能為企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重或潛在經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的財(cái)務(wù)指標(biāo)，當(dāng)此類(lèi)指標(biāo)的預(yù)警調(diào)減被觸發(fā)時(shí)，企業(yè)相關(guān)人員將收到郵件、信息或者其他形式的自動(dòng)預(yù)警提示，使企業(yè)相關(guān)方第一時(shí)間獲知并采取相應(yīng)的措施。從預(yù)警指標(biāo)的設(shè)計(jì)來(lái)看，可包括“企業(yè)某項(xiàng)成本費(fèi)用已高于同期的30%”“庫(kù)存產(chǎn)成品金額已高于歷史最高水平”“當(dāng)月?tīng)I(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用已超過(guò)全年預(yù)算的20%”“人員工資已連續(xù)三個(gè)月同比上升超過(guò)20%”、“某業(yè)務(wù)部門(mén)的人均利潤(rùn)已低于企業(yè)平均水平的80%”“企業(yè)預(yù)算執(zhí)行率已低于同期的30%”等，即將對(duì)企業(yè)潛在風(fēng)險(xiǎn)最高的若干指標(biāo)進(jìn)行預(yù)警調(diào)減設(shè)置，達(dá)到企業(yè)各方及時(shí)獲知企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)并及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施的目的。

4、財(cái)務(wù)合規(guī)性預(yù)警功能

（1）功能描述

對(duì)于某些企業(yè)而言，除了營(yíng)利性指標(biāo)以外，企業(yè)同時(shí)要遵守國(guó)家政府部門(mén)或行業(yè)性法規(guī)的政策性要求，在此情況下，企業(yè)面臨將部分財(cái)務(wù)指標(biāo)控制在法規(guī)范圍之內(nèi)，以及避免觸發(fā)某些零容忍的紅線(xiàn)事項(xiàng)。借助財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)，財(cái)務(wù)部門(mén)將法規(guī)和零容忍事項(xiàng)進(jìn)行事先的邏輯設(shè)置，當(dāng)某財(cái)務(wù)合規(guī)事項(xiàng)觸發(fā)預(yù)警條件時(shí)，財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)可以起到合規(guī)性提示的功能。

（2）實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景

財(cái)務(wù)合規(guī)性審查功能的實(shí)際應(yīng)用主要集中在預(yù)算審批及支出審批環(huán)節(jié)，各業(yè)務(wù)部門(mén)在進(jìn)行預(yù)算申報(bào)或者具體支出審批的過(guò)程中，如果某事項(xiàng)觸發(fā)了事先設(shè)置的事項(xiàng)拒絕邏輯，此事項(xiàng)將被自動(dòng)拒絕，從而達(dá)到降低企業(yè)財(cái)務(wù)合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)的目的。例如，某中小型國(guó)有企業(yè)的人事部門(mén)編制了企業(yè)的人員成本預(yù)算，但根據(jù)該行業(yè)的政府主管部門(mén)的人員支出規(guī)定，企業(yè)的人員成本增幅需與企業(yè)的收入和利潤(rùn)變動(dòng)幅度進(jìn)行定量的掛鉤，當(dāng)人員成本預(yù)算增幅超過(guò)政府主管部門(mén)上述定量掛鉤的規(guī)定時(shí)，企業(yè)將在下年度面臨強(qiáng)制性人員成本縮減的處罰。在此情況下，當(dāng)人員成本預(yù)算金額與上述法規(guī)出現(xiàn)不一致時(shí)，財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)將同時(shí)向管理層、人力部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)發(fā)出預(yù)警信息，使企業(yè)及時(shí)修正此類(lèi)財(cái)務(wù)合規(guī)性事項(xiàng)。

四、平臺(tái)搭建過(guò)程中需要注意的問(wèn)題

根據(jù)上文中對(duì)財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)的建設(shè)思路，在平臺(tái)搭建過(guò)程中，需關(guān)注如下幾方面功能的設(shè)置：

（一）針對(duì)財(cái)務(wù)成本庫(kù)功能

成本庫(kù)功能的核心目的在于協(xié)助企業(yè)各方調(diào)取同類(lèi)型支出事項(xiàng)的建議成本金額，納入成本庫(kù)后臺(tái)參考數(shù)據(jù)的質(zhì)量對(duì)建議結(jié)果有著直接的影響。所以，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)自身積累的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)后臺(tái)參考財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中的異常數(shù)據(jù)和異常業(yè)務(wù)進(jìn)行排除，主要包括在某些特殊環(huán)境下產(chǎn)生的異常值交易，避免成本庫(kù)得出誤導(dǎo)性的建議成本金額。

（二）財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的場(chǎng)景式查詢(xún)功能

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的場(chǎng)景式查詢(xún)功能的核心目的在于使用非財(cái)務(wù)術(shù)語(yǔ)，協(xié)助管理層和其他業(yè)務(wù)部門(mén)便捷的查詢(xún)企業(yè)的財(cái)務(wù)信息，所以在搭建過(guò)程中應(yīng)對(duì)管理層和業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行縝密的需求調(diào)研，保證平臺(tái)搭建后的可用性。

（三）財(cái)務(wù)指標(biāo)異常波動(dòng)的預(yù)警功能

財(cái)務(wù)指標(biāo)異常波動(dòng)功能的核心目的在于及時(shí)將對(duì)企業(yè)有潛在風(fēng)險(xiǎn)的指標(biāo)提示給管理層、業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)自身，平臺(tái)搭建的過(guò)程中需要財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)企業(yè)的歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行整體性和專(zhuān)題性的回顧分析，從中提煉有價(jià)值的預(yù)警指標(biāo)，并制定合理的預(yù)警閾值，保證平臺(tái)的預(yù)警質(zhì)量和頻率在合理范圍之內(nèi)，既起到及時(shí)預(yù)警的作用，也避免閾值設(shè)置不合理導(dǎo)致的無(wú)效預(yù)警過(guò)多。

（四）財(cái)務(wù)合規(guī)性預(yù)警功能

財(cái)務(wù)合規(guī)性預(yù)警功能的核心目的在于最大化的降低企業(yè)的財(cái)務(wù)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，搭建的過(guò)程中需由企業(yè)各部門(mén)匯總提交各方的法規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)匯總結(jié)果，在平臺(tái)中設(shè)置合理有效的預(yù)警觸發(fā)閾值。

五、結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于中小型企業(yè)而言，財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)可以顯著提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的引導(dǎo)和參考作用，提升企業(yè)決策的科學(xué)性和業(yè)務(wù)部門(mén)工作效率，也可以降低企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，在保證平臺(tái)功能的完善性和實(shí)用性的前提下，對(duì)企業(yè)的科學(xué)發(fā)展有著顯著的積極意義。