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    高校檔案如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)行管理創(chuàng)新

    2020-09-26 14:42:02安麗君
    蘭臺(tái)內(nèi)外 2020年18期
    關(guān)鍵詞:管理創(chuàng)新檔案大數(shù)據(jù)時(shí)代

    安麗君

    摘 要:在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算等技術(shù)不斷發(fā)展的大背景下,我國(guó)全面進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代,大數(shù)據(jù)時(shí)代高校的檔案信息量急劇增長(zhǎng),檔案價(jià)值有了很大的提升,并且檔案信息的需求呈現(xiàn)出多元化的趨勢(shì),這給高校的檔案管理帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下如何進(jìn)行高校檔案管理創(chuàng)新引起了人們的高度重視,本文就高校檔案如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)行管理創(chuàng)新進(jìn)行探析,旨在為人們提供一定的參考。

    關(guān)鍵詞:高校;檔案;大數(shù)據(jù)時(shí)代;管理創(chuàng)新

    引言

    高校檔案是高校的本源性信息源,也是學(xué)校發(fā)展記憶的基石,檔案管理是高校管理的重要內(nèi)容,做好檔案管理對(duì)于高校的發(fā)展具有非常重要的作用。當(dāng)前,我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代,高校的檔案數(shù)據(jù)急劇增長(zhǎng),傳統(tǒng)的檔案管理方法和模式已經(jīng)不能滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)時(shí)代的管理需求,這就要求高校要充分利用大數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新。但是,從實(shí)際的情況來(lái)看,部分高校在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新時(shí)還面臨著一定的問(wèn)題。

    一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理的特點(diǎn)

    1.高校檔案信息量急劇增長(zhǎng)

    近幾年來(lái),我國(guó)的高校一直在擴(kuò)招,為了實(shí)現(xiàn)高等教育普及化,高校學(xué)生數(shù)量越來(lái)越多,導(dǎo)致高校的檔案信息量大量增加。不僅如此,在大數(shù)據(jù)時(shí)代,各種信息不僅僅以文字的形式呈現(xiàn),視頻、音頻、數(shù)據(jù)和文本等都成為了檔案的表現(xiàn)形式,這就使得高校的檔案信息數(shù)量和種類(lèi)急劇增長(zhǎng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的一個(gè)最突出的特點(diǎn)就是每時(shí)每刻數(shù)據(jù)的增長(zhǎng)都極為快速,對(duì)于高校來(lái)說(shuō)也是一樣,檔案管理的數(shù)據(jù)在不斷增多,因此,傳統(tǒng)的檔案管理手段和方法已經(jīng)難以滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理需求。

    2.高校檔案利用價(jià)值大幅提升

    大數(shù)據(jù)時(shí)代下,人們要從海量的信息中得到自己需要的信息難度有所增加,并且要確保信息的可靠性和真實(shí)性才能為自己所用。對(duì)于高校的教師和學(xué)生來(lái)說(shuō),檔案具有原始性和權(quán)威性,是師生都非常認(rèn)可的信息,具有非常高的利用價(jià)值,因此,大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案價(jià)值大幅提升。

    3.高校檔案信息需求多元化

    隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和高校的不斷發(fā)展,高校更加重視自身的發(fā)展歷程相關(guān)信息的保存,而對(duì)于學(xué)校的師生來(lái)說(shuō),他們對(duì)國(guó)家的政策法規(guī)以及學(xué)校的政策法規(guī)需求非常大,迫切想要了解最新的政策動(dòng)態(tài),這些都大大增加了高校檔案管理的工作量,高校檔案信息需求表現(xiàn)出多元化的趨勢(shì)和特點(diǎn)。

    二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的變革

    1.檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變

    大數(shù)據(jù)時(shí)代,高校檔案管理觀念發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變,在傳統(tǒng)的高校檔案管理中,檔案管理的主要內(nèi)容是收集檔案、整理檔案、保存檔案和利用檔案,檔案人員在正式開(kāi)展管理工作之前,會(huì)先對(duì)檔案的實(shí)際價(jià)值進(jìn)行預(yù)判,結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)來(lái)預(yù)判檔案的價(jià)值,事先確定好檔案保存的方式和時(shí)間,然后才會(huì)正式開(kāi)始檔案管理工作,并且很多時(shí)候需要提出對(duì)應(yīng)的服務(wù)需求之后才會(huì)開(kāi)展進(jìn)行檔案管理。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)人們檔案的發(fā)展需求,各種計(jì)算機(jī)以及云技術(shù)等的發(fā)展,為檔案儲(chǔ)存提供了新的媒介,大數(shù)據(jù)時(shí)代人們的檔案管理理念也發(fā)生了轉(zhuǎn)變,不僅注重檔案的收集、整理和儲(chǔ)存等,同時(shí),也越來(lái)越注重檔案的利用功能和服務(wù)功能。

    2.檔案數(shù)據(jù)的采集和處理

    在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,高校檔案數(shù)據(jù)的采集和處理也發(fā)生了很大的變化。首先,是檔案數(shù)據(jù)的采集,需要對(duì)原有的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合,針對(duì)學(xué)員所屬的部門(mén),來(lái)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)建檔,做好數(shù)據(jù)的分類(lèi)整理,可以根據(jù)數(shù)據(jù)的來(lái)源進(jìn)行分類(lèi),然后建立數(shù)據(jù)庫(kù),將其上交給上級(jí)部門(mén)。另外,還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的校對(duì),將一些超過(guò)保存年限的數(shù)據(jù)刪除,并將現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進(jìn)行更規(guī)范的管理,提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。在數(shù)據(jù)的采集和處理過(guò)程中,應(yīng)該充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù),充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)提升數(shù)據(jù)采集和處理的效率和質(zhì)量。

    3.檔案數(shù)據(jù)的歸檔和保存

    大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,檔案管理人員應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù),來(lái)做好檔案數(shù)據(jù)的歸檔和保存,在檔案入庫(kù)時(shí),應(yīng)該采用統(tǒng)一的時(shí)間標(biāo)注,并設(shè)置保存期限,為檔案的查詢(xún)和利用提供便捷。檔案管理人員還應(yīng)該結(jié)合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),來(lái)做好檔案的分類(lèi)和歸檔工作。

    三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理存在的問(wèn)題

    1.大數(shù)據(jù)的運(yùn)用意識(shí)相對(duì)薄弱

    人的思想意識(shí)決定了行為模式,高校領(lǐng)導(dǎo)層運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的意識(shí)比較薄弱,影響了大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下,高校的檔案管理面臨著一定的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)創(chuàng)新檔案管理已經(jīng)成為必然的趨勢(shì)。但是,從實(shí)際的情況來(lái)看,部分高校的管理層對(duì)大數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)不夠深刻,大數(shù)據(jù)的運(yùn)用意識(shí)相對(duì)薄弱,還沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要作用和價(jià)值。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠高效處理海量的信息,全面提升信息處理的準(zhǔn)確性和效率,但是,由于領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)大數(shù)據(jù)的運(yùn)用意識(shí)比較薄弱,導(dǎo)致高校的檔案信息化建設(shè)方面的支持力度較小,投入的物資、財(cái)力和人力都比較少,高校檔案管理沒(méi)有適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展。

    2.對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用能力不足

    大數(shù)據(jù)時(shí)代,可以充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案的高效管理,而檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用能力則直接決定了檔案管理的質(zhì)量和效率。但是,從實(shí)際的情況來(lái)看,我國(guó)部分高校的檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用能力參齊不齊,一些年齡比較大的檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的認(rèn)識(shí)不足,對(duì)新思想和新技術(shù)的接受能力比較差,對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)缺乏了解,導(dǎo)致實(shí)際的檔案管理過(guò)程中面臨著各種阻礙。

    3.檔案信息的安全性問(wèn)題

    高校的檔案信息是非常機(jī)密的信息資源,在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下,任何事物都可以被信息化,當(dāng)檔案信息資源置于大數(shù)據(jù)平臺(tái)上時(shí),檔案信息的安全性就成了一個(gè)大問(wèn)題。充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù),就要將高校的檔案和整個(gè)數(shù)據(jù)系統(tǒng)連接在一起,因此,高校的檔案信息安全性受到一定的威脅。在整合高校的檔案時(shí),結(jié)構(gòu)性的檔案和無(wú)結(jié)構(gòu)性的檔案融合過(guò)程中,會(huì)讓檔案整體性受到威脅。

    四、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理創(chuàng)新的有效對(duì)策

    1.增強(qiáng)運(yùn)用大數(shù)據(jù)的意識(shí)

    要想促進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理創(chuàng)新,就要求高校的領(lǐng)導(dǎo)層和管理人員要強(qiáng)化對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的認(rèn)識(shí),增強(qiáng)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的意識(shí)。國(guó)家層面要加強(qiáng)對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)人員的思想引導(dǎo),可以結(jié)合新時(shí)代的檔案管理實(shí)際情況,來(lái)對(duì)高校的檔案管理提出新的要求,以時(shí)代的發(fā)展來(lái)對(duì)高校檔案管理工作是否與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行督查,為高校的檔案管理工作方向提供引導(dǎo)。另外,國(guó)家還可以通過(guò)人力、資金和政策等方面來(lái)加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理的支持。

    除了國(guó)家層面的方向性引導(dǎo)之外,高校自身的管理人員和領(lǐng)導(dǎo)人員也要充分提高對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的認(rèn)識(shí),理解大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵,重視高校的檔案管理工作,并結(jié)合時(shí)代的發(fā)展來(lái)推進(jìn)檔案管理改革,明白大數(shù)據(jù)時(shí)代,運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理信息的準(zhǔn)確性和便捷性,以此來(lái)提升領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)高校檔案信息化管理的重視程度,指導(dǎo)檔案管理人員,融合大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)做好檔案管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,高校的檔案管理工作在檔案搜集、檔案整理以及檔案歸檔等方面都有了新的要求,這就要求相關(guān)的管理人員要增強(qiáng)自身運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的意識(shí),充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)滿(mǎn)足檔案管理的新要求。

    2.提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)

    檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和工作能力直接決定了檔案管理的質(zhì)量和效率,面對(duì)當(dāng)前部分檔案管理人員運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能力不足的現(xiàn)狀,高校應(yīng)該采取有效的措施,來(lái)全面提升檔案管理人員的素質(zhì)。學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的日常專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),對(duì)檔案管理人員的現(xiàn)有水平和工作素養(yǎng)進(jìn)行分析,并結(jié)合實(shí)際的情況和需求來(lái)提供針對(duì)性的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),以此來(lái)提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。由于高校檔案管理具有復(fù)雜性和長(zhǎng)期性的特點(diǎn),因此,檔案人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)也應(yīng)該具有長(zhǎng)期性,要循序漸進(jìn)來(lái)加強(qiáng)培訓(xùn),不斷更新檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),針對(duì)性提升檔案管理人員的云計(jì)算使用水平、大數(shù)據(jù)運(yùn)用能力和互聯(lián)網(wǎng)素養(yǎng)。

    除了要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)之外,高校還應(yīng)該積極引進(jìn)高素質(zhì)的人才,堅(jiān)持人才專(zhuān)業(yè)化、人才多元化的原則來(lái)引進(jìn)人才,對(duì)檔案管理人員的信息素養(yǎng)提出更高的要求,引進(jìn)熟練掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算等的專(zhuān)業(yè)人才。

    3.建立現(xiàn)代化的檔案安全保障系統(tǒng)

    大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的高校檔案管理安全性至關(guān)重要,所以,在檔案管理的工作中,要借助各種技術(shù)手段來(lái)確保檔案管理的安全性,強(qiáng)化對(duì)身份認(rèn)證、權(quán)限設(shè)置以及密碼加密技術(shù)的管理,做好檔案?jìng)浞?。檔案管理部門(mén)還可以購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件,通過(guò)可靠、安全的軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的傳輸安全和管理安全,并做好安全軟件的升級(jí)和維護(hù),以此來(lái)確保檔案管理的安全性。同時(shí),還應(yīng)該確保檔案服務(wù)客戶(hù)端的網(wǎng)絡(luò)安全,升級(jí)檔案服務(wù)客戶(hù)端,采用專(zhuān)業(yè)的軟件和人員來(lái)維護(hù)管理檔案服務(wù)客戶(hù)端。

    另外,還應(yīng)該建立科學(xué)的檔案借閱規(guī)章制度,避免檔案借閱過(guò)程中泄露了檔案信息。高校檔案管理系統(tǒng),還應(yīng)該建立技護(hù)、人防和物防等多個(gè)層面的防護(hù)體系,設(shè)置用戶(hù)的訪問(wèn)權(quán)限和操作權(quán)限,同時(shí),采用水印技術(shù)、防火墻技術(shù)以及信息加密技術(shù),來(lái)保障檔案管理系統(tǒng)的安全性。

    4.引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理信息化設(shè)備

    大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,高校的檔案數(shù)量非常龐大,傳統(tǒng)單一的計(jì)算機(jī)輸入檢出的手工管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)高校檔案數(shù)據(jù)增長(zhǎng)的步伐,因此,學(xué)校的檔案管理部門(mén)應(yīng)該充分利用云計(jì)算技術(shù),來(lái)做好檔案管理工作,充分發(fā)揮云計(jì)算通用性強(qiáng)、可靠性高和規(guī)模大的優(yōu)勢(shì),就能夠有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量,節(jié)約檔案管理的人力資源。

    云計(jì)算技術(shù)的運(yùn)用需要依賴(lài)于更加先進(jìn)的檔案管理設(shè)備。大數(shù)據(jù)時(shí)代高校的檔案管理工作變得更加復(fù)雜,要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新,就要求高校要及時(shí)更新信息管理設(shè)備,增加資金的投入來(lái)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理信息化設(shè)備。在引進(jìn)新型檔案管理設(shè)備時(shí),一定要聽(tīng)取大數(shù)據(jù)技術(shù)專(zhuān)業(yè)人員的意見(jiàn),并從高校檔案管理的實(shí)際需求出發(fā)來(lái)合理引進(jìn),避免設(shè)備引進(jìn)的盲目性。

    5.建立更加完善的檔案資源體系

    大數(shù)據(jù)時(shí)代,每時(shí)每刻都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù),檔案資源的收集范圍也更加廣闊,這就要求高校要拓寬檔案資源的收集類(lèi)別,不僅要將紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案作為檔案收集的重點(diǎn),同時(shí),還應(yīng)該加強(qiáng)電子檔案的收集,將結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化以及非結(jié)構(gòu)化的電子檔案當(dāng)成檔案收集的主流,并完善檔案資源的建設(shè)主體。在大數(shù)據(jù)時(shí)代,每一個(gè)人都無(wú)法置身于數(shù)據(jù)之外,不同的群體會(huì)產(chǎn)生不同的數(shù)據(jù),這就要求檔案部門(mén)要將多元化的數(shù)據(jù)都收集起來(lái),加強(qiáng)和檔案形成者的合作,并和檔案管理者建立合作關(guān)系,充分利用各種網(wǎng)絡(luò)力量和社會(huì)力量來(lái)完成檔案資源的管理工作。除此之外,還應(yīng)該加強(qiáng)和檔案保存者、檔案利用者的合作。

    另外,高校檔案管理部門(mén)還應(yīng)該對(duì)傳統(tǒng)的檔案資源采集方式進(jìn)行改革,對(duì)于網(wǎng)絡(luò)資源要主動(dòng)抓取,做好檔案采集和歸檔。網(wǎng)絡(luò)資源的更新速度非??欤⑶覕?shù)量非常多,網(wǎng)絡(luò)上有很多沒(méi)用的資源,而檔案部門(mén)要主動(dòng)采集數(shù)據(jù),對(duì)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,通過(guò)主動(dòng)出擊的方法,來(lái)選擇重要的網(wǎng)絡(luò)資源,并做好歸檔。

    最后,高校還應(yīng)該對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)整合,大數(shù)據(jù)背景下,檔案管理也應(yīng)該朝著系統(tǒng)化和結(jié)構(gòu)化的方向轉(zhuǎn)變,因此,學(xué)校的檔案管理部門(mén)一定要充分掌握新一代的信息技術(shù)以及相關(guān)工具的使用方法,穩(wěn)定接收電子檔案和數(shù)字化檔案,全面提升檔案資源優(yōu)化整合的能力。高校的檔案資源往往分布在互不連通的數(shù)據(jù)庫(kù)中,檔案資源具有碎片化和底層化的特點(diǎn),檔案管理部門(mén)應(yīng)該采取有效的方法來(lái)將孤立的數(shù)據(jù)庫(kù)連通,將分散的檔案信息資源集中在一起,以此來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的優(yōu)化整合,這樣才能將檔案資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

    五、結(jié)語(yǔ)

    在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下,高校檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn),由于高校檔案的信息急劇增長(zhǎng),所以,采用傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法已經(jīng)很難滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校檔案管理需求。因此,高校的檔案管理部門(mén)應(yīng)該結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理特點(diǎn),來(lái)創(chuàng)新檔案管理的手段和方式,提高對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的正確認(rèn)識(shí)和運(yùn)用意識(shí),同時(shí)加強(qiáng)培訓(xùn),建立高素質(zhì)的檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍,建立現(xiàn)代化的檔案管理安全保障體系,并引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理信息化設(shè)備,以此來(lái)全面提升高校檔案管理的整體水平和效率。

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    (作者單位:重慶青年職業(yè)技術(shù)學(xué)院)

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