“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案館公共服務(wù)能力提升研究

蔡苗苗

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得以迅速的發(fā)展，進(jìn)入了“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代。目前，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)和多個(gè)行業(yè)進(jìn)行了結(jié)合，教育行業(yè)、會(huì)計(jì)行業(yè)等等都在工作中運(yùn)用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使工作效率顯著提高。整理檔案是一項(xiàng)很繁瑣復(fù)雜的工作，涉及到對(duì)象很廣泛，內(nèi)容也是各個(gè)方面的，可以結(jié)合計(jì)算及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，這樣就會(huì)大大提高工作效率。因此，本文主要進(jìn)行“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案館公共服務(wù)能力提升研究。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;檔案館;公共服務(wù)

引言

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用可以使檔案的管理更加規(guī)范化和有效化，能夠?yàn)闄n案整個(gè)管理和工作體系帶來(lái)很大的便利。電子技術(shù)與檔案的結(jié)合不僅有助于管理人員和工作人員的檔案管理，而且有助于提高公眾服務(wù)的質(zhì)量。質(zhì)量不僅表現(xiàn)在量上，更表現(xiàn)在質(zhì)上。電子技術(shù)與檔案管理的結(jié)合提高公共服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)也提高了公共服務(wù)的效率。但是，如今“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案館公共服務(wù)的提升還存在著很大的問(wèn)題。

一、檔案的管理中電子化管理檔案方法在運(yùn)用中存在的問(wèn)題

1.管理人員對(duì)于電子化管理檔案的方法不夠重視

如今，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息電子化已經(jīng)滲透到了我們生活中的方方面面，但是在檔案的管理這個(gè)方面，工作人員已經(jīng)養(yǎng)成了利用傳統(tǒng)方法進(jìn)行歸檔的習(xí)慣，很多部門雖然已經(jīng)掌握了電子化管理檔案方法，但是對(duì)這種方法進(jìn)行歸檔的運(yùn)用還是不夠充分。工作人員對(duì)于電子化管理檔案方法不夠重視，仍比較習(xí)慣傳統(tǒng)化的歸檔方法，沒(méi)有做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。一種工作方式的轉(zhuǎn)變需要一定的時(shí)間和精力，并不是一蹴而就的，需要工作人員提高電子化管理檔案的重視程度，投入時(shí)間和精力去適應(yīng)和改變。就目前的情況而言，圖書館相當(dāng)大一部分工作人員和檔案管理人員對(duì)于電子化管理檔案方法的運(yùn)用重視程度和接受程度都不高，這是一個(gè)檔案管理運(yùn)用電子化管理檔案方法所要必須解決的問(wèn)題。管理人員對(duì)于電子化管理檔案的重視程度會(huì)導(dǎo)致兩個(gè)問(wèn)題，一是管理人員代表著一定的管理決策，影響著工作氛圍，管理人員在整個(gè)工作體系中起到的是榜樣和表率的作用。管理人員對(duì)電子化管理檔案的方法不夠重視就會(huì)在整個(gè)單位中營(yíng)造一種不重視電子化管理檔案的方法，會(huì)使工作人員相應(yīng)的也對(duì)于電子化管理檔案的重視程度不夠。二是，管理人員對(duì)電子化管理檔案的重視程度不夠，也就導(dǎo)致管理人員在進(jìn)行策略的制定以及資源和資金的配置時(shí)，對(duì)于電子化管理檔案的資源和資金配置可能都相對(duì)來(lái)說(shuō)弱一些，沒(méi)有資源和資金，電子化管理檔案的方式很難在整個(gè)圖書館的工作體系和服務(wù)體系中推行起來(lái)。

2.電子化管理檔案方法的相關(guān)制度不夠完善

目前，電子化管理檔案這個(gè)方法和技術(shù)都沒(méi)有達(dá)到完全成熟的階段。對(duì)于檔案的管理來(lái)說(shuō)，最重要的是要保證檔案的真實(shí)性和完整度，就目前的電子化管理檔案技術(shù)而言，檔案的真實(shí)性和完整度很難得到一定程度上的保障。對(duì)于電子化管理檔案的方法，沒(méi)有一個(gè)完善的制度和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子化管理檔案方法的運(yùn)用進(jìn)行規(guī)范和約束，使在圖書館檔案的管理的工作中，電子化管理檔案方法的安全性和有效性無(wú)法得到保障。比如，電子化管理檔案方法相對(duì)于傳統(tǒng)的歸檔方法來(lái)說(shuō)，雖然具有存儲(chǔ)容量大以及可以進(jìn)行共享等優(yōu)點(diǎn)，但是也存在安全系數(shù)低、真實(shí)性和完整度得不到保障以及病毒容易侵入等問(wèn)題。因此，在圖書館檔案的管理進(jìn)行先進(jìn)檔案方法的運(yùn)用時(shí)，需要完善的制度進(jìn)行規(guī)范和約束。但是，沒(méi)有相對(duì)比較完善的制度對(duì)電子化管理檔案方法進(jìn)行約束和規(guī)范，導(dǎo)致在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行圖書館檔案的管理的中出現(xiàn)的問(wèn)題無(wú)法得到及時(shí)的解決，這是一個(gè)主要的問(wèn)題。圖書館檔案保存的有效性和精準(zhǔn)性不夠，這也在一定程度上降低了公共服務(wù)的質(zhì)量，因此，在提升公共服務(wù)的道路上，這是一個(gè)不可避免的問(wèn)題。對(duì)于各行各業(yè)，單靠市場(chǎng)的自我調(diào)節(jié)以及企業(yè)的自我管理是完全不夠的 ，都需要一定的政策和制度加以引導(dǎo)。而電子化管理檔案方法作為一種新興的方法和工具，僅靠自我調(diào)節(jié)和管理，是很難達(dá)到統(tǒng)一和規(guī)范的程度的。因此，需要相關(guān)部門出臺(tái)統(tǒng)一的制度和規(guī)范來(lái)對(duì)各個(gè)單位實(shí)行電子化管理檔案進(jìn)行一定的引導(dǎo)，避免各個(gè)單位在實(shí)行電子化管理檔案方法時(shí)所出現(xiàn)的混亂現(xiàn)象。

3.無(wú)法保證電子化檔案達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求

電子檔案雖然相對(duì)于傳統(tǒng)檔案來(lái)說(shuō)，存在移動(dòng)性強(qiáng)、存儲(chǔ)起來(lái)比較便利以及可以共享等優(yōu)勢(shì)，但是相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案來(lái)說(shuō)，電子化檔案無(wú)法保證達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求。主要有三個(gè)方面，一方面是電子化檔案的安全性得不到保障，可能在工作過(guò)程中或者是電子化檔案的存儲(chǔ)階段，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)或者電子化檔案會(huì)有病毒的侵入，導(dǎo)致電子檔案的安全得不到保證;第二個(gè)方面是電子化檔案的真實(shí)性得不到保證。但是電子化檔案相對(duì)于傳統(tǒng)化檔案來(lái)說(shuō)比較容易篡改和造假，這使電子化檔案的真實(shí)度無(wú)法得到保證;最后是電子檔案的完整度得不到保證，電子化方法無(wú)法保證較高的完整度。無(wú)法保證電子化檔案達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求，這是存在的另一問(wèn)題。因此，需要建立一定的標(biāo)準(zhǔn)和要求來(lái)確保電子化檔案的安全性、有效性和精準(zhǔn)性。

4.沒(méi)有將大數(shù)據(jù)與檔案管理工作相結(jié)合

大數(shù)據(jù)是最近幾年新興的一個(gè)概念，自從大數(shù)據(jù)出現(xiàn)以來(lái)得到了社會(huì)各領(lǐng)域的廣泛關(guān)注。大數(shù)據(jù)聽(tīng)起來(lái)是一個(gè)很復(fù)雜、很高深的概念。它實(shí)際上就是指數(shù)據(jù)的多且雜，數(shù)據(jù)的多體現(xiàn)在它的廣泛性，數(shù)據(jù)來(lái)源于很大的一個(gè)人群;數(shù)據(jù)的雜指的是數(shù)據(jù)來(lái)源于各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)年齡段、各個(gè)層次的群體。這種數(shù)據(jù)的復(fù)雜程度和規(guī)模的龐大，已經(jīng)無(wú)法通過(guò)人為的計(jì)算和分析來(lái)解決。大數(shù)據(jù)中對(duì)于數(shù)據(jù)的分析和管理是無(wú)法通過(guò)人腦來(lái)運(yùn)作的，它要通過(guò)多種技術(shù)手段的綜合應(yīng)用從而獲得真正需要的信息。大數(shù)據(jù)的真正問(wèn)題不在于對(duì)這些龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，而在于如何對(duì)這些數(shù)據(jù)之間的規(guī)律和這數(shù)據(jù)背后蘊(yùn)藏的信息價(jià)值進(jìn)行開(kāi)發(fā)。這種信息和規(guī)律也是各行各業(yè)應(yīng)用大數(shù)據(jù)的原因所在。同樣，在圖書館檔案工作的管理中也可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)這個(gè)工具，利用大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中運(yùn)用大數(shù)據(jù)可以精準(zhǔn)的分析公眾所需要的信息，因此能夠給公眾提供更加針對(duì)性、有效性的服務(wù)。但是在大多數(shù)的圖書館檔案工作中并沒(méi)有運(yùn)用到大數(shù)據(jù)這個(gè)工具，這是一個(gè)急需改善的方面。大數(shù)據(jù)和檔案管理工作的結(jié)合，在一定程度上也可以提高檔案管理人員的工作效率，減少檔案管理人員的工作量和工作任務(wù)。

二、針對(duì)于目前存在的電子化管理檔案方法中的問(wèn)題的突破策略

1.提高工作人員和管理人員對(duì)先進(jìn)檔案方法的重視程度

針對(duì)于工作人員對(duì)于電子化管理檔案方法接受度和重視程度不高的問(wèn)題，可以采取提高工作人員和管理人員對(duì)先進(jìn)檔案方法的重視程度的策略。提高工作人員和管理人員對(duì)于先進(jìn)檔案方法的重視程度，這是電子化管理檔案方法運(yùn)用的前提。一套工作方法的轉(zhuǎn)變是需要時(shí)間和經(jīng)歷的，因此，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化歸檔方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾頇n案方法需要提高工作人員和部門管理人員對(duì)電子化管理檔案方法的重視程度。在整個(gè)檔案管理的工作中，進(jìn)行一套工作方法的轉(zhuǎn)變是需要耗費(fèi)大量的人力還有時(shí)間的，在轉(zhuǎn)變的這個(gè)中間環(huán)節(jié)，還可能會(huì)大大降低工作效率。電子化管理檔案方法的實(shí)施需要工作人員相互之間的配合，只有工作人員和相應(yīng)的管理人員對(duì)于電子化管理檔案方法的接受程度變高，才能使電子化管理檔案方法運(yùn)用在整個(gè)工作體系中，使工作人員以及公眾都能夠適應(yīng)這樣一套電子化檔案管理的工作體系，提高公眾服務(wù)的質(zhì)量和效率。只有提高了管理人員對(duì)于電子化管理檔案方法的重視程度，管理人員才能在工作時(shí)將重心放在電子化管理檔案方法上，在單位內(nèi)營(yíng)造出應(yīng)用電子化管理檔案方法的一個(gè)工作環(huán)境，以身作則的去踐行，相關(guān)部門的工作人員才能在管理人員的影響下加大對(duì)于電子化檔案管理工作方法改革的重視程度。此外，只有管理人員提高了對(duì)先進(jìn)檔案方法的重視程度，管理人員會(huì)加大對(duì)于電子化管理檔案方法的資金和精力投入，從而有利于讓電子化管理檔案方法在整個(gè)工作體系中能夠更好的推行和實(shí)現(xiàn)。

2.建立統(tǒng)一的電子化檔案管理的制度

針對(duì)于沒(méi)有針對(duì)于電子化檔案的完善制度以及電子化檔案達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求的問(wèn)題，可以采取建立統(tǒng)一的電子化檔案的管理制度。建立并完善電子化檔案的管理制度有兩方面的意義，一方面是在圖書館檔案的管理的電子化管理檔案方法運(yùn)用中出現(xiàn)了問(wèn)題，可以參照相關(guān)的制度去解決問(wèn)題，相關(guān)制度也可以對(duì)電子化檔案方法的運(yùn)用進(jìn)行規(guī)范和約束，避免一些問(wèn)題的發(fā)生;另一方面，電子化檔案管理在一定程度上可以保證電子化檔案的真實(shí)性、完整度和安全性。對(duì)于人事檔案的管理來(lái)說(shuō)，一定要保持檔案的真實(shí)性。相對(duì)完善的管理制度以及對(duì)于電子化管理檔案方法運(yùn)用中監(jiān)督力度的加大，可以避免出現(xiàn)一些造假的不良行為，增加工作人員對(duì)于電子化檔案的責(zé)任感，同時(shí)也可以避免一些相關(guān)工作人員和管理人員在工作上的疏忽導(dǎo)致的電子檔案完整性不高的問(wèn)題。建立完整的檔案管理制度，這是前提，在建立完整的檔案管理制度基礎(chǔ)上要加大對(duì)于電子化管理檔案方法在整個(gè)檔案管理工作體系運(yùn)用的監(jiān)督。只有制度加上監(jiān)督，這才是一個(gè)完整的改革體系。這就類似于我國(guó)的全國(guó)人民代表大會(huì)以及常委會(huì)制定和通過(guò)了各種各樣的法律，單有法律是不夠的，還有國(guó)家機(jī)關(guān)代表國(guó)家來(lái)監(jiān)督公民遵守法律，用國(guó)家強(qiáng)制力來(lái)保證法律的實(shí)施，對(duì)于違反法律的人則要受到法律的制裁。同理，在電子化管理檔案的方法正在各個(gè)單位和企業(yè)中推行和實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中，各個(gè)單位和企業(yè)由于沒(méi)有相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)，因此在電子化管理檔案方法推行的過(guò)程中，很可能會(huì)出現(xiàn)工作體系的混亂，制度這個(gè)時(shí)候起到的是規(guī)范和引導(dǎo)的作用，對(duì)于違反制度的加以規(guī)范，對(duì)于電子化管理檔案方法不熟悉和不清楚的，可以起到一定的引導(dǎo)作用。在制度實(shí)施的基礎(chǔ)之上，要有專門的監(jiān)督機(jī)關(guān)或者是安排已有的部門對(duì)電子化管理檔案方法的運(yùn)用進(jìn)行一定的監(jiān)督，對(duì)于違反制度的單位要有相應(yīng)的懲戒措施，從而能夠加快電子化管理檔案方法應(yīng)用進(jìn)程。

3.建立一定的責(zé)任體系來(lái)保證檔案的質(zhì)量

針對(duì)于檔案無(wú)法達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求時(shí)，可以建立一定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，同時(shí)建立一定的責(zé)任體系來(lái)保證檔案的質(zhì)量。建立一定的責(zé)任體系，可以保證當(dāng)檔案管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)了一些問(wèn)題和差錯(cuò)時(shí)，能夠及時(shí)找到和發(fā)現(xiàn)責(zé)任主體，對(duì)其進(jìn)行糾正，進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰，來(lái)加強(qiáng)工作人員的責(zé)任感，從而能夠認(rèn)真、保質(zhì)保量的完成檔案的管理和整理工作，也能夠在出現(xiàn)問(wèn)題和失誤的時(shí)候第一時(shí)間進(jìn)行糾正和解決，從而更好的提升公共服務(wù)。同時(shí)建立一定的責(zé)任體系還可以增加工作人員對(duì)于自己工作的重視程度和認(rèn)知度，沒(méi)有責(zé)任體系的話，工作人員可能抱著對(duì)于工作無(wú)所謂的態(tài)度進(jìn)行工作，這樣會(huì)使整個(gè)工作效率降低，同時(shí)當(dāng)工作進(jìn)程緩慢時(shí)，也無(wú)法找到問(wèn)題所在，這樣電子化管理檔案的運(yùn)行工作就進(jìn)入了一個(gè)死循環(huán)。因此，建立一定的責(zé)任體系是從微觀的角度上，以每個(gè)個(gè)體為切入點(diǎn)，使每個(gè)個(gè)體在責(zé)任體系中能夠認(rèn)真的完成自己的工作任務(wù)，避免受到一些懲罰。同時(shí)電子化管理檔案方法的工作人員也在一定的激勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)措施下，能夠加大自己對(duì)于電子化管理檔案方法的工作重視程度，能夠投入更多的精力和時(shí)間，從而使電子化管理檔案方法在應(yīng)用時(shí)的錯(cuò)誤和問(wèn)題更少，保證儲(chǔ)存檔案的完整性、安全性和有效性。

4.將大數(shù)據(jù)與公共服務(wù)相結(jié)合

針對(duì)在檔案管理工作中，沒(méi)有很好的利用大數(shù)據(jù)這個(gè)工具的問(wèn)題，可以采取將大數(shù)據(jù)與公共服務(wù)相結(jié)合的突破策略。大數(shù)據(jù)是一個(gè)新興的手段和方法，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析可以獲取用戶真正需要的信息，從而進(jìn)行精準(zhǔn)服務(wù)。大數(shù)據(jù)的一大優(yōu)點(diǎn)是用戶數(shù)量多，能夠在一個(gè)較大規(guī)模的用戶基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，從而使得出來(lái)的結(jié)果更加的精準(zhǔn)和有效，工作人員可以利用大數(shù)據(jù)分析得出的信息，運(yùn)用各種調(diào)整手段，來(lái)提高公共服務(wù)，使公共服務(wù)更加的有針對(duì)性。大數(shù)據(jù)是一個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)的方法和工具，因此相關(guān)單位在應(yīng)用大數(shù)據(jù)這種方法和工具時(shí)，要引入相關(guān)的人才，在招聘工作人員時(shí)優(yōu)先錄用掌握大數(shù)據(jù)分析方法的人員。此外，檔案館還可以在現(xiàn)有的工作人員里選擇一定的人員進(jìn)行對(duì)外交流，吸取其他檔案館的成功經(jīng)驗(yàn)或者是教訓(xùn)。檔案館也可以面對(duì)整體工作人員開(kāi)辦一些關(guān)于大數(shù)據(jù)的講座，向全體工作人員普及一下關(guān)于大數(shù)據(jù)方面的知識(shí)。檔案館利用大數(shù)據(jù)分析得來(lái)的信息對(duì)公共服務(wù)的調(diào)整，也能夠讓公共服務(wù)對(duì)于公眾更加的有效，能夠真正的為公眾服務(wù)，使公眾得到有用的信息 使服務(wù)工作更加的針對(duì)性和有效性。

三、結(jié)束語(yǔ)

本文主要對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案館公共服務(wù)能力提升研究進(jìn)行探討，分為兩個(gè)方面，分別是檔案的管理中電子化管理檔案方法運(yùn)用中存在的問(wèn)題和針對(duì)于目前存在的電子化管理檔案方法中的問(wèn)題的突破策略。其中問(wèn)題分別是工作人員對(duì)于電子化管理檔案的方法不夠重視，電子化管理檔案方法的相關(guān)制度不夠完善，無(wú)法保證電子化檔案達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求和沒(méi)有將大數(shù)據(jù)與檔案管理進(jìn)行有效結(jié)合。其中突破策略包括提高工作人員和管理人員對(duì)先進(jìn)檔案方法的重視程度，建立統(tǒng)一的電子化檔案管理的制度，建立一定的檔案管理工作責(zé)任體系以及利用大數(shù)據(jù)，進(jìn)行更加精準(zhǔn)和有效的公眾服務(wù)。通過(guò)幾種突破策略的應(yīng)用，從而能夠全面提升公共服務(wù)。

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（作者單位：陜西安康市漢濱區(qū)檔案史志館）