徐斌 程飛
摘 要:文章從管理模式變革與管理需求變化兩個(gè)角度入手,分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對(duì)醫(yī)院檔案管理的影響表現(xiàn);圍繞檔案管理工作機(jī)制創(chuàng)新、檔案管理工作要求創(chuàng)新兩個(gè)方面,研究了“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新建議。
關(guān)鍵詞:“互聯(lián)網(wǎng)+”;醫(yī)院檔案管理;信息孤島;信息共享;大數(shù)據(jù)
引言
近年來,隨著各類信息技術(shù)、終端設(shè)備的普及應(yīng)用與迭代更新,人類社會(huì)逐漸進(jìn)入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代。在此背景下,傳統(tǒng)人工化、實(shí)體化的工作模式已無法滿足實(shí)際需求,醫(yī)院檔案管理部門及人員必須致力尋找出更新的發(fā)展路徑。基于此,我們有必要對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新展開探究討論。
一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對(duì)醫(yī)院檔案管理的影響表現(xiàn)
所謂“互聯(lián)網(wǎng)+”,即“互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)”,指現(xiàn)代行業(yè)利用互聯(lián)網(wǎng)思維、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)的轉(zhuǎn)型發(fā)展。在新形勢(shì)下,醫(yī)療行業(yè)展開“互聯(lián)網(wǎng)+”的探索與實(shí)踐已是必然選擇,醫(yī)院檔案管理也隨之面臨著更新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。具體來講,“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的變化主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1.“互聯(lián)網(wǎng)+”推動(dòng)了醫(yī)院檔案管理模式的變革
在傳統(tǒng)時(shí)期,醫(yī)院檔案管理工作主要圍繞行政文書、科教課題材料、病案資料、合同文書、照片、錄影帶等實(shí)體檔案展開,檔案信息的采集、記錄、管理與服務(wù)也傾向人工化。這樣一來,受制于醫(yī)療業(yè)務(wù)的多樣性與醫(yī)院結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性,檔案管理人員往往背負(fù)有較大的工作壓力,且很容易發(fā)生檔案信息遺漏、檔案紀(jì)錄偏誤等問題,不利于醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理。同時(shí),各類實(shí)體檔案載體也具有不同程度的易損耗特點(diǎn),若檔案室的環(huán)境條件較差,或檔案資料受到頻繁借閱,檔案載體將很容易發(fā)生字跡模糊、紙張缺損、磁條老化等問題,繼而嚴(yán)重影響檔案的完整性與可靠性。
現(xiàn)階段,“互聯(lián)網(wǎng)+”為上述傳統(tǒng)問題提供出了更新且有效的解決思路。一方面,可通過構(gòu)建醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)、創(chuàng)設(shè)檔案服務(wù)APP等方式,實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)流程的充分簡化,從而在提高檔案工作效率的同時(shí),實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員工作壓力的有效緩解;另一方面,在推動(dòng)檔案信息化轉(zhuǎn)型的同時(shí),通過掃描技術(shù)、條碼技術(shù)、攝影技術(shù)等手段,對(duì)原有實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字處理和微縮上傳,可達(dá)到永久化、完整化的檔案信息保存效果,避免實(shí)體檔案載體受到異常損耗。
2.“互聯(lián)網(wǎng)+”推動(dòng)了醫(yī)院檔案管理需求的變化
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下,醫(yī)院檔案管理的需求也發(fā)生了很大變化。一方面,在醫(yī)療體系信息化改革的推動(dòng)之下,傳統(tǒng)檔案管理與服務(wù)模式已無法滿足海量大數(shù)據(jù)的處理要求。此時(shí),為了獲得快捷、全面的工作成果,醫(yī)院檔案管理部門必須要立足創(chuàng)新、加快轉(zhuǎn)型。另一方面,互聯(lián)網(wǎng)將社會(huì)連成了一個(gè)有機(jī)整體,區(qū)域性、行業(yè)性的信息共享對(duì)資源整合、醫(yī)療發(fā)展具有重要意義。所以,醫(yī)院檔案管理工作必須要打破“孤島化”的工作狀態(tài),開通網(wǎng)絡(luò)化、動(dòng)態(tài)化的檔案信息共享渠道。
例如,新冠肺炎疫情期間,由于實(shí)體醫(yī)療服務(wù)難以開展,醫(yī)院為廣大人民群眾提供出了線上醫(yī)療服務(wù)項(xiàng)目,如線上問診、網(wǎng)絡(luò)咨詢、西醫(yī)服務(wù)、中醫(yī)服務(wù)、“新冠”知識(shí)普及等。在此背景下,醫(yī)療服務(wù)檔案信息在形成之初就是數(shù)據(jù)化的,進(jìn)而對(duì)醫(yī)院檔案管理提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”工作需求。同時(shí),在眾志成城抗擊“新冠”的特殊時(shí)期,各地疫情防控檔案信息的廣泛共享顯得尤為重要。因此,為了推動(dòng)新冠疫情“攻堅(jiān)戰(zhàn)”的逐步勝利,醫(yī)院檔案管理也必須要踐行“互聯(lián)網(wǎng)+”的工作創(chuàng)新。
此外,信息化時(shí)代為醫(yī)院檔案管理工作帶來了新機(jī)遇,促進(jìn)了檔案整理質(zhì)量、檔案保存質(zhì)量、信息采集廣度、檔案服務(wù)效率等多方面的快速發(fā)展。但與此同時(shí),新的風(fēng)險(xiǎn)隱患也悄然而至。黑客、病毒等風(fēng)險(xiǎn)源具有類型多樣、持續(xù)升級(jí)的特點(diǎn),為人們的網(wǎng)絡(luò)使用安全構(gòu)成了極大威脅。若相關(guān)人員在搭建醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)、創(chuàng)設(shè)檔案服務(wù)客戶端時(shí),未做好信息安全保障工作,將很可能遭遇檔案竊取、信息篡改、文件損毀、系統(tǒng)癱瘓等情況,進(jìn)而形成不同程度的工作事故。因此,面對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境更加復(fù)雜的檔案保護(hù)需求,醫(yī)院檔案管理人員必須要對(duì)包括但不限于黑客、病毒的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)源提起重視。
3.提高了患者就診的效率
“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)平臺(tái),將病患信息、病癥資料、醫(yī)療器械使用情況、醫(yī)生檔案、護(hù)理檔案、醫(yī)院人事構(gòu)成資料等,通過電子掃描技術(shù)全面繪制成電子檔案,并統(tǒng)一儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中,從而在內(nèi)部形成了一個(gè)較為完善且清晰的檔案管理系統(tǒng)。在對(duì)患者進(jìn)行復(fù)診或其他治療時(shí),醫(yī)生即可通過調(diào)取電子檔案迅速對(duì)患者情況進(jìn)行全面的了解,包括病歷、主治醫(yī)生、就醫(yī)詳情、護(hù)理情況等,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)患者病情進(jìn)行及時(shí)診斷,盡最大限度的突破醫(yī)院職能部門上班時(shí)間、醫(yī)生輪崗等造成的就診限制,不僅可以縮短患者看病問診的時(shí)間,還可以提升病情診斷的精準(zhǔn)度,以此來全面提升患者就診的效率,提高其就醫(yī)滿意度與幸福感,這在一定程度上能夠幫助醫(yī)院切實(shí)提高服務(wù)性能。
4.推動(dòng)著醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍能力的提升
醫(yī)院檔案管理部門在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下升級(jí)檔案管理模式,在一定程度上需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的觀念,利用現(xiàn)代化管理方式開展相關(guān)工作,轉(zhuǎn)變這觀念,一方面需要引進(jìn)檔案信息化管理人才與技術(shù)人才,另一方面,需要全體檔案管理工作人員形成合力,才能切實(shí)提高轉(zhuǎn)型效率。這就需要醫(yī)院相關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化管理觀念的培養(yǎng)和檔案信息化管理技能的培訓(xùn),促使相關(guān)人員不僅需要具有扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的積累,還需要具備現(xiàn)代化檔案管理的能力,在實(shí)際工作中,能夠熟練掌握相關(guān)設(shè)備、系統(tǒng)的使用方法,并嚴(yán)格按照檔案信息化管理流程進(jìn)行操作,從而有效推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的升級(jí)。
二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新建議
1.醫(yī)院檔案管理的工作機(jī)制創(chuàng)新
首先,在醫(yī)院檔案的采集整理階段,相關(guān)人員應(yīng)意識(shí)到“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案范疇的擴(kuò)大化,進(jìn)而在工作內(nèi)容上做出創(chuàng)新調(diào)整。例如,在新冠疫情期間,除了采集文本、圖像、聲音、影像等資料以外,相關(guān)人員還應(yīng)將醫(yī)院及疫情相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)視頻、網(wǎng)址鏈接、醫(yī)療網(wǎng)課教學(xué)檔案等信息載體一并納入到檔案數(shù)據(jù)庫中,以便更加多角度、全面化地記錄醫(yī)療事務(wù)與重要事件。同時(shí),面對(duì)信息量驟增的檔案工作“新常態(tài)”,檔案工作人員還應(yīng)在技術(shù)人員的支持下,實(shí)現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)與醫(yī)院其他部門終端、區(qū)域信息管理中心等系統(tǒng)的接口連通,以此滿足動(dòng)態(tài)性、實(shí)時(shí)性的檔案信息自動(dòng)采集需求,并將醫(yī)院檔案管理工作融入到區(qū)域信息服務(wù)共享中。
其次,在醫(yī)院檔案的存放管理階段,相關(guān)人員要做到“線上”與“線下”兩手抓。一方面,要靈活應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云技術(shù)等先進(jìn)技術(shù),及時(shí)對(duì)醫(yī)院實(shí)體檔案信息進(jìn)行采集、記錄和上傳,為檔案信息的永久保存、在線服務(wù)夯實(shí)基礎(chǔ);另一方面,也要對(duì)檔案原件進(jìn)行科學(xué)封存,并嚴(yán)格檢查實(shí)體檔案信息與電子檔案信息之間的一致性,從而在驗(yàn)證網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用質(zhì)量的同時(shí),保障云端數(shù)據(jù)庫中檔案資源的高質(zhì)可靠。
再次,做好信息化檔案人才隊(duì)伍的建設(shè),并根據(jù)工作屬性與內(nèi)容,明確劃分檔案管理各職能部門與崗位職責(zé),確保相關(guān)工作切實(shí)保質(zhì)保量的完成。醫(yī)院檔案信息門類復(fù)雜、數(shù)量較多,單純依靠檔案管理部門的建設(shè)不足以支撐整個(gè)醫(yī)院的檔案信息化系統(tǒng)搭建,需要集結(jié)全院各管理部門、科室的職工切實(shí)配合檔案管理部門的工作,有序配合檔案收集、儲(chǔ)存與管理,為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供便捷。這就需要切實(shí)加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系,突破信息傳播的一切阻礙,使相關(guān)信息在整個(gè)醫(yī)院形成上傳下達(dá)的良好環(huán)境,從而有效提升檔案信息化處理的效率,使醫(yī)院服務(wù)性能全面升級(jí)。
最后,在醫(yī)院檔案的借閱利用階段,相關(guān)人員可創(chuàng)新借助條碼識(shí)別技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案借還碼的生成與使用。這樣一來,醫(yī)務(wù)人員在借閱檔案時(shí),其整體信息便可錄入在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。當(dāng)醫(yī)務(wù)人員歸還檔案后,相關(guān)人員只需要利用掃碼槍對(duì)相關(guān)條碼進(jìn)行掃描處理,就能實(shí)現(xiàn)歸還人員、檔案編號(hào)等信息快速匹配,并促使數(shù)據(jù)庫中的檔案狀態(tài)自動(dòng)由“待還”轉(zhuǎn)變?yōu)椤罢!薄?/p>
2.醫(yī)院檔案管理的工作要求創(chuàng)新
首先,在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代下,醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)人員必須“擦亮雙眼”,對(duì)信息化檔案的真實(shí)性、全面性進(jìn)行嚴(yán)格審核,并按需進(jìn)行技術(shù)處理。例如,對(duì)于照片、視頻等影像數(shù)據(jù),一方面,要檢查文件有無畫面剪輯、細(xì)節(jié)PS、后期配音、聲效模糊等負(fù)面情況,并及時(shí)對(duì)存疑文件展開調(diào)查分析,以保障檔案信息還原事實(shí)的應(yīng)用價(jià)值。另一方面,也要在畫面、視頻中標(biāo)注出具體的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、主題等信息,或添加帶有檔案編號(hào)、醫(yī)院名稱的片頭,以此強(qiáng)化檔案信息的實(shí)用性,為后續(xù)的檔案整理、檔案利用等提供便利。
其次,各類技術(shù)設(shè)備是“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理的運(yùn)行發(fā)展基礎(chǔ),相關(guān)人員在日常工作中,必須要做好各類設(shè)備的合理應(yīng)用與科學(xué)保養(yǎng)。例如,在應(yīng)用醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)前后,相關(guān)人員必須要進(jìn)行病毒木馬的查殺處理,以確保計(jì)算機(jī)設(shè)備的軟件安全性,避免系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)庫受到影響;再如,在發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備存在線路破損、異常響動(dòng)等故障情況時(shí),應(yīng)及時(shí)向醫(yī)院信息管理部門進(jìn)行報(bào)備,并盡量避免使用故障設(shè)備,以防止其在檔案管理工作中發(fā)生死機(jī)、卡頓等問題,形成檔案數(shù)據(jù)的損壞、丟失等隱患。
再次,構(gòu)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng),健全檔案管理制度與規(guī)程,將與檔案管理相關(guān)的人員、部門切實(shí)統(tǒng)一結(jié)合在一起,使其切實(shí)按照相關(guān)章程規(guī)范自身工作行為,為信息化檔案管理工作的有效性和精準(zhǔn)度提供制度保障。可利用ERP集成系統(tǒng),建立一個(gè)自上而下的管理系統(tǒng),使部門之間的工作銜接更加流暢,并與檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合,從而實(shí)現(xiàn)各部門檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)化轉(zhuǎn)存,提高醫(yī)院管理的效率,給醫(yī)護(hù)人員和管理人員提供方便。
最后,檔案管理人員還要以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為主要手段,以檔案信息化管理促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的開展,從而改善就醫(yī)環(huán)境、優(yōu)化服務(wù)流程,為應(yīng)對(duì)突發(fā)、重大事件發(fā)揮作用。例如,新冠肺炎疫情期間,我院堅(jiān)守院感底線,避免交叉感染,保障母嬰安全,通過大力推行線上預(yù)約掛號(hào)、引導(dǎo)分時(shí)段就診,門診繳費(fèi)、檢查檢驗(yàn)報(bào)告查詢、病歷復(fù)印、開通智能問診、智能導(dǎo)航、物價(jià)查詢、產(chǎn)科孕醫(yī)通等服務(wù),為配合現(xiàn)階段防控要求,提高了工作效率,在類似疫情防治等重大突發(fā)公共事件中,使得“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理應(yīng)用的科學(xué)性和優(yōu)越性得以凸顯。
3.完善醫(yī)院環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施
完善的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施搭建,是醫(yī)院檔案信息化管理的前提條件,因此,在進(jìn)行系統(tǒng)搭建前,醫(yī)院需積極完善內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的建設(shè),加大資金與技術(shù)的投入,及時(shí)更替老舊電子設(shè)備,引進(jìn)先進(jìn)系統(tǒng)與軟件,保障醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)得以有序開展。
與此同時(shí),應(yīng)在醫(yī)院增設(shè)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施服務(wù)管理部門,對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,并定期進(jìn)行故障排查、維修與保養(yǎng),保證醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施得以正常運(yùn)行,確?;颊呔驮\期間檔案系統(tǒng)始終在線。必要時(shí)需要做好紙質(zhì)檔案出庫的準(zhǔn)備,避免突發(fā)事件發(fā)生,使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭到破壞,無法執(zhí)行檔案調(diào)取的工作,給醫(yī)務(wù)人員的工作形成阻礙。
4.建立特殊群體檔案服務(wù)“熱線”
檔案的根本價(jià)值在于利用,開展信息化檔案管理一方面能夠全面服務(wù)于患者就醫(yī),另一方面能夠?qū)σ呻y雜癥、公共衛(wèi)生突發(fā)事件等檔案資料進(jìn)行完善的管理,必要時(shí)能夠切實(shí)為醫(yī)務(wù)人員提供參考。
因此,檔案管理部門應(yīng)將檔案分類進(jìn)行管理,專設(shè)特殊檔案“熱線”,當(dāng)發(fā)生如“新冠肺炎疫情”或其他罕見病癥時(shí),能夠?yàn)獒t(yī)務(wù)人員迅速提供參考資料,使相關(guān)研究或?qū)嵺`更加精準(zhǔn)可靠、決策更加及時(shí),從而在為醫(yī)護(hù)人員的生命安全提供保障的同時(shí),也能夠?qū)⑵溲芯砍晒M(jìn)行完整的保存,為其個(gè)人晉升與醫(yī)院未來工作的需要奠定基礎(chǔ)。
5.加強(qiáng)信息化檔案管理與應(yīng)用的宣傳工作
當(dāng)前各級(jí)醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作人員的檔案信息化管理意識(shí)仍比較薄弱,面對(duì)工作形式的升級(jí)與調(diào)整,不可避免的會(huì)對(duì)管理信息系統(tǒng)的搭建形成一定阻礙,因此,醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)各崗位人員進(jìn)行信息化檔案管理的宣傳與推廣十分重要。
檔案管理部門應(yīng)利用新媒體傳播、張貼海報(bào)、政策宣發(fā)等手段,對(duì)醫(yī)院全體員工進(jìn)行檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)、方式等的推廣與普及,切實(shí)使其認(rèn)識(shí)到新時(shí)期醫(yī)院檔案管理升級(jí)的重要性,從而充分調(diào)動(dòng)其主觀能動(dòng)性,自覺配合檔案管理部門實(shí)施檔案信息化管理,為提升醫(yī)院服務(wù)品質(zhì)貢獻(xiàn)力量。
三、結(jié)論
總而言之,檔案管理是醫(yī)院管理體系中不可或缺的重要組成部分,其必須要緊隨醫(yī)療信息化改革與“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境變化實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展。在工作實(shí)踐中,醫(yī)院檔案管理人員必須要明確認(rèn)清新時(shí)代的機(jī)遇和挑戰(zhàn),并在積極利用信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的同時(shí),加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的有效規(guī)避,以便發(fā)揮出檔案管理創(chuàng)新成果的最大價(jià)值。
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(作者單位:湖北省婦幼保健院)