淺議信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位

吳琦

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，醫(yī)院改革也進(jìn)入了深水期和攻堅(jiān)期。在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，檔案與信息科技的結(jié)合，將是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，面對(duì)日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)，醫(yī)院檔案管理也必須與時(shí)俱進(jìn)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化為基礎(chǔ)，不斷提升檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè) 醫(yī)院檔案管理 策略

傳統(tǒng)模式下的醫(yī)院檔案管理水平取決于檔案管理人員的職業(yè)技能和責(zé)任心、醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視程度、醫(yī)院管理能力以及硬件設(shè)施條件，因此各個(gè)醫(yī)院的檔案管理會(huì)存在較大程度上的差異。隨著社會(huì)的進(jìn)步，信息化水平不斷提高，信息化管理也越來(lái)越普及，傳統(tǒng)的檔案管理手段逐漸跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)信息化管理成為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下檔案管理工作內(nèi)在需求的必然選擇。

一、醫(yī)院信息化發(fā)展的現(xiàn)狀分析及意義

當(dāng)前，我國(guó)大部分三級(jí)醫(yī)院已經(jīng)將信息化管理運(yùn)用到檔案管理中，建立起了比較規(guī)范的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)掛號(hào)和電子取號(hào)，一定程度上解決了掛號(hào)難、排隊(duì)難等問(wèn)題，并且在收費(fèi)、發(fā)藥，病號(hào)入院、醫(yī)囑處理、出院結(jié)算以及藥品采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)等方面運(yùn)用了計(jì)算機(jī)管理，大大縮短了就醫(yī)時(shí)間，提高了工作效率。這種電子化辦公的運(yùn)用，改變了紙質(zhì)環(huán)境下信息的傳遞和查閱方式，在為醫(yī)院工作帶來(lái)高效快捷的同時(shí)，也打破了傳統(tǒng)的檔案管理和利用模式。從單純的紙質(zhì)卷宗，到光盤(pán)存儲(chǔ)，再到網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，從卷宗的翻閱，到光盤(pán)的瀏覽，再到網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)搜索，檔案管理的信息化在日益增強(qiáng)，對(duì)人們的影響也日益深遠(yuǎn)。因此，只有不斷加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)步伐，才能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的客觀要求，才能滿(mǎn)足網(wǎng)絡(luò)時(shí)代人們的多元化需求。

首先，信息手段下的檔案管理可以利用高速掃描儀、字符識(shí)別儀、語(yǔ)音識(shí)別儀、光盤(pán)刻錄機(jī)等數(shù)據(jù)錄入和存儲(chǔ)設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案材料的電子掃描和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，不僅節(jié)約了紙張耗材，同時(shí)還可以對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行永久性存儲(chǔ)和保護(hù)。其次，傳統(tǒng)的檔案管理多以紙質(zhì)為存儲(chǔ)介質(zhì)，容易受潮、生蟲(chóng)、腐爛，對(duì)檔案管理的建筑面積和室內(nèi)溫控提出了諸多條件和限制。而信息時(shí)代下的檔案管理，海量的光盤(pán)介質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)空間為大量文件的保存提供了可能，不僅節(jié)省人力、物力和財(cái)力，還易于保存。再次，傳統(tǒng)條件下的檔案查詢(xún)不僅繁瑣，且效率低下，出于保護(hù)目的，某些珍貴檔案還禁止借閱，而且檔案的查詢(xún)和借閱也局限于檔案室內(nèi)，借閱和歸還流程相對(duì)復(fù)雜。而信息化建設(shè)可以使所有檔案在網(wǎng)絡(luò)上共享，通過(guò)加密、為各級(jí)檔案管理員和一般使用者設(shè)置權(quán)限等行之有效的手段劃分管理者權(quán)限，讓用戶(hù)在線(xiàn)檢索和查閱檔案，不僅簡(jiǎn)化了檔案使用流程，也使用戶(hù)可以足不出戶(hù)隨時(shí)隨地查閱檔案，在優(yōu)化資源配置，提高檔案利用率的同時(shí)，也提高了管理效率。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化管理存在的主要問(wèn)題

（一）檔案信息化管理意識(shí)缺乏

盡管檔案信息化管理能為醫(yī)院帶來(lái)諸多好處，也是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，但當(dāng)前仍然有部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)重視程度不夠。這就導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)上的資金投入不到位，而醫(yī)院檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化，無(wú)論是硬件設(shè)備的購(gòu)置還是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，都需要資金的支持。資金的短缺在一定程度上限制了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

部分醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理人員年齡偏大，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)和技術(shù)能力相對(duì)欠缺，即使有電腦知識(shí)較好的年輕管理人員，也因?yàn)獒t(yī)院對(duì)其業(yè)務(wù)能力要求不高，培訓(xùn)不夠，致使檔案管理人員技能普遍偏低。醫(yī)院檔案管理的信息化不僅要求提高管理者的思想認(rèn)識(shí)，而且要求大幅度提升管理者的能力和素質(zhì)。在傳統(tǒng)管理體制下，醫(yī)院對(duì)檔案工作普遍重視程度不夠，不少醫(yī)院檔案管理人員是非專(zhuān)業(yè)出身的，有的甚至是兼職做檔案管理工作，在缺乏重視和激勵(lì)的體制下，檔案管理工作者的工作積極性大打折扣，也很少關(guān)注自身能力的提升。

三、改進(jìn)醫(yī)院檔案信息化管理的建議

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障，是醫(yī)院現(xiàn)代化信息管理的重要組成部分，是提高醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段之一。只要能夠抓住機(jī)遇，更新理念，注重人才培養(yǎng)和新技術(shù)應(yīng)用，調(diào)動(dòng)醫(yī)院各職能科室積極參與配合，確定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略，基層醫(yī)院檔案管理的信息化工作必然會(huì)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)一個(gè)歷史性的飛躍。

信息化檔案管理在遵循規(guī)范性、安全性、實(shí)用性、效益性原則的同時(shí)，還要兼顧前瞻性、歸檔雙軌制、協(xié)作交互及長(zhǎng)期儲(chǔ)備的原則。要進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，首先，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)健全檔案管理制度的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案建設(shè)，才能在軟硬件投入上亮綠燈，檔案管理工作的信息化才能順利開(kāi)展。其次，加大對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)考核，將評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、職位晉升與業(yè)務(wù)能力掛鉤，激勵(lì)檔案管理人員不斷提升自己的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)。在新的檔案管理員的招聘過(guò)程中，提高準(zhǔn)入門(mén)檻，優(yōu)先錄取科班出身的管理人員。再次，建立健全醫(yī)院檔案管理中的規(guī)章制度，結(jié)合單位實(shí)際，規(guī)范電子存檔步驟，網(wǎng)絡(luò)查閱權(quán)限，做到有法可依，有章可循。

四、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理信息化符合時(shí)代發(fā)展的需要，而在醫(yī)院信息化過(guò)程中，我們要對(duì)其要全面認(rèn)識(shí)，在為我們帶來(lái)便利的同時(shí)，也不應(yīng)放松警惕，應(yīng)具有安全防范意識(shí)。在建設(shè)醫(yī)院信息化和醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的同時(shí)，應(yīng)全面把握兩者之間存在的聯(lián)系，并采用多種方式處理阻礙醫(yī)院檔案管理信息化的因素，為整體提升醫(yī)院管理水平奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王珊珊，張燕.淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].檔案天地，2010，（11）.

（作者單位：四平中心醫(yī)院保衛(wèi)處）