運(yùn)用全過程管理法實(shí)現(xiàn)乙烯工程檔案管理創(chuàng)優(yōu)

華維能

摘 要：本文把全過程管理法，應(yīng)用于重大項(xiàng)目檔案管理，通過乙烯工程檔案管理的具體實(shí)踐，項(xiàng)目檔案管理實(shí)現(xiàn)了全過程控制，項(xiàng)目檔案專業(yè)驗(yàn)收得到優(yōu)秀。

關(guān)鍵詞：全過程管理;工程檔案;管理創(chuàng)優(yōu)

一、背景介紹

（一）項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大。鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯項(xiàng)目是中國石化、浙江省聯(lián)合上報(bào)的國家“十一五”重點(diǎn)工程，為目前國內(nèi)規(guī)模最大、國產(chǎn)化率最高的乙烯工程，被列入國家石化產(chǎn)業(yè)調(diào)整和振興規(guī)劃二十項(xiàng)重大建設(shè)工程之一。項(xiàng)目總投資 234.97億元，總占地面積為230.09公頃，分東、西、北三個(gè)區(qū)和廠外工程（原煤、原水、外電），包括10套主要工藝裝置及配套的公用工程，共計(jì)76個(gè)主項(xiàng)。如此大規(guī)模的項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、物資采購、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中將形成大量的文字、圖表、聲像等形式的文件，要確保項(xiàng)目文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，檔案部門必須實(shí)行項(xiàng)目文件的全過程管理。

（二）項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間跨度長(zhǎng)。鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯項(xiàng)目于2006年3月17日獲國務(wù)院核準(zhǔn)，2006年11月6日開工奠基，2009年12月28日，工程總體建成中交。2010年4月20日，投料試車安全、經(jīng)濟(jì)、一次成功。從項(xiàng)目核準(zhǔn)到投料試車成功，時(shí)間長(zhǎng)達(dá)4年，必須對(duì)各階段的項(xiàng)目文件進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檔案的形成、積累、整理、歸檔過程得到有效控制，防止發(fā)生項(xiàng)目文件丟失等情況的發(fā)生。

二、內(nèi)涵及主要做法

（一）為了做好乙烯項(xiàng)目檔案管理工作，我們從項(xiàng)目建設(shè)初期就提出了項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)優(yōu)目標(biāo)：（1）項(xiàng)目檔案歸檔率100%。（2）項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確率100%。（3）項(xiàng)目檔案完整率98%。（4）確保項(xiàng)目檔案安全。（5）項(xiàng)目文件實(shí)現(xiàn)全文檢索

（二）項(xiàng)目檔案管理主要做法

1、做好項(xiàng)目檔案管理工作的前期準(zhǔn)備。（1）建立組織機(jī)構(gòu)。項(xiàng)目文件管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要檔案管理部門協(xié)同建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位相關(guān)人員齊抓共管。在項(xiàng)目建設(shè)初期，公司就組建了項(xiàng)目文件組，組成人員除檔案館抽調(diào)4人外，同時(shí)，招聘了12名勞務(wù)人員及3名內(nèi)退退休人員，共19人;其中7名勞務(wù)人員派駐乙烯項(xiàng)目部的主要管理部門，進(jìn)行項(xiàng)目文件的管理。（2）明確項(xiàng)目文件組職責(zé)。項(xiàng)目文件組負(fù)責(zé)與項(xiàng)目文件和檔案相關(guān)的制度修訂;負(fù)責(zé)乙烯工程基礎(chǔ)設(shè)計(jì)（含概算）、技術(shù)附件、詳細(xì)設(shè)計(jì)、設(shè)備文件及工程變更等文件的接收、復(fù)印、分發(fā)、掃描;負(fù)責(zé)工程管理性文件、交工技術(shù)文件的檢查、接收;負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工檔案的分類、組卷、數(shù)字化加工;負(fù)責(zé)各類文件的查閱利用;負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)（項(xiàng)目經(jīng)理部各管理部門）和對(duì)外（設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備監(jiān)造等單位）的項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。（3）明確標(biāo)準(zhǔn)，制定制度。我們本著早抓、抓緊、抓實(shí)的原則，在工程項(xiàng)目建設(shè)初期，就制定乙烯工程項(xiàng)目文件接收、發(fā)放工作管理流程，規(guī)范乙烯工程項(xiàng)目文件的接收、發(fā)放工作。下發(fā)《鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件編制要求》、《鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯工程監(jiān)理文件編制要求》、《鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯工程竣工圖編制要求》細(xì)化項(xiàng)目文件整理歸檔要求。

2、建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。乙烯項(xiàng)目建設(shè)參與單位、部門多，為確保項(xiàng)目檔案管理工作到位，要求各單位、部門必須配備檔案管理專兼職人員，做好自身形成的項(xiàng)目文件積累、整理、歸檔工作。

3、強(qiáng)化培訓(xùn)，抓好制度落實(shí)。2008年6月14～16日項(xiàng)目文件組與質(zhì)量控制部共同組織項(xiàng)目工程管理人員及施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等相關(guān)人員共300余人，分三期參加了SH/T3503-2007標(biāo)準(zhǔn)《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件規(guī)定》貫標(biāo)培訓(xùn)，2009年6月2日再次組織SH3503-2007培訓(xùn)，詳細(xì)解讀《鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件編制要求》等項(xiàng)目文件編制細(xì)則。通過培訓(xùn)使項(xiàng)目文件編制移交單位知曉項(xiàng)目文件形成、積累、整理、移交的全過程，確保制度得到落實(shí)。

4、實(shí)行合同化管理。公司明確項(xiàng)目檔案必須實(shí)行合同化管理，在簽訂合同（協(xié)議）時(shí)，要有專門條款規(guī)定項(xiàng)目文件歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時(shí)間;應(yīng)在條款中明確預(yù)留合同費(fèi)用的3%～5%，待乙方單位移交合同（協(xié)議）所約定的文件材料并經(jīng)檔案管理部門驗(yàn)收合格后再予結(jié)清。

5、實(shí)行交工技術(shù)文件與工程建設(shè)質(zhì)量同步控制

組織質(zhì)量大檢查。在進(jìn)行工程質(zhì)量大檢查時(shí)，同時(shí)對(duì)相關(guān)單位的項(xiàng)目文件材料形成、積累情況進(jìn)行檢查，對(duì)檢查出來的問題要求各單位舉一反三，限期整改。

按照DMD-20000-JY-055《乙烯工程交工技術(shù)文件整編協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要》的要求，土建單位的交工技術(shù)文件應(yīng)于2010.4.30前完成預(yù)整理并送審。目前仍有不少土建單位（含樁基單位）仍未送審，特別是樁基施工單位送審工作進(jìn)展特別緩慢：上海第一海洋僅送審了1個(gè)主項(xiàng)——聚丙烯裝置樁基交工文件，上海浦高也只送審了一個(gè)主項(xiàng)——全廠工藝及供熱外管，而浙江伊麥克斯全部沒有送審。請(qǐng)各土建單位（含樁基單位）抓緊做好預(yù)整理，并送監(jiān)理、工程管理部審查。

下一步我們將重點(diǎn)就土建單位交工技術(shù)文件的送審情況作詳細(xì)通報(bào)。

安裝單位亦應(yīng)按《乙烯工程交工技術(shù)文件整編協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要》抓緊做好預(yù)整理和送審工作。

（4）、監(jiān)理單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)交工技術(shù)文件的審查工作，不能只簽名不審查或不認(rèn)真審查。審查情況亦將是我們今后通報(bào)的一項(xiàng)主要內(nèi)容。

針對(duì)通報(bào)內(nèi)容，我們建議控制部予以適當(dāng)考核。

（5）、表揚(yáng)：對(duì)第三方檢測(cè)單位——中國石化工程質(zhì)量監(jiān)測(cè)中心提出表揚(yáng)：該單位負(fù)責(zé)的第三方檢測(cè)交工文件（共74冊(cè)）已完成送審、整理組卷、掃描，于5月12日完成歸檔工作。

6、強(qiáng)化監(jiān)理公司對(duì)項(xiàng)目文件質(zhì)量的控制。（1）施工準(zhǔn)備階段項(xiàng)目文件質(zhì)量控制。監(jiān)理人員在參加施工圖會(huì)審和設(shè)計(jì)交底的同時(shí)，重點(diǎn)做好施工組織設(shè)計(jì)和施工技術(shù)方案等項(xiàng)目文件的質(zhì)量控制。在工程開工前，要督促施工單位嚴(yán)格按審批程序履行技術(shù)方案報(bào)審工程，檢查確認(rèn)與單位工程相關(guān)的技術(shù)方案全部報(bào)審后，方予簽署開工報(bào)告，由此實(shí)現(xiàn)對(duì)施工準(zhǔn)備階段項(xiàng)目文件材料的有效控制。（2）施工過程項(xiàng)目文件質(zhì)量控制。監(jiān)理人員要通過審查施工單位的工序報(bào)驗(yàn)材料和隱蔽工程報(bào)驗(yàn)材料實(shí)現(xiàn)對(duì)工程竣工文件質(zhì)量實(shí)施控制。在工序報(bào)驗(yàn)和隱蔽工程報(bào)驗(yàn)時(shí)，施工單位必須同時(shí)提供反映工程實(shí)際情況的見證材料，經(jīng)監(jiān)理工程師實(shí)測(cè)，確認(rèn)工程實(shí)體同見證材料數(shù)據(jù)基本一致后，方予簽字確認(rèn)，準(zhǔn)予進(jìn)入下道工予或準(zhǔn)予工程隱蔽。（3）工程材料項(xiàng)目文件的控制。工程材料（包括工程材料、設(shè)備、配件）的文件主要包括質(zhì)量證明文件和抽檢復(fù)驗(yàn)文件兩部門。由于未經(jīng)材料報(bào)驗(yàn)審查合格的工程材料一律不得進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)，監(jiān)理工程師通過審查工程材料報(bào)驗(yàn)材料和參與材料取樣見證，對(duì)工程材料的文件實(shí)施有效控制。（4）竣工圖質(zhì)量控制。竣工圖是工程項(xiàng)目文件的重要組成部分，必須真實(shí)反映工程實(shí)際情況。專業(yè)監(jiān)理工程師和項(xiàng)目部總監(jiān)理工程師在工程竣工交工前，必須對(duì)竣工圖履行審查責(zé)任，并分別簽字確認(rèn)竣工圖和工程實(shí)際一致，確?？⒐D編制質(zhì)量。

7、抓好項(xiàng)目文件數(shù)字化工作。乙烯項(xiàng)目文件數(shù)字化的總體目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)除密級(jí)檔案外的全部項(xiàng)目文件數(shù)字化，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)主要抓好以下幾方面的工作。

（1）明確數(shù)字化的具體要求。電子文件要求是紙質(zhì)文件的掃描件，存貯格式是帶壓縮的tif 、jpg、pdf 格式。其中多頁的文件必須存貯為tif、pdf格式。掃描分辨率一般要求為200dfi，采用單色普通（灰度）掃描，對(duì)于個(gè)別字跡圖樣不清的可采用加深色度或提高分辨率等手段提高掃描質(zhì)量掃描件要求頁面整潔、文字、圖樣、頁號(hào)清楚，部分橫向書寫頁面要求旋轉(zhuǎn)到位，便于提供查閱利用。掃描文件的內(nèi)容應(yīng)與紙質(zhì)檔案文件的內(nèi)容完全一致，對(duì)于竣工文件（包括施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖）的掃描件數(shù)應(yīng)與卷內(nèi)目錄所列件數(shù)保持一致。

（2）落實(shí)項(xiàng)目前期文件、管理性文件的數(shù)字化工作。乙烯項(xiàng)目前期文件、管理性文件合計(jì)近4000卷（冊(cè)），現(xiàn)有檔案館人力無法完成數(shù)字化工作。檔案館通過對(duì)青島煉化、海南煉化、達(dá)州天然氣等中石化兄弟企業(yè)的調(diào)研，向公司提出了乙烯項(xiàng)目檔案數(shù)字化等部分業(yè)務(wù)外包的請(qǐng)示。經(jīng)公司同意，外包業(yè)務(wù)選擇淄博盈益、洛陽凱達(dá)、青島元果三家單位進(jìn)行招投標(biāo)。進(jìn)行綜合評(píng)標(biāo)，確定淄博盈益中標(biāo)，從事相關(guān)項(xiàng)目文件數(shù)字化工作。

8、把好進(jìn)館項(xiàng)目檔案質(zhì)量檢查關(guān)。截止2012年2月15日，乙烯項(xiàng)目檔案合計(jì)歸檔1萬7佰余卷，乙烯管理性文件640盒，計(jì)7009件，基本完成歸檔工作。面對(duì)如此量大、時(shí)間緊的檢查工作實(shí)際，為確保乙烯項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)優(yōu)，主要做好以下幾方面的工作：

（1）配備好檢查人員。檔案館抽出骨干5人，與乙烯項(xiàng)目文件組人員共同做好檢查工作。檔案館人員主要負(fù)責(zé)材料、設(shè)備質(zhì)量證明文件的檢查，乙烯項(xiàng)目組人員主要負(fù)責(zé)其它交工技術(shù)文件的檢查。

（2）統(tǒng)一檢查標(biāo)準(zhǔn)。檢查人員內(nèi)部統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，以SH/T3503《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件規(guī)定》、《鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件編制要求》、《鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯工程監(jiān)理文件編制要求》、《鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯程竣工圖編制要求》為依據(jù)，做到檢查有理有據(jù)。

9、把好項(xiàng)目檔案著錄質(zhì)量關(guān)。為達(dá)到項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)優(yōu)，要求項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前，全部完成案卷級(jí)、文件級(jí)著錄工作。根據(jù)檔案館人員實(shí)際，項(xiàng)目檔案著錄工作全部外包給淄博盈益檔案服務(wù)公司，檔案館負(fù)責(zé)質(zhì)量檢查、進(jìn)度控制工作。

三、實(shí)施效果

（一）項(xiàng)目檔案歸檔完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。經(jīng)過3年多來乙烯項(xiàng)目檔案的全過程管理，公司乙烯項(xiàng)目檔案管理工作取得了較好效果。至2012年1月底，除公司綜合辦公樓項(xiàng)目、行政車庫及停車場(chǎng)、填平補(bǔ)齊項(xiàng)目因未竣工外，其余乙烯項(xiàng)目73個(gè)子項(xiàng)檔案已全部歸檔，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

（二）項(xiàng)目文件實(shí)現(xiàn)全文檢索，充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案作用。乙烯項(xiàng)目文件除未完工項(xiàng)目、密級(jí)文件外，已全部完成數(shù)字化工作，部分已上傳公司檔案管理系統(tǒng)，利用者可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上全文檢索，極大方便了檔案利用。項(xiàng)目檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營等各項(xiàng)工作中起到了重要作用。生產(chǎn)準(zhǔn)備部門利用設(shè)計(jì)圖紙和設(shè)備文件，編制了試車方案、崗位操作法、設(shè)備維護(hù)手冊(cè)及相關(guān)的培訓(xùn)手冊(cè)等，確保了裝置試車的組織及安全運(yùn)行。同時(shí)，還為乙烯各專項(xiàng)驗(yàn)收、資產(chǎn)交付、國家審計(jì)、工程質(zhì)量檢查、總部《石油化工建筑工程概算指標(biāo)》編制、黨組巡視等有乙烯相關(guān)的重大活動(dòng)提供了大量的檔案文件。另外在項(xiàng)目審計(jì)中，審計(jì)人員以項(xiàng)目文件為依據(jù)為公司節(jié)省了大量建設(shè)資金，如：扣回乙烯東區(qū)樁基工程款項(xiàng)23.82萬元、核減乙烯東區(qū)廢渣填埋場(chǎng)項(xiàng)目工程款86萬元，這些都離不開項(xiàng)目檔案的憑證作用。

專家組認(rèn)為：

（1）乙烯項(xiàng)目檔案管理公司領(lǐng)導(dǎo)重視，機(jī)構(gòu)健全;

（2）乙烯項(xiàng)目檔案管理早介入，把握主動(dòng)，積極履行乙烯項(xiàng)目文件的管理職能，進(jìn)行了全過程管理;

（3）檔案管理職能明確，項(xiàng)目文件來源清晰，各部門檔案管理職責(zé)明確;

（4）項(xiàng)目貫標(biāo)培訓(xùn)到位，確保了項(xiàng)目歸檔案卷的質(zhì)量;

（5）項(xiàng)目檔案數(shù)字化工作比較到位;

（6）項(xiàng)目檔案在施工、生產(chǎn)、設(shè)備維護(hù)等各項(xiàng)工作中發(fā)揮了較大作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 《中國石化建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收細(xì)則》中石化辦公廳.

[2] 《中國石化檔案管理辦法》中石化辦公廳.