電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程管理創(chuàng)新分析

鄒瀅+饒日嵩

摘要：電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在項(xiàng)目施工的過程中工作人員記錄的一些有參考價(jià)值的信息，它的具體表現(xiàn)形式為文字、聲音、圖像等，它對(duì)竣工后的項(xiàng)目驗(yàn)收具有重大意義。近年來，國家對(duì)電網(wǎng)建設(shè)的投入越來越大，電網(wǎng)建設(shè)成長的速度也隨之越來越快，此時(shí)應(yīng)相應(yīng)提高對(duì)項(xiàng)目管理檔案的認(rèn)知。文章對(duì)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程管理創(chuàng)新進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)建設(shè)；項(xiàng)目檔案；全過程管理；創(chuàng)新措施；項(xiàng)目驗(yàn)收 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：F426 文章編號(hào)：1009-2374（2016）32-0151-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.32.075

傳統(tǒng)的檔案管理工作只是單純地把它作為最后竣工驗(yàn)收的一個(gè)環(huán)節(jié)，驗(yàn)收工程固然非常重要，因?yàn)樗亲詈罂己说囊淮髽?biāo)準(zhǔn)，但是創(chuàng)新的檔案管理工作是把它融入到整個(gè)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目當(dāng)中去的，和建設(shè)項(xiàng)目同步化，并且分析記錄。人類從低級(jí)到高級(jí)也是一種創(chuàng)新階段，創(chuàng)新是推動(dòng)事物發(fā)展的不竭動(dòng)力，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程管理創(chuàng)新是重大而主要的，

1 項(xiàng)目檔案的現(xiàn)狀分析

1.1 完整性不強(qiáng)

第一，在項(xiàng)目的施工中，往往會(huì)由于建設(shè)的工期長、參與到項(xiàng)目中的單位多而雜、參與的人員對(duì)項(xiàng)目檔案管理的關(guān)注度不夠高等原因，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案資料的不完善。在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)候，建設(shè)施工和文件檔案不統(tǒng)一步伐所帶來的影響也很大，倘若工程竣工了，檔案卻沒有辦法在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，從而產(chǎn)生連鎖反應(yīng)后期的移交工作也不能順利進(jìn)行，很多人為了完成任務(wù)就會(huì)突擊整理檔案，平時(shí)沒有準(zhǔn)備臨時(shí)去慌忙的應(yīng)付，但其實(shí)臨時(shí)抱佛腳的做法是不可取的，這在很大的程度上會(huì)影響檔案的齊全性；第二，個(gè)體單位的電網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)檔案保持其完整性是相對(duì)容易的，但是確保所有單位檔案的完整才是關(guān)鍵，往往在整個(gè)電網(wǎng)參建的項(xiàng)目中，有人會(huì)先入為主地確定主要單位和次要單位，最終往往“次要單位”檔案完整性得不到保障，個(gè)體影響整體。

1.2 歸檔的質(zhì)量不夠好，檔案人員與技術(shù)人員不合作

現(xiàn)代信息技術(shù)越來越影響我們的生活，有利也有弊，在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的過程中，遇到圖紙要修改的情況，很多時(shí)候往往在電腦上一改再一帶而過的通知，忽略了在實(shí)際圖紙上進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)注，這必然導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目完工后和設(shè)計(jì)圖紙相差甚遠(yuǎn)，檔案與實(shí)際不符。這也說明了檔案是評(píng)價(jià)一項(xiàng)工程的重要內(nèi)容，不夠準(zhǔn)確肯定是行不通的?；谶@種現(xiàn)狀，我們要去創(chuàng)新，要摒棄對(duì)檔案管理的老一套，對(duì)于創(chuàng)新來說，方法就是新的世界，最重要的不是知識(shí)而是思路。其實(shí)早前江西省檔案局就發(fā)文要求過，凡是列入江西省發(fā)改委發(fā)布的重點(diǎn)項(xiàng)目，都必須及時(shí)辦理項(xiàng)目檔案登記，但是實(shí)施卻是差強(qiáng)人意，這也是目前電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目現(xiàn)狀不好的原因之一，空有理論而不去行動(dòng)。檔案人員和技術(shù)人員的合作不協(xié)調(diào)，兩方互成領(lǐng)域，檔案人員沒有深入施工現(xiàn)場，不了解施工的流程。而檔案管理工作本身就是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，無論是檔案的形成、收集還是分類存儲(chǔ)都具有復(fù)雜性，不單單需要加強(qiáng)自身的專業(yè)素質(zhì)，施工人員的配合也尤為重要，兩者共同充分發(fā)揮檔案管理在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目中的作用，確保電力企業(yè)施工的順利進(jìn)行。

2 創(chuàng)新的具體措施

2.1 更新管理觀念

我們先從檔案管理人員的觀念進(jìn)行初步的分析。借鑒一句一直以來在各大成功企業(yè)都廣為流傳的一句話：“思想決定行動(dòng)，行動(dòng)決定結(jié)果”，檔案管理人員的創(chuàng)新，是決定檔案管理項(xiàng)目創(chuàng)新的關(guān)鍵性因素。常見的一些思維誤區(qū)有：第一，很多人會(huì)認(rèn)為建設(shè)工程就只需要一紙合約和一張?jiān)O(shè)計(jì)圖就夠了，覺得花大把的時(shí)間整理資料沒有必要，其實(shí)不然，檔案的管理我們要做的是完善設(shè)計(jì)、建設(shè)、監(jiān)理、安裝等各個(gè)環(huán)節(jié)的資料，對(duì)這些資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理；第二，工作人員還是保留傳統(tǒng)“你歸檔，我保存”的做法，大家各自安好，沒有全身心地投入到項(xiàng)目檔案的形成、整理過程中去，其實(shí)一項(xiàng)工作團(tuán)隊(duì)協(xié)作能夠完成得更好，我們要組成以建設(shè)單位為主、施工部項(xiàng)目部設(shè)計(jì)部為輔的檔案管理小組，定期召開例會(huì)對(duì)項(xiàng)目檔案管理提出各自的意見然后再融會(huì)貫通；第三，把項(xiàng)目管理的檔案視為私有物，不移交或者說有所保留，對(duì)于這一點(diǎn)，除了改變?nèi)藛T的基本素質(zhì)之外，我們要給出詳細(xì)的工作準(zhǔn)則，健全責(zé)任制度，讓工作人員明白檔案管理的重要性；第四，在檔案交接的時(shí)候，按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作。而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)，檔案交接手續(xù)需要嚴(yán)密。這四點(diǎn)都是更新管理理念才能夠做到更好的部分，把理論轉(zhuǎn)化為實(shí)踐是我們需要做到的地方。

2.2 制定新的標(biāo)準(zhǔn)和運(yùn)用新的方式加強(qiáng)監(jiān)督

為了滿足江西的用電需求，提高電網(wǎng)安全穩(wěn)定水平，江西省分宜電廠2×1000兆瓦機(jī)組“上大壓小”擴(kuò)建工程開始，項(xiàng)目嚴(yán)格執(zhí)行《招標(biāo)投標(biāo)法》以及相關(guān)的法律法規(guī)，根據(jù)以往的檔案資料，我們可以很清楚地知道可能用到的保溫隔熱材料、防腐材料有哪些，輸電設(shè)備、電流互感器的規(guī)格是怎么樣的。電網(wǎng)建設(shè)工程是一項(xiàng)很嚴(yán)謹(jǐn)、復(fù)雜性很強(qiáng)的工程，任何時(shí)候我們都必須做到有據(jù)可依，檔案管理作為項(xiàng)目建設(shè)的一個(gè)環(huán)節(jié)也是一樣的，不斷提高標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)日益累積的經(jīng)驗(yàn)制定新的標(biāo)準(zhǔn)，建立標(biāo)準(zhǔn)的歸檔模板，層層遞進(jìn)地去進(jìn)行工作，讓各部門的工作人員都能夠清晰明了地知道自己所負(fù)責(zé)的歸檔的內(nèi)容有哪些、應(yīng)當(dāng)要在什么時(shí)間內(nèi)完成。參照標(biāo)準(zhǔn)的模板去進(jìn)行信息的優(yōu)化和收集這個(gè)方法，很好地讓檔案管理人員完成從一開始的被動(dòng)接受到依照模板主動(dòng)進(jìn)行的轉(zhuǎn)變。監(jiān)督的過程也是必不可少的，監(jiān)督不是一時(shí)興起的行為，長期、有規(guī)律地進(jìn)行很重要，檔案管理人員可以改變領(lǐng)導(dǎo)要求才檢查監(jiān)督的“偷懶”做法，應(yīng)該通過計(jì)劃表，把每一天要履行的義務(wù)和承擔(dān)的責(zé)任標(biāo)記清楚，堅(jiān)持不懈地把檔案管理的進(jìn)度和施工的進(jìn)度緊密地聯(lián)系在一起。

江西作為革命根據(jù)地，不管是在民生保障還是科學(xué)技術(shù)、工業(yè)發(fā)展，甚至于環(huán)境保護(hù)上，都是一個(gè)不斷要求自身發(fā)展的地方，2016年，江西省科技廳就召開了“十三五”科技創(chuàng)新的座談會(huì)，要深入地去實(shí)施創(chuàng)新的發(fā)展戰(zhàn)略，細(xì)化科技創(chuàng)新。在電網(wǎng)建設(shè)的項(xiàng)目檔案管理上，創(chuàng)新是必然的。加強(qiáng)監(jiān)管和指導(dǎo)。電力建設(shè)檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理和一個(gè)核心、多種控制的原則。雖然說各成員企業(yè)享有獨(dú)立的自主權(quán)和經(jīng)營權(quán)，實(shí)行“分級(jí)管理”，但它必須服從“利益共同體”的要求，這是由企業(yè)集團(tuán)本質(zhì)所決定的。因此需要電力集團(tuán)對(duì)檔案采用多種方式的管理和協(xié)調(diào)，承擔(dān)起對(duì)整個(gè)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的責(zé)任，各成員企業(yè)必須遵循電力建設(shè)管理人員的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，結(jié)合自身特點(diǎn)，選擇適當(dāng)?shù)臋n案管理模式。

2.3 擯棄傳統(tǒng)的以偏概全，要平等的重視每一個(gè)環(huán)節(jié)

基層要重視，高層亦然。傳統(tǒng)的檔案管理方式都只是不斷要求基層實(shí)際負(fù)責(zé)的員工。多請(qǐng)示溝通是取得領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作的渠道，要抓住時(shí)機(jī)的溝通，在項(xiàng)目啟動(dòng)之初時(shí)，就要爭取把檔案管理工作納入整體的工作計(jì)劃中，力求同步開展。還要抓住檔案工作重大開展的時(shí)機(jī)，例如相關(guān)單位測評(píng)或者檢查的時(shí)候，我們要及時(shí)爭取，得到人力物力的支持。提升整體的服務(wù)質(zhì)量，也是得到領(lǐng)導(dǎo)重視的動(dòng)力，電網(wǎng)建設(shè)檔案的根本價(jià)值就在于它的運(yùn)用，如果整理的檔案不能服務(wù)于當(dāng)下和未來的話就失去了它應(yīng)有的價(jià)值，因此我們要積極地利用檔案資源，而不是收集了就不再過問，最終能不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益才是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的點(diǎn)，我們不要局限于電網(wǎng)建設(shè)檔案本身，而是要去發(fā)掘它的潛在意義。另外容易忽略的是檔案質(zhì)量的重視和檔案卷宗或者電子檔案的重要性。檔案管理往往是重視檔案內(nèi)容的質(zhì)量，而對(duì)于儲(chǔ)存就容易忽視，紙質(zhì)的檔案工作人員要重視防潮防霉以保證清晰度，電子的檔案則要做好防護(hù)工作，防止其他不相關(guān)人員肆意更改造成缺失和錯(cuò)誤，造成惡劣后果。而且必須加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施要求，需要滿足檔案庫存的要求。舉個(gè)例子，某地鐵集團(tuán)有13.5萬卷檔案包括文書檔案1.5萬多卷，財(cái)務(wù)檔案約2000卷，工程檔案約12萬卷，在數(shù)量和保管要求上都對(duì)集團(tuán)提出了較高的要求，這需要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)庫房硬件設(shè)施全面支持。

3 結(jié)語

對(duì)于檔案形成的信用度也是管理人員需要重視的，一個(gè)企業(yè)是否誠信并不是憑空形成的，而是通過記錄慢慢建立的，企業(yè)檔案的信用狀況是企業(yè)自我發(fā)展的內(nèi)在要求。誠信對(duì)于企業(yè)來講除了意味著信譽(yù)之外，還是一種競爭優(yōu)勢，項(xiàng)目檔案管理的創(chuàng)新是需要企業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃作用的?？傊娋W(wǎng)建設(shè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性，可以保證電網(wǎng)企業(yè)工作服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，用創(chuàng)新的方式不斷歸檔整理，我們可以得出很多經(jīng)驗(yàn)，如35kV架空電力線路的瓷懸試絕緣子，在安裝前應(yīng)該用5000V的兆歐表逐個(gè)完成測試絕緣電阻的工作，如果在比較干燥的情況下，絕緣的電阻值不能小于500，這后來也成為電力建設(shè)的規(guī)范，形成了明文規(guī)定。因此，電網(wǎng)檔案建設(shè)的全過程還需要我們?nèi)?yōu)化。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：鄒瀅（1986-），女，江西上饒人，供職于國網(wǎng)江西省電力公司鷹潭供電分公司，研究方向：基建項(xiàng)目管理。

（責(zé)任編輯：周 瓊）