淺論數(shù)字化檔案建設(shè)與利用

劉群

摘要：建立和完善數(shù)字化檔案是檔案管理工作中十分重要的內(nèi)容。信息時(shí)代，數(shù)字化檔案更符合現(xiàn)代企事業(yè)單位的工作需求。本文簡(jiǎn)要了分析數(shù)字化檔案建設(shè)的意義，并簡(jiǎn)要分析了數(shù)字化檔案資源利用的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

信息時(shí)代，世界通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接成一個(gè)整體。數(shù)字信息是目前乃至未來(lái)很多年都存在的熱詞。數(shù)字信息的現(xiàn)代應(yīng)用方式改變了人們的工作生活方式，也對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。傳統(tǒng)的檔案管理屬于紙質(zhì)、實(shí)物管理。每一個(gè)檔案館內(nèi)存放著許許多多的檔案，占據(jù)了龐大的空間和管理人員工作量，檔案的查詢利用等存在著諸多不便。檔案數(shù)字化建設(shè)后，充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的存儲(chǔ)、查詢、傳輸功能，可以快速地完成信息的遠(yuǎn)方查詢和傳輸工作，對(duì)企業(yè)和政府的發(fā)展有著不可估量的重要作用。

一、數(shù)字化檔案建設(shè)的發(fā)展

（一）數(shù)字化檔案的意義

數(shù)字化，是基于目前信息時(shí)代提出的詞匯。其主要內(nèi)涵是將肉眼可見(jiàn)的圖片、文字、視頻等通過(guò)計(jì)算機(jī)的處理轉(zhuǎn)化為可以在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臄?shù)字信息。數(shù)字化的圖片、文字能夠被壓縮到很小的儲(chǔ)存量存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，這樣占據(jù)龐大檔案室空間的實(shí)物檔案的信息可以完全存儲(chǔ)在一臺(tái)個(gè)人計(jì)算機(jī)內(nèi)。如果將數(shù)字化檔案的內(nèi)容進(jìn)行合理充分的編碼，在調(diào)用有關(guān)數(shù)字化內(nèi)容時(shí)，就可以利用計(jì)算機(jī)的超級(jí)搜索能力，快速精準(zhǔn)的查詢到需要調(diào)用的內(nèi)容。數(shù)字化信息還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸在瞬間傳送到千里之外的地方，為檔案的遠(yuǎn)端利用提供極大便利。檔案尤其是公民基礎(chǔ)檔案，特別需要這些便捷。近年來(lái)，我國(guó)人民的生活水平在穩(wěn)健提升，公民的流動(dòng)性也越來(lái)越大，在異地調(diào)用檔案的情況時(shí)有發(fā)生。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在運(yùn)送時(shí)不僅存在傳輸風(fēng)險(xiǎn)而且需要占用時(shí)間，這就會(huì)耽誤公民的時(shí)間，甚至?xí)l(fā)一些不良后果。比如警察追擊罪犯，卻不能及時(shí)從罪犯家鄉(xiāng)公安機(jī)關(guān)處拿到檔案信息，罪犯就有可能很快逃之夭夭。檔案數(shù)字化建設(shè)也是我國(guó)各行各業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的積極需求，支持?jǐn)?shù)字化檔案建設(shè)是為了更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵與問(wèn)題

目前我國(guó)的檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程已經(jīng)進(jìn)行了較長(zhǎng)一段時(shí)間。在實(shí)踐中我們可以發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的三點(diǎn)突出問(wèn)題：第一，檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問(wèn)題是檔案信息轉(zhuǎn)化與存儲(chǔ)技術(shù)問(wèn)題。數(shù)字化檔案的信息如何保存？以什么方式保存？如何確保數(shù)字化檔案的安全性，都需要專業(yè)的軟件技術(shù)才能解決。比如檔案的大小、格式，檔案的備份工作，備份空間等都需要一定的技術(shù)來(lái)解決。第二，建立數(shù)字化檔案的管理體系框架。目前國(guó)內(nèi)很多企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化的管理仍然處在第一步，將檔案存儲(chǔ)在一定的存貯空間內(nèi)，就認(rèn)為不需要再進(jìn)行其他的管理了，這是一種錯(cuò)誤的思想。是很難實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的持續(xù)管理的，因?yàn)槟壳跋嚓P(guān)技術(shù)和設(shè)備都存在一定的隱患，只有嚴(yán)格按照相關(guān)的文件標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行管理才能降低這些隱患，這也是檔案數(shù)字化工作人員必須知道的管理準(zhǔn)則。第三，檔案數(shù)字化建設(shè)的推行工作還是會(huì)受到一些傳統(tǒng)觀念的束縛。由于政府、企業(yè)對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)的投資有限，使得數(shù)字化檔案資源利用水平不高，檔案數(shù)字化還有待進(jìn)一步加強(qiáng)。第四，數(shù)字化檔案的安全問(wèn)題仍然是一個(gè)難題。一些不法分子可以攻破企業(yè)或者政府的網(wǎng)絡(luò)安全屏障，獲取數(shù)字化檔案，造成嚴(yán)重的政府、企業(yè)、個(gè)人信息安全問(wèn)題。在未來(lái)，如何防止數(shù)字化檔案信息的泄露仍然需要進(jìn)一步加強(qiáng)研究。

二、數(shù)字化檔案資源的利用

數(shù)字化檔案資源的管理和運(yùn)用已經(jīng)成為衡量一個(gè)企業(yè)（事業(yè)）單位現(xiàn)代化信息管理水準(zhǔn)的重要內(nèi)容。對(duì)于數(shù)字化檔案資源的管理與利用，筆者認(rèn)為主要包含三個(gè)方面：第一，數(shù)字化檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)能夠讓數(shù)字化檔案建立兼容性能更強(qiáng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就好比手機(jī)的充電器，充電線與充電器插頭的標(biāo)準(zhǔn)基本一樣，無(wú)論將充電線換到哪一個(gè)充電插頭上，都可以正常的為手機(jī)充電。兼容性能更強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)更統(tǒng)一的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能夠讓企業(yè)（事業(yè)）單位各部門之間的信息交流障礙減到最小，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)（事業(yè)）單位內(nèi)部的檔案信息共享。這樣可以有效的減少企業(yè)（事業(yè)）單位的資金浪費(fèi)，加強(qiáng)企業(yè)（事業(yè)）單位檔案資源的利用率。第二，重視數(shù)字化信息資源積累。數(shù)字化信息資源積累問(wèn)題關(guān)系著用戶的可視化界面問(wèn)題，比如一個(gè)企業(yè)用戶希望查找自己在企業(yè)內(nèi)的個(gè)人檔案內(nèi)容，但是他通過(guò)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)從數(shù)字化檔案庫(kù)中搜索卻顯示查無(wú)此人。出現(xiàn)的這個(gè)問(wèn)題就說(shuō)明數(shù)字化信息資源積累過(guò)程出現(xiàn)問(wèn)題。其原因有二，一是因?yàn)樵撚脩舻臋n案信息未被及時(shí)采集錄入。二是因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)庫(kù)模塊的轉(zhuǎn)換處理出現(xiàn)問(wèn)題。數(shù)字化檔案的這些問(wèn)題導(dǎo)致搜索的效率低。所以數(shù)字化檔案的服務(wù)一定跳出傳統(tǒng)檔案服務(wù)的管理框架，管理人員要摸索出數(shù)字化檔案特有的服務(wù)類型。第三，提供信息鑒定服務(wù)。一些用戶對(duì)自己的檔案會(huì)出現(xiàn)記憶不請(qǐng)等情況，數(shù)字化檔案的服務(wù)工作可以充分利用數(shù)字化信息的特點(diǎn)，為用戶提供精準(zhǔn)的篩查服務(wù)，對(duì)于一些鑒定難度大的信息進(jìn)行合適的處理。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，其本身已經(jīng)具有檔案的一個(gè)特性：見(jiàn)證歷史。檔案數(shù)字化見(jiàn)證了社會(huì)的發(fā)展的變革，同時(shí)也為檔案管理提供了更加豐富的層次。目前國(guó)內(nèi)檔案數(shù)字化建設(shè)的情況不錯(cuò)，暴露出來(lái)的一些問(wèn)題筆者認(rèn)為也能很快解決。數(shù)字化檔案資源給檔案利用提供了更多的服務(wù)方向。

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