試析高速公路項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀與控制措施

鄒曉媚

摘要：項(xiàng)目檔案作為高速公路工程建設(shè)中重要環(huán)節(jié)，檔案管理不僅是公路項(xiàng)目管理的重點(diǎn)，也是公路后期檢查、驗(yàn)收、管理和擴(kuò)建的重要依據(jù)。本文以梅大高速公路梅州東環(huán)支線項(xiàng)目為例，就高速公路項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了檔案管理的控制措施。

關(guān)鍵詞：高速公路;檔案管理;合同管理;制度建設(shè);過(guò)程控制

項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)質(zhì)量管理、安全生產(chǎn)、進(jìn)度控制等方面的原始記錄，是工程建設(shè)實(shí)施過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄，是工程竣工驗(yàn)收的必備條件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理和今后改、擴(kuò)建的原始依據(jù)?？梢?jiàn)，高速公路項(xiàng)目檔案管理工作對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目管理具有重要作用，但不同的參建單位對(duì)檔案管理重視程度存在著較大的差異，檔案管理工作仍有待完善。本文結(jié)合工程實(shí)例，著重就高速公路項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀與控制措施進(jìn)行探討。

一、項(xiàng)目概況

梅大高速公路梅州東環(huán)支線項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱“本項(xiàng)目”），位于梅州市梅縣區(qū)境內(nèi)，起于梅縣區(qū)丙村鎮(zhèn)聯(lián)合村，設(shè)置丙村樞紐互通立交與S12梅大高速公路相接，跨梅江、省道S223、省道S224、國(guó)道G205及漳龍鐵路，終于城東鎮(zhèn)竹洋村，設(shè)置竹洋樞紐互通立交與G25長(zhǎng)深高速公路相接。項(xiàng)目全長(zhǎng)15.08km，為設(shè)計(jì)速度100km/h的雙向四車道高速公路，瀝青混凝土路面，路基寬26.0m。設(shè)特大橋1293m/1座、大橋2321.7m/4座、長(zhǎng)隧道2157.5m/1座、中隧道683.5m/1座，全線共設(shè)有樞紐互通式立交2處，預(yù)留互通1處，全線超過(guò)30m的路塹、路堤邊坡有771m/18處。本項(xiàng)目橋隧比為42.81%，其中橋梁比例為23.97%，隧道比例為18.84%。

根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，為更好地促進(jìn)“三同時(shí)”管理目標(biāo)，打破以往項(xiàng)目檔案后收集后組卷的傳統(tǒng)觀念，本工程采取集中管理模式，制定了詳細(xì)的季度移交管理辦法;與此同時(shí)，從源頭上確保內(nèi)業(yè)資料與現(xiàn)場(chǎng)同步。確保項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

二、項(xiàng)目檔案的現(xiàn)狀

首先，在高速公路項(xiàng)目管理工作中，由于管理人員流動(dòng)性大，加引項(xiàng)目易于受到工期、天氣的影響，從而導(dǎo)致計(jì)量結(jié)算問(wèn)題的發(fā)生。其次，高速公路工程項(xiàng)目管理人員過(guò)于重視外業(yè)，而忽略了內(nèi)業(yè)，從而導(dǎo)致內(nèi)業(yè)資料滯后，這樣將不利于后期驗(yàn)收、檢查，引發(fā)編制造假現(xiàn)象的發(fā)生。再次，由于檔案管理不周，原件錯(cuò)漏百出，部分企業(yè)隨意簽字以謀取利益，導(dǎo)致廉政從業(yè)問(wèn)題的發(fā)生，并形成不同的管理問(wèn)題。另外，檔案管理不具備真實(shí)性，直接影響到工程質(zhì)量，增加了項(xiàng)目管理的難度，導(dǎo)致勞務(wù)糾紛問(wèn)題的發(fā)生。為了更有效地解決以上問(wèn)題，保證項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，應(yīng)制定了相應(yīng)的控制措施，以實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。

三、項(xiàng)目檔案管理的控制措施

以狠抓工程建設(shè)質(zhì)量為基準(zhǔn)，兼顧項(xiàng)目進(jìn)度不能拖的原則，檔案工作對(duì)工程建設(shè)及營(yíng)運(yùn)具有重要意義，為保障項(xiàng)目檔案的同步、齊全、完整，本項(xiàng)目采取了以下系列措施。

（一）構(gòu)建完善的組織機(jī)構(gòu)

在施工初期，應(yīng)成立公司檔案室，成立檔案管理小組，對(duì)本項(xiàng)目傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理。組長(zhǎng)為項(xiàng)目總經(jīng)理，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的管理工作，下設(shè)檔案工作小組，由項(xiàng)目總工程師任工作小組組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)檔案管理事務(wù)，副組長(zhǎng)具體負(fù)責(zé)日常檔案工作的檢查、指導(dǎo)、培訓(xùn)等具體管理工作。同時(shí)，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，若人員變動(dòng)，則根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整檔案工作。

（二）加強(qiáng)施工合同管理

與施工單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)以竣工文件材料歸檔的范圍、時(shí)間、質(zhì)量的要求為前提，規(guī)定了施工及監(jiān)理單位對(duì)檔案編制的工作要求。同時(shí)在每月工程計(jì)量中增加檔案管理環(huán)節(jié)，當(dāng)月檔案工作未按業(yè)主要求完成的不予計(jì)量。在招標(biāo)工作中，應(yīng)按照合同規(guī)定進(jìn)行，為檔案工作的有序、順利開(kāi)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）建立檔案工作環(huán)境

在項(xiàng)目建設(shè)初期，應(yīng)設(shè)立了檔案室?guī)旆?，配備了密集型檔案柜、空調(diào)設(shè)備、抽濕機(jī)等檔案保管設(shè)備，定期放置防蟲片，配置了相應(yīng)的消防器材，確保檔案的實(shí)體安全。本項(xiàng)目采用的裝具均采用了符合國(guó)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的科技檔案用品，檔案辦公室配備了掃描儀、電腦等設(shè)備，并要求施工及監(jiān)理單位做好檔案室建設(shè)工作。

（四）領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，全面加強(qiáng)檔案檢查指導(dǎo)

在本項(xiàng)目檔案工作當(dāng)中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的目標(biāo)和要求進(jìn)行管理。首先，在項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)重視和支持本項(xiàng)目的檔案管理工作，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案工作的進(jìn)度、質(zhì)量檢查，并做好檔案編制工作，以提升項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量。

（五）制定檔案工作計(jì)劃

本項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目施工計(jì)劃，制定檔案工作計(jì)劃，加強(qiáng)各類文件材料的編制時(shí)間控制，并加強(qiáng)與各參建單位的配合。在實(shí)際檔案工作當(dāng)中，應(yīng)實(shí)行目標(biāo)管理方式，明確檔案工作的進(jìn)度目標(biāo)和質(zhì)量要求，定期開(kāi)展檔案管理工作的檢查，并開(kāi)展檔案工作進(jìn)度和質(zhì)量評(píng)比，并制定相應(yīng)的獎(jiǎng)優(yōu)罰差制度，以有效地提高了各個(gè)單位的檔案管理意識(shí)和工作積極性;其次，應(yīng)加強(qiáng)檔案工作的檢查，如在檢測(cè)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下發(fā)檢查通報(bào)并跟蹤落實(shí)整改到位，通過(guò)檢查后的總結(jié)、整改和完善，有效、及時(shí)確保了項(xiàng)目檔案工作總體的進(jìn)度和質(zhì)量。

（六）形成規(guī)范文件

文件的形成是否規(guī)范，直接關(guān)系到項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量。因此，應(yīng)重視文件檢測(cè)工作。首先，應(yīng)加強(qiáng)文件形成檢查，這項(xiàng)工作主要由監(jiān)理單位完成。其次，在施工準(zhǔn)備階段，應(yīng)對(duì)施工單位文件規(guī)范形成做大量工作。同時(shí)，要針對(duì)項(xiàng)目檔案工作召開(kāi)專題會(huì)議，明確各工程用表使用范圍，對(duì)表格的填寫數(shù)據(jù)采集進(jìn)行具體要求。

（七）做好檔案工作交底，加強(qiáng)檔案培訓(xùn)

檔案工作交底、加強(qiáng)檔案培訓(xùn)是確保檔案編制工作順利開(kāi)展的重要保證。在本工程施工前，應(yīng)定期組織檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案管理工作的培訓(xùn)，以極大地提高各參建單位檔案管理人員的檔案管理水平。與此同時(shí)，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目檔案工作的進(jìn)展情況，分階段進(jìn)行施檢表格填寫、收集整理、文件題名、竣工圖編制、檔案管理系統(tǒng)使用等檔案工作交底工作，對(duì)檔案管理過(guò)程中容易發(fā)生的問(wèn)題有針對(duì)性進(jìn)行培訓(xùn)。

（八）統(tǒng)一題名排序，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)控制質(zhì)量

在本項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目管理過(guò)程中形成的各類文件特點(diǎn)和《項(xiàng)目工程竣工文件編制辦法》有關(guān)要求積極組織開(kāi)展預(yù)立卷工作，確保項(xiàng)目檔案文件題名和排序規(guī)范化，并及時(shí)制訂施工、監(jiān)理單位文件資料整理排列表，并印發(fā)到各參建單位，規(guī)范案卷和卷內(nèi)題名，樹(shù)立“樣板標(biāo)”，以點(diǎn)帶面，帶動(dòng)全線系統(tǒng)、統(tǒng)一地組卷歸檔。

根據(jù)項(xiàng)目檔案形成、收集、整理與工程建設(shè)同步的要求，本項(xiàng)目采取了網(wǎng)絡(luò)管理與實(shí)地檢查相結(jié)合的方式，做到對(duì)各參建單位檔案工作進(jìn)行全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理。通過(guò)定期與不定期兩種方式現(xiàn)場(chǎng)檢查及交通建設(shè)項(xiàng)目電子檔案系統(tǒng)、QQ群和微信群等實(shí)時(shí)地對(duì)文件材料的形成、組卷、錄入過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行檢查、糾正，動(dòng)態(tài)掌握預(yù)立卷情況，有效地保證了文件材料的同步性、真實(shí)性和完整性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理的及時(shí)性、有效性及真實(shí)性直接影響到高速公路項(xiàng)目后期施工及管理的質(zhì)量和效果。由于檔案涉及各個(gè)部門的日常工作，包括項(xiàng)目公司、監(jiān)理單位、施工單位，且會(huì)涉及安全、質(zhì)量、進(jìn)度及成本等管理工作的協(xié)調(diào)?？梢?jiàn)，加強(qiáng)高速公路檔案管理具有重要的意義。在高速公路項(xiàng)目檔案管理工作中，應(yīng)不斷創(chuàng)新管理理念，提高檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理目標(biāo)，保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

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