行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)探究

沈云麗

[摘 要]2012年1月1日財(cái)政部正式發(fā)布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財(cái)會〔2012〕21號），并于2014年1月1日全面實(shí)施。在這樣的政策背景下，對如何更好地加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理水平，顯然有著積極的意義。文章以A單位為例，指出其在內(nèi)部控制建設(shè)方面存在的問題，并提出幾點(diǎn)建議，旨在提高內(nèi)部控制管理水平。

[關(guān)鍵詞]內(nèi)部控制；制度建設(shè)；優(yōu)化機(jī)構(gòu)

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.38.067

1 內(nèi)部控制的重要性

關(guān)于內(nèi)部控制的文章很多，筆者舉例來闡述內(nèi)部控制的必要性。A單位在職職工1100多人，在所屬系統(tǒng)內(nèi)算得上大單位。A單位有次接受外部審計(jì)，在與審計(jì)方交換意見時(shí)，審計(jì)方要求A單位財(cái)務(wù)部門核實(shí)一些信息，A單位財(cái)務(wù)人員C發(fā)現(xiàn)有筆材料采購業(yè)務(wù)審計(jì)方給出的信息涉及的憑單號不對，跟審計(jì)方核實(shí)，審計(jì)方解釋說由于審計(jì)結(jié)束得很匆忙，請C幫忙查找，其他信息不詳，已知信息如下：①A單位被審計(jì)的兩個(gè)部門；②采購申請表的時(shí)間；③合同簽訂的時(shí)間；④質(zhì)檢部門出具質(zhì)檢報(bào)告的時(shí)間。于是財(cái)務(wù)人員C就開始查找該筆信息，因?yàn)橐阎男畔⑻邢?，而被審?jì)的兩個(gè)部門材料采購量又很大，C想了幾個(gè)辦法，如下。

（1）在財(cái)務(wù)軟件里查找，因?yàn)锳單位用的是上級部門要求統(tǒng)一使用的財(cái)務(wù)軟件，沒有購銷存模塊，材料采購涉及的財(cái)務(wù)核算方法是零庫存，成本核算時(shí)就做一入一出的科目，所以查不到。

（2）讓涉及審計(jì)的這兩個(gè)部門自己查找，部門秘書說他們的合同是按課題號來保存的，由于課題數(shù)目太多無法查找。

（3）到采購部門去查找，才發(fā)現(xiàn)采購部門每次收集業(yè)務(wù)部門的合同沒有好好整理，無法查找。

（4）請質(zhì)檢部門查找，質(zhì)檢部門人員就按出具報(bào)告的時(shí)間去查，結(jié)果被告知說由于當(dāng)時(shí)還沒有專人管理質(zhì)檢報(bào)告，無法查找。

2 內(nèi)部控制存在的問題

以上的查找結(jié)果反映出A單位在內(nèi)部控制方面做得還很不到位，筆者考察了A單位的內(nèi)部控制狀況，發(fā)現(xiàn)存在如下問題。

2.1 內(nèi)部控制制度不夠健全

該單位只有財(cái)務(wù)部門出臺了一些應(yīng)付檢查審計(jì)的內(nèi)部控制制度，比如發(fā)票、貨幣資金和財(cái)務(wù)部門基本內(nèi)部控制制度，這些制度成了應(yīng)付檢查的裝飾品，并未發(fā)揮其應(yīng)有的作用。而上面提及的采購部門和質(zhì)檢部門等職能部門均未出臺內(nèi)部控制制度。

2.2 內(nèi)部控制意識薄弱，同時(shí)缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持

整體缺乏內(nèi)部控制意識，尤其是領(lǐng)導(dǎo)層對內(nèi)部控制的重要性認(rèn)識不足，有些人認(rèn)為內(nèi)部控制僅僅與財(cái)務(wù)、審計(jì)部門相關(guān)。

2.3 業(yè)務(wù)運(yùn)作與財(cái)務(wù)管理脫節(jié)，采購管理環(huán)節(jié)和質(zhì)量檢驗(yàn)環(huán)節(jié)存在漏洞

采購部門僅是為辦理材料驗(yàn)收入庫手續(xù)而設(shè)的部門，采購部門沒有將業(yè)務(wù)部門提交的采購申請表、入庫單及合同錄入電腦并整理歸檔；質(zhì)量檢驗(yàn)部門也僅是為了辦理檢驗(yàn)而設(shè)的部門，也沒有將業(yè)務(wù)部門提交的資料及自己部門出具的質(zhì)檢報(bào)告整理歸檔。

2.4 缺少完善的內(nèi)部控制評價(jià)和責(zé)任追究制度

正是沒有內(nèi)部控制評價(jià)和責(zé)任追究制度，所以才有上述的漏洞，大家認(rèn)為內(nèi)部控制與己無關(guān)，工作做多做少一個(gè)樣，做多做好也沒有獎(jiǎng)勵(lì)，做不好也沒有懲罰，沒有內(nèi)部控制的評價(jià)和追究制度。

2.5 內(nèi)部控制信息化建設(shè)滯后

很多通知、文件的下達(dá)還是通過紙質(zhì)文件進(jìn)行上傳下達(dá)，信息傳遞不及時(shí)。

2.6 內(nèi)部監(jiān)督不到位

A單位內(nèi)審部門只有兩位人員，人手嚴(yán)重不夠，內(nèi)部審計(jì)也只是應(yīng)付上級的要求或完成部門職能目標(biāo)任務(wù)。

3 建 議

針對A單位內(nèi)部控制方面存在的問題，筆者有如下幾點(diǎn)建議。

3.1 學(xué)習(xí)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》，增強(qiáng)內(nèi)部控制意識，構(gòu)建一把手工程

在內(nèi)部控制環(huán)境中，單位一把手等領(lǐng)導(dǎo)層的重視與否是最重要的因素之一，尤其是在行政事業(yè)單位，由于內(nèi)部控制缺乏內(nèi)生動力，其內(nèi)部控制要依靠一把手等領(lǐng)導(dǎo)層的自覺意識。而要真正加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層的內(nèi)部控制意識，就必須加強(qiáng)對領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行內(nèi)部控制方面的培訓(xùn)，這樣內(nèi)部控制才能真正被重視起來，否則僅靠財(cái)務(wù)部門是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

3.2 健全和完善內(nèi)部控制制度

健全的內(nèi)部控制制度是開展內(nèi)部控制的前提。單位一把手要在學(xué)習(xí)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位實(shí)際情況，建立完善本單位內(nèi)部控制管理規(guī)定，并定期組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，使全體員工了解單位各項(xiàng)規(guī)章制度，使得內(nèi)部控制有章可循，變?nèi)酥螢榉ㄖ?，降低因?nèi)部控制制度缺失而導(dǎo)致的隱性損失。

3.3 構(gòu)建內(nèi)部控制組織架構(gòu)，優(yōu)化內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)

行政事業(yè)單位應(yīng)借鑒企業(yè)內(nèi)部控制，對本單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，建立健全內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位責(zé)任制，制定適合本單位的組織架構(gòu)，明確單位業(yè)務(wù)流程，確保不相容崗位相互分離，實(shí)現(xiàn)各崗位之間的制約和監(jiān)督。在內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)設(shè)置方面，建議建立如下的內(nèi)部控制組織架構(gòu)：具備決策職能的內(nèi)部控制委員會；具備管理職能的內(nèi)部控制辦公室；具備執(zhí)行職能的各業(yè)務(wù)部門及職能部門；具備監(jiān)督職能的審計(jì)監(jiān)督部門。

在設(shè)置內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)時(shí)要注意兩點(diǎn)原則：一是要注意保持內(nèi)控機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性和權(quán)威性，內(nèi)部控制委員會就是在一把手掛帥或授權(quán)設(shè)立的決策機(jī)構(gòu)，它獨(dú)立于其他部門，同時(shí)它產(chǎn)生的決策又是有權(quán)威性的。二是在設(shè)立內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)時(shí)，每項(xiàng)業(yè)務(wù)在不同環(huán)節(jié)均有不同部門參與，以達(dá)到相互制衡的目的。審計(jì)監(jiān)督部門的職責(zé)就是監(jiān)督內(nèi)部控制委員會和其他部門的業(yè)務(wù)，它也是獨(dú)立于其他部門，這樣就可以達(dá)到相互制衡的目的。

3.4 建立“全程控”的內(nèi)部控制體系，設(shè)立流程控制節(jié)點(diǎn)

行政事業(yè)單位應(yīng)立足于本單位的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，針對預(yù)算管理、收支業(yè)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、采購管理、項(xiàng)目建設(shè)管理、專項(xiàng)資金管理等與資金管控密切相關(guān)的業(yè)務(wù)，形成內(nèi)部控制手冊，并設(shè)立各業(yè)務(wù)流程控制節(jié)點(diǎn)，形成以資金管控為核心的全流程風(fēng)險(xiǎn)管控體系。

3.5 優(yōu)化人員配置，加強(qiáng)軟控制

內(nèi)部控制建設(shè)是一種要求全局參與的工作，而軟控制主要指的是增強(qiáng)管理人員的素質(zhì)。再好的制度都需要人來執(zhí)行，單位各層次管理人員素質(zhì)的高低對制度執(zhí)行的質(zhì)量有相當(dāng)?shù)挠绊?。要在整個(gè)單位層面強(qiáng)化內(nèi)部控制的認(rèn)識，要對各級管理人員強(qiáng)化責(zé)任觀念，加強(qiáng)對業(yè)務(wù)工作和內(nèi)部控制制度的學(xué)習(xí)。要通過單位內(nèi)部文化，宣傳教育員工的內(nèi)部控制意識，優(yōu)化人員配置，各盡其職，強(qiáng)化員工風(fēng)險(xiǎn)防范意識和風(fēng)險(xiǎn)處理能力，并采取一定的獎(jiǎng)懲措施，以提高員工的積極性。

（1）開展內(nèi)部控制有效性評價(jià)工作，保證控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)

內(nèi)部控制的審計(jì)監(jiān)督部門應(yīng)隨機(jī)對內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，一方面發(fā)揮糾錯(cuò)防弊的作用，另一方面有利于領(lǐng)導(dǎo)層了解內(nèi)部控制狀況，從而健全內(nèi)部控制制度。領(lǐng)導(dǎo)層提高對內(nèi)部審計(jì)工作的認(rèn)識，建立與自己部門適應(yīng)的內(nèi)部審計(jì)模式，保證內(nèi)部審計(jì)部門具有獨(dú)立性和權(quán)威性，從而促進(jìn)內(nèi)部控制的有效實(shí)施。

（2）利用現(xiàn)代化信息技術(shù)推動內(nèi)部控制建設(shè)

“人控”不如“機(jī)控”，內(nèi)部控制必須通過信息化才能有效實(shí)施，行政事業(yè)單位通過將內(nèi)部控制的基本要求固化在信息系統(tǒng)之中，比如通過單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的再開發(fā)，可以實(shí)現(xiàn)對經(jīng)濟(jì)活動控制的自動化、實(shí)時(shí)化，并盡可能降低人為因素的影響，達(dá)到內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)對各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)約束的自動實(shí)現(xiàn)，從而提供內(nèi)部控制的執(zhí)行力，增強(qiáng)單位的人員管理效率。

綜上所述，類似A單位的行政事業(yè)單位只有充分正視自身不足，不斷完善內(nèi)部控制制度，才能提高核心競爭力，才能謀求更好的發(fā)展。

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