信息一體化背景下國(guó)企檔案管理效率提升途徑分析探討

鐘穗

摘 要：當(dāng)前我國(guó)已進(jìn)入經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的關(guān)鍵時(shí)期，檔案管理對(duì)于維護(hù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益、科研成果、樹(shù)立形象來(lái)說(shuō)發(fā)揮著不可替代的作用，加強(qiáng)檔案信息化管理有利于全面提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。為此，本文主要就信息一體化背景下國(guó)企檔案管理效率提升途徑進(jìn)行了具體的分析，以供廣大同仁交流探討。

關(guān)鍵詞：信息一體化;國(guó)企檔案管理;效率提升

檔案管理是一種整理文件的常用方法，科學(xué)合理的管理方式不僅能夠更好地掌握檔案文件的內(nèi)容，而且還能節(jié)省檔案查閱和翻找的時(shí)間。一套合理的檔案管理模式不僅能夠提高企業(yè)的工作效率，而且還能減少企業(yè)運(yùn)營(yíng)需要的成本。不同企業(yè)類型對(duì)應(yīng)不同的管理方式，一套適合本企業(yè)的檔案管理方式對(duì)企業(yè)發(fā)展有非常重要的作用。近年來(lái)，隨著我國(guó)市場(chǎng)體制的不斷改革，我國(guó)經(jīng)濟(jì)也開(kāi)始進(jìn)入了一個(gè)新的轉(zhuǎn)折點(diǎn)，國(guó)企檔案管理工作也隨之產(chǎn)生了重大變化。在市場(chǎng)改革的進(jìn)程中，大型國(guó)有企業(yè)也逐漸朝著多元化、集團(tuán)化的方向發(fā)展，甚至有些國(guó)有企業(yè)已經(jīng)發(fā)展成為跨地域集團(tuán)，總公司和子公司之間形成了一種以資產(chǎn)為聯(lián)系的新型紐帶關(guān)系，在這種關(guān)系中，檔案管理的行政作用被進(jìn)一步弱化。近些年來(lái)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案載體也呈現(xiàn)出多種和多樣化發(fā)展的趨勢(shì)，各種新技術(shù)的發(fā)展對(duì)現(xiàn)代化檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)。在新背景下，國(guó)企更應(yīng)該適應(yīng)市場(chǎng)的需求，改革檔案管理理念和管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理方式和手段建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源在最大程度上開(kāi)發(fā)利用。

1 新時(shí)期國(guó)企開(kāi)展信息化檔案管理的重要性

從廣義的角度來(lái)講，信息技術(shù)的應(yīng)用極大地解放了國(guó)企現(xiàn)有勞動(dòng)力，為創(chuàng)新檔案管理工作帶來(lái)了不小的機(jī)遇。推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，減輕管理者的工作任務(wù)和壓力，還可以實(shí)現(xiàn)資源的迅速調(diào)取和共享，拓寬信息獲取渠道，加強(qiáng)各部門的聯(lián)系，有效服務(wù)于國(guó)企的產(chǎn)業(yè)升級(jí)和改革。國(guó)企在創(chuàng)新檔案管理工作中，要積極引入信息化工具，使其作用于電子檔案的完善中。

現(xiàn)階段，我國(guó)已在大范圍推廣云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，為國(guó)企檔案信息化建設(shè)奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。檔案管理在國(guó)企統(tǒng)籌協(xié)調(diào)管理工作中扮演著重要的角色，特別是對(duì)追蹤企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、監(jiān)管工作給予了完整的資源數(shù)據(jù)支持。因此，國(guó)企要強(qiáng)化信息化建設(shè)力度，以便適應(yīng)新形勢(shì)下國(guó)際市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)需求。國(guó)企加強(qiáng)信息化檔案管理是互聯(lián)網(wǎng)普及的主要方向，受這一趨勢(shì)的影響，國(guó)企市場(chǎng)也正朝著互通、開(kāi)放、包容的方向發(fā)展，作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，理應(yīng)起好帶頭作用，在檔案管理領(lǐng)域中落實(shí)信息化建設(shè)，為企業(yè)發(fā)展贏來(lái)更為寬廣的融資渠道。其次，在檔案管理中落實(shí)信息化建設(shè)，是企業(yè)繼往開(kāi)來(lái)，進(jìn)軍國(guó)際、品牌打造的后備力量。只有堅(jiān)持創(chuàng)新檔案管理工作，全方位融入信息化電子技術(shù)，才能為國(guó)企的各類檔案建構(gòu)起科學(xué)、安全、高效的運(yùn)行和查閱框架。

2 信息一體化對(duì)大型國(guó)企檔案管理的影響

2.1 檔案管理效率的提高

傳統(tǒng)檔案管理主要是以紙質(zhì)為主，所有紙質(zhì)檔案需要根據(jù)檔案性質(zhì)進(jìn)行分類，在使用的過(guò)程中極易出現(xiàn)損壞，并且查找相對(duì)較為麻煩。國(guó)企在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中是較為重要的主體，對(duì)我國(guó)未來(lái)社會(huì)發(fā)展尤為重要，其中檔案管理效率對(duì)國(guó)企的發(fā)展影響較大，由此可以看出，檔案管理質(zhì)量在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中扮演著較為重要的角色。為了保證我國(guó)經(jīng)濟(jì)持續(xù)較好地發(fā)展，大型國(guó)企需要提高檔案管理效率，可以通過(guò)信息一體化來(lái)提升檔案管理效率，同時(shí)在此基礎(chǔ)上進(jìn)行信息一體化檔案管理制度的有效構(gòu)建，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案高質(zhì)量管理，改善傳統(tǒng)計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度問(wèn)題，將檔案直接傳輸?shù)綑n案庫(kù)中，大大提高了數(shù)據(jù)信息運(yùn)行過(guò)程中的安全性，為檔案管理效率的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2 提高文檔電子化率

傳統(tǒng)檔案管理主要是以紙質(zhì)為主，其最大的缺點(diǎn)是占用大量的空間，并消耗大量人力、物力，同時(shí)在處理過(guò)程中會(huì)對(duì)環(huán)境造成一定的污染。電子文檔不但能夠節(jié)約大量空間，而且方便查找與閱讀，大大降低管理成本。此外，電子文檔在應(yīng)用過(guò)程中，還能夠提高辦公效率，管理人員能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)相關(guān)資源實(shí)施共享與傳遞，減少傳統(tǒng)查找及打印流程，使檔案管理更加規(guī)范化。此外，檔案管理信息一體化能夠有效提升管理效率與共享效率，保證檔案的安全性，從而全面實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源的有效利用。

2.3 運(yùn)營(yíng)成本的降低

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過(guò)程中，需要使用大量的紙張，并且需要龐大的管理團(tuán)隊(duì)，增加了企業(yè)的管理成本。此外，紙質(zhì)檔案需要管理人員將檔案送到指定地點(diǎn)，在送達(dá)的過(guò)程中需要一定的時(shí)間，大大降低了檔案管理效率。采用新型一體化管理方式，能夠有效避免一些外部因素的影響，數(shù)據(jù)信息在計(jì)算機(jī)檔案庫(kù)中存儲(chǔ)，相關(guān)人員能夠通過(guò)賬號(hào)直接進(jìn)入檔案庫(kù)中，不但節(jié)約了運(yùn)送成本，而且提升了企業(yè)檔案管理效率。采用此種方式對(duì)檔案實(shí)施管理，比傳統(tǒng)管理方式更加靈活，能夠?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行定期升級(jí)，可有效避免檔案中文檔分離的情況，以此構(gòu)建較為獨(dú)立的信息檔案管理體系。

3 信息一體化背景下國(guó)企檔案管理效率提升途徑

3.1 創(chuàng)新檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理能力

制度是保證工作正常進(jìn)行的先決條件，國(guó)有企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合系統(tǒng)需要建立一套完整的檔案管理制度。在制度中，既要有對(duì)檔案管理人員的約束，也有對(duì)檔案使用者的約束，更要有對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的約束，這樣才能保證檔案管理的獨(dú)立和規(guī)范，保證制度約束中的平等性。另外，一套完備的制度體系也有利于提升檔案安全性，保護(hù)企業(yè)利益不受侵害。

3.2 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用效率

我國(guó)檔案利用率低下是一個(gè)普遍的問(wèn)題，對(duì)此，企業(yè)首先應(yīng)該從根本上重視檔案管理工作，將檔案的實(shí)際作用發(fā)揮到最大。其次，國(guó)有企業(yè)還要重視檔案的開(kāi)發(fā)利用，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)工作。具體操作中，國(guó)有企業(yè)可以參照高校數(shù)字化圖書館的建設(shè)和管理模式。國(guó)有企業(yè)可以創(chuàng)建企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，提升網(wǎng)絡(luò)中的信息檢索功能，為用戶建立實(shí)時(shí)在線服務(wù)功能，隨時(shí)解決用戶在檔案查詢檢索中的問(wèn)題，提升檔案的利用率，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作水平提高。

3.3 創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力

隨著國(guó)企檔案管理數(shù)字化程度的提升，國(guó)企檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和相應(yīng)的理論水平也需要提升。對(duì)此，筆者認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該建立檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制。國(guó)企內(nèi)部要結(jié)合自身實(shí)際情況，創(chuàng)建合理的培訓(xùn)機(jī)制，為了適應(yīng)大多數(shù)員工的需求，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主，實(shí)體培訓(xùn)為輔的方式，在對(duì)管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)的層面上，著重加強(qiáng)其對(duì)軟件操作能力和檔案管理實(shí)踐知識(shí)的培訓(xùn)，為了提升員工的學(xué)習(xí)激情，企業(yè)內(nèi)部可以開(kāi)展“專業(yè)技能大比拼”活動(dòng)，對(duì)優(yōu)勝者給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，促使其不斷強(qiáng)化自身技能，以便更好地為檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，需要采用有效的管理方法，認(rèn)識(shí)檔案管理制度的不足，并進(jìn)行針對(duì)性優(yōu)化與完善，通過(guò)信息一體化管理對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，能夠有效提高企業(yè)的信息競(jìng)爭(zhēng)力與控制能力，對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理效率的提升具有較大的促進(jìn)作用。

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