提高基層檔案管理工作效率的措施

蒙麗

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，隨著我國社會的不斷進步，我國基層檔案管理工作在迎來更大發(fā)展空間的同時也面臨著更加困難的挑戰(zhàn)，而這些挑戰(zhàn)不僅對我國基層檔案管理工作的工作提出了更高的要求，同時也對基層檔案管理工作的效率予以了更高的期望。而面對這些挑戰(zhàn)與困難，我國基層檔案管理部門需要盡快采取相關(guān)措施，以此來提升當下基層檔案管理工作的整體水平。因此，本文根據(jù)這一問題，從目前我國基層檔案管理工作中存在的問題入手，對基層檔案管理管理工作效率的相關(guān)措施展開相應(yīng)的討論與研究。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理；檔案管理工作；管理效率；工作效率；效率提升

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）028-0000-01

對于基層管理工作而言，基層檔案管理是記錄基層人員日常工作情況的重要文件，同時也是幫助基層工作人員做好相關(guān)工作的重要參考。由此可見，基層檔案管理工作對我國社會、經(jīng)濟以及文化的發(fā)展都有舉足輕重的作用。然而，根據(jù)大量的調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)，目前我國多數(shù)基層檔案管理工作中都存在較多的問題，尤其是在一些較為偏遠的地區(qū)，基層檔案管理工作中的問題尤為嚴重。而這些問題的長期積壓，不僅使得基層檔案管理工作的效率受到了極大的限制，更是使得基層檔案管理工作失去了其原有的作用。因此，為了使得基層檔案管理工作能夠取得更好的效果，為了使得基層檔案管理工作能夠給基層部門的其他工作帶來更加有效的作用，本文從目前我國基層檔案管理工作中存在的問題入手，對基層檔案管理管理工作效率的相關(guān)措施展開相應(yīng)的討論與研究是非常有必要的。

一、目前我國基層檔案管理工作中存在的若干問題

根據(jù)大量的調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)，目前在我國多數(shù)基層單位的檔案管理工作中都存在以下幾種檔案管路問題，其中包括基層檔案管理部門的檔案管理意識薄弱、基層檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高、部分地區(qū)基層檔案管理系統(tǒng)較為落后等等，這些問題都給基層檔案管理工作效率的提升造成了極為負面的影響，而這些影響同樣也制約了基層檔案管理工作質(zhì)量的提高。由此可見，盡快發(fā)現(xiàn)產(chǎn)生檔案管理問題的相關(guān)原因，并采取有效的解決措施是非常重要的[1]。

二、提高基層檔案管理工作效率的若干措施

（一）通過培訓提高基層檔案管理工作人員的管理意識與管理水平

根據(jù)上文的分析不難發(fā)現(xiàn)，在我國部分地區(qū)基層檔案管理部門內(nèi)部的檔案管理意識嚴重不足，并且這種現(xiàn)象已經(jīng)由上至下逐漸貫徹在整個基層檔案管理部門，而這種意識的存在直接影響到了基層檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，為了使得基層檔案管理工作能夠有更大的提升空間，為了使得基層檔案管理的相關(guān)工作能夠更好的落實下去，盡快轉(zhuǎn)變基層檔案管理部門中相關(guān)人員的檔案管理意識是非常有必要的。

當然，為了實現(xiàn)這一目的，首先需要轉(zhuǎn)變基層單位領(lǐng)導人員的檔案管理意識，并讓基層單位領(lǐng)導人員充分意識到基層檔案管理工作的重要性，從而使得單位領(lǐng)導人員能夠在基層檔案管理工作意識轉(zhuǎn)變上更好的發(fā)揮帶頭作用。除此之外，基層單位還應(yīng)該加大在基層檔案管理人員管理水平提高方面的資金投入，通過組織基層檔案管理人員參加檔案管理技能培訓以及相關(guān)管理理念培訓來提高管理人員的檔案管理水平，從而使得基層檔案管理人員的個人專業(yè)素質(zhì)能夠跟得上時代的發(fā)展。當然，為了使得基層檔案管理人員能夠在專業(yè)知識的學習上有更強的動力，建議基層單位的管理部門能夠?qū)n案管理人員的學習情況與其績效考核聯(lián)系在一起，并且通過模擬演練等形式來端正基層檔案管理人員的工作態(tài)度，從而更好的激發(fā)基層檔案管理人員的工作積極性[2]。

（二）加大資金投入，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)

在我國檔案管理的傳統(tǒng)時期，檔案管理工作大多是通過人工書寫與人工管理的模式開展。然而，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及，基層檔案管理工作迎來了更大的發(fā)展機遇，而這就是現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的引進與使用。然而，根據(jù)相關(guān)調(diào)查可以的得知，在我國一些較為偏遠的地區(qū)，這些地區(qū)的基層檔案管理工作中仍舊沿用著較為傳統(tǒng)的管理方式，而這樣的管理方式嚴重阻礙了檔案管理工作效率的提升。因此，為了使得我國基層檔案管理工作的效率得到更好的保障，為了使得我國基層部門檔案能夠得到更為妥善的保管，相關(guān)部門加大資金投入，構(gòu)建現(xiàn)在化的檔案管理系統(tǒng)是非常有必要的。

目前，我國多數(shù)地區(qū)所引進的基層檔案管理系統(tǒng)大多可以實現(xiàn)基層檔案的電子化、自動化管理，并且可以在更大程度上對所輸入的檔案信息提供更為全面的安全保障，從而使得基層檔案管理工作的效率有更大的上升空間，而這同樣也是我國基層檔案管理系統(tǒng)的基本功能。而隨著時代的不斷發(fā)展，在未來的一段時間內(nèi)，我國基層檔案管理系統(tǒng)即將實現(xiàn)全國范圍內(nèi)的聯(lián)網(wǎng)，而這一技術(shù)的實現(xiàn)可以使得我國基層檔案獲得更為統(tǒng)一的管理，從而使得基層檔案管理工作更加高效、有序。當然，對于基層檔案管理工作來說，其所構(gòu)建的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)不僅僅包括了與檔案管理工作息息相關(guān)的軟件系統(tǒng)，還包括了基層檔案室的相關(guān)硬件設(shè)備（如防盜門、去濕機等等），并且這些硬件設(shè)備能夠給我國基層檔案管理系統(tǒng)提供較為全面的外部防護，因此，他們對于基層檔案管理工作效率的提升來說同樣是非常重要的[3]。

（三）根據(jù)實際管理效果建立基層檔案管理制度

在基層檔案管理工作意識及其管理系統(tǒng)都得到較好的保障時，想要使得基層檔案管理工作效率得到更好的提升，那么基層單位就需要根據(jù)實際檔案管理工作建立一整套較為完善的基層檔案管理制度。在這個制度中，基層檔案的真實性、完整性以及有效性能夠得到更好的保證，相關(guān)人員的工作情況也能夠獲得更好的管理，從而使得基層檔案管理部門的內(nèi)部更加協(xié)調(diào)有序，使得基層檔案管理工作效率得到更好的提升[4]。

三、結(jié)語

綜上所述，基層檔案管理工作對我國基層單位工作而言是非常重要的。因此，相關(guān)部門應(yīng)該盡快找出基層檔案管理中的相關(guān)問題，并根據(jù)具體情況進行具體分析，從而找出更為有效的解決方法，使得我國基層檔案管理工作效率得到更好的提高。

參考文獻：

[1]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，05：171-172.

[2]陳艷華.淺談基層單位檔案工作信息化建設(shè)[J].科技資訊，2015，07：157+160.

[3]宋勝華.提高辦公室檔案管理工作效率的策略探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015，20：225-226.

[4]高麗華.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].經(jīng)營管理者，2016，14：262.