醫(yī)院檔案精細化管理應用研討

李巧麗

【摘要】醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院機構的不斷運用下，其獨特的優(yōu)點給醫(yī)院機構帶來了極大的便利，為機構其他工作的有效進行提供良好的基礎。但是，在對醫(yī)院檔案的精細化管理上也存在著一些問題，亟待解決。本文分析了醫(yī)院中檔案精細化管理中的問題，并提出了一些解決對策，以便以后更好地提升檔案管理的效率，可以為醫(yī)院的發(fā)展提升更大的發(fā)展空間。

【關鍵詞】醫(yī)院檔案;精細化管理;應用

隨著人們經(jīng)濟和生活水平的不斷提升，我省的醫(yī)療設施也在不斷地改進，并朝著更好的方向發(fā)展前進。根據(jù)我省現(xiàn)在醫(yī)療水平發(fā)展建設情況來看，大部分醫(yī)院沒有建立較強的管理意識，醫(yī)院沒有制定嚴格的管理體系，嚴重影響著醫(yī)院健全體制的建立，不利于醫(yī)院水平的發(fā)展。因此，建立嚴格的健全體系是當前醫(yī)院發(fā)展必經(jīng)的道路。其中，醫(yī)院檔案精細化管理是當前檔案管理發(fā)展的必然模式，只有不斷地引進精細化管理，才能有效地提升醫(yī)院檔案的管理水平。

一、精細化檔案管理的重要性

信息化時代，檔案管理也在不斷地提升。在醫(yī)院檔案管理過程中，精細化的管理模式為檔案管理工作提供了一定的便利，同時，也促進了管理的質(zhì)量和檔案管理的效率。精細化管理模式的應用不但提升了醫(yī)院患者檔案管理的工作效率，同時還具備一定的細致化。在醫(yī)學中，病例是患者原始的檔案資料，它嚴格地按照有關部門的規(guī)定對患者進行詳細的記錄，隨著醫(yī)學學科技術的不斷發(fā)展，檔案管理在各個領域的應用也隨著擴大，檔案管理不僅用作于醫(yī)院檔案管理中，同時還用作教學和保險等多個方面。因此，檔案管理在我們的日常生活中占據(jù)著非常重要的地位，但是在檔案管理中傳統(tǒng)的方式已經(jīng)無法用于現(xiàn)代化設施管理，同時出現(xiàn)了非常多的問題。本文通過精細化管理在醫(yī)院檔案管理遇到的問題進行了簡單的敘述，希望為有關人員提供一定的借鑒經(jīng)驗。

二、精細化檔案管理存在的問題

（一）管理人員的專業(yè)度較低。很多醫(yī)院中的檔案管理人員都是改行進入有關部門的，由于檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的訓練，導致管理人員的專業(yè)程度達不到，無法建立起相應的資料管理體系，在工作中很可能會帶來一定的負面影響。目前農(nóng)村合作醫(yī)療建設逐漸完善下，住院的患者也在不斷地增加，當然患者的檔案也在增加，這就造成了檔案資料管理的工作量逐漸增加。雖然檔案管理工作看似簡單，但是它是一個很難的工作，需要具備極強的檔案管理專業(yè)性知識和豐富的檔案管理經(jīng)驗。而精細化醫(yī)院檔案管理的要求更多，并且要具備計算機操作能力。然而，目前醫(yī)院的檔案管理人員大多非科班出身，不具備良好的專業(yè)知識，還有一部分人員是從行政、財政等部門調(diào)過來的，只是因為他們具有良好的計算機操作能力。因此，醫(yī)院電子檔案管理人員水平不一，幾乎沒有能夠完美勝任該工作的管理人員，再加上醫(yī)院檔案管理工作人員的工資不高，工作人員無法得到進一步訓練，最終影響了醫(yī)院檔案管理的建設和發(fā)展。

（二）臨床醫(yī)師對病案質(zhì)量重視度較低。病人檔案袋中包含了患者從住院到出院的詳細資料記錄。但是在醫(yī)院檔案管理中，仍然存在各種各樣的問題，比如：醫(yī)生在病人病例書寫中沒有重視，導致病例的錯誤率較高，甚至有些病例檔案的首面都沒有書寫完整，醫(yī)生的專業(yè)術語表達模糊等等。醫(yī)院對病人檔案的重視程度低下，不論是對醫(yī)院還是對病人都沒有起到保障效果，甚至會出現(xiàn)醫(yī)療糾紛事件，導致醫(yī)院無法正常運行，同時也為醫(yī)院的檔案管理帶來一定的麻煩。因此，臨床醫(yī)生要對自己的工作高度負責，才能保證醫(yī)院病案質(zhì)量，同時也保證醫(yī)院檔案管理中的質(zhì)量。

（三）病案管理制度缺乏健全性。在我國的醫(yī)院檔案管理中，大部分都沒有建立完善的檔案管理制度，同時醫(yī)院醫(yī)師對患者的檔案病例質(zhì)量也沒有重視。在患者檔案病例外借后，常常出現(xiàn)患者檔案晚歸和忘記歸還的現(xiàn)象，甚至還會出現(xiàn)將有價值的檔案占為己有的情況。這些問題的出現(xiàn)在于醫(yī)院的病例檔案管理沒有制定健全的檔案管理體系，缺乏一定的健全性，檔案不能及時歸還或出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象都會嚴重影響著醫(yī)院工作的正常運行和開展。

三、精細化檔案管理模式分析

（一）建立完善的精細化檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理制度的精細化制度非常重要，為了建立完善的精細化檔案管理制度，可以從約束工作管理人員方面入手，另外還要明確規(guī)定各個科室人員的管理職責，保證患者從住院到出院中檔案管理的回收和裝訂，并保證醫(yī)院后勤工作落實到位。檔案管理人員要對患者的檔案進行分類編制，才能更好地提升醫(yī)院檔案管理的效率，提升自身的專業(yè)程度。首先，患者檔案在錄入的過程中，要保證信息的準確性，提高檔案工作管理的標準化。其次，醫(yī)院的檔案管理工作還要將責任落實到位并精確到每個員工，保證每個檔案都能找到負責管理人。當醫(yī)院的檔案需要外借時，要派專業(yè)的人員對檔案資料負責，按照規(guī)定的借閱方式進行檔案管理工作，從而減少醫(yī)院檔案丟失的現(xiàn)象，在根源上降低檔案丟失和損失的現(xiàn)象。

（二）提高精細化檔案管理的內(nèi)涵質(zhì)量。在醫(yī)院檔案管理過程中，要保證檔案管理的內(nèi)涵質(zhì)量才能提升檔案管理的精細化。在檔案管理過程中，建立三級質(zhì)量控制體系并保證檔案管理質(zhì)量，在體系實施過程中要嚴格按照控制檔案標準實行，并保證檔案管理質(zhì)量。在質(zhì)量控制體系中分為一級人員、二級人員、三級人員，三機人員主要為病人檔案管理部門、二級人員為護士長、一級人員主要對應和的是臨床醫(yī)師。通過每級人員對應的服務對象不同，也可以更好地規(guī)范醫(yī)院管理事務。

（三）提升精細化檔案管理的安全措施。在檔案管理過程中，必須要面臨檔案管理安全問題。醫(yī)院檔案精細化管理中安全措施的保障和應用非常重要，在醫(yī)院檔案管理中，要派專業(yè)人員進行檔案管理。檔案中的安全設備要進行定期的維護，才能保證檔案管理設備的正常運行，在醫(yī)院檔案安全管理過程中，要加強檔案管理閱讀方式，并建立閱讀超時提醒系統(tǒng)，并對借閱超時或沒有按照約定時間歸還的人員進行警報提醒。另外，在醫(yī)院檔案管理過程中還會涉及檔案交接管理工作，檔案交接管理通常是借助計算機來完成，當檔案出現(xiàn)丟失現(xiàn)象時，檔案管理人員通過整理檔案編碼整理就可以進行統(tǒng)一管理，保證檔案管理的安全性。檔案信息在管理過程中，會涉及多方面的安全工作，檔案的內(nèi)容涉及多方面的信息，為了防止信息泄露，只有對其安全方面進行相應的管理，才能提升檔案信息安全管理。

四、總結

綜上所述，隨著醫(yī)院機構檔案管理的不斷運行，它在醫(yī)院中起著非常重要的作用?，F(xiàn)階段，醫(yī)院在檔案管理過程中，基本上已經(jīng)實現(xiàn)了精細化模式管理，再加上計算機的應用，不但實現(xiàn)了檔案管理的有效性，同時，檔案管理中心人員的工作效率也得到了一定的提升，只有跟隨時代發(fā)展的潮流，做好醫(yī)院檔案改革建設工作，才能有效地提升檔案管理質(zhì)量，并充分地保障了醫(yī)院的權益，為醫(yī)院建設發(fā)展提供。

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