新時(shí)期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)途徑探討

武哲

【摘要】醫(yī)院作為社會(huì)重要機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)著治療患者、造福人民的重任。隨著醫(yī)院投入力度加大，醫(yī)院建設(shè)得到快速發(fā)展，緊隨醫(yī)療進(jìn)步與醫(yī)院發(fā)展而來的就是大量檔案材料，每天新增文件更是加重了醫(yī)院檔案管理負(fù)擔(dān)，檔案內(nèi)容更是涉及文書、招標(biāo)、審計(jì)、科研、財(cái)務(wù)等多方面領(lǐng)域，是醫(yī)院內(nèi)部最重要的資料，是醫(yī)院開展后續(xù)工作的重要憑證及依據(jù)。如何有效地進(jìn)行檔案管理、將管理做到信息化成為每一所醫(yī)院的難題。本文針對(duì)新時(shí)期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)途徑做一個(gè)詳細(xì)的探討。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理;信息化建設(shè);途徑探討

醫(yī)院作為一個(gè)重要的社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，檔案資料都是重要的機(jī)密，其價(jià)值不可估計(jì)，做好醫(yī)院檔案管理工作十分有必要。如何在信息化時(shí)代，將檔案管理工作與信息化融合，充分在檔案管理工作方面發(fā)揮信息化優(yōu)勢，成為眾多醫(yī)院的發(fā)展方向。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，能有效推動(dòng)醫(yī)院管理事業(yè)的發(fā)展。本文著重找出醫(yī)院檔案管理中存在的問題，并針對(duì)這些問題給出相應(yīng)的建議，幫助醫(yī)院檔案管理盡快向信息化轉(zhuǎn)型。

一、新時(shí)期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，保障醫(yī)院日常運(yùn)轉(zhuǎn)。信息化時(shí)代，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是符合時(shí)代要求的，是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的體現(xiàn)，是推動(dòng)醫(yī)院整體進(jìn)步的重要措施。信息化檔案管理帶來的優(yōu)勢較為明顯，將日常繁雜的流程做到了精簡，將龐大的數(shù)據(jù)通過計(jì)算機(jī)錄入，充分做到了儲(chǔ)存及分類，方便各部門人員進(jìn)行查詢，有利于珍貴檔案的有效利用，省去了麻煩的手續(xù)環(huán)節(jié)，保障了醫(yī)院的日常運(yùn)轉(zhuǎn)，避免了因混亂產(chǎn)生的糾紛及麻煩。信息化檔案管理讓需要檔案資料幫助的醫(yī)院工作人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)獲取信息，可以更快地利用信息展開有效工作，確保了工作效率，提升了醫(yī)院綜合實(shí)力，確保了醫(yī)院相關(guān)服務(wù)到位。同時(shí)，信息化檔案管理，也間接增強(qiáng)了醫(yī)院的競爭力，不至于被相同類型醫(yī)院盡快趕超，也確保了利益的穩(wěn)定性，為醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）醫(yī)院檔案管理信息化可以提高醫(yī)院的整體實(shí)力。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理依靠人力對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行儲(chǔ)存，不方便醫(yī)院工作人員及領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行查找和翻閱，也不方便檔案管理人員進(jìn)行錄入及登記，大大降低了醫(yī)院檔案管理效率。通過信息化的檔案管理方式，很大程度上節(jié)省了信息的查閱時(shí)間，獲取的信息更全面，獲取的過程不再繁瑣，減少了查找時(shí)間，做到了更完整的接收信息。檔案的提取、保存更高效，也避免了丟失及損壞等情況的發(fā)生，相比于傳統(tǒng)檔案管理，優(yōu)勢較為明顯，從各個(gè)細(xì)節(jié)中獲得較大提升，從而提升了醫(yī)院的整體實(shí)力水平，讓醫(yī)院更具競爭力。

（三）提高了檔案保密系數(shù)。眾所周知，醫(yī)院檔案中包含多項(xiàng)內(nèi)容，更是涉獵多項(xiàng)醫(yī)院機(jī)密，其中的合同、科研及招標(biāo)信息等都是不能外傳的資料，做好保密工作至關(guān)重要。在醫(yī)院檔案管理信息化下，重要數(shù)據(jù)及資料可以通過密碼、指紋等多道手續(xù)進(jìn)行加密，這些高科技手段不容易被不良企圖的人利用，加強(qiáng)了保密系數(shù)，保障了醫(yī)院檔案的安全。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存形式大不一樣，信息化技術(shù)起到的保密效果也是顯而易見的，保密優(yōu)勢較為明顯，這也是新時(shí)期醫(yī)院檔案管理信息化帶來的重要改變，極大地促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理的進(jìn)步，加快了醫(yī)院檔案管理前進(jìn)步伐。

二、新時(shí)期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）醫(yī)院檔案管理制度不完善。一些醫(yī)院檔案管理制度條例一直沒有變動(dòng)，部分醫(yī)院還在沿用許多年前的制度條例進(jìn)行管理工作，相比于外界的快速發(fā)展，醫(yī)院的制度條例顯得非常滯后，已經(jīng)越來越不能滿足人們的需求，越來越阻礙信息時(shí)代信息化檔案管理建設(shè)。醫(yī)院檔案管理制度除了滯后特點(diǎn)，最突出的就是它的不健全、不完善問題，涵蓋的方面不全面、管理細(xì)節(jié)不明確，檔案管理中出現(xiàn)的較多問題都不能從制度中找出應(yīng)對(duì)解決辦法。完善規(guī)章制度已經(jīng)迫在眉睫。

（二）醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)力度不夠。在信息化時(shí)代，仍舊有部分醫(yī)院、部分醫(yī)療人員沒有對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作提起重視，檔案管理信息片面化、管理人員不充分利用信息技術(shù)等現(xiàn)象層出不窮，歸根結(jié)底，是醫(yī)院檔案管理信息建設(shè)力度不夠，醫(yī)院沒有形成資源共享模式，并沒有將大量信息、數(shù)據(jù)做到錄入、共享，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)不全面、查閱有漏洞等現(xiàn)象，不能體現(xiàn)信息化的優(yōu)勢，無形中也浪費(fèi)了信息化資源。

（三）醫(yī)院檔案管理相關(guān)工作人員水平不符合要求。在新時(shí)期，醫(yī)院在做到檔案管理信息化的同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理人員培養(yǎng)的力度。當(dāng)前的大部分醫(yī)院中，對(duì)于檔案管理人員的重視程度仍舊不夠，造成很多的醫(yī)院檔案管理人員并不具備專業(yè)管理技術(shù)及經(jīng)驗(yàn)，一些檔案管理人員的保密意識(shí)不夠，無形中增加了檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)。還有一部分檔案管理人員對(duì)自己的工作并沒有做到全面認(rèn)知，對(duì)自身提升沒有較好規(guī)劃，許多的檔案管理人員的水平并不符合要求，專業(yè)知識(shí)掌握的不全面、處理信息類問題不得心應(yīng)手、保密措施不健全等等，有些管理人員還身兼數(shù)職，長此以往，醫(yī)院的檔案管理水平會(huì)持續(xù)下降，也會(huì)間接阻礙醫(yī)院的長久發(fā)展。

三、新時(shí)期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的途徑

（一）打造檔案管理信息化平臺(tái)。打造檔案管理信息化平臺(tái)是醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)邁出的第一步，也是必不可少的一步，只有在技術(shù)的支持下，才能做好檔案的錄入、匯總、分類工作，才能將檔案與實(shí)際應(yīng)用相結(jié)合，才能在醫(yī)院各類事務(wù)中發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢。檔案管理信息化平臺(tái)的打造，首先需要購入硬件設(shè)備，硬件設(shè)備以計(jì)算機(jī)為主，在計(jì)算機(jī)購買數(shù)量符合要求后，還要打造專門服務(wù)于醫(yī)院的統(tǒng)一平臺(tái)，再利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行各部門串聯(lián)，將不涉及機(jī)密的文件、資料，做到及時(shí)共享，或者做到局域范圍內(nèi)的共享，減少各個(gè)部門及人員的出借、查閱次數(shù)，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。需要注意的是，檔案管理部門要抓好平臺(tái)風(fēng)氣建設(shè)，保證檔案的及時(shí)更新及歸類，確保平臺(tái)安全、穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，保障醫(yī)院日常流程正常的進(jìn)行。

（二）制定健全的信息化檔案管理制度。除了硬件設(shè)備做到信息化，醫(yī)院還要加強(qiáng)檔案管理制度的完善工作，重新制定符合當(dāng)下的醫(yī)院檔案管理?xiàng)l例，制定符合信息化檔案管理制度，總結(jié)及公布檔案管理中可能遇到的問題，及時(shí)調(diào)整及完善檔案員工守則，科學(xué)、合理的規(guī)劃檔案管理工作流程，突出檔案管理工作中的重點(diǎn)與特點(diǎn)，講究責(zé)任制，講究保密制，誰出問題、犯錯(cuò)誤，誰承擔(dān)責(zé)任，并對(duì)責(zé)任進(jìn)行詳細(xì)講解。信息化檔案管理制度還需要對(duì)管理中的工作人員做好職能劃分，明確每個(gè)人的工作任務(wù)，幫助醫(yī)院檔案管理工作開展的井井有條，避免混亂、職能交叉的現(xiàn)象。除此之外，信息化檔案管理還需要對(duì)信息設(shè)備使用做到相應(yīng)的制約，引導(dǎo)醫(yī)院檔案管理工作人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行愛護(hù)，保障信息化設(shè)備的長久使用，維護(hù)信息化設(shè)備的使用壽命。

（三）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作。醫(yī)院要重視檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，除了加強(qiáng)檔案管理人員的管理能力，還需要加強(qiáng)管理人員的保密意識(shí)，對(duì)檔案管理工作人員展開定期的培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。電子版的檔案管理，需要檔案管理工作人員熟練應(yīng)用電腦，熟練操控并了解相應(yīng)指令。醫(yī)院要定期對(duì)檔案管理人員展開理論與實(shí)踐培訓(xùn)，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理人員的錯(cuò)誤觀念，及時(shí)調(diào)整工作狀態(tài)，以飽滿的熱情參與到檔案管理工作中。在培訓(xùn)過程中還要培養(yǎng)檔案管理人員應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況的反應(yīng)能力，做到處事不驚，冷靜面對(duì)各種特發(fā)事件，做到嚴(yán)于律己，做到相互監(jiān)督，切實(shí)做好醫(yī)院檔案管理工作，最終保障醫(yī)院檔案的完整性與安全性。

四、結(jié)束語

綜上所述，新時(shí)期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)還有很長的路要走，要及時(shí)提升醫(yī)院檔案管理人員的工作境界，提高他們的工作能力和保密意識(shí)，積極應(yīng)對(duì)信息化檔案管理挑戰(zhàn)，發(fā)揮出自我價(jià)值。只有這樣才能滿足時(shí)代的發(fā)展要求，才能促進(jìn)醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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